Deklaracje ZUS - rodzaje i terminy składania

Deklaracje ZUS zgłoszeniowe

Deklaracje zgłoszeniowe należy składać przy zakładaniu działalności i w momencie zatrudniania nowego pracownika w celu zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych. Należy pamiętać, że obowiązek składania formularzy zgłoszeniowych jest do 7 dni od zatrudnienia nowego pracownika, lub zmiany danych. Tak więc, formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej to:

• ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej. Składane jest przez przedsiębiorcę w celu zgłoszenia nowo zatrudnionego pracownika i siebie (przedsiębiorce) do ubezpieczeń, a także w sytuacji korekty danych. Formularz ten składa się, gdy osoba zgłaszana objęta jest pełnym ubezpieczeniem społecznym.

UWAGA! Formularz ten składa się również w momencie utraty prawa do korzystania z ZUS preferencyjnego (po upływie 2 lat od momentu rozpoczęcia działalności) w celu zgłoszenia się do zmiany na ZUS pełny.

• ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych. Składane w sytuacji zgłoszenia przedsiębiorcy lub pracownika do ubezpieczeń , bądź też w przypadku zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej. Dotyczy to osób objętych tylko ubezpieczeniem zdrowotnym.

UWAGA! Formularz ten składa się również w momencie odwieszenia działalności gospodarczej - ale tylko wtedy gdy przez okres zawieszenia uległa zmianie sytuacja ubezpieczeniowa przedsiębiorcy (może opłacać tylko składkę zdrowotną).

• ZUS ZIUA - Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Składany w celu zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, która została wcześniej zgłoszona na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA. Może to dotyczyć numeru PESEL, serii i numeru dowodu osobistego, nazwiska, daty urodzenia itd.

• ZUS ZCNA - Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego. Składany w celu zgłoszenia członków rodziny przedsiębiorcy lub zatrudnionego  do ubezpieczenia zdrowotnego, lub też do ich wyrejestrowania z ubezpieczenia.

UWAGA! Formularz ten składa się również w momencie utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.

• ZUS ZWUA - Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Składany przez płatnika składek, w celu wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - tylko społecznych lub tylko zdrowotnych pracownika, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia. Formularz ten służy również w sytuacji likwidacji działalności gospodarczej.

UWAGA! Formularz ten składa się również w sytuacji likwidacji działalności gospodarczej (ale nie w przypadku zawieszania działalności!) lub, gdy osobie prowadzącej działalność kończy się ZUS preferencyjny i przechodzi na pełny ZUS.

Natomiast formularze zgłoszeniowe płatnika składek to:

• ZUS ZPA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Składany jest przez płatników składek, którzy są osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej. Formularz ZUS ZPA płatnik składek składa w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany lub korekty danych.

• ZUS ZFA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej. Służy do zgłoszenia płatników składek będących osobami fizycznymi. Składany jest przez płatnika składek w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany lub korekty danych.

• ZUS ZIPA – Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek. Składany jest przez płatnika składek w celu zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

• ZUS ZWPA – Wyrejestrowanie płatnika składek. Dokument ZUS ZWPA składany jest przez płatnika składek w celu wyrejestrowania płatnika składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub zgłoszenia korekty danych wyrejestrowania płatnika.

• ZUS ZBA – Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek. Składany jest przez płatnika składek w celu zawiadomienia o rachunkach bankowych danego płatnika, nowym rachunku, zamknięciu dotychczasowego rachunku lub zmianie/korekcie danych dotyczących rachunku bankowego.

• ZUS ZAA – Informacja o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek. Składany jest przez płatnika składek w celu zawiadomienia o adresie prowadzenia działalności, nowym adresie prowadzenia działalności, likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem lub zmianie/korekcie adresu prowadzenia działalności.

Deklaracje ZUS rozliczeniowe i raporty imienne

Deklarację rozliczeniową przedsiębiorca składa w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Deklaracje tą składa się z formularza głównego - ZUS DRA, a także załączników (imiennych raportów).

Deklarację ZUS DRA wraz z raportami imiennymi: ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA, w zależności od rodzaju działalności płatnik musi złożyć w określonym terminie:

• jednostki i zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze - do 5 dnia następnego miesiąca,
• osoby fizycznie, opłacające składkę tylko za siebie - do 10 dnia następnego miesiąca,
• pozostali płatnicy - do 15 dnia następnego miesiąca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Dla wyjaśnienia, poniżej znajduje się opis wymienionych: wyżej deklaracji rozliczeniowych i raportów imiennych:

• ZUS DRA – główna deklaracja rozliczeniowa ZUS, służąca do rozliczania składek i wypłaconych w danym miesiącu świadczeń - przez płatnika składek. Na formularzu sporządza się raport rozliczeniowy, deklarację korygującą. Jeżeli płatnik składek zatrudnia pracowników, to ma obowiązek złożenia deklaracji ZUS DRA wraz z dołączonymi do niej imiennymi raportami miesięcznymi: ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA. Jeżeli jednak płatnik składek rozlicza składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, to przekazuje jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez załączników.

• ZUS RCA - imienny raport, w którym wykazywane są należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego, oraz zdrowotnego (w przypadku gdy ubezpieczony podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym). Płatnik składek sporządza raport na formularzu raportu miesięcznego lub korygującego. Jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

• ZUS RZA - imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne (do rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za zatrudnionych pracowników, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych). Płatnik składek sporządza raport na formularzu raportu miesięcznego lub korygującego. Jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

• ZUS RSA - imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach (zasiłkach) i przerwach w opłacaniu składek (np. podczas urlopu chorobowego, macierzyńskiego). Płatnik składek sporządza raport na formularzu raportu miesięcznego lub korygującego. Jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Przykład:

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą dnia 13. sierpnia 2018 roku, zdecydował się na opłacanie składek ZUS od najniższej możliwej podstawy. Postanowił opłacać składki tylko na ubezpieczenie zdrowotne.

W tym wypadku, przedsiębiorca jest zobligowany do złożenia deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności, czyli do 20. sierpnia w ZUS.

Następnie do 10. września jest zobowiązany złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA. W związku z tym, że pierwszy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej jest niepełny, to deklarację rozliczeniową ZUS DRA, przedsiębiorca będzie musiał złożyć również w następnym miesiącu.

Autor: Żaneta Dulczykowska, Systim.pl

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2018 r. poz. 804).

Zobacz także: Kadry