REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zasady przechowywania akt osobowych /fot.Shutterstock
Zasady przechowywania akt osobowych /fot.Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw.

REKLAMA

Krótszy okres przechowywania akt – tylko pod pewnymi warunkami

Według ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat. Ta istotna zmiana nie dotyczy jednak wszystkich pracowników. Zróżnicowanie okresu przechowywania akt osobowych jest bowiem uzależnione od daty nawiązania stosunku pracy:

REKLAMA

pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – w tej grupie zatrudnionych skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat obejmie wszystkich pracowników. Od stycznia 2019 r. pracodawcy przekazują do ZUS szczegółowe raporty miesięczne zawierające dane, które umożliwią w przyszłości wyliczenie emerytur i rent pracowników i zleceniobiorców na podstawie zgromadzonych przez ZUS informacji;

- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczy okres przechowywania dokumentacji nadal wynosi 50 lat, ale pracodawca może dobrowolnie skorzystać z możliwości skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportów z informacjami niezbędnymi do ustalenia wysokości emerytury za pracowników zatrudnionych w tym okresie. Decyzja o złożeniu raportów musi obejmować wszystkich pracowników i wszystkie przepracowane lata;

- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – w odniesieniu do tej grupy pracowników nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentów. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji kadrowej przez okres 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wystarczy e-dokumentacja

W poprzednim stanie prawnym dokumentacja pracownicza była obligatoryjnie prowadzona w wersji papierowej. Od 2019 r. pracodawca może wybrać, czy akta pracownicze będą prowadzone w wersji papierowej, czy elektronicznej. W punktu widzenia prawa obie formy są równoważne. Przyjęty sposób prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy wszystkich pracowników.

Decyzja o prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznej wymagał zeskanowania i podpisania każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przygotowania systemu informatycznego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentacji.

Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z digitalizacji dokumentacji pracowniczej

Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii roczne koszty administracyjne przechowywania dokumentacji pracowniczej ponoszone przez pracodawców wynoszą około 130 mln zł. Przykładowo: firma zatrudniająca ok. 500 pracowników może zaoszczędzić w skali roku kwotę rzędu 200 tys. zł. Dodatkowym ważnym atutem przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej jest łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej.

Wypłata wynagrodzenia gotówką tylko na wniosek pracownika

Od 2019 r. wypłata wynagrodzeń na mocy przepisów jest realizowana na konta bankowe pracowników. Otrzymanie wynagrodzenia w gotówce możliwe jest tylko w przypadku, gdy pracownik złoży do akt oświadczenie o wyborze tej formy wypłaty wynagrodzenia w ciągu 21 dni od wejścia w życie nowych przepisów.

Dodatkowe obowiązki dla pracodawców decydujących się na e-dokumentację

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji kadrowej nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki:

1) zobowiązuje do poinformowania pracowników o prowadzeniu dokumentacji w innej formie i umożliwienia pracownikom odbioru dokumentacji prowadzonej w poprzedniej formie w terminie 30 dni od daty przekazania tej informacji;

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

2) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do przekazania ze świadectwem pracy informacji o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu,

- zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w określonym terminie.

Przechowywanie akt zgodnie z przepisami

REKLAMA

- Najważniejszym elementem prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w wersji elektronicznej jest posiadanie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami. System kadrowo-płacowy musi zapewniać należytą ochronę, integralność i autentyczność dokumentacji elektronicznej.

- Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymaga sporządzenia szczegółowych raportów informacyjnych za każdego pracownika za cały okres pracy przypadający na lata 1999–2018, czyli w niektórych przypadkach nawet za 20 lat pracy.

- Podjęcie decyzji o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga zeskanowania i podpisania wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikom informacji o możliwości odebrania ich dokumentów, zanim zostaną one zniszczone.

Ustawa wprowadzająca nowe przepisy została ogłoszona w dniu 13 lutego 2018 r. jednak data wejścia przepisów w życie została przesunięta na 1 stycznia 2019 r. Okres vacatio legis dał przedsiębiorcom możliwość dostosowanie swoich systemów informatycznych i zaplanowanie prac związanych ze zmianą formy prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Zobacz także: Kadry

Sage sp. z o.o
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA