REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy

Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS zaczną obowiązywać już na początku 2019 r. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas ich przechowywania. Pracodawcy chcący prowadzić dokumentację za pomocą e-akt będą zobowiązani co miesiąc dostarczać do ZUS nowy zakres danych, uwzględniając przy tym zasady ochrony danych osobowych.

Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.; dalej: k.p.), w art. 94 pkt 9a i 9b nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracownika. Z kolei ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118 ze zm.) stanowi, że „Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika” (art. 125a ust. 4).

Autopromocja

Cele nowelizacji

Od nowego roku zacznie obowiązywać ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357). Niektóre jej przepisy weszły w życie już w lutym 2018 r., wraz z ich ogłoszeniem w Dzienniku Ustaw RP. Zgodnie z uzasadnieniem ustawy ma ona za zadanie skrócić okres zobowiązania pracodawców do przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat i umożliwić prowadzenie jej w formie elektronicznej.

Krótszy czas archiwizacji oraz wprowadzenie tzw. e-akt ma zoptymalizować proces prowadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących stosunku pracy. Po stronie pracodawców ma zmniejszyć koszty administracyjne i magazynowania, a pracownikom zapewnić większe bezpieczeństwo realizacji uprawnień emerytalno-rentowych. Przekazane drogą elektroniczną dane do ZUS będą znajdowały się w jego zasobach, co uchroni pracowników przed ich utratą np. w przypadku likwidacji przechowującego je w formie papierowej zakładu pracy.

Dla kogo skrócony czas archiwizacji?

Pracodawcy i zleceniodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą w formie e-akt przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia dla każdego nowo zatrudnionego po 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie miał również prawo objąć krótszym okresem archiwizacji dane pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Wówczas niezbędne będzie złożenie w ZUS oświadczenia ZUS OSW, czyli oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA na temat wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w tym okresie, a następnie złożenie tych raportów. Akta zatrudnionych przed datą 1 stycznia 1999 r. pracodawcy i zleceniodawcy będą przechowywali na starych zasadach 50-letniego okresu archiwizacji.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązki i odpowiedzialność pracodawcy

W związku z przekazaniem do ZUS raportu ZUS RIA, na pracodawcy/zleceniodawcy będzie spoczywał obowiązek informacyjny wobec pracownika/zleceniobiorcy. Mowa tu m.in. o przekazaniu pracownikowi kopii złożonego raportu celem umożliwienia mu weryfikacji jego zawartości czy pouczeniu o skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy muszą również pamiętać, że art. 94 pkt 9a i 9b k.p. wymagają od nich nie tylko prowadzenia akt pracowniczych, ale i przechowywania ich w warunkach chroniących przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niedopełnienie któregoś z tych obowiązków zagrożone jest karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 i 7 k.p.). Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z brzmieniem przepisów art. 94 pkt 9a i 9b ustawy nowelizującej pracodawcy będą zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej „(...) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej” (Dz.U. 2018 poz. 357; art. 1 pkt 3).

Zobacz także: Kadry


Nowelizacja a RODO

Nowelizacja kodeksu pracy, dodając w nim art. 944–9412, doprecyzowuje obowiązki pracodawców związane z dokumentacją ZUS m.in. w zakresie jej udostępniania, udzielania informacji czy też jej zniszczenia. Do najważniejszych należą jednak te związane z zagwarantowaniem jej poufności, integralności, dostępności i ogólnego bezpieczeństwa, czyli spełnienia wymogów obowiązującego od 25 maja 2018 r. rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zwanego potocznie RODO. O ciążących na pracodawcach obowiązkach przestrzegania obostrzeń RODO przy wprowadzaniu zmian w firmie w zakresie dokumentacji ZUS, mówią sami twórcy nowelizacji. W jej uzasadnieniu zawarto bowiem, że „Projektowane rozwiązania są zgodne z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE” (Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 06.11.2017 r. RM-10-137-17).

Wysokie kary finansowe dla przedsiębiorców

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w komunikacie w sprawie zmiany zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej informuje, że przedsiębiorcy zmuszeni będą dostosować posiadane w firmie programy kadrowo-płacowe, tak by ewidencjonowały wymagane przez nowe przepisy dane. Dostosowujący się do nowych regulacji pracodawcy muszą robić to przede wszystkim zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych. Może się to wiązać z koniecznością przygotowywania polityki i wewnętrznego regulaminu ochrony danych osobowych i ochrony baz danych w firmie, jak i utworzeniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Warto więc przeprowadzić w przedsiębiorstwie audyt prawny lub sięgnąć po dedykowaną usługę doradztwa dotyczącego RODO. Przedsiębiorcy muszą bowiem pamiętać, że naruszenie obowiązków wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych w przypadkach mniejszej wagi zagrożone jest karą pieniężną do 10 mln EUR lub do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. W skrajnych przypadkach górne granice tych kar wzrastają dwukrotnie.

Autor: radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi

radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec
Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Rozliczenie ulgi na dzieci po rozwodzie kwestią sporną. Były mąż rozliczał ulgę według schematu 50/50%, z czym nie godziła się była małżonka

Po rozwodzie matka dzieci próbowała zawrzeć z byłym mężem porozumienie dotyczące ulgi na dzieci. Proponowała byłemu mężowi proporcjonalne korzystanie z ulgi według proporcji - 30% dla niego i 70% dla niej. Mąż jednak nie godził się na takie rozwiązanie. Co postanowił w tej sprawie organ skarbowy?

Podatek dla superbogaczy, by zwalczać uchylanie się od opodatkowania

Globalny podatek od superbogatych. Francuski minister finansów Bruno Le Maire poinformował, że wraz ze swoim brazylijskim odpowiednikiem Haddadem Fernando rozpoczyna wspólną inicjatywę, by na szczycie G20 w Waszyngtonie podjąć decyzję w sprawie minimalnego opodatkowania najbogatszych osób na świecie.

PFRON 2024. Zasady obliczania wpłat

Regulacje dotyczące dokonywania wpłat na PFRON zawarte są w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warto też pamiętać, że ustawa ta była wielokrotnie nowelizowana, z dwoma poważnymi zmianami z 2016 i 2018 roku. Jakie zasady obliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych obowiązują aktualnie w kwietniu 2024 roku?

Praca w Wielkiej Brytanii – czy i kiedy trzeba rozliczyć podatek w Polsce? Jak rozliczyć się z brytyjskim urzędem?

Mimo wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej nasi rodacy dalej wybierają ten kraj jako miejsce pracy. Destynacja ta jest wygodna pod wieloma względami. Jednym z nich jest łatwość dotarcia poprzez liczne połączenia samolotowe, dostępne prawie z każdego portu lotniczego w Polsce. Zebraliśmy garść informacji o rozliczeniu podatkowym w tym kraju. Warto je poznać zanim podejmiesz tam pracę.

REKLAMA