Dokumenty w firmie

Szafy korespondencyjne. Nowe technologie (a w szczególności digitalizacja i automatyzacja) usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Pomocne w bezpiecznym obiegu dokumentacji w firmie są np. szafy korespondencyjne - urządzenia, które działają jak paczkomaty.

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur. Podatnicy CIT mają wątpliwości jak długo powinni przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury i inne dowody księgowe) za lata podatkowe, w których wykazali stratę podatkową. Zdaniem organów podatkowych ci podatnicy powinni przechowywać ww. księgi i dokumenty tak jak inni podatnicy, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający).

Konieczność pracy zdalnej, dystansowanie społeczne, wiele nowych i nie zawsze precyzyjnych regulacji wprowadzonych w ramach tarczy antykryzysowej – wszystko to sprawiło, że w ostatnich miesiącach na znaczeniu zyskała e-księgowość, a przedsiębiorcy przekonują się do elektronicznego przechowywania dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw.

Regulacje prawne w zakresie rachunkowości określają jak należy postępować z dokumentami takimi jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. Wskazują jednocześnie dopuszczalne przez ustawodawcę sposoby ochrony i przechowywania takiej dokumentacji.

Jednymi z najważniejszych danych, jakie gromadzi każda firma, są informacje osobowe jej pracowników. Ich ochrona konieczna jest nie tylko ze względu na przepisy prawa, ale również dlatego, że mogą stać się łakomym kąskiem dla cyberprzestępców, a tego typu ataki są coraz częstsze. Dotykają one nie tyle duże koncerny, co przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa, gdzie procedury przeciwdziałania tego typu zagrożeniom są niedopracowane lub wręcz nie istnieją. Nie powinniśmy zatem pytać „czy” ktoś zaatakuje naszą firmę, ale bardziej - „kiedy” to zrobi.

30 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów. Projekt zakłada m.in. skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej wyłącznie w formie elektronicznej (bez akt papierowych). Poza tym zasadą stanie się wypłata pracownikom wynagrodzenia w formie bezgotówkowej. Jednak na wniosek pracownika wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze?