REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników

Zasady przechowywania akt osobowych /fot.Shutterstock
Zasady przechowywania akt osobowych /fot.Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw.

REKLAMA

Autopromocja

Krótszy okres przechowywania akt – tylko pod pewnymi warunkami

Według ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat. Ta istotna zmiana nie dotyczy jednak wszystkich pracowników. Zróżnicowanie okresu przechowywania akt osobowych jest bowiem uzależnione od daty nawiązania stosunku pracy:

-  pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – w tej grupie zatrudnionych skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat obejmie wszystkich pracowników. Od stycznia 2019 r. pracodawcy przekazują do ZUS szczegółowe raporty miesięczne zawierające dane, które umożliwią w przyszłości wyliczenie emerytur i rent pracowników i zleceniobiorców na podstawie zgromadzonych przez ZUS informacji;

- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczy okres przechowywania dokumentacji nadal wynosi 50 lat, ale pracodawca może dobrowolnie skorzystać z możliwości skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportów z informacjami niezbędnymi do ustalenia wysokości emerytury za pracowników zatrudnionych w tym okresie. Decyzja o złożeniu raportów musi obejmować wszystkich pracowników i wszystkie przepracowane lata;

- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – w odniesieniu do tej grupy pracowników nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentów. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji kadrowej przez okres 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wystarczy e-dokumentacja

REKLAMA

W poprzednim stanie prawnym dokumentacja pracownicza była obligatoryjnie prowadzona w wersji papierowej. Od 2019 r. pracodawca może wybrać, czy akta pracownicze będą prowadzone w wersji papierowej, czy elektronicznej. W punktu widzenia prawa obie formy są równoważne. Przyjęty sposób prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy wszystkich pracowników.

Decyzja o prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznej wymagał zeskanowania i podpisania każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przygotowania systemu informatycznego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentacji.

Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z digitalizacji dokumentacji pracowniczej

Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii roczne koszty administracyjne przechowywania dokumentacji pracowniczej ponoszone przez pracodawców wynoszą około 130 mln zł. Przykładowo: firma zatrudniająca ok. 500 pracowników może zaoszczędzić w skali roku kwotę rzędu 200 tys. zł. Dodatkowym ważnym atutem przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej jest łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej.

Wypłata wynagrodzenia gotówką tylko na wniosek pracownika

Od 2019 r. wypłata wynagrodzeń na mocy przepisów jest realizowana na konta bankowe pracowników. Otrzymanie wynagrodzenia w gotówce możliwe jest tylko w przypadku, gdy pracownik złoży do akt oświadczenie o wyborze tej formy wypłaty wynagrodzenia w ciągu 21 dni od wejścia w życie nowych przepisów.

Dodatkowe obowiązki dla pracodawców decydujących się na e-dokumentację

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji kadrowej nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki:

1) zobowiązuje do poinformowania pracowników o prowadzeniu dokumentacji w innej formie i umożliwienia pracownikom odbioru dokumentacji prowadzonej w poprzedniej formie w terminie 30 dni od daty przekazania tej informacji;

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

2) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do przekazania ze świadectwem pracy informacji o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu,

- zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w określonym terminie.

Przechowywanie akt zgodnie z przepisami

- Najważniejszym elementem prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w wersji elektronicznej jest posiadanie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami. System kadrowo-płacowy musi zapewniać należytą ochronę, integralność i autentyczność dokumentacji elektronicznej.

- Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymaga sporządzenia szczegółowych raportów informacyjnych za każdego pracownika za cały okres pracy przypadający na lata 1999–2018, czyli w niektórych przypadkach nawet za 20 lat pracy.

- Podjęcie decyzji o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga zeskanowania i podpisania wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikom informacji o możliwości odebrania ich dokumentów, zanim zostaną one zniszczone.

Ustawa wprowadzająca nowe przepisy została ogłoszona w dniu 13 lutego 2018 r. jednak data wejścia przepisów w życie została przesunięta na 1 stycznia 2019 r. Okres vacatio legis dał przedsiębiorcom możliwość dostosowanie swoich systemów informatycznych i zaplanowanie prac związanych ze zmianą formy prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Zobacz także: Kadry

Sage sp. z o.o

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatki 2025 - przegląd najważniejszych zmian

Rok 2025 przyniósł ze sobą dość znaczące zmiany w polskim systemie podatkowym. Aktualizacje te mają na celu dostosowanie polityki podatkowej do dynamicznie zmieniającego się otoczenia gospodarczego, zwiększenie przejrzystości procesów oraz zapewnienie większej sprawiedliwości finansowej. Poniżej przedstawiam najważniejsze zmiany, które weszły w życie od 1 stycznia 2025r.

Zakupy z Chin mocno zdrożeją po likwidacji zasady de minimis. Nadchodzi ofensywa celna UE i USA wymierzona w chiński e-commerce

Granice Unii Europejskiej przekracza dziennie 12,6 mln tanich przesyłek zwolnionych z cła, z czego 91% pochodzi z Chin. W USA to ponad 3,7 mln paczek, w tym prawie 61% to produkty z Państwa Środka. W obu przypadkach to import w reżimie de minimis, który umożliwił chińskim serwisom podbój bogatych rynków e-commerce po obu stronach Atlantyku i stanowił istotny czynnik wzrostu w logistyce, zwłaszcza międzynarodowym w lotnictwie towarowym. Zbliża się jednak koniec zasady de minimis, co przemebluje nie tylko międzynarodowe dostawy, ale także transgraniczny e-handel i prowadzi do znaczącego wzrostu cen.

Ceny energii elektrycznej dla firm w 2025 roku. Aktualna sytuacja i prognozy

W 2025 roku polski rynek energii elektrycznej dla firm stoi przed szeregiem wyzwań i możliwości. Zrozumienie obecnej sytuacji cenowej oraz dostępnych form dofinansowania, zwłaszcza w kontekście inwestycji w fotowoltaikę, jest kluczowe dla przedsiębiorstw planujących optymalizację kosztów energetycznych.

Program do rozliczeń rocznych PIT

Rozlicz deklaracje roczne z programem polecanym przez tysiące firm i księgowych. Zawiera wszystkie typy deklaracji PIT, komplet załączników oraz formularzy NIP.

REKLAMA

ETS 2: Na czym polega nowy system handlu emisjami w UE. Założenia, harmonogram i skutki wdrożenia. Czy jest szansa na rezygnację z ETS 2?

Unijny system handlu uprawnieniami do emisji (EU ETS) odgrywa kluczową rolę w polityce klimatycznej UE, jednak jego rozszerzenie na nowe sektory gospodarki w ramach ETS 2 budzi kontrowersje. W artykule przedstawione zostały założenia systemu ETS 2, jego harmonogram wdrożenia oraz potencjalne skutki ekonomiczne i społeczne. Przeanalizowano również możliwości opóźnienia lub rezygnacji z wdrożenia ETS 2 w kontekście polityki klimatycznej oraz nacisków gospodarczych i społecznych.

Samotny rodzic, ulga podatkowa i 800+. Komu skarbówka pozwoli skorzystać, a kto zostanie z niczym?

Ulga prorodzinna to temat, który każdego roku podczas rozliczeń PIT budzi wiele emocji, zwłaszcza wśród rozwiedzionych lub żyjących w separacji rodziców. Czy opieka naprzemienna oznacza równe prawa do ulgi? Czy ten rodzaj opieki daje możliwość rozliczenia PIT jako samotny rodzic? Ministerstwo Finansów rozwiewa wątpliwości.

Rozliczenie podatkowe 2025: Logowanie do Twój e-PIT. Dane autoryzujące, bankowość elektroniczna, Profil Zaufany, mObywatel, e-Dowód

W ramach usługi Twój e-PIT przygotowanej przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową w 2025 roku, można złożyć elektronicznie zeznania podatkowe: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37 i PIT-38 a także oświadczenie PIT-OP i informację PIT-DZ. Czas na to rozliczenie jest do 30 kwietnia 2025 r. Najpierw jednak trzeba się zalogować do e-US (e-Urząd Skarbowy - urzadskarbowy.gov.pl). Jak to zrobić?

Księgowy, biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość? Jeden błąd może kosztować Cię fortunę!

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale sposób jego realizacji zależy od wielu czynników. Zatrudnienie księgowego, współpraca z biurem rachunkowym czy samodzielne rozliczenia – każda opcja ma swoje plusy i minusy. Źle dobrane rozwiązanie może prowadzić do kosztownych błędów, kar i niepotrzebnego stresu. Sprawdź, komu najlepiej powierzyć finanse swojej firmy i uniknij pułapek, które mogą Cię słono kosztować!

REKLAMA

Czym są przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Sądy odpowiadają niejednoznacznie

Przychody pasywne w Estońskim CIT. Czy w przypadku gdy firma informatyczna sprzedaje prawa do gier jako licencje, są to przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Na pytanie, czy limit do 50% przychodów z wierzytelności dla podatników na Estońskim CIT powinien być liczony z uwzględnieniem zbywania własnych wierzytelności w ramach faktoringu, sądy odpowiadają niejednoznacznie.

Dość biurokratycznych absurdów! 14 kluczowych zmian, które uwolnią firmy od zbędnych ograniczeń

Mikro, małe i średnie firmy od lat duszą się pod ciężarem skomplikowanych przepisów i biurokratycznych wymagań. Rzecznik MŚP, Agnieszka Majewska, przekazała premierowi Donaldowi Tuskowi listę 14 postulatów, które mogą zrewolucjonizować prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Uproszczenia podatkowe, ograniczenie kontroli, mniej biurokracji i szybsze procedury inwestycyjne – te zmiany mogą zdecydować o przyszłości setek tysięcy przedsiębiorstw. Czy rząd odpowie na ten apel?

REKLAMA