REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO - przetwarzanie i ochrona danych osobowych osób rekrutowanych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RK Legal
Od 18 lat wspieramy biznes naszych klientów
RODO - przetwarzanie i ochrona danych osobowych osób rekrutowanych
RODO - przetwarzanie i ochrona danych osobowych osób rekrutowanych

REKLAMA

REKLAMA

23 stycznia 2019 roku Minister Cyfryzacji wydał objaśnienia prawne dla przedsiębiorców, dotyczące przetwarzania danych osobowych osób rekrutowanych, zawartych w CV czy listach motywacyjnych. Materiał ten jest istotną wskazówką dla działów kadrowych w procesach związanych z poszukiwaniem i zatrudnieniem kandydatów. Co ważniejsze, zastosowanie się do objaśnień daje przedsiębiorcy gwarancję uniknięcia kar związanych z nieprzestrzeganiem przepisów RODO.

REKLAMA

Objaśnienia prawne zostały wydane przez Ministra Cyfryzacji na podstawie art. 33 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Dotyczą one sposobu gromadzenia danych osób, które ubiegały się o zatrudnienie u pracodawcy, dozwolonego okresu przechowywania tych danych oraz formy wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.

REKLAMA

Zgodnie z treścią objaśnień, dane zawarte w dokumentach rekrutacyjnych osób zatrudnionych mogą być przez pracodawcę przetwarzane przez okres konieczny dla wykonania zawieranej z pracownikiem umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a po jej rozwiązaniu w celu ochrony przed mogącymi się pojawić roszczeniami, w zakresie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez pracodawcę (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Objaśnienia dotyczą jednak także tego, przez jaki czas mogą być przechowywane dane kandydata, z którym umowa nie została zawarta. Po zakończeniu rekrutacji przetwarzanie takich danych nie jest już niezbędne do podjęcia czynności przygotowujących do podpisania umowy czy jej wykonania. Pracodawca wybrał bowiem na dane stanowisko innego kandydata.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

REKLAMA

W praktyce zdarza się, że pracodawca otrzymuje dokumenty od osób zainteresowanych nawiązaniem współpracy, mimo że nie prowadzi aktualnie rekrutacji. Dokumenty te zawierają dane osobowe kandydatów. O ile wyrażą oni pisemną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, pracodawca jest w stanie wykazać podstawę prawną przetwarzania zawartych tam danych (art. 6 ust. 1 lit a RODO).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Może się jednak zdarzyć, że osoba zainteresowana zatrudnieniem nie złoży pisemnej zgody. W takim przypadku przedsiębiorca może usunąć taką dokumentację lub odesłać ją do osoby zainteresowanej. Jak wynika z treści objaśnień, może on jednak także zachować otrzymaną dokumentację. Fakt bowiem, że dana osoba przekazała dokumenty rekrutacyjne, jest równoznaczny z wyrażeniem przez nią zgody na wykorzystanie zawartych tam danych osobowych w procesach zmierzających do zatrudnienia. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza bowiem dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. W takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała. Przedsiębiorca powinien także udokumentować okoliczności związane z wyrażoną (wyraźnie lub w sposób dorozumiany) zgodą. Dokumenty, które zostały przekazane przez kandydata, a co do których ma on pewność, że nie będą w zakresie przyszłych rekrutacji wykorzystane, powinny zostać usunięte.

Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje dokumenty od kandydatów aplikujących w konkretnym procesie rekrutacyjnym, podstawą przetwarzania ich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie tych danych jest więc niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy. W takim przypadku nie jest więc wymagana dodatkowa zgoda kandydata na przetwarzanie zawartych w CV czy liście motywacyjnym danych osobowych. Dane zgromadzone w ten sposób można przetwarzać do czasu zakończenia konkretnego procesu rekrutacyjnego. Jeżeli więc pracodawca będzie chciał zachować otrzymane dokumenty na potrzeby przyszłych procesów, zobowiązany jest do uzyskania zgody kandydata na takie działanie. Jeżeli takiej zgody nie uzyskał, może przechowywać te dokumenty wyłącznie w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes niedoszłego pracodawcy, czyli ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona.

Działanie takie dopuszczalne będzie jednak jedynie wówczas, gdy dana osoba uczestniczyła w konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane przez administratora. Wykazanie tych przesłanek w większości przypadków nie powinno być jednak nadmiernie utrudnione. Maksymalny czas przechowywania takich dokumentów rekrutacyjnych wynosi wówczas trzy lata. Okres ten może być jednak krótszy, o ile w praktyce działalności przedsiębiorcy nie zdarzyła się sytuacja, by ewentualne roszczenia z tytułu prowadzonej rekrutacji pojawiły się w okresie późniejszym niż kilka miesięcy po jej zakończeniu. Wówczas wewnętrzne procedury powinny przewidywać racjonalny, kilkumiesięczny okres retencji takich dokumentów. Obowiązkiem administratora danych będzie też dokonanie oceny ryzyka i ustalenie okresu przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, uwzględniając doświadczenia z pojawiających się roszczeń. Dopuszczalne jest też poinformowanie kandydata, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku takowych, a dane osobowe zostaną usunięte. Z dokumentów rekrutacyjnych uzyskanych w ramach konkretnego procesu zatrudnienia skorzystać będzie można nie tylko w celu obrony przed roszczeniami kandydatów, wynikającymi przede wszystkim z zakazem dyskryminacji. Zgodnie z objaśnieniami Ministra Cyfryzacji, dopuszczalny jest także kontakt potencjalnego pracodawcy z pozostałymi kandydatami, gdy okaże się, że osoba zakwalifikowana jednak nie podjęła pracy. Podstawą w tym przypadku byłby nie tylko prawnie uzasadniony interes potencjalnego pracodawcy, ale również kandydatów.

W objaśnieniach wydanych przez Ministra Cyfryzacji zawarto trzy praktyczne przykłady, obrazujące powyższe zasady. Dla lepszego zrozumienia intencji i sensu objaśnień, przytaczam je w całości poniżej:

Sytuacja 1:

Na recepcję firmy zgłasza się osoba, która jest zainteresowana pracą, mimo że w chwili obecnej nie jest prowadzona rekrutacja na żadne stanowisko. Chce jednak zostawić swoje CV, na którym nie ma pisemnej informacji, że zgadza się na przetwarzanie danych osobowych we wszystkich rekrutacjach w tej firmie – informuje o tym tylko ustnie recepcjonistkę.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby należy odebrać w pisemnej formie utrwalonej dla celów dowodowych (np. odręczne oświadczenie na pozostawianych dokumentach) potwierdzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji organizowanych przez danego przedsiębiorcę  (odbierającego oświadczenie), oraz dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. Może być on zrealizowany poprzez zamieszczenie stosownej informacji na ladzie recepcji, o ile precyzyjnie informuje o treściach przewidzianych w art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in. o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. że jest nią art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku rekrutacji warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 2:

Do firmy drogą mailową przesłane zostaje CV wraz z informacją w treści maila, że osoba chciałaby być uwzględniania w ewentualnych przyszłych rekrutacjach.

Rekomendowane działanie: Wiadomość taka powinna zostać uznana za zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę w celach związanych z organizacją naborów pracowników. Dodatkowo należy (podobnie jak we wcześniejszym przypadku) dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in., o  podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. iż jest nią wspomniany wcześniej art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku udziału w naborach, warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 3:

Do firmy zostaje przesłane CV w związku z jedną konkretną rekrutacją, bez informacji, że dana osoba chce brać udział w przyszłych procesach rekrutacji w danej firmie. Oferta pracy dotyczy kierowniczego stanowiska z wysokim wynagrodzeniem i istnieje ryzyko, że osoby, które nie zostaną wybrane będą domagały się wyjaśnień.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a w zakresie dodatkowych danych - przede wszystkim niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, potencjalny pracodawca nadal ma prawo do przechowywania danych w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Takie dalsze przechowywanie danych osobowych wynika z prawnie uzasadnionych interesów (tj. na podstawie i z uwzględnieniem treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wystarczy zatem dopełnienie wobec tej osoby obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Każdy ze wskazanych celów przetwarzania w tym przypadku wynika z innej podstawy prawnej, o czym należy poinformować kandydata.

Objaśnienia wydane przez Ministerstwo Cyfryzacji wydane zostały na podstawie art. 33 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Pełna treść objaśnień dostępna jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej: https://mc.bip.gov.pl/objasnienia-prawne/objasnienia-prawne.html. Objaśnienia te stanowią wyjaśnienia przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej, dotyczące praktycznego ich stosowania. Ich celem jest zapewnienie jednolitego stosowania przepisów prawa z zakresu działalności gospodarczej. Przy ich wydawaniu uwzględnia się w szczególności orzecznictwo sądów, orzecznictwo Trybunału Konstytucyjnego i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Objaśnienia prawne nie są wiążące dla przedsiębiorcy, jednakże nie może on być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim zastosował się do treści objaśnień prawnych, ani daninami w wysokości wyższej niż wynikająca z tych objaśnień. Wynika to z art. 35 ust. 3 powoływanej ustawy. Przedsiębiorca, który zastosuje się do wytycznych wynikających z objaśnień nie będzie więc ponosił negatywnych konsekwencji swego zachowania podjętego zgodnie ze wskazaniami zawartymi w objaśnieniu. Stosowanie się do wydanych objaśnień znacząco zmniejsza więc ryzyka związane z potencjalnymi sankcjami administracyjnymi za naruszenie przepisów RODO.

dr Jan Prasałek, adwokat

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najniższa krajowa 2026 - jest oficjalna propozycja rządu D. Tuska

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

REKLAMA

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

REKLAMA

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

Bez księgowych ani rusz. Przedsiębiorcy doceniają ich nie tylko za rachunki, ale i za wsparcie strategiczne

Aż 75% przedsiębiorców w Polsce darzy swoje księgowe i księgowych dużym zaufaniem, a 71% uważa, że ich wiedza realnie wpływa na sukces firmy – wynika z najnowszego badania. Księgowi stają się dziś nie tylko strażnikami finansów, ale i partnerami w rozwoju biznesu.

REKLAMA