Kategorie

Zarządzanie dokumentami w księgowości

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Zarządzanie dokumentami w księgowości
fot.Shutterstock
Prawo podatkowe w Polsce zmienia się bardzo często. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierzą się księgowi, nie sprzyja systematycznemu śledzeniu kolejnych nowości legislacyjnych. Trzeba jednak to robić, aby móc jak najlepiej zadbać o sprawy firmy. Warto zatem wdrożyć rozwiązania pozwalające zgromadzić wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzięki którym łatwiej będzie znaleźć istotne dokumenty w dowolnym momencie.

Jak wynika z raportu “Tax Compliance in Poland” opublikowanego przez Swiss Chamber Poland oraz Grant Thornton, w samym 2019 roku w życie weszło 21,5 tysiąca stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Śledzenie tak wielu zmian prawnych to ogromne obciążenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i księgowych. Praktycznie nie jest możliwe, aby zapoznać się z najnowszymi regulacjami, dobrze je zrozumieć i sprawnie wprowadzić w życie. Księgowi obsługujący firmy muszą przygotowywać raporty dla osób zarządzających, tak aby firma mogła się rozwijać, odpowiadać na potrzeby rynku oraz na zachodzące w nim zmiany. Do tego niezbędna jest wiedza o stanie firmy.

Raporty i sprawozdania

Reklama

Już niejednokrotnie polskie przedsiębiorstwa przyznawały, że obowiązek sprawozdawczy bywa przytłaczający. Aby dobrze go wypełnić, trzeba odpowiedzieć na szereg szczegółowych pytań, mieć ogromną wiedzę księgową i finansową. Wymaga to również aktualnej wiedzy o przepisach prawnych i podatkowych. W tym miejscu wkraczają księgowi, których zadaniem jest znać przepisy i umieć sprawnie wykorzystać je w praktyce. Ponadto, na bieżąco składają oni w urzędach JPK, deklaracje podatkowe lub raportują do urzędów lokalnej administracji w imieniu firm. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego grozi karami, dlatego poprawność każdego dokumentu oraz czas jego złożenia są niezmiernie ważne.

Jak dokładnie przedstawia się proces raportowania w naszym kraju? Według wspomnianego już wcześniej raportu, realizacja obowiązku sprawozdawczego pochłania aż 2,7 tys. godzin rocznie. Daje to ponad pół roku poświęcanego przez działy księgowe firm i księgowych biur rachunkowych na przygotowanie i wysyłanie niezbędnych dokumentów. Zakładając 8 godzin pracy, do jej wykonania potrzeba średnio 1,7 etatu. Obecnie duże przedsiębiorstwa wysyłają do urzędów około 314 dokumentów rocznie, średniej wielkości – 208, zaś te najmniejsze ponad 100. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie, jeśli zdamy sobie sprawę, że działy księgowe największych firm przesyłają średnio 1 raport dziennie do administracji publicznej.

Warto uświadomić sobie, że wszelkie braki w raportowaniu, pomyłki w rozliczeniach podatkowych, złożenie niewłaściwej deklaracji czy nierzetelne prowadzenie ksiąg narażają zarówno firmy, jak i osoby fizyczne na kary. Sankcje im grożące reguluje kodeks karny skarbowy. Dlatego digitalizacja procesów w firmie umożliwia znacznie sprawniejsze wykonywanie obowiązków związanych z raportowaniem – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Duża liczba zmian w przepisach podatkowych i mało czasu na zapoznanie się z nimi wpływają także na wzmożone obciążenie pracą, co powoduje, że koszty prowadzenia działalności rosną. Trzeba bowiem zatrudnić więcej specjalistów w dziedzinach księgowo-podatkowych, co generuje kolejne wydatki. Niewiele wskazuje jednak na to, aby sytuacja miała ulec zmianie. Aby sobie pomóc, warto zastosować najnowsze zdobycze technologii.

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Dokumenty zawsze pod ręką

Reklama

Postępująca cyfryzacja sprawia, że nie tylko firmy wprowadzają coraz więcej usprawnień związanych z procesami księgowymi i finansowymi. Decydują się na nie również podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Gdy 1 lipca 2018 roku wprowadzono obowiązek raportowania rozliczeń JPK, zaczęto przenosić składanie sprawozdań do internetu. To sprawiło, że rola branży IT, która wdraża rozwiązania wspierające księgowych, stała się jeszcze istotniejsza w całym procesie.

Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym nam przez przedsiębiorców, zwłaszcza z małych i średnich firm, stworzyliśmy pakiet pozwalający w kompleksowy sposób zadbać o dokumenty. Pozwala on przyspieszyć pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem dokumentów, dzięki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezbędnych do księgowania. Tego typu rozwiązania sprawiają, że księgowi zyskują dodatkowy czas, który mogą poświęcić na zgłębianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarządów i menadżerów w firmach, które pomagają w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Ilość polskich przepisów jest przytłaczająca, dlatego każda zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas.

Przechowywanie dokumentów to kolejna sprawa, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Stosy papierów rosną wraz z rozwojem firmy. Dlatego warto archiwizować je w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest bardziej ekologiczne oraz potrzebuje mniej miejsca do magazynowania. Może skorzystać też z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Dobrym przykładem są chociażby dokumenty kadrowe, które w wersji elektronicznej należy przechowywać przez 10 lat.

Dokumenty powstające podczas pracy przedsiębiorstwa zgromadzimy w elektronicznym archiwum, do którego dostęp mają uprawnieni pracownicy. Łatwo będzie je później odszukać, wystarczy tylko posłużyć się wyszukiwarką. Opcja bezlimitowego wystawiania faktur i ich eksport do programu księgowego również usprawnią pracę. Ponadto, użytkownicy mogą także stworzyć comiesięczny raport kasowy podsumowujący wszystkie operacje prowadzone w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie pozwala zatem w kompleksowy sposób zadbać o firmowe dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Dokumenty księgowe to jednak nie wszystko. Nie można zapominać też o tych kadrowych, które są niezbędne nie tylko podczas codziennej pracy przedsiębiorstwa, ale również przy kontrolach inspekcji pracy. Odkąd 1 stycznia 2019 roku w życie weszła ustawa umożliwiająca ich prowadzenie w wersji elektronicznej, firmy zaczęły korzystać z tego rozwiązania.

Moduł Kadry umożliwia prowadzenie archiwum w sposób jednolity i systematyczny, jednocześnie dostosowany do wymogów ustawy. Co ważne, pełną e-teczkę pracownika sprawdzimy w każdym momencie, zaś moduł automatycznie przypomni nam o zbliżających się badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP. Im więcej pracowników, tym więcej dat, zatem skala terminów do pilnowania rośnie. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla osób zarządzających zespołem pracowników, np. z działów kadr czy HR – dodaje Krzysztof Wojtas.

Mnóstwo dokumentów, często zmieniane i zawiłe przepisy prawa – to codzienność działów księgowych firm i biur rachunkowych. Rzeczywistość nie jawi się zbyt kolorowo, bowiem ponad pół roku spędzamy nad szeroko pojętą papierologią. Nadzieję na poprawę tej sytuacji przynosi postępująca cyfryzacja. Nowoczesne rozwiązania coraz częściej są wykorzystywane nie tylko w pracy przedsiębiorstw, ale także urzędów, co pozwala sądzić, że pewne procesy ulegną przyspieszeniu.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Ulga klęskowa w podatku rolnym

    Ulga klęskowa w podatku rolnym jest preferencją podatkową, która przewidziana jest w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej. Jak działa ulga klęskowa? Jakie są zasady przyznawania ulgi?

    Błąd w rozliczeniach nie jest oszustwem podatkowym

    Sankcje w VAT. Podatnik nie może być karany za błąd, który nie jest oszustwem lub uszczupleniem podatkowym - tak uznał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

    Usługi gastronomiczne na kasie fiskalnej online - interpretacje

    Kasy fiskalne online w branży gastronomicznej pojawiły się od 1 stycznia 2021 r. Obowiązek wymiany starych kas na nowe objął bowiem usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne. Pojawiło się jednak szereg wątpliwości interpretacyjnych związanych z nowym obowiązkiem. Oto niektóre z nich.

    Polski Ład. Ile będą kosztowały zmiany podatkowe?

    Polskie Ład. Najważniejsze zmiany jeśli chodzi o kwestie ubytku PIT to jest ok. 22 mld zł dla całego sektora, dodatkowo przewidujemy ok. 4-4,5 mld zł kosztów z tego pakietu ulg dla małych i średnich przedsiębiorstw - powiedział wiceminister finansów Piotr Patkowski.

    Przeniesienie firmy za granicę a podatek w Polsce

    Przeniesienie działalności gospodarczej za granicę. Zapowiadane zmiany w ramach Polskiego Ładu, rosnące koszty prowadzenia firmy, niejasne przepisy i nadmierna biurokracja – to czynniki, przez które wielu przedsiębiorców rozważa przeniesienie działalność za granicę. Jednak samo zarejestrowanie firmy w innym kraju (nawet w UE) nie zwalnia automatycznie z płacenia podatków i składek ubezpieczeniowych w Polsce.

    Kiedy osoba fizyczna ma rezydencję podatkową w Polsce?

    Polska rezydencja podatkowa. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe z 29 kwietnia 2021 r. dotyczące zasad ustalania rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku osoby fizycznej w Polsce. Zdaniem ekspertów PwC te objaśnienia mogą być postrzegane jako zapowiedź szczególnego zainteresowania władz podatkowych rezydencją osób fizycznych, które utraciły lub utracą rezydencję podatkową w Polsce.

    Czy opodatkowanie firm w Czechach jest niższe?

    Opodatkowanie działalności gospodarczej w Czechach nie jest znacząco korzystniejsze niż w Polsce - stwierdza Polski Instytut Ekonomiczny. Analitycy zwracają uwagę, że zależy ono m.in. od branży, w której działa firma, poziomu przychodów oraz relacji między przychodami a kosztami.

    Kto musi mieć kasę fiskalną online od 1 lipca 2021 r.?

    Kasy fiskalne online. Od 1 lipca 2021 r. kolejna grupa podatników zobowiązana jest do obowiązkowego ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online. Których podatników dotyczy ten obowiązek?

    Obowiązek podatkowy drugiego stopnia w akcyzie

    Podmiotowość podatników akcyzy z tytułu obowiązku podatkowego drugiego stopnia jest przedmiotem daleko idących kontrowersji, zresztą z wielu powodów – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Pusta faktura wymaga udowodnienia

    Puste faktury. Urząd skarbowy oskarżył firmę o nabycie pustych faktur, mimo że zeznania świadków wyraźnie stwierdzały co innego. Sprawę rozstrzygnął sąd administracyjny.

    Skutki podatkowe wycofania samochodu ze spółki cywilnej

    Skutki podatkowe wniesienia i wycofania samochodu do spółki cywilnej - cz. II wycofanie samochodu ze spółki cywilnej.

    Zwrot VAT niektórym podmiotom - zmiany od 1 lipca 2021 r.

    Zwrot VAT. Ustawodawca przygotował projekt nowego rozporządzenia w zakresie zwrotu VAT niektórym podmiotom. Nowe regulacje zaczną obowiązywać od 1 lipca 2021 r. Co się zmieni?

    Zarobki w Szwecji. Ile można zarobić zbierając jagody?

    Zarobki w Szwecji. Z danych Szwedzkiego Urzędu Statystycznego wynika, że średnia pensja w Szwecji wynosi 35,3 tys. koron brutto (ok. 15 tys. zł). Mediana wynosi 31,7 tys. koron brutto (ok. 14 tys. zł).

    Raportowanie niefinansowe ESG zyskuje na znaczeniu

    Raportowanie niefinansowe ESG (environmental, social i governance). Inwestorzy coraz częściej szukają informacji o wpływie spółek na środowisko i społeczeństwo. Polskie firmy rzadko jednak raportują takie kwestie. Dlaczego warto raportować? Co powinny zawierać raporty ESG?

    Globalna stawka CIT a realna działalność gospodarcza

    Globalna stawka CIT. Polska nie poprze planu wprowadzenia globalnego minimalnego poziomu podatku od przedsiębiorstw, o ile nie będzie klauzuli wyłączającej z niego istotną działalność gospodarczą prowadzoną w kraju - powiedział dziennikowi "Financial Times" minister finansów Tadeusz Kościński.

    ZUS w Polsce vs. ZUS w Anglii

    Ubiegły miesiąc okazał się niezwykle istotny dla polskiej gospodarki. Premier Morawiecki ogłosił główne założenia „Nowego Ładu”, czyli programu ekonomiczno-społecznego, którego założeniem ma być zniwelowanie strat, jakie w naszej gospodarce poczyniła pandemia koronawirusa. Jednakże nie dla wszystkich plan ten okazał się dobrym pomysłem; co więcej, wzbudził wśród pewnej części społeczeństwa spore obawy.

    Nowelizacja ustawy o AML – nowe obowiązki dla rynku walut wirtualnych

    Nowelizacja ustawy o AML. Wirtualne waluty to ekspresowo rozwijająca się branża z dziedziny nowoczesnych technologii. Jednak zarówno wydobycie, sprzedaż, wymiana i spekulacja walutami nie jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców jako inwestycja czy środek płatniczy. Walutę wirtualną często wykorzystuje się również do realizacji nieuczciwych celów i w ramach działań niezgodnych z prawem. W związku z tym pojawiają się kolejne regulacje prawne – zarówno krajowe, jak i międzynarodowe – dotyczące AML/CFT. 15 maja 2021 weszła w życie nowelizacja ustawy o AML. Co warto o niej wiedzieć?

    Blockchain w księgowości – przyszłość, która już zapukała do drzwi

    Blockchain w księgowości. Wiele wskazuje na to, że rachunkowość oparta o nowe technologie, w tym technologię blockchain to nieodległa przyszłość. Prowadzenie księgowości z wykorzystaniem rejestru rozproszonego i inteligentnych umów może pomóc przedsiębiorcom osiągać większe dochody szybciej i łatwiej. Jednocześnie, wprowadzanie nowych rozwiązań zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Czy wątpliwości branży księgowej związane z blockchainem są uzasadnione?

    Ulga na ekspansję - kto skorzysta i na jakich zasadach?

    Ulga na ekspansję, która została zaproponowana w ramach Polskiego Ładu, ma objąć przedsiębiorstwa, w tym małe i średnie podmioty, które podejmują ekspansją na rynki zagraniczne. Na jakich warunkach będzie można korzystać z ulgi na ekspansję? Kiedy ulga wejdzie w życie?

    Dodatkowe prace a opodatkowanie VAT kar umownych

    VAT od kar umownych - dodatkowe prace. W trakcie realizacji projektu budowlanego mogą wystąpić nowe okoliczności, takie jak np. problemy z gruntem czy wady dokumentacji projektowej. Może to spowodować konieczność podjęcia dodatkowych prac, a tym samym poniesienia dodatkowych kosztów przez wykonawcę, które powinny obciążać zamawiającego. Strony umowy budowlanej muszą ustalić, czy taka kara umowna podlega, czy nie podlega opodatkowaniu VAT.

    Jak postrzegamy księgowych? Sowa, mrówka czy leniwiec?

    Księgowi są nazywani zaufanymi doradcami i wysokiej klasy specjalistami. Chociaż te określenia brzmią poważnie, po pracy często rozwijają nietypowe zainteresowania, jak sporty ekstremalne, sztuki walki, żeglarstwo bądź śpiew w chórze. Sposób, w jaki ich odbieramy, pokazują też metafory. Księgowego można porównać do wielu zwierząt – mądrej sowy, walecznego tygrysa bądź pracowitej mrówki. Z okazji Dnia Księgowego postanowiliśmy przyjrzeć się wizerunkowi specjalistów od rachunkowości.

    Nowy podatek od elektroniki uderzy w twórców i konsumentów

    Opłata reprograficzna. Nowy podatek od elektroniki uderzy w kieszenie konsumentów i przedsiębiorców, nie pomoże twórcom - stwierdził Związek Cyfrowa Polska, wydając negatywną ocenę do projektu ustawy o uprawnieniach artysty zawodowego w ramach konsultacji społecznych resortu kultury.

    Podatkowa grupa kapitałowa – rozliczenie straty

    Podatkowa grupa kapitałowa. Spośród pięciu spółek tworzących grupę jedna przyniosła stratę, a cztery dochody. Spółka dominująca pomniejszyła o tę stratę podatek dochodowy wykazany i zaliczkowany przez cztery rentowne spółki, zachowując powstałą na plus różnicę zaliczek CIT, a następnie rozdysponowując ją pomiędzy siebie i spółkę przynoszącą straty. Była pewna, że to działanie będzie obojętne podatkowo, ale fiskus stwierdził, że jest to przysporzenie majątku tych spółek i musi zostać opodatkowane jak zwykły przychód. Spór między przedsiębiorcą a Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygnął sąd, stwierdzając, że: „Stanowisko KIS jest nie tylko nieprawidłowe, ale także nielogiczne i sprzeczne wewnętrznie. Jest również wyrazem nadmiernego fiskalizmu państwa”.

    Podatnik Bezgotówkowy od 2022 roku - jakie korzyści dla firm?

    Podatnik Bezgotówkowy od 2022 roku. Ministerstwo Finansów proponuje przedsiębiorcom program Podatnik Bezgotówkowy. To propozycja dla tych firm, które większość transakcji płatniczych przeprowadzają w systemie cashless. Uzyskanie takiego statusu „Klienta Premium” będzie możliwe od 2022 roku. Firma, która go uzyska, skorzysta z najszybszego zwrotu VAT w Europie. Pieniądze znajdą się na ich kontach w maksymalnie 15 dni.

    Jaka stawka ryczałtu dla usług gastronomicznych?

    Stawka ryczałtu - usługi gastronomiczne. Czy sprzedaż usług gastronomicznych (przygotowywanie gotowych posiłków na rzecz kontrahentów) można opodatkować na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych ze stawką 3%?