REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

Monitoring służbowych maili w firmie a RODO
Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

REKLAMA

REKLAMA

Chcesz wprowadzić w firmie monitoring służbowej poczty elektronicznej? Pamiętaj od dostosowaniu wewnętrznych regulacji do aktualnych wymogów Kodeksu pracy oraz RODO.

Sprawy związane z monitoringiem służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy nie były dotychczas uregulowane w sposób przejrzysty i wyczerpujący. Sytuacja uległa zmianie z dniem 25 maja 2018 r. a więc z chwilą rozpoczęcia stosowania RODO, a także wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz.1000) – ustawa ta zastąpiła ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

REKLAMA

Autopromocja

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wprowadziła przy okazji szereg zmian do obowiązujących przepisów. Jedną z takich zmian są przewidziane w art. 111 powołanej ustawy, zmiany ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy. Zmiany te obejmują między innymi sprawy dotyczące monitoringu służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy.

Zgodnie z brzmieniem dodanego art. 223 Kodeksu pracy, jeśli pracodawca uzna, że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego wykorzystania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Należy jednak pamiętać, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Definicję dobra osobistego człowieka zawiera 23 Kodeksu cywilnego. Wprowadzenie monitoringu służbowej poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy powinno być poprzedzone określonymi w ustawie czynnościami „przygotowawczymi”. Jednym słowem pracodawca nie może tak po prostu, z dnia na dzień wprowadzić monitoringu poczty elektronicznej i przejść nad tym do porządku dziennego.

Zgodnie z art. 223 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż na 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu. Jednocześnie pracodawca zobowiązany jest przed wprowadzeniem kontroli poczty elektronicznej określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Informacje te pracodawca zobowiązany jest ustalić i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 50 osób).

Ponadto pracodawca zobowiązany jest, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, przekazać mu na piśmie informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Jakkolwiek nie wynika to wprost z przepisów wydaje się wskazane, aby pracownik podpisał się pod taką informacją (przyjął ją do wiadomości) i aby została ona załączona do jego teczki osobowej. Dodatkowo, niezależnie od obowiązków, o których mowa powyżej, w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektroniczne pracodawca zobowiązany jest odpowiednio stosować przepisy art. 222 § 6-10 Kodeksu pracy (tj. przepisy o monitoringu obrazu).

Oznacza to, że w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej pracodawca powinien odpowiednio oznaczyć pomieszczenia, w których znajdują się komputery objęte monitoringiem, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przepisy nie precyzują, jakiej wielkość ma być informacja o wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej, ani też, tego, jaką treść ma ona zawierać. Mowa jest jedynie o tym, że pomieszczenia mają być oznaczone w sposób widoczny i czytelny. Można sobie natomiast wyobrazić, że taka informacja będzie również zawarta na nalepce naklejanej na monitorze komputera służbowego lub wyświetlana automatycznie na ekranie monitora po uruchomieniu komputera.

Jeśli chodzi o samą treść takiej informacji to przepisy Kodeku pracy nie regulują tej kwestii a zatem trzeba, posiłkowo odwołać się do przepisów RODO a zwłaszcza do tych dotyczący tzw. obowiązków informacyjnych (art. 13 RODO).

Generalnie, zatem informacja o zainstalowaniu monitoringu poczty elektronicznej powinna podawać podstawę prawną zainstalowania monitoringu poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy ( a więc art. 223 Kodeksu pracy), przywoływać informację na temat RODO a także wskazywać, kto jest administratorem danych ( z podaniem adresu kontaktowego do inspektora ochrony danych, jeśli jest powołany), a ponadto, jaki jest cel monitoringu poczty elektronicznej, jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych, jak długo można kontrolować zawartość poczty elektronicznej, prawie pracownika do uzyskania informacji na temat swoich danych a także prawie do wystąpienia ze skargą do organu nadzorczego.

Wojciech Ostrowski, Radca prawny, Wspólnik w Kancelarii Prawnej Rachelski i Wspólnicy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Można już zapłacić podatek PIT kartą płatniczą w e-Urzędzie Skarbowym

Od 20 marca 2025 r. podatnicy mogą opłacać podatek PIT w serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) i usłudze Twój e-PIT za pomocą karty płatniczej. Dotychczas użytkownicy e-Urzędu Skarbowego mogli zapłacić podatek online przelewem bankowym lub BLIK-iem.

Prof. Witold Modzelewski: nienależny zwrot podatku VAT wynosi prawdopodobnie 40-50 mld zł rocznie

Prof. Witold Modzelewski szacuje, że nienależne zwroty VAT w Polsce mogą wynosić nawet 40-50 miliardów złotych rocznie. W 2024 roku wykryto blisko 292 tys. fikcyjnych faktur na łączną kwotę 8,7 miliarda złotych, co oznacza wzrost o ponad 130% w porównaniu do roku poprzedniego. Choć efektywność kontroli skarbowych rośnie, eksperci wskazują, że skala oszustw wciąż jest ogromna, a same kontrole mogą nie wystarczyć do rozwiązania problemu.

Zegarek od szefa bez PIT? Skarbówka: To nie przychód, ale może być darowizna

Czy upominki na jubileusz pracy i dla odchodzących na emeryturę podlegają opodatkowaniu? Skarbówka potwierdza – nie trzeba płacić podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). W grę może jednak wchodzić podatek od spadków i darowizn.

VAT 2025: Kto może rozliczać się kwartalnie

Kurs euro z 1 października 2024 r., według którego jest ustalany limit sprzedaży decydujący o statusie małego podatnika w 2025 r. oraz prawie do rozliczeń kwartalnych przez spółki rozliczające się według estońskiego CIT wynosił 4,2846 zł za euro. Kto zatem może rozliczać VAT raz na 3 miesiące w bieżącym roku?

REKLAMA

Skarbówka zabrała, sądy oddały: Przedsiębiorcy odzyskali 2,8 mld zł w sprawach o faktury

Tysiące firm niesłusznie oskarżonych o udział w oszustwach VAT w końcu wygrało walkę z fiskusem. W ciągu trzech lat sądy i organy odwoławcze uchyliły decyzje skarbówki na astronomiczną kwotę 2,8 mld zł! Czy to początek końca urzędniczej samowoli wobec przedsiębiorców?

Zleceniobiorca choruje albo miał wypadek przy pracy – jakie świadczenia mu przysługują. Czy obowiązuje okres wyczekiwania?

Umowa zlecenie to popularna forma zatrudnienia na rynku pracy. Chętnie korzystają z niej osoby, chcące skorzystać z dodatkowej formy „dorywczego” zatrudnienia i dorobić do podstawowej pensji czy studenci, którzy szukają większej swobody i elastyczności formy świadczenia pracy, aby móc pogodzić ją ze studiami. Dla niektórych umowa zlecenia jest jednak jedyną podstawą świadczenia pracy a tym samym jedynym tytułem podlegania pod ubezpieczenia. Wszystkie wymienione wyżej grupy różnią się przede wszystkim całościowym lub częściowym obowiązkiem oskładkowania przychodów uzyskiwanych z tego tytułu bądź brakiem takiego wymogu. Kwestia oskładkowania umów zlecenia implikuje natomiast ewentualne prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Czy w takim razie zleceniobiorca, który np. w pierwszym dniu świadczenia usług ulega wypadkowi podczas wykonywania zlecenia, może liczyć na wypłatę zasiłku z tego tytułu?

Mechanizm podzielonej płatności w VAT - kiedy jest obowiązkowy?

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT-u muszą w niektórych przypadkach liczyć się z dodatkowymi obowiązkami związanymi z tym podatkiem. Jednym z nich jest mechanizm podzielonej płatności (MPP), który można stosować dobrowolnie lub obligatoryjnie. Podpowiadamy, dla kogo MPP jest obowiązkowy, w jakich transakcjach się go stosuje i których towarów dotyczy.

Likwidacja sp. z o.o. – jak to zrobić zgodnie z prawem, krok po kroku

Jakie są kluczowe etapy procesu likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Choć założenie spółki z o.o. jest stosunkowo proste, zakończenie jej działalności wymaga przejścia przez szereg formalności, które warto dokładnie poznać przed podjęciem decyzji o likwidacji. Przyczyn i podstaw likwidacji może być wiele, w poniższym tekście opisaliśmy sytuację, w której podstawą likwidacji będzie uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki.

REKLAMA

Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Zdaniem Moniki Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymień można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Oto 5 kroków, które ułatwią firmom skuteczne przygotowanie się do KSeF i uniknąć problemów.

Cyberbezpieczeństwo: ile kosztuje zabezpieczenie danych w firmie. Przykłady: firma mała, średnia, duża

W obliczu rosnącego ryzyka cyberataków każda firma, niezależnie od wielkości, musi inwestować w odpowiednią ochronę danych i systemów informatycznych. Zagrożenia cybernetyczne stają się coraz bardziej zaawansowane, a ich skutki mogą być katastrofalne dla stabilności przedsiębiorstwa, zarówno w kontekście finansowym, jak i reputacyjnym. Bez odpowiednich zabezpieczeń, firmy są narażone na straty wynikające z utraty danych, złośliwego oprogramowania czy ataków ransomware. Eksperci z DNR Group pokazują na przykładach ile kosztuje w Polsce zabezpieczenie danych IT firm produkcyjnych.

REKLAMA