REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pracowników w firmie a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z przepisami, pracodawca może stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli.

Czy prawo reguluje kwestie związane z monitorowaniem pracowników?

Ramy prawne monitoringu pracowników, przedsiębiorca odnajdzie w art. 222 oraz 223 Kodeksu pracy. Wymienione przepisy regulują zarówno rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy, jak i inne formy zatrudnianych osób. Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym nowym. Sama regulacja natomiast, obowiązuje stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku. Wprowadzone przepisy, to krok w kierunku dostosowania prawa do rzeczywistości. Dostępność nowoczesnych narzędzi, pozwalających na coraz to bardziej zaawansowane formy obserwacji pracowników i jednoczesny brak bezpośrednich przepisów regulujących tę sferę, prowadził do sprzecznych interpretacji i niepewności prawa po obu zainteresowanych stronach.

REKLAMA

REKLAMA

Rozwiązania nie przyniosło unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), bo choć zawarta w nim definicja danych osobowych jasno wskazywała, że monitoring pracowników będzie musiał odbywać się w zgodzie z unijnymi przepisami, to zabrakło bardziej szczegółowej regulacji, która wskazałaby pracodawcom w jakich granicach  stosowanie monitoringu jest bezpieczne i nie naraża ich na zarzut naruszenia przepisów. Pracownicy z kolei nie mieli punktu odniesienia, który pozwoliłby im zweryfikować, czy techniki wykorzystywane w ich zakładzie pracy znajdują uzasadnienie na gruncie obowiązującego prawa. W znacznej mierze wątpliwości obu stron zostały rozstrzygnięte wraz z uchwaleniem Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wzbogaciła Kodeks pracy o wymienione wyżej artykuły.

Monitoring wizyjny, kiedy pracodawca może go stosować?

Zgodnie z prawem, pracodawca może  stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub  zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli. Wydaje się jednak, że mimo zamkniętego katalogu, cele legalizujące monitoring zostały określone przez ustawodawcę dosyć szeroko, co z punktu widzenia pracodawców jest sytuacją korzystną.

Gdzie pracodawca nie powinien umieszczać kamer?

Pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej, powinny pozostać wolne od nadzoru pracodawcy. Wyjątek stanowią sytuacje, w których objęcie monitoringiem również tych pomieszczeń jest niezbędne z uwagi na cel w jakim pracodawca stosuje monitoring i pod warunkiem, że jego wykorzystanie nie narusza godności, ani innych dóbr osobistych pracowników, a także nie zagraża wolności i niezależności związków zawodowych.

REKLAMA

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu?

Zarejestrowane obrazy mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie w celach jakie stanowiły podstawę prawną ich nagrywania. Limitowany jest również okres przez jaki pracodawca może je przechowywać. Z upływem trzech miesięcy od dnia nagrania, pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu. Odstępstwa od tego wymogu, mogą być podyktowane wyłącznie odrębnymi przepisami prawa lub potrzebami dowodowymi – jeśli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin jego przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Czy monitoring firmowej poczty elektronicznej jest zgodny z RODO?

Tak, również taka forma monitorowania pracowników została przewidziana w regulacji wprowadzonej do Kodeksu pracy. Warunkiem jest jednak poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy te pozostają w zgodzie z przepisami RODO. Ważne, aby monitoring poczty odbywał się wyłącznie w celach wprost wskazanych przez ustawodawcę, czyli tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia  organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych  pracownikowi  narzędzi  pracy.

Czy pracodawca ma prawo wglądu również do prywatnej poczty pracownika?

Prywatna skrzynka mailowa nie może być monitorowana przez pracodawcę, nawet jeśli pracownik korzysta z niej za pośrednictwem firmowego komputera. Wgląd w prywatną korespondencję, stanowiłby niewątpliwie naruszenie tajemnicy korespondencji. Pracodawca powinien również pamiętać, że ochrona tajemnicy korespondencji, obowiązuje go również w trakcie monitoringu skrzynki firmowej. W przypadku powzięcia przez pracodawcę informacji o prywatnym charakterze danej wiadomości, nie jest on uprawniony do zapoznania się z nią, nawet jeśli wiadomość zlokalizowana jest na koncie przeznaczonym do wykonywania obowiązków pracowniczych.


Jakie inne formy monitoringu pracowników są dozwolone?

Ustawodawca nie zamyka katalogu technologii, które mogą być wykorzystane do monitorowania pracowników. Ograniczeniem są cele, które stanowią o legalności przetwarzania, a także niezbędność wykorzystywanej technologii do zapewniania organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. Pracodawca każdorazowo powinien również rozważyć czy technologia, którą zamierza zastosować, nie narusza dóbr osobistych pracownika lub w inny sposób nie prowadzi do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Monitorowanie pracowników – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Ostatecznie każdy pracodawca powinien indywidualnie rozważyć, czy i jakie formy monitoringu są niezbędne w jego zakładzie pracy. Decyzja ta powinna zostać poprzedzona przeprowadzeniem analizy korzyści i obowiązków, jakie wiążą się ze stosowaniem danych technologii. Omawiane przepisy kodeksu pracy, nakładają na pracodawcę szereg wymogów wynikających z wykorzystywania monitoringu. Jednym z nich, jest obowiązek ustalenia rodzaju monitoringu w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku podmiotów nie objętych takim układem, lub nie zobowiązanym do uchwalenia regulaminu – w specjalnym obwieszczeniu. Monitoring wobec pracowników to także dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą zostać wypełnione zarówno przed uruchomieniem monitoringu (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem) jak i przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Na pracodawcy spoczywa również obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem (w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Pracodawca powinien również pamiętać, że niektóre rodzaje monitoringu mogą nakładać na niego obowiązek oceny skutków przetwarzania danych osobowych. Wśród operacji przetwarzania wymagających takiej oceny, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał między innymi na monitoring systemów informatycznych w zakładach pracy. W tym kontekście, poszczególni pracodawcy mogą mieć trudność z oceną sytuacji, w których pracownik wykorzystuje udostępnione narzędzia pracy do celów osobistych. Niezależnie od faktu czy pracodawca wyraził na takie postępowanie zgodę, monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.

Autor: Dorota Odój-Jarosińska - prawnik, specjalista ds ochrony danych osobowych w serwisie wfirma.pl i mojebiuro24.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA