Elektroniczne akta osobowe pracowników - obowiązki pracodawcy

e-Rewolucja

Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, jest równoważna z dotychczas obowiązują wersją papierową. Do tej pory to pracodawcy decydowali czy dokumentacja personalna danego pracownika była prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej czy nadal w formie papierowej. Oznacza to, że pracodawca nie może prowadzić akt osobowych dla tego samego pracownika częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.

Dylemat pracodawców

Stosowana do tej pory praktyka, w której pracodawcy wykonując swój obowiązek wynikający z kodeksu pracy prowadzenia dokumentacji personalnej w formie papierowej i pomocniczo w formie elektronicznej, od 1 stycznia 2019 jest niedopuszczalna. Dotychczas bardzo popularną praktyką było sporządzanie i przechowywanie umów o pracę w formie pisemnej, natomiast ewidencja czasu pracy miała postać elektroniczną. W związku z tym, z dniem 1 stycznia 2019 wielu pracodawców stanęło przed trudnym do rozstrzygnięcia dylematem, w jakiej formie mają prowadzić dokumentację pracowników.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców

Przeniesienie dokumentacji

Pracodawcy, którzy zdecydowali się na zmianę formy z papierowej na elektroniczną, muszą  sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, w szczególności skanu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie oznacza to, że wystarczy tylko zwykłe zeskanowanie dokumentów i umieszczenie go w pewnym pliku dokumentów.

Ponadto, aby dokumenty z akt osobowych można było wygodnie przeglądać, każdy z nich musi być opisany wieloma parametrami. Konieczne jest przypisanie do właściwej części akt (A, B, C, D), kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej firmy są istotne. Elektroniczna dokumentacja pracownicza wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. Każdy z nich należy zapisać w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami formatów plików w formacie pdf. Odwzorowanie cyfrowe należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby weryfikacji go z dokumentem papierowym.  

Odpowiednie zabezpieczenie danych

Kolejnym wymogiem stawianym przed pracodawcą, który zdecyduje się na elektroniczne prowadzenie akt osobowych jest ich odpowiednie przechowywanie w systemie teleinformatycznym. Muszą to być warunki zapewniające zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą, a także gwarantujące integralność treści dokumentacji i metadanych, co oznacza zabezpieczenie przed wprowadzeniem zmian i modyfikacji przez nieuprawnione osoby oraz skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych. Warunek ten zostanie spełniony jeśli dostęp do dokumentacji będą posiadać tylko osoby uprawnione oraz zostaną zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

W tym celu pracodawca powinien opracować i zastosować odpowiednie procedury zabezpieczające dokumentację oraz przygotować system ich przechowywania, w tym procedury dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz ich archiwizacji. Dodatkowo należy prowadzić bieżące kontrole funkcjonowania organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia. Rolą pracodawcy jest również przygotowanie i realizacja planów przechowywania dokumentacji w długim czasie. Zalicza się do tego, m.in. przenoszenie plików na nowe informatyczne nośniki danych, konwertowanie do nowych formatów oraz jeżeli wymaga tego sytuacja, zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji. 

Przekazanie informacji obecnym i byłym pracownikom   

Jeśli dany pracodawca podjął decyzje o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania papierów pracowniczych, to zgodnie z nowym art. 94 [9] kodeksu pracy ma obowiązek poinformować obecnych oraz byłych pracowników o możliwości odbioru w ciągu 30 dni od dnia przekazania tej wiadomości poprzedniej postaci dokumentacji. O ile w przypadku pracowników aktualnie zatrudnionych przekazanie informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji nie budzi dużych trudności, gdyż pracodawca może to zrobić w dotychczas zwyczajowo przyjęty sposób (np. ogłoszeniem w intranecie, zarządzeniem itp.), to w przypadku byłych pracowników może to budzić spore trudności. Bo jak ma postąpić pracodawca, który dowiedział się o śmierci byłego pracownika?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. art. 94(9) §3 kodeksu pracy. Dokumentacja pracownicza  prowadzona w dotychczasowej formie papierowej może zostać przekazana dzieciom pracownika, małżonkowi lub rodzicom. Jeśli dokumentacja taka nie zostanie odebrana w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o możliwości odbioru, pracodawca ma prawo poprzednią postać dokumentacji pracowniczej zniszczyć. Oczywiście zniszczenie dotyczy jedynie wersji, która była prowadzona przed zmianą, a nie akt osobowych w ogóle. Jeśli np. pracodawca prowadził akta osobowe w postaci papierowej, a następnie przeszedł na wersję elektroniczną, to wersję papierową może zniszczyć, jeśli we wskazanym powyżej terminie nie zostanie odebrana przez pracownika czy członków jego rodziny (w wypadku śmierci pracownika).

W pozostałych przypadkach pracodawca musi poinformować o możliwości odbioru papierowych dokumentów pracowniczych w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub elektronicznie (za pośrednictwem maila).

Należy również wspomnieć, że pracodawcy mogą zmienić zdanie i ponownie powrócić do papierowej postaci dokumentów pracowniczych. Modyfikacja postaci dokumentacji w drugą stronę, tj. z elektronicznej na papierową, następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Anna Sadowska - Payroll Project Manager Mazars.