REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pracowników w firmie a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z przepisami, pracodawca może stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli.

Czy prawo reguluje kwestie związane z monitorowaniem pracowników?

Ramy prawne monitoringu pracowników, przedsiębiorca odnajdzie w art. 222 oraz 223 Kodeksu pracy. Wymienione przepisy regulują zarówno rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy, jak i inne formy zatrudnianych osób. Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym nowym. Sama regulacja natomiast, obowiązuje stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku. Wprowadzone przepisy, to krok w kierunku dostosowania prawa do rzeczywistości. Dostępność nowoczesnych narzędzi, pozwalających na coraz to bardziej zaawansowane formy obserwacji pracowników i jednoczesny brak bezpośrednich przepisów regulujących tę sferę, prowadził do sprzecznych interpretacji i niepewności prawa po obu zainteresowanych stronach.

REKLAMA

Rozwiązania nie przyniosło unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), bo choć zawarta w nim definicja danych osobowych jasno wskazywała, że monitoring pracowników będzie musiał odbywać się w zgodzie z unijnymi przepisami, to zabrakło bardziej szczegółowej regulacji, która wskazałaby pracodawcom w jakich granicach  stosowanie monitoringu jest bezpieczne i nie naraża ich na zarzut naruszenia przepisów. Pracownicy z kolei nie mieli punktu odniesienia, który pozwoliłby im zweryfikować, czy techniki wykorzystywane w ich zakładzie pracy znajdują uzasadnienie na gruncie obowiązującego prawa. W znacznej mierze wątpliwości obu stron zostały rozstrzygnięte wraz z uchwaleniem Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wzbogaciła Kodeks pracy o wymienione wyżej artykuły.

Monitoring wizyjny, kiedy pracodawca może go stosować?

Zgodnie z prawem, pracodawca może  stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub  zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli. Wydaje się jednak, że mimo zamkniętego katalogu, cele legalizujące monitoring zostały określone przez ustawodawcę dosyć szeroko, co z punktu widzenia pracodawców jest sytuacją korzystną.

Gdzie pracodawca nie powinien umieszczać kamer?

Pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej, powinny pozostać wolne od nadzoru pracodawcy. Wyjątek stanowią sytuacje, w których objęcie monitoringiem również tych pomieszczeń jest niezbędne z uwagi na cel w jakim pracodawca stosuje monitoring i pod warunkiem, że jego wykorzystanie nie narusza godności, ani innych dóbr osobistych pracowników, a także nie zagraża wolności i niezależności związków zawodowych.

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu?

Zarejestrowane obrazy mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie w celach jakie stanowiły podstawę prawną ich nagrywania. Limitowany jest również okres przez jaki pracodawca może je przechowywać. Z upływem trzech miesięcy od dnia nagrania, pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu. Odstępstwa od tego wymogu, mogą być podyktowane wyłącznie odrębnymi przepisami prawa lub potrzebami dowodowymi – jeśli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin jego przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Czy monitoring firmowej poczty elektronicznej jest zgodny z RODO?

Tak, również taka forma monitorowania pracowników została przewidziana w regulacji wprowadzonej do Kodeksu pracy. Warunkiem jest jednak poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy te pozostają w zgodzie z przepisami RODO. Ważne, aby monitoring poczty odbywał się wyłącznie w celach wprost wskazanych przez ustawodawcę, czyli tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia  organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych  pracownikowi  narzędzi  pracy.

Czy pracodawca ma prawo wglądu również do prywatnej poczty pracownika?

Prywatna skrzynka mailowa nie może być monitorowana przez pracodawcę, nawet jeśli pracownik korzysta z niej za pośrednictwem firmowego komputera. Wgląd w prywatną korespondencję, stanowiłby niewątpliwie naruszenie tajemnicy korespondencji. Pracodawca powinien również pamiętać, że ochrona tajemnicy korespondencji, obowiązuje go również w trakcie monitoringu skrzynki firmowej. W przypadku powzięcia przez pracodawcę informacji o prywatnym charakterze danej wiadomości, nie jest on uprawniony do zapoznania się z nią, nawet jeśli wiadomość zlokalizowana jest na koncie przeznaczonym do wykonywania obowiązków pracowniczych.


Jakie inne formy monitoringu pracowników są dozwolone?

Ustawodawca nie zamyka katalogu technologii, które mogą być wykorzystane do monitorowania pracowników. Ograniczeniem są cele, które stanowią o legalności przetwarzania, a także niezbędność wykorzystywanej technologii do zapewniania organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. Pracodawca każdorazowo powinien również rozważyć czy technologia, którą zamierza zastosować, nie narusza dóbr osobistych pracownika lub w inny sposób nie prowadzi do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Monitorowanie pracowników – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Ostatecznie każdy pracodawca powinien indywidualnie rozważyć, czy i jakie formy monitoringu są niezbędne w jego zakładzie pracy. Decyzja ta powinna zostać poprzedzona przeprowadzeniem analizy korzyści i obowiązków, jakie wiążą się ze stosowaniem danych technologii. Omawiane przepisy kodeksu pracy, nakładają na pracodawcę szereg wymogów wynikających z wykorzystywania monitoringu. Jednym z nich, jest obowiązek ustalenia rodzaju monitoringu w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku podmiotów nie objętych takim układem, lub nie zobowiązanym do uchwalenia regulaminu – w specjalnym obwieszczeniu. Monitoring wobec pracowników to także dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą zostać wypełnione zarówno przed uruchomieniem monitoringu (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem) jak i przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Na pracodawcy spoczywa również obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem (w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Pracodawca powinien również pamiętać, że niektóre rodzaje monitoringu mogą nakładać na niego obowiązek oceny skutków przetwarzania danych osobowych. Wśród operacji przetwarzania wymagających takiej oceny, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał między innymi na monitoring systemów informatycznych w zakładach pracy. W tym kontekście, poszczególni pracodawcy mogą mieć trudność z oceną sytuacji, w których pracownik wykorzystuje udostępnione narzędzia pracy do celów osobistych. Niezależnie od faktu czy pracodawca wyraził na takie postępowanie zgodę, monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.

Autor: Dorota Odój-Jarosińska - prawnik, specjalista ds ochrony danych osobowych w serwisie wfirma.pl i mojebiuro24.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA