REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

Monitoring służbowych maili w firmie a RODO
Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

REKLAMA

REKLAMA

Chcesz wprowadzić w firmie monitoring służbowej poczty elektronicznej? Pamiętaj od dostosowaniu wewnętrznych regulacji do aktualnych wymogów Kodeksu pracy oraz RODO.

Sprawy związane z monitoringiem służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy nie były dotychczas uregulowane w sposób przejrzysty i wyczerpujący. Sytuacja uległa zmianie z dniem 25 maja 2018 r. a więc z chwilą rozpoczęcia stosowania RODO, a także wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz.1000) – ustawa ta zastąpiła ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

REKLAMA

Autopromocja

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wprowadziła przy okazji szereg zmian do obowiązujących przepisów. Jedną z takich zmian są przewidziane w art. 111 powołanej ustawy, zmiany ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy. Zmiany te obejmują między innymi sprawy dotyczące monitoringu służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy.

Zgodnie z brzmieniem dodanego art. 223 Kodeksu pracy, jeśli pracodawca uzna, że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego wykorzystania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Należy jednak pamiętać, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Definicję dobra osobistego człowieka zawiera 23 Kodeksu cywilnego. Wprowadzenie monitoringu służbowej poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy powinno być poprzedzone określonymi w ustawie czynnościami „przygotowawczymi”. Jednym słowem pracodawca nie może tak po prostu, z dnia na dzień wprowadzić monitoringu poczty elektronicznej i przejść nad tym do porządku dziennego.

Zgodnie z art. 223 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż na 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu. Jednocześnie pracodawca zobowiązany jest przed wprowadzeniem kontroli poczty elektronicznej określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Informacje te pracodawca zobowiązany jest ustalić i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 50 osób).

Ponadto pracodawca zobowiązany jest, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, przekazać mu na piśmie informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Jakkolwiek nie wynika to wprost z przepisów wydaje się wskazane, aby pracownik podpisał się pod taką informacją (przyjął ją do wiadomości) i aby została ona załączona do jego teczki osobowej. Dodatkowo, niezależnie od obowiązków, o których mowa powyżej, w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektroniczne pracodawca zobowiązany jest odpowiednio stosować przepisy art. 222 § 6-10 Kodeksu pracy (tj. przepisy o monitoringu obrazu).

Oznacza to, że w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej pracodawca powinien odpowiednio oznaczyć pomieszczenia, w których znajdują się komputery objęte monitoringiem, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przepisy nie precyzują, jakiej wielkość ma być informacja o wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej, ani też, tego, jaką treść ma ona zawierać. Mowa jest jedynie o tym, że pomieszczenia mają być oznaczone w sposób widoczny i czytelny. Można sobie natomiast wyobrazić, że taka informacja będzie również zawarta na nalepce naklejanej na monitorze komputera służbowego lub wyświetlana automatycznie na ekranie monitora po uruchomieniu komputera.

Jeśli chodzi o samą treść takiej informacji to przepisy Kodeku pracy nie regulują tej kwestii a zatem trzeba, posiłkowo odwołać się do przepisów RODO a zwłaszcza do tych dotyczący tzw. obowiązków informacyjnych (art. 13 RODO).

Generalnie, zatem informacja o zainstalowaniu monitoringu poczty elektronicznej powinna podawać podstawę prawną zainstalowania monitoringu poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy ( a więc art. 223 Kodeksu pracy), przywoływać informację na temat RODO a także wskazywać, kto jest administratorem danych ( z podaniem adresu kontaktowego do inspektora ochrony danych, jeśli jest powołany), a ponadto, jaki jest cel monitoringu poczty elektronicznej, jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych, jak długo można kontrolować zawartość poczty elektronicznej, prawie pracownika do uzyskania informacji na temat swoich danych a także prawie do wystąpienia ze skargą do organu nadzorczego.

Wojciech Ostrowski, Radca prawny, Wspólnik w Kancelarii Prawnej Rachelski i Wspólnicy

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w Ordynacji podatkowej 2024. Likwidacja terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty podatku po wyroku TSUE i TK, rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pisma

Likwidacja ograniczenia czasowego na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku orzeczenia TSUE lub TK oraz rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pism do organów podatkowych – to najważniejsze nowości zawarte w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który został opublikowany 14 czerwca 2024 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia, a więc najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

Zmiany w VAT. Uproszczenia dla drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT

Szykują się zmiany w VAT. Małe firmy będą miały możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE niż ten, w którym mają siedzibę. Tak wynika z planowanej nowelizacji ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno firm z Polski, jak i z innych krajów członkowskich UE.

Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia wobec Polski procedurę nadmiernego deficytu. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

REKLAMA

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

Wyrok TSUE dot. nadpłaty VAT. Prawo do zwrotu nadpłaconego podatku wskutek błędnej ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

TSUE w wyroku z 21 marca 2024 r. zapadłym w sprawie C‑606/22 orzekł, że wykazanie nadpłaty podatku VAT i dochodzenie jej zwrotu dopuszczalne jest również wtedy, gdy sprzedaż z zawyżoną stawką VATu odbywała się na rzecz konsumentów na podstawie paragonów z kas rejestrujących (fiskalnych), a więc nie wyłącznie wówczas, gdy wystawiano faktury. Naczelny Sąd Administracyjny - w oczekiwaniu na powyższe orzeczenie - zawiesił kilka prowadzonych postępowań. Po wyroku TSUE postępowania te zostały podjęte na nowo i oczekują na rozstrzygnięcia.

W bankomacie Euronetu wypłacisz maksymalnie jednorazowo 200 zł (tylko 18 czerwca). Dlaczego? To akcja protestacyjna

We wtorek 18 czerwca 2024 r. w bankomatach Euronetu można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł. Wprowadzone ograniczenie to akcja protestacyjna Euronetu, która - jak powiedział PAP prezes Euronet Polska Marek Szafirski - ma zwrócić uwagę na sytuację operatorów bankomatów.

REKLAMA

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. MRPiPS przygotował zmianę rozporządzenia

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował 13 czerwca 2024 r. projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, który ma wejść w życie przed 1 lipca 2024 r. Co się zmieni?

Karty przedpłacone - jak rozliczać w VAT. Czy tak samo jak bony?

Aktualnie w obrocie gospodarczym często można się spotkać z różnego rodzaju kartami przedpłaconymi. Jak takie karty przedpłacone należy rozliczać dla celów VAT? Czy może tak samo jak bony (towarowe i usługowe)? A także czy niewykorzystane środki na kartach przedpłaconych należy opodatkować VAT?

REKLAMA