REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring służbowych maili w firmie a RODO
Monitoring służbowych maili w firmie a RODO

REKLAMA

REKLAMA

Chcesz wprowadzić w firmie monitoring służbowej poczty elektronicznej? Pamiętaj od dostosowaniu wewnętrznych regulacji do aktualnych wymogów Kodeksu pracy oraz RODO.

Sprawy związane z monitoringiem służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy nie były dotychczas uregulowane w sposób przejrzysty i wyczerpujący. Sytuacja uległa zmianie z dniem 25 maja 2018 r. a więc z chwilą rozpoczęcia stosowania RODO, a także wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2018 r. poz.1000) – ustawa ta zastąpiła ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wprowadziła przy okazji szereg zmian do obowiązujących przepisów. Jedną z takich zmian są przewidziane w art. 111 powołanej ustawy, zmiany ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pacy. Zmiany te obejmują między innymi sprawy dotyczące monitoringu służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy.

Zgodnie z brzmieniem dodanego art. 223 Kodeksu pracy, jeśli pracodawca uzna, że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego wykorzystania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

Polecamy: WARSZTAT: BIZNES z RODO Jak efektywnie funkcjonować w nowych realiach prawnych

REKLAMA

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy jednak pamiętać, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Definicję dobra osobistego człowieka zawiera 23 Kodeksu cywilnego. Wprowadzenie monitoringu służbowej poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy powinno być poprzedzone określonymi w ustawie czynnościami „przygotowawczymi”. Jednym słowem pracodawca nie może tak po prostu, z dnia na dzień wprowadzić monitoringu poczty elektronicznej i przejść nad tym do porządku dziennego.

Zgodnie z art. 223 § 3 Kodeksu pracy – pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż na 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu. Jednocześnie pracodawca zobowiązany jest przed wprowadzeniem kontroli poczty elektronicznej określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Informacje te pracodawca zobowiązany jest ustalić i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu pracy (zatrudnia poniżej 50 osób).

Ponadto pracodawca zobowiązany jest, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, przekazać mu na piśmie informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Jakkolwiek nie wynika to wprost z przepisów wydaje się wskazane, aby pracownik podpisał się pod taką informacją (przyjął ją do wiadomości) i aby została ona załączona do jego teczki osobowej. Dodatkowo, niezależnie od obowiązków, o których mowa powyżej, w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektroniczne pracodawca zobowiązany jest odpowiednio stosować przepisy art. 222 § 6-10 Kodeksu pracy (tj. przepisy o monitoringu obrazu).

Oznacza to, że w przypadku wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej pracodawca powinien odpowiednio oznaczyć pomieszczenia, w których znajdują się komputery objęte monitoringiem, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przepisy nie precyzują, jakiej wielkość ma być informacja o wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej, ani też, tego, jaką treść ma ona zawierać. Mowa jest jedynie o tym, że pomieszczenia mają być oznaczone w sposób widoczny i czytelny. Można sobie natomiast wyobrazić, że taka informacja będzie również zawarta na nalepce naklejanej na monitorze komputera służbowego lub wyświetlana automatycznie na ekranie monitora po uruchomieniu komputera.

Jeśli chodzi o samą treść takiej informacji to przepisy Kodeku pracy nie regulują tej kwestii a zatem trzeba, posiłkowo odwołać się do przepisów RODO a zwłaszcza do tych dotyczący tzw. obowiązków informacyjnych (art. 13 RODO).

Generalnie, zatem informacja o zainstalowaniu monitoringu poczty elektronicznej powinna podawać podstawę prawną zainstalowania monitoringu poczty elektronicznej na terenie zakładu pracy ( a więc art. 223 Kodeksu pracy), przywoływać informację na temat RODO a także wskazywać, kto jest administratorem danych ( z podaniem adresu kontaktowego do inspektora ochrony danych, jeśli jest powołany), a ponadto, jaki jest cel monitoringu poczty elektronicznej, jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych, jak długo można kontrolować zawartość poczty elektronicznej, prawie pracownika do uzyskania informacji na temat swoich danych a także prawie do wystąpienia ze skargą do organu nadzorczego.

Wojciech Ostrowski, Radca prawny, Wspólnik w Kancelarii Prawnej Rachelski i Wspólnicy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Eksport bez odprawy celnej – czy możliwe jest zgłoszenie po wywozie towaru?

W codziennej praktyce handlu zagranicznego przedsiębiorcy przywiązują ogromną wagę do dokumentacji celnej. To ona daje gwarancję bezpieczeństwa podatkowego, prawa do zastosowania stawki 0% VAT i pewność, że transakcja została prawidłowo rozliczona. Zdarzają się jednak sytuacje wyjątkowe, w których samolot z towarem już odleciał, statek odpłynął, a zgłoszenie eksportowe… nie zostało złożone. Czy w takiej sytuacji eksporter ma jeszcze szansę naprawić błąd?

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

KSeF ma być docelowo powszechnym systemem e-fakturowania. W 2026 r. rozpocznie się wystawianie faktur w KSeF przez przedsiębiorców. Jednak ustawodawca przewidział katalog wyłączeń. Warto wiedzieć, kto w praktyce nie będzie musiał korzystać z KSeF.

Czy pracodawca może obowiązkowo wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

REKLAMA

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

REKLAMA