| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ZUS i kadry > Zatrudnianie i zwalnianie > Elektroniczne akta osobowe pracowników - obowiązki pracodawcy

Elektroniczne akta osobowe pracowników - obowiązki pracodawcy

Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej. Zniesiony został obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. Pracodawca ma prawo wyboru formy przechowywania dokumentów pracowniczych (papierową albo elektroniczną).

e-Rewolucja

Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, jest równoważna z dotychczas obowiązują wersją papierową. Do tej pory to pracodawcy decydowali czy dokumentacja personalna danego pracownika była prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej czy nadal w formie papierowej. Oznacza to, że pracodawca nie może prowadzić akt osobowych dla tego samego pracownika częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.

Dylemat pracodawców

Stosowana do tej pory praktyka, w której pracodawcy wykonując swój obowiązek wynikający z kodeksu pracy prowadzenia dokumentacji personalnej w formie papierowej i pomocniczo w formie elektronicznej, od 1 stycznia 2019 jest niedopuszczalna. Dotychczas bardzo popularną praktyką było sporządzanie i przechowywanie umów o pracę w formie pisemnej, natomiast ewidencja czasu pracy miała postać elektroniczną. W związku z tym, z dniem 1 stycznia 2019 wielu pracodawców stanęło przed trudnym do rozstrzygnięcia dylematem, w jakiej formie mają prowadzić dokumentację pracowników.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców

Przeniesienie dokumentacji

Pracodawcy, którzy zdecydowali się na zmianę formy z papierowej na elektroniczną, muszą  sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, w szczególności skanu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie oznacza to, że wystarczy tylko zwykłe zeskanowanie dokumentów i umieszczenie go w pewnym pliku dokumentów.

Ponadto, aby dokumenty z akt osobowych można było wygodnie przeglądać, każdy z nich musi być opisany wieloma parametrami. Konieczne jest przypisanie do właściwej części akt (A, B, C, D), kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej firmy są istotne. Elektroniczna dokumentacja pracownicza wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. Każdy z nich należy zapisać w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami formatów plików w formacie pdf. Odwzorowanie cyfrowe należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby weryfikacji go z dokumentem papierowym.  

Odpowiednie zabezpieczenie danych

Kolejnym wymogiem stawianym przed pracodawcą, który zdecyduje się na elektroniczne prowadzenie akt osobowych jest ich odpowiednie przechowywanie w systemie teleinformatycznym. Muszą to być warunki zapewniające zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą, a także gwarantujące integralność treści dokumentacji i metadanych, co oznacza zabezpieczenie przed wprowadzeniem zmian i modyfikacji przez nieuprawnione osoby oraz skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych. Warunek ten zostanie spełniony jeśli dostęp do dokumentacji będą posiadać tylko osoby uprawnione oraz zostaną zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Artykuł Partnerski

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Maciej Jakubowski

Aplikant radcowski

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »