Kategorie

Zarządzanie dokumentami w księgowości

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Zarządzanie dokumentami w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
fot.Shutterstock
Prawo podatkowe w Polsce zmienia się bardzo często. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierzą się księgowi, nie sprzyja systematycznemu śledzeniu kolejnych nowości legislacyjnych. Trzeba jednak to robić, aby móc jak najlepiej zadbać o sprawy firmy. Warto zatem wdrożyć rozwiązania pozwalające zgromadzić wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzięki którym łatwiej będzie znaleźć istotne dokumenty w dowolnym momencie.

Jak wynika z raportu “Tax Compliance in Poland” opublikowanego przez Swiss Chamber Poland oraz Grant Thornton, w samym 2019 roku w życie weszło 21,5 tysiąca stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Śledzenie tak wielu zmian prawnych to ogromne obciążenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i księgowych. Praktycznie nie jest możliwe, aby zapoznać się z najnowszymi regulacjami, dobrze je zrozumieć i sprawnie wprowadzić w życie. Księgowi obsługujący firmy muszą przygotowywać raporty dla osób zarządzających, tak aby firma mogła się rozwijać, odpowiadać na potrzeby rynku oraz na zachodzące w nim zmiany. Do tego niezbędna jest wiedza o stanie firmy.

Raporty i sprawozdania

Już niejednokrotnie polskie przedsiębiorstwa przyznawały, że obowiązek sprawozdawczy bywa przytłaczający. Aby dobrze go wypełnić, trzeba odpowiedzieć na szereg szczegółowych pytań, mieć ogromną wiedzę księgową i finansową. Wymaga to również aktualnej wiedzy o przepisach prawnych i podatkowych. W tym miejscu wkraczają księgowi, których zadaniem jest znać przepisy i umieć sprawnie wykorzystać je w praktyce. Ponadto, na bieżąco składają oni w urzędach JPK, deklaracje podatkowe lub raportują do urzędów lokalnej administracji w imieniu firm. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego grozi karami, dlatego poprawność każdego dokumentu oraz czas jego złożenia są niezmiernie ważne.

Jak dokładnie przedstawia się proces raportowania w naszym kraju? Według wspomnianego już wcześniej raportu, realizacja obowiązku sprawozdawczego pochłania aż 2,7 tys. godzin rocznie. Daje to ponad pół roku poświęcanego przez działy księgowe firm i księgowych biur rachunkowych na przygotowanie i wysyłanie niezbędnych dokumentów. Zakładając 8 godzin pracy, do jej wykonania potrzeba średnio 1,7 etatu. Obecnie duże przedsiębiorstwa wysyłają do urzędów około 314 dokumentów rocznie, średniej wielkości – 208, zaś te najmniejsze ponad 100. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie, jeśli zdamy sobie sprawę, że działy księgowe największych firm przesyłają średnio 1 raport dziennie do administracji publicznej.

Warto uświadomić sobie, że wszelkie braki w raportowaniu, pomyłki w rozliczeniach podatkowych, złożenie niewłaściwej deklaracji czy nierzetelne prowadzenie ksiąg narażają zarówno firmy, jak i osoby fizyczne na kary. Sankcje im grożące reguluje kodeks karny skarbowy. Dlatego digitalizacja procesów w firmie umożliwia znacznie sprawniejsze wykonywanie obowiązków związanych z raportowaniem – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Duża liczba zmian w przepisach podatkowych i mało czasu na zapoznanie się z nimi wpływają także na wzmożone obciążenie pracą, co powoduje, że koszty prowadzenia działalności rosną. Trzeba bowiem zatrudnić więcej specjalistów w dziedzinach księgowo-podatkowych, co generuje kolejne wydatki. Niewiele wskazuje jednak na to, aby sytuacja miała ulec zmianie. Aby sobie pomóc, warto zastosować najnowsze zdobycze technologii.

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Dokumenty zawsze pod ręką

Postępująca cyfryzacja sprawia, że nie tylko firmy wprowadzają coraz więcej usprawnień związanych z procesami księgowymi i finansowymi. Decydują się na nie również podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Gdy 1 lipca 2018 roku wprowadzono obowiązek raportowania rozliczeń JPK, zaczęto przenosić składanie sprawozdań do internetu. To sprawiło, że rola branży IT, która wdraża rozwiązania wspierające księgowych, stała się jeszcze istotniejsza w całym procesie.

Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym nam przez przedsiębiorców, zwłaszcza z małych i średnich firm, stworzyliśmy pakiet pozwalający w kompleksowy sposób zadbać o dokumenty. Pozwala on przyspieszyć pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem dokumentów, dzięki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezbędnych do księgowania. Tego typu rozwiązania sprawiają, że księgowi zyskują dodatkowy czas, który mogą poświęcić na zgłębianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarządów i menadżerów w firmach, które pomagają w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Ilość polskich przepisów jest przytłaczająca, dlatego każda zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas.

Przechowywanie dokumentów to kolejna sprawa, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Stosy papierów rosną wraz z rozwojem firmy. Dlatego warto archiwizować je w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest bardziej ekologiczne oraz potrzebuje mniej miejsca do magazynowania. Może skorzystać też z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Dobrym przykładem są chociażby dokumenty kadrowe, które w wersji elektronicznej należy przechowywać przez 10 lat.

Dokumenty powstające podczas pracy przedsiębiorstwa zgromadzimy w elektronicznym archiwum, do którego dostęp mają uprawnieni pracownicy. Łatwo będzie je później odszukać, wystarczy tylko posłużyć się wyszukiwarką. Opcja bezlimitowego wystawiania faktur i ich eksport do programu księgowego również usprawnią pracę. Ponadto, użytkownicy mogą także stworzyć comiesięczny raport kasowy podsumowujący wszystkie operacje prowadzone w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie pozwala zatem w kompleksowy sposób zadbać o firmowe dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Dokumenty księgowe to jednak nie wszystko. Nie można zapominać też o tych kadrowych, które są niezbędne nie tylko podczas codziennej pracy przedsiębiorstwa, ale również przy kontrolach inspekcji pracy. Odkąd 1 stycznia 2019 roku w życie weszła ustawa umożliwiająca ich prowadzenie w wersji elektronicznej, firmy zaczęły korzystać z tego rozwiązania.

Moduł Kadry umożliwia prowadzenie archiwum w sposób jednolity i systematyczny, jednocześnie dostosowany do wymogów ustawy. Co ważne, pełną e-teczkę pracownika sprawdzimy w każdym momencie, zaś moduł automatycznie przypomni nam o zbliżających się badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP. Im więcej pracowników, tym więcej dat, zatem skala terminów do pilnowania rośnie. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla osób zarządzających zespołem pracowników, np. z działów kadr czy HR – dodaje Krzysztof Wojtas.

Mnóstwo dokumentów, często zmieniane i zawiłe przepisy prawa – to codzienność działów księgowych firm i biur rachunkowych. Rzeczywistość nie jawi się zbyt kolorowo, bowiem ponad pół roku spędzamy nad szeroko pojętą papierologią. Nadzieję na poprawę tej sytuacji przynosi postępująca cyfryzacja. Nowoczesne rozwiązania coraz częściej są wykorzystywane nie tylko w pracy przedsiębiorstw, ale także urzędów, co pozwala sądzić, że pewne procesy ulegną przyspieszeniu.

Poszerzaj swoją wiedzę z naszym programem >>
INFORLEX Plan kont – program dla księgowych jednostek budżetowych
INFORLEX Plan kont – program dla księgowych jednostek budżetowych
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość
    1 sty 2000
    18 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) od 2022 r.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W ramach Polskiego Ładu ustawodawca planuje wprowadzenie ulgi dla podatników wspierających działalność sportową, kulturalną oraz szkolnictwo wyższe i naukę. Ulga na CSR ma wejść w życie od 2022 roku.

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich - projekt ustawy

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich. Jest zgoda na prace nad tzw. ustawą antylichwiarską, której projekt uzyskał wpis do planu prac rządu. To daje resortowi "zielone światło" do kolejnych kroków legislacyjnych i działań, aby projekt ten mógł być jak najszybciej przyjęty - powiedział PAP wiceminister sprawiedliwości Michał Woś.

    Czasowa rejestracja samochodu a zwrot akcyzy

    Zwrot akcyzy od samochodu. Fiskus nie może odmówić zwrotu akcyzy przedsiębiorcy tylko dlatego, że ten przed sprzedażą samochodu dokonał jego czasowej rejestracji w Polsce - tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu.

    Informacje TPR - będą zmiany rozporządzeń

    Informacje TPR. Ministerstwo Finansów informuje, że na stronach Rządowego Centrum Legislacji zostały opublikowane projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia TPR w zakresie podatku PIT i CIT.

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodu. Istnieje wiele profesji w których wymagane jest korzystanie z określonego rodzaju garderoby. Mogą to być ubrania wskazane jako konieczne dla bezpieczeństwa pracowników – np. specjalny stój na budowie - zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, lub też ze względu na inne regulacje prawne – jak na przykład obowiązkowa toga dla adwokata podczas rozprawy na sali sądowej. Poza ścisłymi regulacjami wynikającymi z przepisów istnieją również reguły wyznaczane przez tradycje czy zwyczaje – chociażby konieczność dostosowania stroju do oficjalnych wystąpień publicznych, czy na wysokiej rangi spotkaniach biznesowych. W wielu sytuacjach zakup stroju staje się więc obowiązkiem pracodawcy lub przedsiębiorcy. Powstaje więc pytanie - jakie wydatki związane z garderobą stanowić mogą koszty uzyskania przychodu? Na jakich zasadach oceniać konieczność, prawidłowość oraz wysokość zakupu?

    Granice opodatkowania budynku w podatku od nieruchomości

    Budynek jako przedmiot opodatkowania podatkiem do nieruchomości to „obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach”.

    Zmiany w opodatkowaniu gruntów kolejowych

    Opodatkowanie gruntów kolejowych. Podatkiem od nieruchomości zostaną objęte grunty, na których przedsiębiorstwa kolejowe prowadzą działalność komercyjną inną niż kolejową - tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

    Kantor wymiany walut - wymogi formalne

    Prowadzenie kantoru wymiany walut to jedna z tych form działalności, które w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Łatwy dostęp do podróżowania i powszechność emigracji z kraju np. w celach zarobkowych, to główne powody, dla których taki biznes jest szczególnie opłacalny. Kantor to punkt usługowy oferujący sprzedaż i zakup obcej waluty po określonych kursach. Wydawałoby się, że to dość prosta sprawa, jednak samo założenie takiej firmy nie jest łatwe. Jeżeli chcemy prowadzić kantor, musimy uzyskać zezwolenie i spełnić kilka istotnych warunków.

    Wirtualna kasa fiskalna nie będzie musiała drukować paragonów

    Wirtualne kasy fiskalne. Kasa fiskalna w postaci oprogramowania (czyli tzw. wirtualna kasa fiskalna) nie będzie musiała drukować paragonów, jeśli została umieszczona w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Taka zmiana wynika z projektu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej opublikowanego w czwartek 16 września 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

    Kwota wolna od podatku w 2022 roku

    Kwota wolna od podatku. W ramach Polskiego Ładu ustawodawca proponuje podwyższenie do 30 000 zł kwoty wolnej od podatku. Zmiana ma wejść w życie od 2022 roku.

    Składy podatkowe - zmiany w akcyzie

    Składy podatkowe. Jeśli dany podmiot przejmie od innego skład podatkowy, to dotychczasowy posiadacz składu nie będzie musiał zapłacić akcyzy od produktów znajdujących się w nim - przewiduje projekt nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym, który trafi do dalszych prac w sejmowej komisji energii.

    Czy dobrowolne opłaty za toalety podlegają VAT?

    Dobrowolne opłaty za toalety a VAT. Czy otrzymane środki pieniężne (dobrowolne opłaty za skorzystanie z toalety) powinny być uznane za podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT wynagrodzenie z tytułu świadczonych usług?

    TSUE kontra Belgia. Zwolnienia podatkowe niezgodne z prawem UE

    Zwolnienia podatkowe. Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że zwolnienia podatkowe przyznawane przez Belgię przedsiębiorstwom międzynarodowym stanowią system pomocy państwowej niezgodnej z prawem Unii. Przyznał tym samym rację Komisji Europejskiej i uchylił wyrok Sądu UE z 2019 roku.

    Jaka stawka ryczałtu od przychodów z działalności produkcyjnej (wytwórczej)

    Stawka ryczałtu dla działalności produkcyjnej. Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych można opodatkować przychody osiągane przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Przychody z działalności produkcyjnej (wytwórczej) mogą być opodatkowane albo stawką 8,5% albo 5,5%. Od czego zależy zastosowanie jednej z tych stawek do działalności produkcyjnej?

    Grzywny za przestępstwa i wykroczenia skarbowe w 2022 roku

    Grzywny za przestępstwa i wykroczenia skarbowe w 2022 roku. W roku 2022 podatnikom grozić będą wyższe niż w 2021 r. kwoty grzywien, jakie można wymierzyć za popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

    Kiedy e-faktury będą obligatoryjne? Jak się przygotować?

    E-faktury. Z końcem sierpnia br. Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do ustawy VAT wdrażającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć początkowo z powyższego rozwiązania będzie można korzystać dobrowolnie, już od 2023 roku stanie się ono obligatoryjne. Jakie są korzyści i wyzwania dla przedsiębiorców wynikające z jego wdrożenia?

    Prosta Spółka Akcyjna – jak założyć, jak działa

    Prosta Spółka Akcyjna (PSA) jest szczególnie atrakcyjna dla młodych innowatorów, którzy dysponują unikalnym know-how i chcą otworzyć biznes, ale nie mają na to własnego majątku. Możesz ją szybko zarejestrować, a jej obsługa jest bardzo prosta. O tym, jak krok po kroku założyć PSA i jakie płyną z tego korzyści dla przedsiębiorców, rozmawiali 15 września 2021 r. uczestniczy konferencji online, zorganizowanej przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii we współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości.

    Drugi samochód w jednoosobowej działalności a koszty podatkowe

    Samochód w działalności gospodarczej. W związku z tym, że przepisy nie zabraniają posiadania więcej niż jednego samochodu w ramach prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorcy decydują się na zakup kolejnego pojazdu do swojej działalności. Część z nich ma jednak pewne wątpliwości i dostrzega potencjalne ryzyko podatkowe związane z zakupem drugiego auta. Dlatego decyduje się wystąpić o potwierdzenie planowanego zakupu oraz jego skutków podatkowych w ramach interpretacji indywidualnej. Stanowisko fiskusa jest korzystne dla podatników, jednak zawiera pewne warunki.

    Polski Ład. Przedsiębiorcy będą rezygnować z podatku liniowego

    Polski Ład. Około 700 tys. przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym zostanie najmocniej dotkniętych planowanymi zmianami w ramach Polskiego Ładu. Zwiększenie im obciążeń, nawet jeśli wyniesie 4,9 proc. zamiast 9 proc., bez możliwości odliczenia kwoty wolnej od podatku, czyli planowanych 30 tys. zł, może spowodować, że część przedsiębiorców zrezygnuje z tej formy opodatkowania. – Tymczasem od 2004 roku, kiedy ją wprowadzono, przyniosła ona wiele korzyści zarówno dla firm, jak i budżetu państwa – mówi Rzecznik MŚP Adam Abramowicz, który zbiera podpisy pod petycją w sprawie zablokowania niekorzystnych zmian. Podpisało ją już ponad 52 tys. osób.

    Polski Ład a „szara strefa” w zatrudnieniu

    Polski Ład a „szara strefa” w zatrudnieniu. Według raportu Głównego Urzędu Statystycznego skala „szarej strefy” w zatrudnieniu w Polsce szacowana jest na 880 tysięcy osób (ok. 5,4% ogólnej liczby pracujących) [1]. Trzeba jednak zaznaczyć, że badania statystyczne nie odkrywają rzeczywistej skali zjawiska. Realnie praca nierejestrowana może obejmować nawet 16% osób w wieku produkcyjnym [2].

    Polski Ład. Kontrola podatkowa na wniosek

    Polski Ład. Podatnik, który dostanie od szefa Krajowej Administracji Skarbowej ostrzeżenie przed podejrzanym kontrahentem, będzie mógł wnioskować o przeprowadzenie kontroli podatkowej w zakresie będącym przedmiotem tego ostrzeżenia.

    Przekształcasz działalność gospodarczą w jednoosobową sp. z o.o.? Sprawdź co zmieni się w Twojej księgowości!

    Zmiana dotychczasowej formy prawnej firmy z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza rewolucję w obowiązkach księgowych. Jeśli przed przekształceniem prowadziłeś podatkową księgę przychodów i rozchodów, zakładając spółkę z o.o. musi przejść na księgi rachunkowe.

    PIT od działalności gospodarczej w 2022 roku - skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt

    PIT od działalności gospodarczej w 2022 roku. Kluczowym elementem nowego Polskiego Ładu są istotne zmiany w podatkach. Zmiany te obejmą system opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce, wsparcie innowacyjnych rozwiązań, pobudzenie inwestycji o nowe rozwiązania dla inwestorów strategicznych.

    Ulga na powrót od 1 stycznia 2022 r.

    Ulga na powrót. Polski Ład przewiduje wprowadzenie ulgi w podatku dochodowym dla podatników osiedlających się w Polsce, tzw. ulga na powrót. Proponuje się, aby ulga na powrót weszła w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Kto będzie miał prawo do nowej ulgi i jaka będzie jej wysokość?

    Tarcza Finansowa PFR dla Dużych Firm - wnioski do 30 września

    Tarcza Finansowa PFR dla Dużych Firm. Polski Fundusz Rozwoju ponownie uruchomił Tarczę Finansową dla Dużych Firm. 14 września 2021 r. PFR poinformował o udostępnieniu możliwości składania wniosków o finansowanie preferencyjne w ramach tej Tarczy. Finansowanie służy pokryciu szkody powstałej na skutek zakłóceń w funkcjonowaniu gospodarki w związku z COVID-19. Program został uruchomiony w związku z przyjęciem przez Radę Ministrów zmian do programu rządowego Tarczy Finansowej Polskiego Funduszu Rozwoju dla Dużych Firm, po uzyskaniu uprzednio decyzji Komisji Europejskiej. Termin na zgłoszenie wniosków upływa 30 września 2021 r.