REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie dokumentami w księgowości

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Prawo podatkowe w Polsce zmienia się bardzo często. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierzą się księgowi, nie sprzyja systematycznemu śledzeniu kolejnych nowości legislacyjnych. Trzeba jednak to robić, aby móc jak najlepiej zadbać o sprawy firmy. Warto zatem wdrożyć rozwiązania pozwalające zgromadzić wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzięki którym łatwiej będzie znaleźć istotne dokumenty w dowolnym momencie.

Jak wynika z raportu “Tax Compliance in Poland” opublikowanego przez Swiss Chamber Poland oraz Grant Thornton, w samym 2019 roku w życie weszło 21,5 tysiąca stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Śledzenie tak wielu zmian prawnych to ogromne obciążenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i księgowych. Praktycznie nie jest możliwe, aby zapoznać się z najnowszymi regulacjami, dobrze je zrozumieć i sprawnie wprowadzić w życie. Księgowi obsługujący firmy muszą przygotowywać raporty dla osób zarządzających, tak aby firma mogła się rozwijać, odpowiadać na potrzeby rynku oraz na zachodzące w nim zmiany. Do tego niezbędna jest wiedza o stanie firmy.

Autopromocja

Raporty i sprawozdania

Już niejednokrotnie polskie przedsiębiorstwa przyznawały, że obowiązek sprawozdawczy bywa przytłaczający. Aby dobrze go wypełnić, trzeba odpowiedzieć na szereg szczegółowych pytań, mieć ogromną wiedzę księgową i finansową. Wymaga to również aktualnej wiedzy o przepisach prawnych i podatkowych. W tym miejscu wkraczają księgowi, których zadaniem jest znać przepisy i umieć sprawnie wykorzystać je w praktyce. Ponadto, na bieżąco składają oni w urzędach JPK, deklaracje podatkowe lub raportują do urzędów lokalnej administracji w imieniu firm. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego grozi karami, dlatego poprawność każdego dokumentu oraz czas jego złożenia są niezmiernie ważne.

Jak dokładnie przedstawia się proces raportowania w naszym kraju? Według wspomnianego już wcześniej raportu, realizacja obowiązku sprawozdawczego pochłania aż 2,7 tys. godzin rocznie. Daje to ponad pół roku poświęcanego przez działy księgowe firm i księgowych biur rachunkowych na przygotowanie i wysyłanie niezbędnych dokumentów. Zakładając 8 godzin pracy, do jej wykonania potrzeba średnio 1,7 etatu. Obecnie duże przedsiębiorstwa wysyłają do urzędów około 314 dokumentów rocznie, średniej wielkości – 208, zaś te najmniejsze ponad 100. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie, jeśli zdamy sobie sprawę, że działy księgowe największych firm przesyłają średnio 1 raport dziennie do administracji publicznej.

Warto uświadomić sobie, że wszelkie braki w raportowaniu, pomyłki w rozliczeniach podatkowych, złożenie niewłaściwej deklaracji czy nierzetelne prowadzenie ksiąg narażają zarówno firmy, jak i osoby fizyczne na kary. Sankcje im grożące reguluje kodeks karny skarbowy. Dlatego digitalizacja procesów w firmie umożliwia znacznie sprawniejsze wykonywanie obowiązków związanych z raportowaniem – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Duża liczba zmian w przepisach podatkowych i mało czasu na zapoznanie się z nimi wpływają także na wzmożone obciążenie pracą, co powoduje, że koszty prowadzenia działalności rosną. Trzeba bowiem zatrudnić więcej specjalistów w dziedzinach księgowo-podatkowych, co generuje kolejne wydatki. Niewiele wskazuje jednak na to, aby sytuacja miała ulec zmianie. Aby sobie pomóc, warto zastosować najnowsze zdobycze technologii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Dokumenty zawsze pod ręką

Postępująca cyfryzacja sprawia, że nie tylko firmy wprowadzają coraz więcej usprawnień związanych z procesami księgowymi i finansowymi. Decydują się na nie również podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Gdy 1 lipca 2018 roku wprowadzono obowiązek raportowania rozliczeń JPK, zaczęto przenosić składanie sprawozdań do internetu. To sprawiło, że rola branży IT, która wdraża rozwiązania wspierające księgowych, stała się jeszcze istotniejsza w całym procesie.

Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym nam przez przedsiębiorców, zwłaszcza z małych i średnich firm, stworzyliśmy pakiet pozwalający w kompleksowy sposób zadbać o dokumenty. Pozwala on przyspieszyć pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem dokumentów, dzięki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezbędnych do księgowania. Tego typu rozwiązania sprawiają, że księgowi zyskują dodatkowy czas, który mogą poświęcić na zgłębianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarządów i menadżerów w firmach, które pomagają w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Ilość polskich przepisów jest przytłaczająca, dlatego każda zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas.

Przechowywanie dokumentów to kolejna sprawa, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Stosy papierów rosną wraz z rozwojem firmy. Dlatego warto archiwizować je w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest bardziej ekologiczne oraz potrzebuje mniej miejsca do magazynowania. Może skorzystać też z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Dobrym przykładem są chociażby dokumenty kadrowe, które w wersji elektronicznej należy przechowywać przez 10 lat.

Dokumenty powstające podczas pracy przedsiębiorstwa zgromadzimy w elektronicznym archiwum, do którego dostęp mają uprawnieni pracownicy. Łatwo będzie je później odszukać, wystarczy tylko posłużyć się wyszukiwarką. Opcja bezlimitowego wystawiania faktur i ich eksport do programu księgowego również usprawnią pracę. Ponadto, użytkownicy mogą także stworzyć comiesięczny raport kasowy podsumowujący wszystkie operacje prowadzone w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie pozwala zatem w kompleksowy sposób zadbać o firmowe dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Dokumenty księgowe to jednak nie wszystko. Nie można zapominać też o tych kadrowych, które są niezbędne nie tylko podczas codziennej pracy przedsiębiorstwa, ale również przy kontrolach inspekcji pracy. Odkąd 1 stycznia 2019 roku w życie weszła ustawa umożliwiająca ich prowadzenie w wersji elektronicznej, firmy zaczęły korzystać z tego rozwiązania.

Moduł Kadry umożliwia prowadzenie archiwum w sposób jednolity i systematyczny, jednocześnie dostosowany do wymogów ustawy. Co ważne, pełną e-teczkę pracownika sprawdzimy w każdym momencie, zaś moduł automatycznie przypomni nam o zbliżających się badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP. Im więcej pracowników, tym więcej dat, zatem skala terminów do pilnowania rośnie. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla osób zarządzających zespołem pracowników, np. z działów kadr czy HR – dodaje Krzysztof Wojtas.

Mnóstwo dokumentów, często zmieniane i zawiłe przepisy prawa – to codzienność działów księgowych firm i biur rachunkowych. Rzeczywistość nie jawi się zbyt kolorowo, bowiem ponad pół roku spędzamy nad szeroko pojętą papierologią. Nadzieję na poprawę tej sytuacji przynosi postępująca cyfryzacja. Nowoczesne rozwiązania coraz częściej są wykorzystywane nie tylko w pracy przedsiębiorstw, ale także urzędów, co pozwala sądzić, że pewne procesy ulegną przyspieszeniu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • MasterID - systemy RFID
    2022-01-12 08:56:26
    W zarządzaniu dokumentami dużym problemem jest ich przechowywanie i wyszukiwanie. W firmach, gdzie dokumentów jest więcej, warto wdrożyć odpowiedni system, na przykład oparty na RFID. To znacznie ułatwia zarządzanie nimi i ich szybkie wyszukiwanie.
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Trójpak" dotyczący Trybunału Konstytucyjnego - projekty uchwały, ustawy i zmian w Konstytucji na najbliższym posiedzeniu Sejmu [6-8 marca]

Na najbliższym posiedzeniu Sejmu zostanie zaprezentowany "trójpak" dotyczący Trybunału Konstytucyjnego - projekty uchwały, ustawy i zmian w Konstytucji RP.

Zmiany w podatku Belki - MF ma już projekt ustawy, którym w tym tygodniu zajmie się Rada Ministrów

Zmiany w podatku Belki coraz bliżej. Ministerstwo Finansów ma już przygotowany projekt ustawy, którym w tym tygodniu zajmie się rząd.

Rząd szykuje zmiany w składce zdrowotnej. "Niestety, planowane zmiany nie spowodują zmniejszenia wysokości daniny"

Rząd zmienia zasady rozliczeń składki zdrowotnej i proponuje dwa rozwiązania. Przedsiębiorcy są zdania, że planowane zmiany nie spowodują zmniejszenia wysokości składki zdrowotnej, o co od dawna zabiegają.

Twój e-PIT - zwrot podatku nawet w ciągu jednego dnia

Zwroty z większości zeznań PIT-37 złożonych w usłudze Twój e-PIT trafiają na konto znacznie szybciej. Niektórzy dostają zwrot nawet w ciągu jednego dnia - poinformował szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda.

Ulga na jedno dziecko 2024. 112 tys. zł to niestety limit dochodów wspólny dla obojga rodziców lub opiekunów prawnych

Rodzice odliczający ulgę na dziecko często są zaskoczeni informacją, że możliwość skorzystania z tej ulgi ogranicza limit ich dochodów nie tylko w przypadku, gdy mają jedno dziecko. Także gdy mają np. dwoje dzieci, jedno z ich dzieci jest małoletnie (czyli uprawnia do ulgi) a drugie np. ukończyło 25. rok życia (czyli nie uprawnia do odliczenia ulgi prorodzinnej). Dotyczy to też sytuacji gdy dziecko po ukończeniu 18 roku życia (a przed ukończeniem 25. rok życia) przestało uczyć się lub studiować. Te zasady dotyczą zarówno roku 2024 jak i poprzednich 2023 r. i 2022 r.

Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

Obniżenie VAT w branży "beauty" - skutki dla budżetu państwa, gospodarki i konsumentów

Jak obniżenie stawki podatku VAT w branży "beauty" od kwietnia 2024 roku wpłynie na dochody budżetu państwa, na zachowania przedsiębiorców i konsumentów?

Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

REKLAMA