REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy

Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
Dokumentacja ZUS od 2019 r. - e-akta i obowiązki pracodawcy /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS zaczną obowiązywać już na początku 2019 r. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas ich przechowywania. Pracodawcy chcący prowadzić dokumentację za pomocą e-akt będą zobowiązani co miesiąc dostarczać do ZUS nowy zakres danych, uwzględniając przy tym zasady ochrony danych osobowych.

Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.; dalej: k.p.), w art. 94 pkt 9a i 9b nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracownika. Z kolei ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118 ze zm.) stanowi, że „Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika” (art. 125a ust. 4).

REKLAMA

Autopromocja

Cele nowelizacji

Od nowego roku zacznie obowiązywać ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357). Niektóre jej przepisy weszły w życie już w lutym 2018 r., wraz z ich ogłoszeniem w Dzienniku Ustaw RP. Zgodnie z uzasadnieniem ustawy ma ona za zadanie skrócić okres zobowiązania pracodawców do przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat i umożliwić prowadzenie jej w formie elektronicznej.

Krótszy czas archiwizacji oraz wprowadzenie tzw. e-akt ma zoptymalizować proces prowadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących stosunku pracy. Po stronie pracodawców ma zmniejszyć koszty administracyjne i magazynowania, a pracownikom zapewnić większe bezpieczeństwo realizacji uprawnień emerytalno-rentowych. Przekazane drogą elektroniczną dane do ZUS będą znajdowały się w jego zasobach, co uchroni pracowników przed ich utratą np. w przypadku likwidacji przechowującego je w formie papierowej zakładu pracy.

Dla kogo skrócony czas archiwizacji?

Pracodawcy i zleceniodawcy będą mogli przechowywać dokumentację pracowniczą w formie e-akt przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia dla każdego nowo zatrudnionego po 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie miał również prawo objąć krótszym okresem archiwizacji dane pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Wówczas niezbędne będzie złożenie w ZUS oświadczenia ZUS OSW, czyli oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA na temat wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w tym okresie, a następnie złożenie tych raportów. Akta zatrudnionych przed datą 1 stycznia 1999 r. pracodawcy i zleceniodawcy będą przechowywali na starych zasadach 50-letniego okresu archiwizacji.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązki i odpowiedzialność pracodawcy

W związku z przekazaniem do ZUS raportu ZUS RIA, na pracodawcy/zleceniodawcy będzie spoczywał obowiązek informacyjny wobec pracownika/zleceniobiorcy. Mowa tu m.in. o przekazaniu pracownikowi kopii złożonego raportu celem umożliwienia mu weryfikacji jego zawartości czy pouczeniu o skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy muszą również pamiętać, że art. 94 pkt 9a i 9b k.p. wymagają od nich nie tylko prowadzenia akt pracowniczych, ale i przechowywania ich w warunkach chroniących przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niedopełnienie któregoś z tych obowiązków zagrożone jest karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 i 7 k.p.). Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z brzmieniem przepisów art. 94 pkt 9a i 9b ustawy nowelizującej pracodawcy będą zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej „(...) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej” (Dz.U. 2018 poz. 357; art. 1 pkt 3).

Zobacz także: Kadry


Nowelizacja a RODO

Nowelizacja kodeksu pracy, dodając w nim art. 944–9412, doprecyzowuje obowiązki pracodawców związane z dokumentacją ZUS m.in. w zakresie jej udostępniania, udzielania informacji czy też jej zniszczenia. Do najważniejszych należą jednak te związane z zagwarantowaniem jej poufności, integralności, dostępności i ogólnego bezpieczeństwa, czyli spełnienia wymogów obowiązującego od 25 maja 2018 r. rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zwanego potocznie RODO. O ciążących na pracodawcach obowiązkach przestrzegania obostrzeń RODO przy wprowadzaniu zmian w firmie w zakresie dokumentacji ZUS, mówią sami twórcy nowelizacji. W jej uzasadnieniu zawarto bowiem, że „Projektowane rozwiązania są zgodne z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE” (Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 06.11.2017 r. RM-10-137-17).

Wysokie kary finansowe dla przedsiębiorców

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w komunikacie w sprawie zmiany zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej informuje, że przedsiębiorcy zmuszeni będą dostosować posiadane w firmie programy kadrowo-płacowe, tak by ewidencjonowały wymagane przez nowe przepisy dane. Dostosowujący się do nowych regulacji pracodawcy muszą robić to przede wszystkim zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych. Może się to wiązać z koniecznością przygotowywania polityki i wewnętrznego regulaminu ochrony danych osobowych i ochrony baz danych w firmie, jak i utworzeniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Warto więc przeprowadzić w przedsiębiorstwie audyt prawny lub sięgnąć po dedykowaną usługę doradztwa dotyczącego RODO. Przedsiębiorcy muszą bowiem pamiętać, że naruszenie obowiązków wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych w przypadkach mniejszej wagi zagrożone jest karą pieniężną do 10 mln EUR lub do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. W skrajnych przypadkach górne granice tych kar wzrastają dwukrotnie.

Autor: radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi

radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatki 2025 - przegląd najważniejszych zmian

Rok 2025 przyniósł ze sobą dość znaczące zmiany w polskim systemie podatkowym. Aktualizacje te mają na celu dostosowanie polityki podatkowej do dynamicznie zmieniającego się otoczenia gospodarczego, zwiększenie przejrzystości procesów oraz zapewnienie większej sprawiedliwości finansowej. Poniżej przedstawiam najważniejsze zmiany, które weszły w życie od 1 stycznia 2025r.

Zakupy z Chin mocno zdrożeją po likwidacji zasady de minimis. Nadchodzi ofensywa celna UE i USA wymierzona w chiński e-commerce

Granice Unii Europejskiej przekracza dziennie 12,6 mln tanich przesyłek zwolnionych z cła, z czego 91% pochodzi z Chin. W USA to ponad 3,7 mln paczek, w tym prawie 61% to produkty z Państwa Środka. W obu przypadkach to import w reżimie de minimis, który umożliwił chińskim serwisom podbój bogatych rynków e-commerce po obu stronach Atlantyku i stanowił istotny czynnik wzrostu w logistyce, zwłaszcza międzynarodowym w lotnictwie towarowym. Zbliża się jednak koniec zasady de minimis, co przemebluje nie tylko międzynarodowe dostawy, ale także transgraniczny e-handel i prowadzi do znaczącego wzrostu cen.

Ceny energii elektrycznej dla firm w 2025 roku. Aktualna sytuacja i prognozy

W 2025 roku polski rynek energii elektrycznej dla firm stoi przed szeregiem wyzwań i możliwości. Zrozumienie obecnej sytuacji cenowej oraz dostępnych form dofinansowania, zwłaszcza w kontekście inwestycji w fotowoltaikę, jest kluczowe dla przedsiębiorstw planujących optymalizację kosztów energetycznych.

Program do rozliczeń rocznych PIT

Rozlicz deklaracje roczne z programem polecanym przez tysiące firm i księgowych. Zawiera wszystkie typy deklaracji PIT, komplet załączników oraz formularzy NIP.

REKLAMA

ETS 2: Na czym polega nowy system handlu emisjami w UE. Założenia, harmonogram i skutki wdrożenia. Czy jest szansa na rezygnację z ETS 2?

Unijny system handlu uprawnieniami do emisji (EU ETS) odgrywa kluczową rolę w polityce klimatycznej UE, jednak jego rozszerzenie na nowe sektory gospodarki w ramach ETS 2 budzi kontrowersje. W artykule przedstawione zostały założenia systemu ETS 2, jego harmonogram wdrożenia oraz potencjalne skutki ekonomiczne i społeczne. Przeanalizowano również możliwości opóźnienia lub rezygnacji z wdrożenia ETS 2 w kontekście polityki klimatycznej oraz nacisków gospodarczych i społecznych.

Samotny rodzic, ulga podatkowa i 800+. Komu skarbówka pozwoli skorzystać, a kto zostanie z niczym?

Ulga prorodzinna to temat, który każdego roku podczas rozliczeń PIT budzi wiele emocji, zwłaszcza wśród rozwiedzionych lub żyjących w separacji rodziców. Czy opieka naprzemienna oznacza równe prawa do ulgi? Czy ten rodzaj opieki daje możliwość rozliczenia PIT jako samotny rodzic? Ministerstwo Finansów rozwiewa wątpliwości.

Rozliczenie podatkowe 2025: Logowanie do Twój e-PIT. Dane autoryzujące, bankowość elektroniczna, Profil Zaufany, mObywatel, e-Dowód

W ramach usługi Twój e-PIT przygotowanej przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową w 2025 roku, można złożyć elektronicznie zeznania podatkowe: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37 i PIT-38 a także oświadczenie PIT-OP i informację PIT-DZ. Czas na to rozliczenie jest do 30 kwietnia 2025 r. Najpierw jednak trzeba się zalogować do e-US (e-Urząd Skarbowy - urzadskarbowy.gov.pl). Jak to zrobić?

Księgowy, biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość? Jeden błąd może kosztować Cię fortunę!

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale sposób jego realizacji zależy od wielu czynników. Zatrudnienie księgowego, współpraca z biurem rachunkowym czy samodzielne rozliczenia – każda opcja ma swoje plusy i minusy. Źle dobrane rozwiązanie może prowadzić do kosztownych błędów, kar i niepotrzebnego stresu. Sprawdź, komu najlepiej powierzyć finanse swojej firmy i uniknij pułapek, które mogą Cię słono kosztować!

REKLAMA

Czym są przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Sądy odpowiadają niejednoznacznie

Przychody pasywne w Estońskim CIT. Czy w przypadku gdy firma informatyczna sprzedaje prawa do gier jako licencje, są to przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Na pytanie, czy limit do 50% przychodów z wierzytelności dla podatników na Estońskim CIT powinien być liczony z uwzględnieniem zbywania własnych wierzytelności w ramach faktoringu, sądy odpowiadają niejednoznacznie.

Dość biurokratycznych absurdów! 14 kluczowych zmian, które uwolnią firmy od zbędnych ograniczeń

Mikro, małe i średnie firmy od lat duszą się pod ciężarem skomplikowanych przepisów i biurokratycznych wymagań. Rzecznik MŚP, Agnieszka Majewska, przekazała premierowi Donaldowi Tuskowi listę 14 postulatów, które mogą zrewolucjonizować prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Uproszczenia podatkowe, ograniczenie kontroli, mniej biurokracji i szybsze procedury inwestycyjne – te zmiany mogą zdecydować o przyszłości setek tysięcy przedsiębiorstw. Czy rząd odpowie na ten apel?

REKLAMA