REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 M&M Księgi Rachunkowe
M&M Księgi Rachunkowe to nie tylko profesjonalna obsługa księgowo-podatkowa dla firm, a realne wsparcie biznesu na różnych płaszczyznach.
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), konieczne stało się przeprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych i kadrowych. Dotyczy to m.in. listy obecności pracowników. Co należy zrobić, aby lista obecności pracowników w firmie (w biurze rachunkowym) była zgodna z RODO?

Lista obecności pracowników, a RODO

 Lista obecności zawiera dane osobowe pracowników. Powinna zatem spełniać wszelkie niezbędne zalecenia i wymogi, które niesie ze sobą Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.

REKLAMA

REKLAMA

Zacznijmy od tego, że nie ma jednoznacznych przepisów prawa pracy, które bezwzględnie nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę listy obecności. To dokument nieobowiązkowy, ale często i chętnie stosowany przez pracodawców. Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i określenie czasu pracy w danym dniu.  

Warto jednak wiedzieć, że nie musi mieć standardowej, papierowej formy. Potwierdzenie obecności w pracy może odbywać się równie dobrze w formie zalogowania do systemu informatycznego. Może mieć formę „podbijania” karty pracowniczej w specjalnym czytniku, co jest często stosowanym pomysłem, zwłaszcza w większych firmach. Mamy zatem pewną dowolność. Natomiast jeśli chodzi o dostosowanie się do wymogów jakie niesie ze sobą RODO, takiej dowolności już nie ma…

Zgodnie z RODO, lista obecności to dane osobowe, a zatem ich administrator powinien je odpowiednio chronić. Jak powinien to robić?

Jak przygotować listę obecności zgodną z RODO?

Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników i klientów jest bardzo ważna, ale nie należy też popadać w skrajność i chorobliwą przesadę. Ujawnianie na liście obecności imion i nazwisk pracowników jest zrozumiałe i naturalne, pod warunkiem, że dostęp do nich mają jedynie współpracownicy i uprawnione osoby. Co ważne, RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych. Pracodawca, kadrowa, czy też pracownik nie powinni wprowadzać dodatkowych danych do listy. Jedynie te niezbędne, które służą określonym celom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Jeśli mówimy już o celach, to przypominamy, że lista obecności pracownika, nie służy do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika. Ma to duże znaczenie, ponieważ cel w jakim przetwarzamy dane osobowe ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów RODO. To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy, ustala wynagrodzenie itd. Lista obecności to jedynie narzędzie pomocnicze. Biorąc to pod uwagę, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest bezzasadne. Co więcej – taka praktyka może być uznana jako sprzeczna z przepisami RODO, co może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Warto mieć to na uwadze i znaleźć inne rozwiązanie. Dobrym pomysłem będzie być może prowadzenie indywidualnych list obecności, albo zmiana formy informowania o jej przyczynach. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o celu prowadzenia listy i tym samym przetwarzania danych, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.

Pewnego rodzaju problemem staje się też symbol absencji, czyli określenie przyczyny nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami RODO, może mieć to formę danych wrażliwych, do których dostępu nie powinni mieć inni w firmie i osoby postronne. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. choroba, delegacja czy urlop na liście obecności, może zostać uznane za naruszenie i przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Duże znaczenie ma też lokalizacja listy obecności. Chodzi o to, aby osoby trzecie nie miały do niej swobodnego dostępu. A tym samym dostępu do zawartych w niej danych osobowych. W związku z tym listę, należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej miały jedynie zatrudnieni współpracownicy i pracodawca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Jeśli chodzi o podpis pracownika na liście – tu nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Chyba, że byłby to podpis cyfrowy. Wtedy miałby charakter danej biometrycznej, co umożliwiałoby identyfikację autora podpisu, a jej przetwarzanie podlegałoby zasadom RODO. Także o zwykły podpis na wydrukowanej liście obecności nie musicie się martwić.

RODO w biurze rachunkowym

Tego rodzaju niuansów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, nie tylko w biurze rachunkowym, jest sporo. Dlatego warto mieć odpowiednie rozeznanie i wiedzę, w oparciu o którą konieczne jest dostosowanie się do nowy przepisów w ochronie danych osobowych.

Nasz dzisiejszy, artykuł powstał po konsultacjach z zaprzyjaźnioną firmą WBT-IT, która świadczy usługi i wdrożenia RODO. Jeśli będziecie szukać wsparcia, bądź usług związanych z tym tematem, polecamy WBT-IT z czystym sumieniem. Mają niezbędne rozeznanie, doświadczenie i przede wszystkim bardzo ludzkie podejście, o czym będziecie mogli się przekonać przy bezpośrednim kontakcie.

Mieliśmy pomysł, aby opracować specjalny poradnik „RODO w biurze rachunkowym”, gdzie opisalibyśmy najważniejsze wyzwania i informacje dotyczące ochrony danych w biurach rachunkowych. Jeśli jesteście zainteresowani taką publikacją, dajcie nam znać w dowolny sposób.

Wasze zainteresowanie i opinie będzie dla nas bezcenną motywacją i impulsem do działania!

Źródło: M&M Księgi Rachunkowe

Zajrzyj na blog o księgowości - Brzydkie słowo na K

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA