REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?

Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?
Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur. Podatnicy CIT mają wątpliwości jak długo powinni przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury i inne dowody księgowe) za lata podatkowe, w których wykazali stratę podatkową. Zdaniem organów podatkowych ci podatnicy powinni przechowywać ww. księgi i dokumenty tak jak inni podatnicy, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający).

Przechowywanie ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, dowodów księgowych - termin

Na podstawie art. 74 ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Autopromocja

Natomiast pozostałe zbiory danych i dokumentów przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe – 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Wyżej wskazane okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego wskazane zbiory danych i dokumentów dotyczą.

Warto też wskazać, że na mocy art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza (w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku a także w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS) musi być przechowywana przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja wcześniej (przed 1 stycznia 2019 r.) zatrudnionych pracowników oraz pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą - powinna być przechowywana przez 50 lat:
- od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i
- od dnia wytworzenia - w odniesieniu do dokumentacji płacowej.

 

Przechowywanie ksiąg podatkowych - termin

Na podstawie art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Autopromocja

Księgami podatkowymi, w myśl art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, są księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zatem księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach (np. faktury i inne dowody księgowe) należy zgodnie z Ordynacją podatkową przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego - termin

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się (co zasady) z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie ww. 5 lat zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania tego zobowiązania (podatku) i nie ma prawnej możliwości jego wyegzekwowania.

Zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego (art. 5 Ordynacji podatkowej).

Warto wskazać też, że nieco inaczej liczy się termin przedawnienia zobowiązania podatkowego podatnika podatku dochodowego od osób prawnych powstałego w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych (zob. 70 § 1a Ordynacji podatkowej)

Ponadto trzeba sobie zdawać sprawę z przypadków, kiedy bieg terminu przedawnienia ulega przerwaniu, zawieszeniu, czy wznowieniu (zob. 70 § 2 - § 8, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej).

 

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur

Co jednak w sytuacji, gdy podatnik podatku dochodowego (np. CIT) nie osiągnął w danym roku dochodu podatkowego a zamiast tego wykazał stratę podatkową? Jeżeli nie ma dochodu, nie ma też podatku dochodowego za ten rok do zapłaty, czyli (co do zasady) nie ma zobowiązania podatkowego, które mogłoby się przedawnić. Choć oczywiście takie zobowiązanie za ten rok może się pojawić jeżeli okaże się, że podatnik nieprawidłowo (niezgodnie z przepisami) ustalił stratę podatkową.

Co więcej podatnik CIT ma prawo rozliczać stratę podatkową, czyli pomniejszać o nią dochód osiągany w następnych 5 latach na mocy art. 7 ust. 5 ustawy o CIT. - co jest lubianą przez podatników ulgą podatkową.

W Ordynacji podatkowej nie znajdziemy odrębnego przepisu dot. terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sytuacji poniesienia straty podatkowej przez podatnika. Czy zatem podatnicy osiągający straty podatkowe powinni stosować także ww. art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (np. w interpretacji podatkowej z 3 marca 2021 r. - sygn. 0111-KDIB1-2.4017.23.2020.1.DP) uznał, że tak.

Organ zwrócił uwagę na to, że w postępowaniu podatkowym może zostać zakwestionowane ustalenie straty podatkowej przez podatnika. Organ podatkowy może zakwestionować np. zastosowanie kosztów uzyskania przychodów, czy ulg podatkowych, które obniżają podstawę opodatkowania (tj. dochód).
A na podstawie art. 24 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy, w drodze decyzji, określa wysokość straty poniesionej przez podatnika, jeżeli w postępowaniu podatkowym organ ten stwierdzi, że podatnik nie złożył deklaracji, nie wykazał w deklaracji straty lub wysokość poniesionej straty różni się od wysokości wykazanej w deklaracji, a poniesienie straty zgodnie z przepisami prawa podatkowego uprawnia do skorzystania z ulg podatkowych.

Dyrektor KIS stwierdził także, że z faktu, że podatnik CIT może obniżyć sobie dochód o wysokość straty dochodu w 5 kolejnych latach podatkowych (na podstawie ulgi określonej w art. 7 ust. 5 ustawy o CIT) wypływa wniosek, że dopóki nie nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego i tym samym możliwość określenia jego wysokości, w kwocie innej niż zadeklarowana - dopóty organ podatkowy ma obowiązek wyjaśniać i ustalać wszystkie elementy konstrukcyjne zobowiązania, w tym wysokość straty obniżającą podstawę opodatkowania.

Zdaniem organów podatkowych do przedawnienia straty stosuje się ogólną regułę wynikającą z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
Dlatego też obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem określony w art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej jest zatem (co do zasady) tak samo ograniczony 5-letnim terminem wynikającym z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, jak uprawnienie do określenia wysokości straty.

Taką tezę prezentuje także Dyrektor KIS w licznych interpretacjach podatkowych, w tym także w ww. interpretacji z 3 marca 2021 r. Zdaniem Dyrektora KIS taki pogląd jest akceptowany w orzecznictwie, w tym w uchwale NSA z 6 listopada 2017 r. sygn. akt II FPS 3/17, zgodnie z którą organ podatkowy nie może określić wysokości straty w podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli „upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego” za rok powstania straty.

Końcowo Dyrektor KIS stwierdził, że: Spółka jest zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający). Nie ma znaczenia, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu.

Paweł Huczko

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Przekształcenie, połączenie, wniesienie aportu a możliwość stosowania estońskiego CIT

    Estoński CIT staje się coraz bardziej popularną formą opodatkowania spółek. Warto jednak wskazać, że wiąże się z nią szereg ograniczeń i warunków, jakie musi spełnić spółka, aby móc korzystać z dobrodziejstw estońskiego CIT.

    MF: Kasowy PIT od 2025 roku. Niedługo pojawi się projekt

    W Ministerstwie Finansów toczą się już prace nad projektem nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dot. wdrożenia w polskim systemie podatkowym kasowego PIT. W najbliższych dniach projekt ten ma zostać wpisany do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Takie informacje przekazał 22 lutego 2024 r. w Sejmie wiceminister finansów Jarosław Neneman. Ale te nowe przepisy wejdą w życie nie wcześniej niż od 2025 roku.

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe?

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe w 2024 roku? Od czego zależy wysokość kary?

    Składka zdrowotna na ryczałcie - progi przychodów w 2024 roku

    O wysokości składki zdrowotnej dla podatników na ryczałcie decydują progi osiąganych przychodów oraz wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Jak prawidłowo obliczyć składkę zdrowotną dla ryczałtu w 2024 roku?

    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    Ekoschematy obszarowe - są już stawki płatności za 2023 rok [tabela]

    Ustalone zostały stawki płatności w ramach ekoschematów obszarowych za 2023 rok - informuje resort rolnictwa.

    Zwrot podatku - kiedy? Czy da się przyspieszyć?

    Gdy z zeznania podatkowego PIT wynika nadpłata podatku, to urząd skarbowy dokona jej zwrotu. W jakim terminie można spodziewać się zwrotu podatku? Czy można przyspieszyć zwrot korzystając z usługi Twój e-PIT?

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze a zmiana powierzchni użytków rolnych

    Jak wygląda kwestia zwrotu akcyzy za paliwo rolnicze w przypadku zmiany powierzchni posiadanych przez producenta rolnego użytków rolnych? W jakich terminach składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w 2024 roku?

    Wynagrodzenie kierowcy zawodowego w 2024 roku. Co się zmienia? O czym muszą wiedzieć firmy transportowe i sami kierowcy?

    Rok 2024 rozpoczął się kolejnymi, ważnymi zmianami dla polskich przewoźników, które przekładają się na wyższe koszty pracownicze, a wszystko wskazuje na to, że to jeszcze nie koniec. Od lipca czeka nas druga podwyżka płacy minimalnej, która może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia kierowców blisko o 900 zł. Istnieją jednak pewne sposoby optymalizacji wynagrodzeń kierowców, dzięki którym mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy transportowi, ale również sami truckerzy, wykonujący przewozy za granicę. Jakie są najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach kierowców i co mogą zrobić firmy, by jak najwięcej zaoszczędzić?

    REKLAMA