REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie dokumentami w księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
/
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Prawo podatkowe w Polsce zmienia się bardzo często. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierzą się księgowi, nie sprzyja systematycznemu śledzeniu kolejnych nowości legislacyjnych. Trzeba jednak to robić, aby móc jak najlepiej zadbać o sprawy firmy. Warto zatem wdrożyć rozwiązania pozwalające zgromadzić wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzięki którym łatwiej będzie znaleźć istotne dokumenty w dowolnym momencie.

Jak wynika z raportu “Tax Compliance in Poland” opublikowanego przez Swiss Chamber Poland oraz Grant Thornton, w samym 2019 roku w życie weszło 21,5 tysiąca stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Śledzenie tak wielu zmian prawnych to ogromne obciążenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i księgowych. Praktycznie nie jest możliwe, aby zapoznać się z najnowszymi regulacjami, dobrze je zrozumieć i sprawnie wprowadzić w życie. Księgowi obsługujący firmy muszą przygotowywać raporty dla osób zarządzających, tak aby firma mogła się rozwijać, odpowiadać na potrzeby rynku oraz na zachodzące w nim zmiany. Do tego niezbędna jest wiedza o stanie firmy.

REKLAMA

Raporty i sprawozdania

REKLAMA

Już niejednokrotnie polskie przedsiębiorstwa przyznawały, że obowiązek sprawozdawczy bywa przytłaczający. Aby dobrze go wypełnić, trzeba odpowiedzieć na szereg szczegółowych pytań, mieć ogromną wiedzę księgową i finansową. Wymaga to również aktualnej wiedzy o przepisach prawnych i podatkowych. W tym miejscu wkraczają księgowi, których zadaniem jest znać przepisy i umieć sprawnie wykorzystać je w praktyce. Ponadto, na bieżąco składają oni w urzędach JPK, deklaracje podatkowe lub raportują do urzędów lokalnej administracji w imieniu firm. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego grozi karami, dlatego poprawność każdego dokumentu oraz czas jego złożenia są niezmiernie ważne.

Jak dokładnie przedstawia się proces raportowania w naszym kraju? Według wspomnianego już wcześniej raportu, realizacja obowiązku sprawozdawczego pochłania aż 2,7 tys. godzin rocznie. Daje to ponad pół roku poświęcanego przez działy księgowe firm i księgowych biur rachunkowych na przygotowanie i wysyłanie niezbędnych dokumentów. Zakładając 8 godzin pracy, do jej wykonania potrzeba średnio 1,7 etatu. Obecnie duże przedsiębiorstwa wysyłają do urzędów około 314 dokumentów rocznie, średniej wielkości – 208, zaś te najmniejsze ponad 100. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie, jeśli zdamy sobie sprawę, że działy księgowe największych firm przesyłają średnio 1 raport dziennie do administracji publicznej.

Warto uświadomić sobie, że wszelkie braki w raportowaniu, pomyłki w rozliczeniach podatkowych, złożenie niewłaściwej deklaracji czy nierzetelne prowadzenie ksiąg narażają zarówno firmy, jak i osoby fizyczne na kary. Sankcje im grożące reguluje kodeks karny skarbowy. Dlatego digitalizacja procesów w firmie umożliwia znacznie sprawniejsze wykonywanie obowiązków związanych z raportowaniem – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Duża liczba zmian w przepisach podatkowych i mało czasu na zapoznanie się z nimi wpływają także na wzmożone obciążenie pracą, co powoduje, że koszty prowadzenia działalności rosną. Trzeba bowiem zatrudnić więcej specjalistów w dziedzinach księgowo-podatkowych, co generuje kolejne wydatki. Niewiele wskazuje jednak na to, aby sytuacja miała ulec zmianie. Aby sobie pomóc, warto zastosować najnowsze zdobycze technologii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Dokumenty zawsze pod ręką

REKLAMA

Postępująca cyfryzacja sprawia, że nie tylko firmy wprowadzają coraz więcej usprawnień związanych z procesami księgowymi i finansowymi. Decydują się na nie również podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Gdy 1 lipca 2018 roku wprowadzono obowiązek raportowania rozliczeń JPK, zaczęto przenosić składanie sprawozdań do internetu. To sprawiło, że rola branży IT, która wdraża rozwiązania wspierające księgowych, stała się jeszcze istotniejsza w całym procesie.

Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym nam przez przedsiębiorców, zwłaszcza z małych i średnich firm, stworzyliśmy pakiet pozwalający w kompleksowy sposób zadbać o dokumenty. Pozwala on przyspieszyć pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem dokumentów, dzięki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezbędnych do księgowania. Tego typu rozwiązania sprawiają, że księgowi zyskują dodatkowy czas, który mogą poświęcić na zgłębianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarządów i menadżerów w firmach, które pomagają w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Ilość polskich przepisów jest przytłaczająca, dlatego każda zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas.

Przechowywanie dokumentów to kolejna sprawa, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Stosy papierów rosną wraz z rozwojem firmy. Dlatego warto archiwizować je w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest bardziej ekologiczne oraz potrzebuje mniej miejsca do magazynowania. Może skorzystać też z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Dobrym przykładem są chociażby dokumenty kadrowe, które w wersji elektronicznej należy przechowywać przez 10 lat.

Dokumenty powstające podczas pracy przedsiębiorstwa zgromadzimy w elektronicznym archiwum, do którego dostęp mają uprawnieni pracownicy. Łatwo będzie je później odszukać, wystarczy tylko posłużyć się wyszukiwarką. Opcja bezlimitowego wystawiania faktur i ich eksport do programu księgowego również usprawnią pracę. Ponadto, użytkownicy mogą także stworzyć comiesięczny raport kasowy podsumowujący wszystkie operacje prowadzone w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie pozwala zatem w kompleksowy sposób zadbać o firmowe dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Dokumenty księgowe to jednak nie wszystko. Nie można zapominać też o tych kadrowych, które są niezbędne nie tylko podczas codziennej pracy przedsiębiorstwa, ale również przy kontrolach inspekcji pracy. Odkąd 1 stycznia 2019 roku w życie weszła ustawa umożliwiająca ich prowadzenie w wersji elektronicznej, firmy zaczęły korzystać z tego rozwiązania.

Moduł Kadry umożliwia prowadzenie archiwum w sposób jednolity i systematyczny, jednocześnie dostosowany do wymogów ustawy. Co ważne, pełną e-teczkę pracownika sprawdzimy w każdym momencie, zaś moduł automatycznie przypomni nam o zbliżających się badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP. Im więcej pracowników, tym więcej dat, zatem skala terminów do pilnowania rośnie. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla osób zarządzających zespołem pracowników, np. z działów kadr czy HR – dodaje Krzysztof Wojtas.

Mnóstwo dokumentów, często zmieniane i zawiłe przepisy prawa – to codzienność działów księgowych firm i biur rachunkowych. Rzeczywistość nie jawi się zbyt kolorowo, bowiem ponad pół roku spędzamy nad szeroko pojętą papierologią. Nadzieję na poprawę tej sytuacji przynosi postępująca cyfryzacja. Nowoczesne rozwiązania coraz częściej są wykorzystywane nie tylko w pracy przedsiębiorstw, ale także urzędów, co pozwala sądzić, że pewne procesy ulegną przyspieszeniu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA