REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy utrata faktur powoduje obowiązek korekty odliczonego VAT

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Czy podatnik powinien dokonać korekty odliczonego VAT wynikającego ze zniszczonych faktur? Czy w sytuacji gdy zniszczeniu uległa część dokumentów źródłowych, takich jak: faktury zakupu, faktury sprzedaży, raporty kasowe, wyciągi bankowe i różnego rodzaju dokumenty wewnętrzne, może znaleźć zastosowanie art. 23 Ordynacji podatkowej, przewidujący szacowanie podstawy opodatkowania? Rejestry i ewidencje VAT oraz księgi rachunkowe zostały w całości uratowane. - Pismo z 17 stycznia 2006 r. nr ŁUS-III-2-443/256/05/MJS

ODPOWIEDŹ US – SKRÓT
Tak. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów podatnik jest obowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono. Organ podatkowy, w przypadku kontroli prawidłowości rozliczeń dokonanych przez podatnika, może posłużyć się procedurą szacowania podstawy opodatkowania, jeśli nie będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania.

KOMENTARZ EKSPERTA
Organ podatkowy słusznie zauważył, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabyte towary lub usługi służą wykonywaniu przez niego czynności opodatkowanych. Kwota podatku do odliczenia jest określona w fakturach otrzymanych przez podatnika. Jeżeli faktury, na podstawie których podatnik dokonał odliczenia, zostały zniszczone, powinien on wystąpić do swojego kontrahenta o wystawienie ich duplikatów. Jeśli podatnik nie otrzyma duplikatów zniszczonych faktur, powinien dokonać korekty odliczonego podatku, ponieważ nie będzie w stanie udokumentować odliczeń. Ponieważ organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli nie ma ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, tak więc w przypadku utraty dokumentów źródłowych, mimo posiadania przez podatnika ksiąg podatkowych, istnieje ryzyko oszacowania przez organ podstawy opodatkowania.

ODPOWIEDŹ US – WYCIĄG
Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego informuje:
Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa podatnicy mają obowiązek przechowywać księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosownie do treści § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku (Dz.U. Nr 95, poz. 798) podatnicy obowiązani są przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w tym ustępie, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 rozporządzenia).
WAŻNE!
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jednocześnie, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi (...) przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego (...). Stosownie do treści art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązała się ona z powstaniem obowiązku podatkowego, od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu (...).
Jak z powyższego wynika, na gruncie podatku od towarów i usług kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.
W świetle brzmienia cytowanych przepisów art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, § 23 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. oraz art. 86 ustawy – Ordynacja podatkowa i art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług należy stwierdzić, iż w przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji.
Przede wszystkim powinien uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Możliwość taką statuuje § 22 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku, w myśl którego jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.
WAŻNE!
Żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia podatnika z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego, nawet w przypadku, gdy utrata dokumentów źródłowych nastąpiła wskutek działania siły wyższej (np. powodzi).
Podsumowując, podatnik jest obowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz także przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług kwoty podatku naliczonego wynikają z otrzymanych od sprzedawców faktur VAT lub ich duplikatów. W razie braku faktur VAT lub ich duplikatów podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono.
Ponadto art. 23 § 1 ust. 1 i 2 ustawy – Ordynacja podatkowa stanowi, iż organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.
WAŻNE!
Organ podatkowy odstępuje od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.
Przez księgi podatkowe rozumie się przy tym księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci (art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej), a więc także ewidencje i rejestry VAT, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Natomiast na mocy zapisów art. 109 ust. 4 i 5 ustawy o podatku od towarów i usług ustawodawca przyznał organom podatkowym prawo do badania rzetelności składanych przez podatników rozliczeń w zakresie podatku od towarów i usług i ewentualnie do określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu różnicy podatku w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
Jak wskazano wyżej, posiadanie faktur VAT – zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu – i ewentualnie kopii paragonów fiskalnych i raportów dobowych ma podstawowe znaczenie w zakresie wykazywania prawidłowości i zgodności z rzeczywistością dokonanych rozliczeń podatku od towarów i usług oraz zapisów podatku należnego i naliczonego w ewidencjach VAT. Wszelkie konsekwencje wynikające z niewypełnienia (nawet bez swojej winy) obowiązku przechowywania przez wskazany przepisami czas dokumentów źródłowych obciążają podatnika. Jeśli nie będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania (niezależnie od przyczyn braku tych danych, w tym okoliczności utraty wymaganych przepisami dokumentów), organ podatkowy, dokonując kontroli i ewentualnej korekty rozliczeń wykonanych przez podatnika, będzie uprawniony do określenia podstawy opodatkowania w drodze szacowania. Zniszczenie dokumentacji źródłowej, obrazującej przebieg zdarzeń gospodarczych (wykonanych czynności opodatkowanych i dokonanych zakupów uprawniających do odliczeń), powoduje, że organ podatkowy może stanąć w obliczu braku danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania, co mogłoby skutkować koniecznością oszacowania podstawy opodatkowania. Fakt, iż dokumenty źródłowe uległy zniszczeniu nie wskutek zawinionych działań podatnika, lecz wskutek działania żywiołu w postaci powodzi, nie może przy tym stanowić przesłanki negatywnej zastosowania instytucji szacowania podstawy opodatkowania.
Podsumowując, tryb art. 14a ustawy – Ordynacja podatkowa nie jest trybem przewidzianym do weryfikacji zobowiązań podatkowych deklarowanych przez podatnika. To podatnik musi dokonać oceny, czy posiadane przez niego faktury i duplikaty dokumentują przebieg zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce, oraz czy potwierdzają skorzystanie przez niego z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, który został w nich wykazany. Podatnik musi sam zdecydować, czy konieczna jest korekta tego odliczenia, czy też nie. Organ podatkowy w przypadku kontroli prawidłowości rozliczeń dokonanych przez podatnika może posłużyć się procedurą szacowania podstawy opodatkowania, jeśli nie będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania.

Inne pisma dotyczące omawianego zagadnienia, zamieszczone w bazie internetowej:
•  1471/NTR1/443-357a/05/AS


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację.Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA