REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pracowników w firmie a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Monitoring pracowników w firmie a RODO /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z przepisami, pracodawca może stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli.

Czy prawo reguluje kwestie związane z monitorowaniem pracowników?

Ramy prawne monitoringu pracowników, przedsiębiorca odnajdzie w art. 222 oraz 223 Kodeksu pracy. Wymienione przepisy regulują zarówno rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy, jak i inne formy zatrudnianych osób. Wykorzystanie technologii do szeroko pojętej kontroli aktywności pracowników, nie jest niczym nowym. Sama regulacja natomiast, obowiązuje stosunkowo od niedawna, bo od 25 maja 2018 roku. Wprowadzone przepisy, to krok w kierunku dostosowania prawa do rzeczywistości. Dostępność nowoczesnych narzędzi, pozwalających na coraz to bardziej zaawansowane formy obserwacji pracowników i jednoczesny brak bezpośrednich przepisów regulujących tę sferę, prowadził do sprzecznych interpretacji i niepewności prawa po obu zainteresowanych stronach.

REKLAMA

Autopromocja

Rozwiązania nie przyniosło unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), bo choć zawarta w nim definicja danych osobowych jasno wskazywała, że monitoring pracowników będzie musiał odbywać się w zgodzie z unijnymi przepisami, to zabrakło bardziej szczegółowej regulacji, która wskazałaby pracodawcom w jakich granicach  stosowanie monitoringu jest bezpieczne i nie naraża ich na zarzut naruszenia przepisów. Pracownicy z kolei nie mieli punktu odniesienia, który pozwoliłby im zweryfikować, czy techniki wykorzystywane w ich zakładzie pracy znajdują uzasadnienie na gruncie obowiązującego prawa. W znacznej mierze wątpliwości obu stron zostały rozstrzygnięte wraz z uchwaleniem Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wzbogaciła Kodeks pracy o wymienione wyżej artykuły.

Monitoring wizyjny, kiedy pracodawca może go stosować?

Zgodnie z prawem, pracodawca może  stosować monitoring wizyjny jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub  zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wykazanie niezbędności stosowania monitoringu dla co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów, jest bezwzględną przesłanką legalności tej formy kontroli. Wydaje się jednak, że mimo zamkniętego katalogu, cele legalizujące monitoring zostały określone przez ustawodawcę dosyć szeroko, co z punktu widzenia pracodawców jest sytuacją korzystną.

Gdzie pracodawca nie powinien umieszczać kamer?

Pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej, powinny pozostać wolne od nadzoru pracodawcy. Wyjątek stanowią sytuacje, w których objęcie monitoringiem również tych pomieszczeń jest niezbędne z uwagi na cel w jakim pracodawca stosuje monitoring i pod warunkiem, że jego wykorzystanie nie narusza godności, ani innych dóbr osobistych pracowników, a także nie zagraża wolności i niezależności związków zawodowych.

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu?

Zarejestrowane obrazy mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie w celach jakie stanowiły podstawę prawną ich nagrywania. Limitowany jest również okres przez jaki pracodawca może je przechowywać. Z upływem trzech miesięcy od dnia nagrania, pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu. Odstępstwa od tego wymogu, mogą być podyktowane wyłącznie odrębnymi przepisami prawa lub potrzebami dowodowymi – jeśli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin jego przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Czy monitoring firmowej poczty elektronicznej jest zgodny z RODO?

Tak, również taka forma monitorowania pracowników została przewidziana w regulacji wprowadzonej do Kodeksu pracy. Warunkiem jest jednak poszanowanie tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy te pozostają w zgodzie z przepisami RODO. Ważne, aby monitoring poczty odbywał się wyłącznie w celach wprost wskazanych przez ustawodawcę, czyli tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia  organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych  pracownikowi  narzędzi  pracy.

Czy pracodawca ma prawo wglądu również do prywatnej poczty pracownika?

Prywatna skrzynka mailowa nie może być monitorowana przez pracodawcę, nawet jeśli pracownik korzysta z niej za pośrednictwem firmowego komputera. Wgląd w prywatną korespondencję, stanowiłby niewątpliwie naruszenie tajemnicy korespondencji. Pracodawca powinien również pamiętać, że ochrona tajemnicy korespondencji, obowiązuje go również w trakcie monitoringu skrzynki firmowej. W przypadku powzięcia przez pracodawcę informacji o prywatnym charakterze danej wiadomości, nie jest on uprawniony do zapoznania się z nią, nawet jeśli wiadomość zlokalizowana jest na koncie przeznaczonym do wykonywania obowiązków pracowniczych.


Jakie inne formy monitoringu pracowników są dozwolone?

Ustawodawca nie zamyka katalogu technologii, które mogą być wykorzystane do monitorowania pracowników. Ograniczeniem są cele, które stanowią o legalności przetwarzania, a także niezbędność wykorzystywanej technologii do zapewniania organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. Pracodawca każdorazowo powinien również rozważyć czy technologia, którą zamierza zastosować, nie narusza dóbr osobistych pracownika lub w inny sposób nie prowadzi do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Monitorowanie pracowników – o czym powinien pamiętać pracodawca?

REKLAMA

Ostatecznie każdy pracodawca powinien indywidualnie rozważyć, czy i jakie formy monitoringu są niezbędne w jego zakładzie pracy. Decyzja ta powinna zostać poprzedzona przeprowadzeniem analizy korzyści i obowiązków, jakie wiążą się ze stosowaniem danych technologii. Omawiane przepisy kodeksu pracy, nakładają na pracodawcę szereg wymogów wynikających z wykorzystywania monitoringu. Jednym z nich, jest obowiązek ustalenia rodzaju monitoringu w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku podmiotów nie objętych takim układem, lub nie zobowiązanym do uchwalenia regulaminu – w specjalnym obwieszczeniu. Monitoring wobec pracowników to także dodatkowe obowiązki informacyjne, które muszą zostać wypełnione zarówno przed uruchomieniem monitoringu (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem) jak i przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Na pracodawcy spoczywa również obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń i terenów objętych monitoringiem (w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych), nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Pracodawca powinien również pamiętać, że niektóre rodzaje monitoringu mogą nakładać na niego obowiązek oceny skutków przetwarzania danych osobowych. Wśród operacji przetwarzania wymagających takiej oceny, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał między innymi na monitoring systemów informatycznych w zakładach pracy. W tym kontekście, poszczególni pracodawcy mogą mieć trudność z oceną sytuacji, w których pracownik wykorzystuje udostępnione narzędzia pracy do celów osobistych. Niezależnie od faktu czy pracodawca wyraził na takie postępowanie zgodę, monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.

Autor: Dorota Odój-Jarosińska - prawnik, specjalista ds ochrony danych osobowych w serwisie wfirma.pl i mojebiuro24.pl

wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA