Czy utrata faktur powoduje obowiązek korekty odliczonego VAT

Tak. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów podatnik jest obowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono. Organ podatkowy, w przypadku kontroli prawidłowości rozliczeń dokonanych przez podatnika, może posłużyć się procedurą szacowania podstawy opodatkowania, jeśli nie będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania.

Organ podatkowy słusznie zauważył, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabyte towary lub usługi służą wykonywaniu przez niego czynności opodatkowanych. Kwota podatku do odliczenia jest określona w fakturach otrzymanych przez podatnika. Jeżeli faktury, na podstawie których podatnik dokonał odliczenia, zostały zniszczone, powinien on wystąpić do swojego kontrahenta o wystawienie ich duplikatów. Jeśli podatnik nie otrzyma duplikatów zniszczonych faktur, powinien dokonać korekty odliczonego podatku, ponieważ nie będzie w stanie udokumentować odliczeń. Ponieważ organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli nie ma ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, tak więc w przypadku utraty dokumentów źródłowych, mimo posiadania przez podatnika ksiąg podatkowych, istnieje ryzyko oszacowania przez organ podstawy opodatkowania.

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego informuje:

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa podatnicy mają obowiązek przechowywać księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do treści § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku (Dz.U. Nr 95, poz. 798) podatnicy obowiązani są przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w tym ustępie, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 rozporządzenia).

Jednocześnie, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi (...) przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego (...). Stosownie do treści art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązała się ona z powstaniem obowiązku podatkowego, od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu (...).

Jak z powyższego wynika, na gruncie podatku od towarów i usług kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

W świetle brzmienia cytowanych przepisów art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, § 23 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. oraz art. 86 ustawy – Ordynacja podatkowa i art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług należy stwierdzić, iż w przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji.

Przede wszystkim powinien uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Możliwość taką statuuje § 22 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku, w myśl którego jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Podsumowując, podatnik jest obowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz także przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług kwoty podatku naliczonego wynikają z otrzymanych od sprzedawców faktur VAT lub ich duplikatów. W razie braku faktur VAT lub ich duplikatów podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono.

Ponadto art. 23 § 1 ust. 1 i 2 ustawy – Ordynacja podatkowa stanowi, iż organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

Przez księgi podatkowe rozumie się przy tym księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci (art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej), a więc także ewidencje i rejestry VAT, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Natomiast na mocy zapisów art. 109 ust. 4 i 5 ustawy o podatku od towarów i usług ustawodawca przyznał organom podatkowym prawo do badania rzetelności składanych przez podatników rozliczeń w zakresie podatku od towarów i usług i ewentualnie do określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu różnicy podatku w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Jak wskazano wyżej, posiadanie faktur VAT – zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu – i ewentualnie kopii paragonów fiskalnych i raportów dobowych ma podstawowe znaczenie w zakresie wykazywania prawidłowości i zgodności z rzeczywistością dokonanych rozliczeń podatku od towarów i usług oraz zapisów podatku należnego i naliczonego w ewidencjach VAT. Wszelkie konsekwencje wynikające z niewypełnienia (nawet bez swojej winy) obowiązku przechowywania przez wskazany przepisami czas dokumentów źródłowych obciążają podatnika. Jeśli nie będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania (niezależnie od przyczyn braku tych danych, w tym okoliczności utraty wymaganych przepisami dokumentów), organ podatkowy, dokonując kontroli i ewentualnej korekty rozliczeń wykonanych przez podatnika, będzie uprawniony do określenia podstawy opodatkowania w drodze szacowania. Zniszczenie dokumentacji źródłowej, obrazującej przebieg zdarzeń gospodarczych (wykonanych czynności opodatkowanych i dokonanych zakupów uprawniających do odliczeń), powoduje, że organ podatkowy może stanąć w obliczu braku danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania, co mogłoby skutkować koniecznością oszacowania podstawy opodatkowania. Fakt, iż dokumenty źródłowe uległy zniszczeniu nie wskutek zawinionych działań podatnika, lecz wskutek działania żywiołu w postaci powodzi, nie może przy tym stanowić przesłanki negatywnej zastosowania instytucji szacowania podstawy opodatkowania.

Podsumowując, tryb art. 14a ustawy – Ordynacja podatkowa nie jest trybem przewidzianym do weryfikacji zobowiązań podatkowych deklarowanych przez podatnika. To podatnik musi dokonać oceny, czy posiadane przez niego faktury i duplikaty dokumentują przebieg zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce, oraz czy potwierdzają skorzystanie przez niego z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, który został w nich wykazany. Podatnik musi sam zdecydować, czy konieczna jest korekta tego odliczenia, czy też nie. Organ podatkowy w przypadku kontroli prawidłowości rozliczeń dokonanych przez podatnika może posłużyć się procedurą szacowania podstawy opodatkowania, jeśli nie będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania.