REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS zaczną obowiązywać już na początku 2019 r. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas ich przechowywania. Pracodawcy chcący prowadzić dokumentację za pomocą e-akt będą zobowiązani co miesiąc dostarczać do ZUS nowy zakres danych, uwzględniając przy tym zasady ochrony danych osobowych.

Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.; dalej: k.p.), w art. 94 pkt 9a i 9b nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracownika. Z kolei ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118 ze zm.) stanowi, że „Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika” (art. 125a ust. 4).

REKLAMA

REKLAMA

Cele nowelizacji

Od nowego roku zacznie obowiązywać ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357). Niektóre jej przepisy weszły w życie już w lutym 2018 r., wraz z ich ogłoszeniem w Dzienniku Ustaw RP. Zgodnie z uzasadnieniem ustawy ma ona za zadanie skrócić okres zobowiązania pracodawców do przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat i umożliwić prowadzenie jej w formie elektronicznej.

Krótszy czas archiwizacji oraz wprowadzenie tzw. e-akt ma zoptymalizować proces prowadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących stosunku pracy. Po stronie pracodawców ma zmniejszyć koszty administracyjne i magazynowania, a pracownikom zapewnić większe bezpieczeństwo realizacji uprawnień emerytalno-rentowych. Przekazane drogą elektroniczną dane do ZUS będą znajdowały się w jego zasobach, co uchroni pracowników przed ich utratą np. w przypadku likwidacji przechowującego je w formie papierowej zakładu pracy.

Dla kogo skrócony czas archiwizacji?

Pracodawcy i zleceniodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą w formie e-akt przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia dla każdego nowo zatrudnionego po 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie miał również prawo objąć krótszym okresem archiwizacji dane pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Wówczas niezbędne będzie złożenie w ZUS oświadczenia ZUS OSW, czyli oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA na temat wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w tym okresie, a następnie złożenie tych raportów. Akta zatrudnionych przed datą 1 stycznia 1999 r. pracodawcy i zleceniodawcy będą przechowywali na starych zasadach 50-letniego okresu archiwizacji.

REKLAMA

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązki i odpowiedzialność pracodawcy

W związku z przekazaniem do ZUS raportu ZUS RIA, na pracodawcy/zleceniodawcy będzie spoczywał obowiązek informacyjny wobec pracownika/zleceniobiorcy. Mowa tu m.in. o przekazaniu pracownikowi kopii złożonego raportu celem umożliwienia mu weryfikacji jego zawartości czy pouczeniu o skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy muszą również pamiętać, że art. 94 pkt 9a i 9b k.p. wymagają od nich nie tylko prowadzenia akt pracowniczych, ale i przechowywania ich w warunkach chroniących przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niedopełnienie któregoś z tych obowiązków zagrożone jest karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 i 7 k.p.). Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z brzmieniem przepisów art. 94 pkt 9a i 9b ustawy nowelizującej pracodawcy będą zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej „(...) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej” (Dz.U. 2018 poz. 357; art. 1 pkt 3).

Zobacz także: Kadry


Nowelizacja a RODO

Nowelizacja kodeksu pracy, dodając w nim art. 944–9412, doprecyzowuje obowiązki pracodawców związane z dokumentacją ZUS m.in. w zakresie jej udostępniania, udzielania informacji czy też jej zniszczenia. Do najważniejszych należą jednak te związane z zagwarantowaniem jej poufności, integralności, dostępności i ogólnego bezpieczeństwa, czyli spełnienia wymogów obowiązującego od 25 maja 2018 r. rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zwanego potocznie RODO. O ciążących na pracodawcach obowiązkach przestrzegania obostrzeń RODO przy wprowadzaniu zmian w firmie w zakresie dokumentacji ZUS, mówią sami twórcy nowelizacji. W jej uzasadnieniu zawarto bowiem, że „Projektowane rozwiązania są zgodne z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE” (Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 06.11.2017 r. RM-10-137-17).

Wysokie kary finansowe dla przedsiębiorców

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w komunikacie w sprawie zmiany zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej informuje, że przedsiębiorcy zmuszeni będą dostosować posiadane w firmie programy kadrowo-płacowe, tak by ewidencjonowały wymagane przez nowe przepisy dane. Dostosowujący się do nowych regulacji pracodawcy muszą robić to przede wszystkim zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych. Może się to wiązać z koniecznością przygotowywania polityki i wewnętrznego regulaminu ochrony danych osobowych i ochrony baz danych w firmie, jak i utworzeniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Warto więc przeprowadzić w przedsiębiorstwie audyt prawny lub sięgnąć po dedykowaną usługę doradztwa dotyczącego RODO. Przedsiębiorcy muszą bowiem pamiętać, że naruszenie obowiązków wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych w przypadkach mniejszej wagi zagrożone jest karą pieniężną do 10 mln EUR lub do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. W skrajnych przypadkach górne granice tych kar wzrastają dwukrotnie.

Autor: radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi

radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

REKLAMA

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy niemal dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

REKLAMA