Elektroniczne akta osobowe pracowników - obowiązki pracodawcy

e-Rewolucja

Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, jest równoważna z dotychczas obowiązują wersją papierową. Do tej pory to pracodawcy decydowali czy dokumentacja personalna danego pracownika była prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej czy nadal w formie papierowej. Oznacza to, że pracodawca nie może prowadzić akt osobowych dla tego samego pracownika częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.

Dylemat pracodawców

Stosowana do tej pory praktyka, w której pracodawcy wykonując swój obowiązek wynikający z kodeksu pracy prowadzenia dokumentacji personalnej w formie papierowej i pomocniczo w formie elektronicznej, od 1 stycznia 2019 jest niedopuszczalna. Dotychczas bardzo popularną praktyką było sporządzanie i przechowywanie umów o pracę w formie pisemnej, natomiast ewidencja czasu pracy miała postać elektroniczną. W związku z tym, z dniem 1 stycznia 2019 wielu pracodawców stanęło przed trudnym do rozstrzygnięcia dylematem, w jakiej formie mają prowadzić dokumentację pracowników.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców

Przeniesienie dokumentacji

Pracodawcy, którzy zdecydowali się na zmianę formy z papierowej na elektroniczną, muszą  sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, w szczególności skanu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie oznacza to, że wystarczy tylko zwykłe zeskanowanie dokumentów i umieszczenie go w pewnym pliku dokumentów.

Ponadto, aby dokumenty z akt osobowych można było wygodnie przeglądać, każdy z nich musi być opisany wieloma parametrami. Konieczne jest przypisanie do właściwej części akt (A, B, C, D), kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej firmy są istotne. Elektroniczna dokumentacja pracownicza wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. Każdy z nich należy zapisać w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami formatów plików w formacie pdf. Odwzorowanie cyfrowe należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby weryfikacji go z dokumentem papierowym.  

Odpowiednie zabezpieczenie danych

Kolejnym wymogiem stawianym przed pracodawcą, który zdecyduje się na elektroniczne prowadzenie akt osobowych jest ich odpowiednie przechowywanie w systemie teleinformatycznym. Muszą to być warunki zapewniające zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą, a także gwarantujące integralność treści dokumentacji i metadanych, co oznacza zabezpieczenie przed wprowadzeniem zmian i modyfikacji przez nieuprawnione osoby oraz skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych. Warunek ten zostanie spełniony jeśli dostęp do dokumentacji będą posiadać tylko osoby uprawnione oraz zostaną zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.