REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring służbowych maili w firmie a RODO
Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

REKLAMA

REKLAMA

Chcesz wprowadzić w firmie monitoring służbowej poczty elektronicznej? Pamiętaj od dostosowaniu wewnętrznych regulacji do aktualnych wymogów Kodeksu pracy oraz RODO.

Sprawy związane z monitoringiem służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy nie były dotychczas uregulowane w sposób przejrzysty i wyczerpujący. Sytuacja uległa zmianie z dniem 25 maja 2018 r. a więc z chwilą rozpoczęcia stosowania RODO, a także wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz.1000) – ustawa ta zastąpiła ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wprowadziła przy okazji szereg zmian do obowiązujących przepisów. Jedną z takich zmian są przewidziane w art. 111 powołanej ustawy, zmiany ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy. Zmiany te obejmują między innymi sprawy dotyczące monitoringu służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy.

Zgodnie z brzmieniem dodanego art. 223 Kodeksu pracy, jeśli pracodawca uzna, że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego wykorzystania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Należy jednak pamiętać, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Definicję dobra osobistego człowieka zawiera 23 Kodeksu cywilnego. Wprowadzenie monitoringu służbowej poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy powinno być poprzedzone określonymi w ustawie czynnościami „przygotowawczymi”. Jednym słowem pracodawca nie może tak po prostu, z dnia na dzień wprowadzić monitoringu poczty elektronicznej i przejść nad tym do porządku dziennego.

Zgodnie z art. 223 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż na 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu. Jednocześnie pracodawca zobowiązany jest przed wprowadzeniem kontroli poczty elektronicznej określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Informacje te pracodawca zobowiązany jest ustalić i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 50 osób).

Ponadto pracodawca zobowiązany jest, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, przekazać mu na piśmie informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Jakkolwiek nie wynika to wprost z przepisów wydaje się wskazane, aby pracownik podpisał się pod taką informacją (przyjął ją do wiadomości) i aby została ona załączona do jego teczki osobowej. Dodatkowo, niezależnie od obowiązków, o których mowa powyżej, w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektroniczne pracodawca zobowiązany jest odpowiednio stosować przepisy art. 222 § 6-10 Kodeksu pracy (tj. przepisy o monitoringu obrazu).

Oznacza to, że w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej pracodawca powinien odpowiednio oznaczyć pomieszczenia, w których znajdują się komputery objęte monitoringiem, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przepisy nie precyzują, jakiej wielkość ma być informacja o wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej, ani też, tego, jaką treść ma ona zawierać. Mowa jest jedynie o tym, że pomieszczenia mają być oznaczone w sposób widoczny i czytelny. Można sobie natomiast wyobrazić, że taka informacja będzie również zawarta na nalepce naklejanej na monitorze komputera służbowego lub wyświetlana automatycznie na ekranie monitora po uruchomieniu komputera.

Jeśli chodzi o samą treść takiej informacji to przepisy Kodeku pracy nie regulują tej kwestii a zatem trzeba, posiłkowo odwołać się do przepisów RODO a zwłaszcza do tych dotyczący tzw. obowiązków informacyjnych (art. 13 RODO).

Generalnie, zatem informacja o zainstalowaniu monitoringu poczty elektronicznej powinna podawać podstawę prawną zainstalowania monitoringu poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy ( a więc art. 223 Kodeksu pracy), przywoływać informację na temat RODO a także wskazywać, kto jest administratorem danych ( z podaniem adresu kontaktowego do inspektora ochrony danych, jeśli jest powołany), a ponadto, jaki jest cel monitoringu poczty elektronicznej, jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych, jak długo można kontrolować zawartość poczty elektronicznej, prawie pracownika do uzyskania informacji na temat swoich danych a także prawie do wystąpienia ze skargą do organu nadzorczego.

Wojciech Ostrowski, Radca prawny, Wspólnik w Kancelarii Prawnej Rachelski i Wspólnicy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA