Kategorie

Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?

Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?
Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?
Szafy korespondencyjne. Nowe technologie (a w szczególności digitalizacja i automatyzacja) usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Pomocne w bezpiecznym obiegu dokumentacji w firmie są np. szafy korespondencyjne - urządzenia, które działają jak paczkomaty.

Szafy korespondencyjne - na wzór paczkomatów

Paczkomaty to samoobsługowe urządzenia składające się z zamykanych na kod lub zamek RFID (Radio-Frequency Identification, co oznacza identyfikację za pomocą fal radiowych) skrytek, które służą do nadawania i odbierania przesyłek. Ich popularność rośnie niemal lawinowo, czemu sprzyja błyskawiczny rozwój zakupów online.

Okazuje się, że podobnie działające maszyny są także bardzo przydatne w biurach. Do czego służą? – Szafy korespondencyjne służą do wymiany dokumentów pomiędzy naszym działem zarządzania dokumentacją, a sekcjami operacyjnymi, które realizują swoje procesy w oparciu o te dokumenty – odpowiada
Paweł Ocibiński kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. – To szafa ze skrytkami otwieranymi i zamykanymi przy pomocy karty z czytnikiem RFID. Bardzo sprytne rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić dużo czasu i pomagające w zabezpieczeniu procesu pod kątem dostępu do danych – wyjaśnia.

Po umieszczeniu dokumentu lub paczki w danej skrytce do adresata wysyłany jest automatycznie mail z informacją o przesyłce do odbioru. Urządzenie bardzo usprawnia obieg dokumentów i korespondencji. Wcześniej dystrybucją zajmował się pracownik, a proces mógł trwać nawet godzinę. Obecnie odbiór przesyłki zajmuje około minuty.

Szafa korespondencyjna pozwala też na monitorowanie przebiegu przesyłki. Wiadomo, kiedy i przez kogo została ona umieszczona w skrytce i z niej odebrana. – Taki obieg dokumentów ogromnie zwiększa bezpieczeństwo procesu pod kątem operacyjnym – zauważa Paweł Ocibiński. – Szafa korespondencyjna powinna być dziś częścią każdego biura. Przynosi nie tylko oszczędność czasu i usprawnienie procesu, ale również zwiększenie bezpieczeństwa zdrowotnego w okresie pandemicznym – dodaje.

90% cyfrowych dokumentów

Kancelaria w Impel Business Solutions to część działu zarządzania dokumentacją. Zajmuje się obsługą dokumentacji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym digitalizacją, archiwizacją oraz dystrybucją. Aby zarządzanie dużym wolumenem dokumentów przebiegało sprawniej, w kancelarii dokonała się transformacja. Szafa korespondencyjna to tylko jedno z wielu usprawnień. Najważniejsza jest digitalizacja, czyli zamienianie dokumentów papierowych na cyfrowe. – Dzięki digitalizacji oszczędzamy czas i pieniądze, a przede wszystkim znacząco ograniczamy ryzyko popełnienia błędów, które przy dużej liczbie dokumentów są nieuniknione – podkreśla Paweł Ocibiński.

Jeszcze kilka lat temu cyfrowe dokumenty stanowiły 1% wszystkich dokumentów, dziś ich udział to aż 90%. Z niektórych dokumentów tradycyjnych nie można zrezygnować ze względów formalnych i prawnych. – Podczas pandemii skanujemy nawet te dokumenty, które po wpłynięciu do firmy muszą być przekazywane dalej w oryginale, ponieważ trzeba umożliwić do nich dostęp osobom pracującym zdalnie – tłumaczy Paweł Ocibiński. – Czasy, kiedy w biurach przybijano pieczątki i przechowywano stosy papierów w szafach, dawno już się skończyły. W dwudziestym pierwszym wieku nie można polegać na metodach z poprzedniego stulecia, bo dziś są one wysoce nieefektywne – sygnalizuje.

Zorganizowany proces to podstawa

Przeprowadzając transformację biura w celu usprawnienia zarządzania dokumentacją trzeba zacząć od podstaw. Ważne jest nawet ustawienie biurek czy urządzeń biurowych, co wpływa na krótszy czas obsługi dokumentów.My zaczęliśmy od reorganizacji przestrzeni, korzystając z metody 5S. Ten krok przyniósł natychmiastowy efekt w postaci np. skrócenia czasu transportu dokumentów z miejsca segregacji do skanerów. Pozornie niewielka zmiana pozwoliła na oszczędność ok. 70 minut w trakcie dnia. Kluczowe w tych zmianach jest zaangażowanie i świadomość procesowa pracowników. Bez ich indywidualnej pracy i poczucia odpowiedzialności za realizowany proces nie uda się osiągnąć pełnego sukcesu – mówi Paweł Ocibiński. Ze zmiany skorzystali pracownicy. W efekcie wykazywali pozytywne nastawienie do wprowadzania kolejnych optymalizacji, takich jak automatyzacja czy robotyzacja.

Kolejnym krokiem do wykonania jest opisanie i dogłębne poznanie wszystkich obsługiwanych procesów. Na tym etapie warto stworzyć instrukcję oraz mapy dla procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, które w czytelny sposób obrazują każdy krok w procesie i wizualizują potencjalne problemy czy marnotrawstwa. Jasna instrukcja pozwala pracownikowi na efektywne i bezpieczne operowanie procesem lub jego częścią, ponadto wpływa też na jego komfort pracy, bo czuje się on pewniej.

Oprócz instrukcji procesowych pomocny jest plan ciągłości działania na wypadek awarii urządzeń. – Warto mieć rezerwowe urządzenia i przejrzyste instrukcje. To sposób na zabezpieczenie ciągłości w zarządzaniu dokumentacją – argumentuje Paweł Ocibiński.

Automatyzacja i digitalizacja - para idealna

Po wprowadzeniu tych usprawnień i po edukacji pracowników pod kątem świadomości procesowej, można zająć się automatyzacją. – Jest ona tak samo ważna jak digitalizacja. Te pojęcia są ze sobą często mocno powiązane – tłumaczy Paweł Ocibiński.

Które czynności wykonywane ręcznie przez człowieka mogą być wykonywane automatycznie przez maszyny? Na przykład znakowanie dokumentów. Oczywiście, żeby znakowanie przebiegało automatycznie, potrzebna jest ich wcześniejsza digitalizacja. – Pieczątki zostały zastąpione znakami wodnymi, które są nanoszone automatycznie na dokumenty w formacie PDF przez napisaną przez nas aplikację – przybliża Paweł Ocibiński.

Innym przydatnym usprawnieniem jest automatyzacja pocztowej książki nadawczej, która dziś w Kancelarii Impel Business Solutions jest kompleksowym narzędziem pełniącym funkcję nie tylko zestawienia wysłanych dokumentów, ale również sprawdzającym się w efektywnym rozliczaniu kosztów.

Kolejnym z usprawnień jest nowy model katalogowania dokumentów w niektórych procesach digitalizacyjnych. Skanuje się w nich nawet po kilkaset dokumentów naraz na jednym urządzeniu. Aby w efekcie powstał osobny plik cyfrowy dla każdego dokumentu, kiedyś konieczne było oznakowanie ich kodami kreskowymi, które pełniły rolę separatora. Dziś skanujemy wszystkie dokumenty w danym procesie do jednego zbiorczego pliku, a ich separacją zajmuje się napisana przez nas aplikacja, która analizuje ich treść i automatycznie rozdziela je na osobne pliki PDF na podstawie słów kluczowych. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie takiego rozwiązania musi być przemyślane pod kątem procesowym, ponieważ w części procesów digitalizacyjnych fizyczne kody kreskowe są nośnikiem informacji o dokumencie i pełnią istotną rolę, np. podczas archiwizacji – wyjaśnia Paweł Ocibiński. Takie rozwiązanie bardzo przyspiesza proces przygotowania dokumentów do skanowania oraz eliminuje koszty związane z koniecznością drukowania bądź kupowania naklejek z kodami kreskowymi.

Dzięki nowym technologiom: digitalizacji, automatyzacji, a także dzięki takim urządzeniom jak szafy korespondencyjne, zarządzanie dokumentacją przebiega szybciej, taniej i skuteczniej. To wszystko pozytywnie wpływa na działanie organizacji.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość
    1 sty 2000
    18 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) od 2022 r.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W ramach Polskiego Ładu ustawodawca planuje wprowadzenie ulgi dla podatników wspierających działalność sportową, kulturalną oraz szkolnictwo wyższe i naukę. Ulga na CSR ma wejść w życie od 2022 roku.

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich - projekt ustawy

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich. Jest zgoda na prace nad tzw. ustawą antylichwiarską, której projekt uzyskał wpis do planu prac rządu. To daje resortowi "zielone światło" do kolejnych kroków legislacyjnych i działań, aby projekt ten mógł być jak najszybciej przyjęty - powiedział PAP wiceminister sprawiedliwości Michał Woś.

    Czasowa rejestracja samochodu a zwrot akcyzy

    Zwrot akcyzy od samochodu. Fiskus nie może odmówić zwrotu akcyzy przedsiębiorcy tylko dlatego, że ten przed sprzedażą samochodu dokonał jego czasowej rejestracji w Polsce - tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu.

    Informacje TPR - będą zmiany rozporządzeń

    Informacje TPR. Ministerstwo Finansów informuje, że na stronach Rządowego Centrum Legislacji zostały opublikowane projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia TPR w zakresie podatku PIT i CIT.

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodu. Istnieje wiele profesji w których wymagane jest korzystanie z określonego rodzaju garderoby. Mogą to być ubrania wskazane jako konieczne dla bezpieczeństwa pracowników – np. specjalny stój na budowie - zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, lub też ze względu na inne regulacje prawne – jak na przykład obowiązkowa toga dla adwokata podczas rozprawy na sali sądowej. Poza ścisłymi regulacjami wynikającymi z przepisów istnieją również reguły wyznaczane przez tradycje czy zwyczaje – chociażby konieczność dostosowania stroju do oficjalnych wystąpień publicznych, czy na wysokiej rangi spotkaniach biznesowych. W wielu sytuacjach zakup stroju staje się więc obowiązkiem pracodawcy lub przedsiębiorcy. Powstaje więc pytanie - jakie wydatki związane z garderobą stanowić mogą koszty uzyskania przychodu? Na jakich zasadach oceniać konieczność, prawidłowość oraz wysokość zakupu?

    Granice opodatkowania budynku w podatku od nieruchomości

    Budynek jako przedmiot opodatkowania podatkiem do nieruchomości to „obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach”.

    Zmiany w opodatkowaniu gruntów kolejowych

    Opodatkowanie gruntów kolejowych. Podatkiem od nieruchomości zostaną objęte grunty, na których przedsiębiorstwa kolejowe prowadzą działalność komercyjną inną niż kolejową - tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

    Kantor wymiany walut - wymogi formalne

    Prowadzenie kantoru wymiany walut to jedna z tych form działalności, które w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Łatwy dostęp do podróżowania i powszechność emigracji z kraju np. w celach zarobkowych, to główne powody, dla których taki biznes jest szczególnie opłacalny. Kantor to punkt usługowy oferujący sprzedaż i zakup obcej waluty po określonych kursach. Wydawałoby się, że to dość prosta sprawa, jednak samo założenie takiej firmy nie jest łatwe. Jeżeli chcemy prowadzić kantor, musimy uzyskać zezwolenie i spełnić kilka istotnych warunków.

    Wirtualna kasa fiskalna nie będzie musiała drukować paragonów

    Wirtualne kasy fiskalne. Kasa fiskalna w postaci oprogramowania (czyli tzw. wirtualna kasa fiskalna) nie będzie musiała drukować paragonów, jeśli została umieszczona w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Taka zmiana wynika z projektu rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej opublikowanego w czwartek 16 września 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

    Kwota wolna od podatku w 2022 roku

    Kwota wolna od podatku. W ramach Polskiego Ładu ustawodawca proponuje podwyższenie do 30 000 zł kwoty wolnej od podatku. Zmiana ma wejść w życie od 2022 roku.

    Składy podatkowe - zmiany w akcyzie

    Składy podatkowe. Jeśli dany podmiot przejmie od innego skład podatkowy, to dotychczasowy posiadacz składu nie będzie musiał zapłacić akcyzy od produktów znajdujących się w nim - przewiduje projekt nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym, który trafi do dalszych prac w sejmowej komisji energii.

    Czy dobrowolne opłaty za toalety podlegają VAT?

    Dobrowolne opłaty za toalety a VAT. Czy otrzymane środki pieniężne (dobrowolne opłaty za skorzystanie z toalety) powinny być uznane za podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT wynagrodzenie z tytułu świadczonych usług?

    TSUE kontra Belgia. Zwolnienia podatkowe niezgodne z prawem UE

    Zwolnienia podatkowe. Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że zwolnienia podatkowe przyznawane przez Belgię przedsiębiorstwom międzynarodowym stanowią system pomocy państwowej niezgodnej z prawem Unii. Przyznał tym samym rację Komisji Europejskiej i uchylił wyrok Sądu UE z 2019 roku.

    Jaka stawka ryczałtu od przychodów z działalności produkcyjnej (wytwórczej)

    Stawka ryczałtu dla działalności produkcyjnej. Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych można opodatkować przychody osiągane przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Przychody z działalności produkcyjnej (wytwórczej) mogą być opodatkowane albo stawką 8,5% albo 5,5%. Od czego zależy zastosowanie jednej z tych stawek do działalności produkcyjnej?

    Grzywny za przestępstwa i wykroczenia skarbowe w 2022 roku

    Grzywny za przestępstwa i wykroczenia skarbowe w 2022 roku. W roku 2022 podatnikom grozić będą wyższe niż w 2021 r. kwoty grzywien, jakie można wymierzyć za popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

    Kiedy e-faktury będą obligatoryjne? Jak się przygotować?

    E-faktury. Z końcem sierpnia br. Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do ustawy VAT wdrażającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć początkowo z powyższego rozwiązania będzie można korzystać dobrowolnie, już od 2023 roku stanie się ono obligatoryjne. Jakie są korzyści i wyzwania dla przedsiębiorców wynikające z jego wdrożenia?

    Prosta Spółka Akcyjna – jak założyć, jak działa

    Prosta Spółka Akcyjna (PSA) jest szczególnie atrakcyjna dla młodych innowatorów, którzy dysponują unikalnym know-how i chcą otworzyć biznes, ale nie mają na to własnego majątku. Możesz ją szybko zarejestrować, a jej obsługa jest bardzo prosta. O tym, jak krok po kroku założyć PSA i jakie płyną z tego korzyści dla przedsiębiorców, rozmawiali 15 września 2021 r. uczestniczy konferencji online, zorganizowanej przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii we współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości.

    Drugi samochód w jednoosobowej działalności a koszty podatkowe

    Samochód w działalności gospodarczej. W związku z tym, że przepisy nie zabraniają posiadania więcej niż jednego samochodu w ramach prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorcy decydują się na zakup kolejnego pojazdu do swojej działalności. Część z nich ma jednak pewne wątpliwości i dostrzega potencjalne ryzyko podatkowe związane z zakupem drugiego auta. Dlatego decyduje się wystąpić o potwierdzenie planowanego zakupu oraz jego skutków podatkowych w ramach interpretacji indywidualnej. Stanowisko fiskusa jest korzystne dla podatników, jednak zawiera pewne warunki.

    Polski Ład. Przedsiębiorcy będą rezygnować z podatku liniowego

    Polski Ład. Około 700 tys. przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym zostanie najmocniej dotkniętych planowanymi zmianami w ramach Polskiego Ładu. Zwiększenie im obciążeń, nawet jeśli wyniesie 4,9 proc. zamiast 9 proc., bez możliwości odliczenia kwoty wolnej od podatku, czyli planowanych 30 tys. zł, może spowodować, że część przedsiębiorców zrezygnuje z tej formy opodatkowania. – Tymczasem od 2004 roku, kiedy ją wprowadzono, przyniosła ona wiele korzyści zarówno dla firm, jak i budżetu państwa – mówi Rzecznik MŚP Adam Abramowicz, który zbiera podpisy pod petycją w sprawie zablokowania niekorzystnych zmian. Podpisało ją już ponad 52 tys. osób.

    Polski Ład a „szara strefa” w zatrudnieniu

    Polski Ład a „szara strefa” w zatrudnieniu. Według raportu Głównego Urzędu Statystycznego skala „szarej strefy” w zatrudnieniu w Polsce szacowana jest na 880 tysięcy osób (ok. 5,4% ogólnej liczby pracujących) [1]. Trzeba jednak zaznaczyć, że badania statystyczne nie odkrywają rzeczywistej skali zjawiska. Realnie praca nierejestrowana może obejmować nawet 16% osób w wieku produkcyjnym [2].

    Polski Ład. Kontrola podatkowa na wniosek

    Polski Ład. Podatnik, który dostanie od szefa Krajowej Administracji Skarbowej ostrzeżenie przed podejrzanym kontrahentem, będzie mógł wnioskować o przeprowadzenie kontroli podatkowej w zakresie będącym przedmiotem tego ostrzeżenia.

    Przekształcasz działalność gospodarczą w jednoosobową sp. z o.o.? Sprawdź co zmieni się w Twojej księgowości!

    Zmiana dotychczasowej formy prawnej firmy z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza rewolucję w obowiązkach księgowych. Jeśli przed przekształceniem prowadziłeś podatkową księgę przychodów i rozchodów, zakładając spółkę z o.o. musi przejść na księgi rachunkowe.

    PIT od działalności gospodarczej w 2022 roku - skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt

    PIT od działalności gospodarczej w 2022 roku. Kluczowym elementem nowego Polskiego Ładu są istotne zmiany w podatkach. Zmiany te obejmą system opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce, wsparcie innowacyjnych rozwiązań, pobudzenie inwestycji o nowe rozwiązania dla inwestorów strategicznych.

    Ulga na powrót od 1 stycznia 2022 r.

    Ulga na powrót. Polski Ład przewiduje wprowadzenie ulgi w podatku dochodowym dla podatników osiedlających się w Polsce, tzw. ulga na powrót. Proponuje się, aby ulga na powrót weszła w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Kto będzie miał prawo do nowej ulgi i jaka będzie jej wysokość?

    Tarcza Finansowa PFR dla Dużych Firm - wnioski do 30 września

    Tarcza Finansowa PFR dla Dużych Firm. Polski Fundusz Rozwoju ponownie uruchomił Tarczę Finansową dla Dużych Firm. 14 września 2021 r. PFR poinformował o udostępnieniu możliwości składania wniosków o finansowanie preferencyjne w ramach tej Tarczy. Finansowanie służy pokryciu szkody powstałej na skutek zakłóceń w funkcjonowaniu gospodarki w związku z COVID-19. Program został uruchomiony w związku z przyjęciem przez Radę Ministrów zmian do programu rządowego Tarczy Finansowej Polskiego Funduszu Rozwoju dla Dużych Firm, po uzyskaniu uprzednio decyzji Komisji Europejskiej. Termin na zgłoszenie wniosków upływa 30 września 2021 r.