REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO – kiedy i jak należy stosować przepisy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RODO – kiedy i jak należy stosować przepisy? /fot. Shutterstock
RODO – kiedy i jak należy stosować przepisy? /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

RODO, czyli inaczej rozporządzenie o ochronie danych osobowych, (ang. General Data Protection Regulation, GDPR) – to rozporządzenie Unii Europejskiej, zawierające przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. RODO obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku, nakładając tym samym na firmy i instytucje szczególne obowiązki w dziedzinie ochrony poufnych danych swoich klientów, kontrahentów czy pacjentów.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące tego kto, kiedy i w jaki sposób powinien respektować postanowienia RODO.

REKLAMA

Dane osobowe

Nie sposób omówić zagadnień związanych z RODO, nie wiedząc dokładnie, czym są dane osobowe, które RODO ma chronić; otóż dane osobowe to takie informacje, które umożliwiają identyfikację osób fizycznych, bądź dotyczą tych, które już zidentyfikowano. Należą do nich tak podstawowe informacje jak imię, nazwisko, adres oraz numer dowodu tożsamości, ale także mniej „powszechnie” uważane za dane osobowe cechy kulturowe, adres IP, informacje o dochodach i stanie zdrowia (będące w dyspozycji placówki medycznej).

Kiedy należy podporządkować się RODO?

Ponieważ RODO to rozporządzenie Unijne, stosować je należy wtedy, kiedy ma się coś z Unią Europejska wspólnego. A dokładnie, chodzi o sytuację, w której firma/instytucja ma siedzibę na terenie któregoś z krajów Unii, nawet jeżeli przetwarza poufne dane poza jej terytorium. Ale to nie wszystko; RODO działa też wtedy, kiedy rzeczona firma bądź instytucja ma co prawda siedzibę poza Unią, ale prowadzi działalność handlową na jej terenie, przetwarzając w związku z tym dane osobowe osób fizycznych (np. klientów), przebywających w którymkolwiek z unijnych państw. Co bardzo ważne, w tym drugim przypadku, przedsiębiorstwa są zobligowane do wyznaczenia swojego przedstawiciela na terenie UE.

Wyjątki

Ponieważ nie ma reguły bez wyjątków, także RODO nie stosuje się zawsze i wszędzie. Rozporządzeniem owym nie należy się przejmować wtedy, kiedy ktoś kogo dotyczą poufne dane już nie żyje, bądź jest osobą prawną. Ponadto RODO nie działa kiedy dane co prawda są przetwarzane, ale w celach niezwiązanych z handlem, życiem zawodowym, lub działalnością gospodarczą prowadzonymi przez podmiot, którego dane dotyczą.

Kiedy, w oparciu o RODO można w ogóle przetwarzać dane?

Dyrektywa RODO bardzo precyzyjnie określa, kiedy poufne informacje mogą zostać oddane przetwarzaniu. Dzieje się tak wtedy, gdy:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- przedsiębiorstwo uzyska na przetwarzanie zgodę podmiotu zainteresowanego (Ale uwaga! Zgoda taka powinna być wyrażona w oparciu o wyraźnie i zrozumiałe zapytanie; np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola na stronie internetowej. Zgoda też musi być świadoma i dobrowolna, a zakres przetwarzania danych może dotyczyć tylko zakresu, na jaki wyrażono zgodę)

- przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania warunków umowy w stosunku do podmiotu, którego dane są przetwarzane

- przetwarzanie jest konieczne dla realizacji interesu publicznego

- przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji postanowień prawa

kiedy przetwarzanie chroni żywotne interesu podmiotu będącego właścicielem danych

- firma działa w swoim interesie, ale w takim przypadku interes firmy nie może być nadrzędny wobec interesów właściciela danych

Dane, których przetwarzanie jest surowo zabronione

Istnieje pewna kategoria informacji, których przetwarzanie jest absolutnie zakazane. Nie trudno domyślić się, że są to dane bardzo osobiste, a czasami wręcz intymne. Zaliczyć można do nich poglądy polityczne, preferencje seksualne, kwestie religijne i światopoglądowe, pochodzenie (etniczne lub rasowe), działalność w związkach zawodowych, informacje dotyczące ewentualnych konfliktów z prawem (choć czasami szczegółowe przepisy krajów unijnych na to zezwalają), oraz szeroko rozumiane informacje medyczne.

RODO a „zewnętrzne” i „wewnętrzne” przetwarzanie danych

REKLAMA

Może zdarzyć się, że poufne dane osobowe, które są przetwarzane, trafiają do różnych instytucji (określmy to, jako przetwarzanie „zewnętrzne”). W takim przypadku, w myśl RODO proces ten nadzorowany musi być przez dwa podmioty. Pierwszy z nich decyduje o tym jak i po co przetwarzać dane – jest to tzw. administrator danych, a drugi, który przechowuje i przetwarza dane w jego imieniu to podmiot przetwarzający.

Druga sytuacja ma miejsce, kiedy dane przetwarzane są wewnątrz przedsiębiorstwa (czyli chodzi tu o przetwarzanie „wewnętrzne”). W takim przypadku, za dane odpowiada inspektor ochrony danych, wyznaczony przez rzeczone przedsiębiorstwo.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Postępując zgodnie z unijnym rozporządzeniem, inspektor taki powinien być wyznaczony wtedy, kiedy istotą działalności firmy jest gromadzenie i przetwarzanie danych poufnych, są one przetwarzane na szeroka skalę, bądź też samo przetwarzanie danych, względnie monitorowanie konkretnych osób fizycznych jest procesem regularnym.

Klasycznym przykładem, kiedy należy zastosować przepisy RODO nakazujące powołanie inspektora, jest działalność polegająca na pozyskaniu i przetwarzaniu danych osobowych przez firmę informatyczną przesyłającą na podstawie zaobserwowanych preferencji i zachowań potencjalnych klientów konkretne reklamy do użytkowników sieci.

Czy RODO stosuje się w stosunku do dzieci?

Oczywiście. Jeśli dana firma zajmuje się przetwarzaniem danych poufnych osób niepełnoletnich, również musi podporządkować się przepisom RODO. Nakazują one wcześniejsze uzyskanie odpowiedniej zgody od ich rodziców bądź opiekunów prawnych.

Zobacz: RODO 2018


Inne sytuacje, w których należy podporządkować się zaleceniom RODO

Po pierwsze, chodzi o ewentualność, w której właściciel danych żąda dostępu do nich, ewentualnie ich przeniesienia. W obu przypadkach żądanie musi zostać spełnione.

REKLAMA

Po drugie, w oparciu o RODO, podmiot będący dysponentem poufnych informacji zawsze może zechcieć poprawić, uzupełnić, czy nawet sprzeciwić się dalszemu ich przetwarzaniu (w stopniu ograniczonym lub pełnym). Także wtedy należy podporządkować się żądaniom właściciela danych, chyba że interes firmy jest nadrzędny wobec interesu właściciela.

Po trzecie, RODO należy stosować, kiedy podmiot – właściciel danych zechce skorzystać z tzw. „prawa do bycia zapomnianym”, czyli usunięcia informacji o sobie z archiwów konkretnej instytucji w sytuacji w której celowość ich przetwarzania zanikła. Niemniej, są okoliczności, w których „prawo do bycia zapomnianym” nie mus być stosowane; a mianowicie:

- istnieje konieczność dalszego przechowywania danych w celu realizacji interesu publicznego

- przechowywanie danych jest obowiązkiem narzuconym przez prawo

- podporządkowanie się „prawu do bycia zapomnianym” sprzeciwia się wolności wypowiedzi

- przechowywanie danych osobowych jest konieczne do ustalenia roszczenia

Po czwarte, kiedy dojdzie do naruszenia ochrony danych. Wtedy firma przetwarzająca owe dane zobowiązana jest do powiadomienia o tym fakcie swój organ ochrony danych (ma na to 72 godziny), a w szczególnych przypadkach, także właścicieli zagrożonych danych.

Po piąte, kiedy właściciel danych zechce wyegzekwować swoje prawa związane z przetwarzaniem jego danych. Gdyby ktoś złożył taki wniosek (np. chce skorzystać z prawa do bycia zapomnianym), odpowiedź nie powinna zająć dłużej niż 1 miesiąc, chociaż w szczególnych sytuacjach czas ten może zostać przedłużony jeszcze o dwa miesiące.

Inne obowiązki narzucone przez RODO

Gdyby planowane przetwarzanie poufnych danych wiązałoby się z wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych, których dane dotyczą, firma zajmująca się przetwarzaniem zobowiązana jest do przeprowadzenia oceny ewentualnych skutków takiego procesu.

Przedsiębiorstwo lub instytucja dysponująca danymi osobowymi powinna móc w dowolnym momencie udowodnić, że działa zgodnie z RODO. W tym celu zalecane jest prowadzenie rejestru odpowiednich informacji dotyczących przetwarzania omawianych danych.

Informacje kierowane do podmiotów, których dane są przetwarzane, powinny być formułowane w sposób przejrzysty i zrozumiały.

Konsekwencje

Nieprzestrzeganie zaleceń RODO grozi poważnymi karami finansowymi, rzędu 20 mln Euro lub 4% wartości światowego obrotu przedsiębiorstwa, które może być ponadto zmuszone do podjęcia tzw. kroków naprawczych, z zakazem przetwarzania danych włącznie.

RODO poza UE

W momencie, w którym dyrektywa RODO obejmie kraje zrzeszone w Europejskim Obszarze Gospodarczym, będzie ono obowiązywać jeszcze w takich państwach jak Islandia, Liechtenstein i Norwegia. Oznacza to, że procedury RODO dotyczące przetwarzania danych poufnych będą tam dokładnie takie same jak w UE, i stosowane będą w takich samych sytuacjach (także w razie transferu danych poza EOG).

S-NET
Główne dziedziny działalności przedsiębiorstwa to dostawa nowoczesnych rozwiązań telekomunikacyjnych dla biznesu i ISP; integracja rozwiązań IT takich jak: serwery, sprzęt telekomunikacyjny,​ ​sprzęt​ ​sieciowy,​ ​outsorcing​ ​IT.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA