REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pracowników w firmie a RODO

Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z przepisami, pracodawca może stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli.

Czy prawo reguluje kwestie związane z monitorowaniem pracowników?

Ramy prawne monitoringu pracowników, przedsiębiorca odnajdzie w art. 222 oraz 223 Kodeksu pracy. Wymienione przepisy regulują zarówno rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy, jak i inne formy zatrudnianych osób. Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym nowym. Sama regulacja natomiast, obowiązuje stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku. Wprowadzone przepisy, to krok w kierunku dostosowania prawa do rzeczywistości. Dostępność nowoczesnych narzędzi, pozwalających na coraz to bardziej zaawansowane formy obserwacji pracowników i jednoczesny brak bezpośrednich przepisów regulujących tę sferę, prowadził do sprzecznych interpretacji i niepewności prawa po obu zainteresowanych stronach.

REKLAMA

Autopromocja

Rozwiązania nie przyniosło unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), bo choć zawarta w nim definicja danych osobowych jasno wskazywała, że monitoring pracowników będzie musiał odbywać się w zgodzie z unijnymi przepisami, to zabrakło bardziej szczegółowej regulacji, która wskazałaby pracodawcom w jakich granicach  stosowanie monitoringu jest bezpieczne i nie naraża ich na zarzut naruszenia przepisów. Pracownicy z kolei nie mieli punktu odniesienia, który pozwoliłby im zweryfikować, czy techniki wykorzystywane w ich zakładzie pracy znajdują uzasadnienie na gruncie obowiązującego prawa. W znacznej mierze wątpliwości obu stron zostały rozstrzygnięte wraz z uchwaleniem Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wzbogaciła Kodeks pracy o wymienione wyżej artykuły.

Monitoring wizyjny, kiedy pracodawca może go stosować?

Zgodnie z prawem, pracodawca może  stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub  zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli. Wydaje się jednak, że mimo zamkniętego katalogu, cele legalizujące monitoring zostały określone przez ustawodawcę dosyć szeroko, co z punktu widzenia pracodawców jest sytuacją korzystną.

Gdzie pracodawca nie powinien umieszczać kamer?

Pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej, powinny pozostać wolne od nadzoru pracodawcy. Wyjątek stanowią sytuacje, w których objęcie monitoringiem również tych pomieszczeń jest niezbędne z uwagi na cel w jakim pracodawca stosuje monitoring i pod warunkiem, że jego wykorzystanie nie narusza godności, ani innych dóbr osobistych pracowników, a także nie zagraża wolności i niezależności związków zawodowych.

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu?

Zarejestrowane obrazy mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie w celach jakie stanowiły podstawę prawną ich nagrywania. Limitowany jest również okres przez jaki pracodawca może je przechowywać. Z upływem trzech miesięcy od dnia nagrania, pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu. Odstępstwa od tego wymogu, mogą być podyktowane wyłącznie odrębnymi przepisami prawa lub potrzebami dowodowymi – jeśli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin jego przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Czy monitoring firmowej poczty elektronicznej jest zgodny z RODO?

Tak, również taka forma monitorowania pracowników została przewidziana w regulacji wprowadzonej do Kodeksu pracy. Warunkiem jest jednak poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy te pozostają w zgodzie z przepisami RODO. Ważne, aby monitoring poczty odbywał się wyłącznie w celach wprost wskazanych przez ustawodawcę, czyli tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia  organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych  pracownikowi  narzędzi  pracy.

Czy pracodawca ma prawo wglądu również do prywatnej poczty pracownika?

Prywatna skrzynka mailowa nie może być monitorowana przez pracodawcę, nawet jeśli pracownik korzysta z niej za pośrednictwem firmowego komputera. Wgląd w prywatną korespondencję, stanowiłby niewątpliwie naruszenie tajemnicy korespondencji. Pracodawca powinien również pamiętać, że ochrona tajemnicy korespondencji, obowiązuje go również w trakcie monitoringu skrzynki firmowej. W przypadku powzięcia przez pracodawcę informacji o prywatnym charakterze danej wiadomości, nie jest on uprawniony do zapoznania się z nią, nawet jeśli wiadomość zlokalizowana jest na koncie przeznaczonym do wykonywania obowiązków pracowniczych.


Jakie inne formy monitoringu pracowników są dozwolone?

Ustawodawca nie zamyka katalogu technologii, które mogą być wykorzystane do monitorowania pracowników. Ograniczeniem są cele, które stanowią o legalności przetwarzania, a także niezbędność wykorzystywanej technologii do zapewniania organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. Pracodawca każdorazowo powinien również rozważyć czy technologia, którą zamierza zastosować, nie narusza dóbr osobistych pracownika lub w inny sposób nie prowadzi do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Monitorowanie pracowników – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Ostatecznie każdy pracodawca powinien indywidualnie rozważyć, czy i jakie formy monitoringu są niezbędne w jego zakładzie pracy. Decyzja ta powinna zostać poprzedzona przeprowadzeniem analizy korzyści i obowiązków, jakie wiążą się ze stosowaniem danych technologii. Omawiane przepisy kodeksu pracy, nakładają na pracodawcę szereg wymogów wynikających z wykorzystywania monitoringu. Jednym z nich, jest obowiązek ustalenia rodzaju monitoringu w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku podmiotów nie objętych takim układem, lub nie zobowiązanym do uchwalenia regulaminu – w specjalnym obwieszczeniu. Monitoring wobec pracowników to także dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą zostać wypełnione zarówno przed uruchomieniem monitoringu (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem) jak i przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Na pracodawcy spoczywa również obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem (w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Pracodawca powinien również pamiętać, że niektóre rodzaje monitoringu mogą nakładać na niego obowiązek oceny skutków przetwarzania danych osobowych. Wśród operacji przetwarzania wymagających takiej oceny, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał między innymi na monitoring systemów informatycznych w zakładach pracy. W tym kontekście, poszczególni pracodawcy mogą mieć trudność z oceną sytuacji, w których pracownik wykorzystuje udostępnione narzędzia pracy do celów osobistych. Niezależnie od faktu czy pracodawca wyraził na takie postępowanie zgodę, monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.

Autor: Dorota Odój-Jarosińska - prawnik, specjalista ds ochrony danych osobowych w serwisie wfirma.pl i mojebiuro24.pl

Autopromocja
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Znów zmiany w akcyzie na wino. Co to oznacza dla cen tego trunku? Czy smakosze win zapłacą więcej?

Minister Finansów planuje przedłużyć o 1 rok (czyli do końca 2025 roku) okres ważności znaków akcyzy (banderol) naniesionych na opakowania jednostkowe win i wyrobów winiarskich, które są obecnie na rynku. Chodzi o wina wprowadzone do obrotu przed 2022 rokiem, które są oznaczone tzw. „starymi” znakami akcyzy. Ważność banderol akcyzowych tych win była już wcześniej dwukrotnie przedłużana. Ta zmiana, dokonywana w interesie firm z branży winiarskiej – by dać im więcej czasu na sprzedaż zapasów tych win – nie powinna skutkować podwyżką cen win.

Najniższa krajowa 2025 - ile od stycznia? Jakie brutto w umowie, ile netto do wypłaty na rękę? Jakie koszty pracodawcy płacy minimalnej?

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę (zwane też najniższą krajową lub płacą minimalną) ma wynieść 4626 zł brutto. Natomiast minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i podobnych umów cywilnoprawnych od 1 stycznia 2025 r. wynosić ma 30,20 zł brutto. Takie są propozycje Rady Ministrów przedstawione 13 czerwca 2024 r.

Błędna stawka VAT na paragonie z NIP nabywcy. Jak dokonać korekty i ująć w ewidencji i JPK V7M?

W praktyce zdarza się nie tak rzadko, że wystawiony paragon z NIP nabywcy zawiera błędną stawkę VAT. Czy i jak można skorygować taki paragon z błędną stawką VAT?

Fiskus dowie się, że prowadzisz działalność gospodarczą bez rejestracji. Zmiany od 1 lipca 2024 r. Co wynika z nowych przepisów?

W dniu 5 czerwca 2024 r. Senat przyjął bez poprawek rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw, który implikuje unijną dyrektywę DAC7 uszczelniającą system podatkowy we wszystkich krajach UE. Jeśli Prezydent podpisze ustawę, zacznie ona obowiązywać już od 1 lipca br. Nowe przepisy związane są z wprowadzeniem obowiązku raportowania danych przez platformy sprzedażowe tj. Allegro, OLX czy Booking dotyczących ilości oraz wartości transakcji dokonywanych przez ich użytkowników

REKLAMA

Kiedy i w jakich okolicznościach pracodawca ma obowiązek zwiększyć wymiar urlopu wypoczynkowego? Czy każdy pracownik może na to liczyć?

W jakich sytuacjach i terminach pracownik nabywa prawo do zwiększonego wymiaru urlopu wypoczynkowego? Kiedy pracodawca ma obowiązek udzielić dodatkowych dni urlopu? Co wynika z przepisów?

Zwolnienie z VAT dla małych firm. Minister Finansów szykuje istotne zmiany w ustawie o VAT

Nowelizacja ustawy o VAT ma pozwolić na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w VAT w Polsce przez małe firmy (do 200 tys. zł rocznej wartości sprzedaży) mające siedzibę w innym państwie członkowskim UE. A polskie małe firmy będą mogły również korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Tak wynika z założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, które zostały opublikowane 12 czerwca 2024 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

Nowa składka zdrowotna komplikuje system. Przedsiębiorcy chcą inaczej

Składak zdrowotna ma być rozliczana inaczej już od początku 2025 roku. Niestety, z pozytywnym odbiorem przedsiębiorców nie spotkały się rządowe zapowiedzi dotyczące osób prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną stawką liniową i ryczałtem. W obu tych przypadkach planowane rozwiązania podnoszą wysokość składki zdrowotnej i komplikują system.

Zmiany w podatku od nieruchomości od 2025 roku. Definicje budynku i budowli, ujednolicenie opodatkowania garaży wielostanowiskowych w budynkach mieszkalnych

W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano 11 czerwca 2024 r. założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku rolnym, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o podatku leśnym oraz ustawy o opłacie skarbowej. W zakresie podatku od nieruchomości ten projekt zakłada wprowadzenie definicji budynku i budowli a także ujednolicenie zasad opodatkowania garaży wielostanowiskowych w budynkach mieszkalnych.

REKLAMA

Dotacje dla biznesu 2024. Ścieżka SMART: kolejne rundy naborów wniosków dla MŚP oraz dużych przedsiębiorstw

Ścieżka SMART jest jednym z czterech priorytetów w ramach Programu FENG na lata 2021-2027. Wydaje się ona być jedną z najpopularniejszych dotacji oferowanych przez Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki dla MŚP oraz dużych przedsiębiorstw chcących zwiększyć swoją zdolność badawczą oraz innowacyjność. Trzecia runda konkursu zgodnie z aktualnym harmonogramem naborów FENG rozpocznie się 27 czerwca i potrwa do 24 października. 

Podatek od psa i kota w Polsce – kto musi płacić, a kto jest zwolniony?

W Polsce właściciele psów mogą być zobowiązani do opłacenia podatku od posiadania zwierząt, co jest regulowane przepisami lokalnymi gmin. Opłata ta wynika z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i jest stosowana w celu pokrycia kosztów związanych z utrzymaniem czystości i porządku w miejscach publicznych oraz finansowaniem opieki nad bezdomnymi zwierzętami. Inaczej jest w przypadku kotów.

REKLAMA