REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie dokumentami w księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
Zarządzanie dokumentami w księgowości
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Prawo podatkowe w Polsce zmienia się bardzo często. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierzą się księgowi, nie sprzyja systematycznemu śledzeniu kolejnych nowości legislacyjnych. Trzeba jednak to robić, aby móc jak najlepiej zadbać o sprawy firmy. Warto zatem wdrożyć rozwiązania pozwalające zgromadzić wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzięki którym łatwiej będzie znaleźć istotne dokumenty w dowolnym momencie.

Jak wynika z raportu “Tax Compliance in Poland” opublikowanego przez Swiss Chamber Poland oraz Grant Thornton, w samym 2019 roku w życie weszło 21,5 tysiąca stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Śledzenie tak wielu zmian prawnych to ogromne obciążenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i księgowych. Praktycznie nie jest możliwe, aby zapoznać się z najnowszymi regulacjami, dobrze je zrozumieć i sprawnie wprowadzić w życie. Księgowi obsługujący firmy muszą przygotowywać raporty dla osób zarządzających, tak aby firma mogła się rozwijać, odpowiadać na potrzeby rynku oraz na zachodzące w nim zmiany. Do tego niezbędna jest wiedza o stanie firmy.

REKLAMA

Raporty i sprawozdania

REKLAMA

Już niejednokrotnie polskie przedsiębiorstwa przyznawały, że obowiązek sprawozdawczy bywa przytłaczający. Aby dobrze go wypełnić, trzeba odpowiedzieć na szereg szczegółowych pytań, mieć ogromną wiedzę księgową i finansową. Wymaga to również aktualnej wiedzy o przepisach prawnych i podatkowych. W tym miejscu wkraczają księgowi, których zadaniem jest znać przepisy i umieć sprawnie wykorzystać je w praktyce. Ponadto, na bieżąco składają oni w urzędach JPK, deklaracje podatkowe lub raportują do urzędów lokalnej administracji w imieniu firm. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego grozi karami, dlatego poprawność każdego dokumentu oraz czas jego złożenia są niezmiernie ważne.

Jak dokładnie przedstawia się proces raportowania w naszym kraju? Według wspomnianego już wcześniej raportu, realizacja obowiązku sprawozdawczego pochłania aż 2,7 tys. godzin rocznie. Daje to ponad pół roku poświęcanego przez działy księgowe firm i księgowych biur rachunkowych na przygotowanie i wysyłanie niezbędnych dokumentów. Zakładając 8 godzin pracy, do jej wykonania potrzeba średnio 1,7 etatu. Obecnie duże przedsiębiorstwa wysyłają do urzędów około 314 dokumentów rocznie, średniej wielkości – 208, zaś te najmniejsze ponad 100. Liczby te robią jeszcze większe wrażenie, jeśli zdamy sobie sprawę, że działy księgowe największych firm przesyłają średnio 1 raport dziennie do administracji publicznej.

Warto uświadomić sobie, że wszelkie braki w raportowaniu, pomyłki w rozliczeniach podatkowych, złożenie niewłaściwej deklaracji czy nierzetelne prowadzenie ksiąg narażają zarówno firmy, jak i osoby fizyczne na kary. Sankcje im grożące reguluje kodeks karny skarbowy. Dlatego digitalizacja procesów w firmie umożliwia znacznie sprawniejsze wykonywanie obowiązków związanych z raportowaniem – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Duża liczba zmian w przepisach podatkowych i mało czasu na zapoznanie się z nimi wpływają także na wzmożone obciążenie pracą, co powoduje, że koszty prowadzenia działalności rosną. Trzeba bowiem zatrudnić więcej specjalistów w dziedzinach księgowo-podatkowych, co generuje kolejne wydatki. Niewiele wskazuje jednak na to, aby sytuacja miała ulec zmianie. Aby sobie pomóc, warto zastosować najnowsze zdobycze technologii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Dokumenty zawsze pod ręką

REKLAMA

Postępująca cyfryzacja sprawia, że nie tylko firmy wprowadzają coraz więcej usprawnień związanych z procesami księgowymi i finansowymi. Decydują się na nie również podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Gdy 1 lipca 2018 roku wprowadzono obowiązek raportowania rozliczeń JPK, zaczęto przenosić składanie sprawozdań do internetu. To sprawiło, że rola branży IT, która wdraża rozwiązania wspierające księgowych, stała się jeszcze istotniejsza w całym procesie.

Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym nam przez przedsiębiorców, zwłaszcza z małych i średnich firm, stworzyliśmy pakiet pozwalający w kompleksowy sposób zadbać o dokumenty. Pozwala on przyspieszyć pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem dokumentów, dzięki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezbędnych do księgowania. Tego typu rozwiązania sprawiają, że księgowi zyskują dodatkowy czas, który mogą poświęcić na zgłębianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarządów i menadżerów w firmach, które pomagają w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Ilość polskich przepisów jest przytłaczająca, dlatego każda zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas.

Przechowywanie dokumentów to kolejna sprawa, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Stosy papierów rosną wraz z rozwojem firmy. Dlatego warto archiwizować je w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest bardziej ekologiczne oraz potrzebuje mniej miejsca do magazynowania. Może skorzystać też z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Dobrym przykładem są chociażby dokumenty kadrowe, które w wersji elektronicznej należy przechowywać przez 10 lat.

Dokumenty powstające podczas pracy przedsiębiorstwa zgromadzimy w elektronicznym archiwum, do którego dostęp mają uprawnieni pracownicy. Łatwo będzie je później odszukać, wystarczy tylko posłużyć się wyszukiwarką. Opcja bezlimitowego wystawiania faktur i ich eksport do programu księgowego również usprawnią pracę. Ponadto, użytkownicy mogą także stworzyć comiesięczny raport kasowy podsumowujący wszystkie operacje prowadzone w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie pozwala zatem w kompleksowy sposób zadbać o firmowe dokumenty – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Dokumenty księgowe to jednak nie wszystko. Nie można zapominać też o tych kadrowych, które są niezbędne nie tylko podczas codziennej pracy przedsiębiorstwa, ale również przy kontrolach inspekcji pracy. Odkąd 1 stycznia 2019 roku w życie weszła ustawa umożliwiająca ich prowadzenie w wersji elektronicznej, firmy zaczęły korzystać z tego rozwiązania.

Moduł Kadry umożliwia prowadzenie archiwum w sposób jednolity i systematyczny, jednocześnie dostosowany do wymogów ustawy. Co ważne, pełną e-teczkę pracownika sprawdzimy w każdym momencie, zaś moduł automatycznie przypomni nam o zbliżających się badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP. Im więcej pracowników, tym więcej dat, zatem skala terminów do pilnowania rośnie. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla osób zarządzających zespołem pracowników, np. z działów kadr czy HR – dodaje Krzysztof Wojtas.

Mnóstwo dokumentów, często zmieniane i zawiłe przepisy prawa – to codzienność działów księgowych firm i biur rachunkowych. Rzeczywistość nie jawi się zbyt kolorowo, bowiem ponad pół roku spędzamy nad szeroko pojętą papierologią. Nadzieję na poprawę tej sytuacji przynosi postępująca cyfryzacja. Nowoczesne rozwiązania coraz częściej są wykorzystywane nie tylko w pracy przedsiębiorstw, ale także urzędów, co pozwala sądzić, że pewne procesy ulegną przyspieszeniu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA