Wydatki na lokal mogą być kosztem

Podatniczka prowadzi indywidualnie działalność gospodarczą pod nazwą Kancelaria Adwokacka, dokumentując przebieg operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Z lokalu, w którym znajduje się firma, podatniczka korzysta w ramach umowy użyczenia. Chciałaby wydatki na opłaty związane z bieżącą eksploatacją zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Czy jest to możliwe?

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Zatem dany wydatek podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnia warunki określone w tym przepisie. Wśród tych warunków należy wskazać: związek przyczynowy z przychodem, fakt poniesienia, celowość wydatku oraz brak wyraźnego wyłączenia na podstawie art. 23 ustawy o PIT. Podatnik samodzielnie dokonuje kwalifikacji poniesionych wydatków do kosztów, spoczywa na nim ciężar dowodu zarówno co do poniesienia danego kosztu, jak i co do poniesienia go w celu uzyskania przychodu. Konieczne jest zatem odpowiednie udokumentowanie danego wydatku oraz ujęcie jego wartości w prowadzonej dla celów podatkowych ewidencji.

Stosownie do art. 710 kodeksu cywilnego, przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu przez czas oznaczony lub nieoznaczony na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy używanej, tj. koszty pozwalające zachować rzecz w stanie niepogorszonym, związane z jej bieżącą eksploatacją oraz koszty drobnych napraw i remontów. Strony umowy użyczenia mogą nałożyć na użytkującego obowiązek regulowania określonych należności, takich jak opłaty za energię elektryczną, wywóz nieczystości, zużycie wody itp., a także podejmować na jego koszt czynności niezbędnych do utrzymania prawidłowego stanu technicznego używanej rzeczy.

Zatem wydatki związane z eksploatacją lokalu w tej części, w której przypadają na prowadzoną działalność gospodarczą, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Jednak poniesione wydatki muszą zostać właściwie udokumentowane.

Ewa Matyszewska