REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pracowników w firmie a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z przepisami, pracodawca może stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli.

Czy prawo reguluje kwestie związane z monitorowaniem pracowników?

Ramy prawne monitoringu pracowników, przedsiębiorca odnajdzie w art. 222 oraz 223 Kodeksu pracy. Wymienione przepisy regulują zarówno rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy, jak i inne formy zatrudnianych osób. Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym nowym. Sama regulacja natomiast, obowiązuje stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku. Wprowadzone przepisy, to krok w kierunku dostosowania prawa do rzeczywistości. Dostępność nowoczesnych narzędzi, pozwalających na coraz to bardziej zaawansowane formy obserwacji pracowników i jednoczesny brak bezpośrednich przepisów regulujących tę sferę, prowadził do sprzecznych interpretacji i niepewności prawa po obu zainteresowanych stronach.

REKLAMA

Autopromocja

Rozwiązania nie przyniosło unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), bo choć zawarta w nim definicja danych osobowych jasno wskazywała, że monitoring pracowników będzie musiał odbywać się w zgodzie z unijnymi przepisami, to zabrakło bardziej szczegółowej regulacji, która wskazałaby pracodawcom w jakich granicach  stosowanie monitoringu jest bezpieczne i nie naraża ich na zarzut naruszenia przepisów. Pracownicy z kolei nie mieli punktu odniesienia, który pozwoliłby im zweryfikować, czy techniki wykorzystywane w ich zakładzie pracy znajdują uzasadnienie na gruncie obowiązującego prawa. W znacznej mierze wątpliwości obu stron zostały rozstrzygnięte wraz z uchwaleniem Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wzbogaciła Kodeks pracy o wymienione wyżej artykuły.

Monitoring wizyjny, kiedy pracodawca może go stosować?

Zgodnie z prawem, pracodawca może  stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub  zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli. Wydaje się jednak, że mimo zamkniętego katalogu, cele legalizujące monitoring zostały określone przez ustawodawcę dosyć szeroko, co z punktu widzenia pracodawców jest sytuacją korzystną.

Gdzie pracodawca nie powinien umieszczać kamer?

Pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej, powinny pozostać wolne od nadzoru pracodawcy. Wyjątek stanowią sytuacje, w których objęcie monitoringiem również tych pomieszczeń jest niezbędne z uwagi na cel w jakim pracodawca stosuje monitoring i pod warunkiem, że jego wykorzystanie nie narusza godności, ani innych dóbr osobistych pracowników, a także nie zagraża wolności i niezależności związków zawodowych.

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu?

Zarejestrowane obrazy mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie w celach jakie stanowiły podstawę prawną ich nagrywania. Limitowany jest również okres przez jaki pracodawca może je przechowywać. Z upływem trzech miesięcy od dnia nagrania, pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu. Odstępstwa od tego wymogu, mogą być podyktowane wyłącznie odrębnymi przepisami prawa lub potrzebami dowodowymi – jeśli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin jego przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Czy monitoring firmowej poczty elektronicznej jest zgodny z RODO?

Tak, również taka forma monitorowania pracowników została przewidziana w regulacji wprowadzonej do Kodeksu pracy. Warunkiem jest jednak poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy te pozostają w zgodzie z przepisami RODO. Ważne, aby monitoring poczty odbywał się wyłącznie w celach wprost wskazanych przez ustawodawcę, czyli tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia  organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych  pracownikowi  narzędzi  pracy.

Czy pracodawca ma prawo wglądu również do prywatnej poczty pracownika?

Prywatna skrzynka mailowa nie może być monitorowana przez pracodawcę, nawet jeśli pracownik korzysta z niej za pośrednictwem firmowego komputera. Wgląd w prywatną korespondencję, stanowiłby niewątpliwie naruszenie tajemnicy korespondencji. Pracodawca powinien również pamiętać, że ochrona tajemnicy korespondencji, obowiązuje go również w trakcie monitoringu skrzynki firmowej. W przypadku powzięcia przez pracodawcę informacji o prywatnym charakterze danej wiadomości, nie jest on uprawniony do zapoznania się z nią, nawet jeśli wiadomość zlokalizowana jest na koncie przeznaczonym do wykonywania obowiązków pracowniczych.


Jakie inne formy monitoringu pracowników są dozwolone?

Ustawodawca nie zamyka katalogu technologii, które mogą być wykorzystane do monitorowania pracowników. Ograniczeniem są cele, które stanowią o legalności przetwarzania, a także niezbędność wykorzystywanej technologii do zapewniania organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. Pracodawca każdorazowo powinien również rozważyć czy technologia, którą zamierza zastosować, nie narusza dóbr osobistych pracownika lub w inny sposób nie prowadzi do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Monitorowanie pracowników – o czym powinien pamiętać pracodawca?

REKLAMA

Ostatecznie każdy pracodawca powinien indywidualnie rozważyć, czy i jakie formy monitoringu są niezbędne w jego zakładzie pracy. Decyzja ta powinna zostać poprzedzona przeprowadzeniem analizy korzyści i obowiązków, jakie wiążą się ze stosowaniem danych technologii. Omawiane przepisy kodeksu pracy, nakładają na pracodawcę szereg wymogów wynikających z wykorzystywania monitoringu. Jednym z nich, jest obowiązek ustalenia rodzaju monitoringu w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku podmiotów nie objętych takim układem, lub nie zobowiązanym do uchwalenia regulaminu – w specjalnym obwieszczeniu. Monitoring wobec pracowników to także dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą zostać wypełnione zarówno przed uruchomieniem monitoringu (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem) jak i przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Na pracodawcy spoczywa również obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem (w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Pracodawca powinien również pamiętać, że niektóre rodzaje monitoringu mogą nakładać na niego obowiązek oceny skutków przetwarzania danych osobowych. Wśród operacji przetwarzania wymagających takiej oceny, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał między innymi na monitoring systemów informatycznych w zakładach pracy. W tym kontekście, poszczególni pracodawcy mogą mieć trudność z oceną sytuacji, w których pracownik wykorzystuje udostępnione narzędzia pracy do celów osobistych. Niezależnie od faktu czy pracodawca wyraził na takie postępowanie zgodę, monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.

Autor: Dorota Odój-Jarosińska - prawnik, specjalista ds ochrony danych osobowych w serwisie wfirma.pl i mojebiuro24.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy nie zapłacisz podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA