Dokumenty w firmie

Szafy korespondencyjne. Nowe technologie (a w szczególności digitalizacja i automatyzacja) usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Pomocne w bezpiecznym obiegu dokumentacji w firmie są np. szafy korespondencyjne - urządzenia, które działają jak paczkomaty.

Blockchain w firmie. Pandemia zmusiła przedsiębiorców do przyspieszenia cyfryzacji dotychczasowych procesów. Bez wdrożenia innowacyjnych rozwiązań dla wielu firm podpisanie zwykłej umowy w czasie koronawirusa było utrudnione lub wręcz niemożliwe. Tymczasem dzięki zastosowaniu m.in. technologii blockchain przedsiębiorcy mogą korzystać zarówno z elektronicznego podpisu, jak również zarządzać całym cyklem obiegu dokumentów. Od momentu wytworzenia dokumentu aż do rozliczania wszystkich zdarzeń w jego obrębie.

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur. Podatnicy CIT mają wątpliwości jak długo powinni przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury i inne dowody księgowe) za lata podatkowe, w których wykazali stratę podatkową. Zdaniem organów podatkowych ci podatnicy powinni przechowywać ww. księgi i dokumenty tak jak inni podatnicy, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający).

Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej. Wszelkie dokumenty konieczne do rozliczenia podatku należy przetrzymywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jego płatności. Po tym okresie dokumentację można zniszczyć. Pierwszego stycznia 2021 upływa termin konieczności archiwizacji części dokumentów, co pozwala na ich zniszczenie. Istnieje jednak szereg przypadków, w których termin konieczności przechowywania dokumentacji podatkowej wydłuża się. Warto się z nimi zapoznać, zanim dokona się rewizji archiwum swojego przedsiębiorstwa.

Konieczność pracy zdalnej, dystansowanie społeczne, wiele nowych i nie zawsze precyzyjnych regulacji wprowadzonych w ramach tarczy antykryzysowej – wszystko to sprawiło, że w ostatnich miesiącach na znaczeniu zyskała e-księgowość, a przedsiębiorcy przekonują się do elektronicznego przechowywania dokumentów.

Prawo podatkowe w Polsce zmienia się bardzo często. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierzą się księgowi, nie sprzyja systematycznemu śledzeniu kolejnych nowości legislacyjnych. Trzeba jednak to robić, aby móc jak najlepiej zadbać o sprawy firmy. Warto zatem wdrożyć rozwiązania pozwalające zgromadzić wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzięki którym łatwiej będzie znaleźć istotne dokumenty w dowolnym momencie.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw.

Nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych na potrzeby ZUS zaczną obowiązywać już na początku 2019 r. Skróceniu ulegnie obowiązkowy czas ich przechowywania. Pracodawcy chcący prowadzić dokumentację za pomocą e-akt będą zobowiązani co miesiąc dostarczać do ZUS nowy zakres danych, uwzględniając przy tym zasady ochrony danych osobowych.

Regulacje prawne w zakresie rachunkowości określają jak należy postępować z dokumentami takimi jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. Wskazują jednocześnie dopuszczalne przez ustawodawcę sposoby ochrony i przechowywania takiej dokumentacji.

Barter, czyli wymiana towaru za towar, usługi za usługę lub usługi za towar ma miejsce, jeśli obie strony transakcji są dla siebie zarówno nabywcami, jak i sprzedawcami. Jak dokumentować barter i jak rozliczać podatkowo transakcje barterowe?

Jednymi z najważniejszych danych, jakie gromadzi każda firma, są informacje osobowe jej pracowników. Ich ochrona konieczna jest nie tylko ze względu na przepisy prawa, ale również dlatego, że mogą stać się łakomym kąskiem dla cyberprzestępców, a tego typu ataki są coraz częstsze. Dotykają one nie tyle duże koncerny, co przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa, gdzie procedury przeciwdziałania tego typu zagrożeniom są niedopracowane lub wręcz nie istnieją. Nie powinniśmy zatem pytać „czy” ktoś zaatakuje naszą firmę, ale bardziej - „kiedy” to zrobi.

5 grudnia 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o dokumentach publicznych, przedłożony przez ministra spraw wewnętrznych i administracji. Celem ustawy jest stworzenie skutecznego systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. Z praktyki wynika, że nawet najlepiej zabezpieczone dokumenty – bez szczelnego systemu – nie są wystarczająco chronione przed fałszowaniem i wykorzystywaniem ich do popełniania przestępstw. W tym także przestępstw podatkowych.

30 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów. Projekt zakłada m.in. skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej wyłącznie w formie elektronicznej (bez akt papierowych). Poza tym zasadą stanie się wypłata pracownikom wynagrodzenia w formie bezgotówkowej. Jednak na wniosek pracownika wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

Podatnicy zobowiązani są do umieszczania określonych adnotacji na niektórych dokumentach sprzedażowych, zależnych od posiadanego rodzaju statusu podatnika. Adnotacje te muszą być umieszczone na fakturze w sposób czytelny i nie przysłaniający innych ważnych elementów zawartych na dokumencie.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze?

Na czym polega prawidłowa kontrola dokumentów księgowych? Czy jej opis powinien znaleźć się w polityce rachunkowości spółki?