REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?

Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?
Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?

REKLAMA

REKLAMA

Szafy korespondencyjne. Nowe technologie (a w szczególności digitalizacja i automatyzacja) usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Pomocne w bezpiecznym obiegu dokumentacji w firmie są np. szafy korespondencyjne - urządzenia, które działają jak paczkomaty.

Szafy korespondencyjne - na wzór paczkomatów

Paczkomaty to samoobsługowe urządzenia składające się z zamykanych na kod lub zamek RFID (Radio-Frequency Identification, co oznacza identyfikację za pomocą fal radiowych) skrytek, które służą do nadawania i odbierania przesyłek. Ich popularność rośnie niemal lawinowo, czemu sprzyja błyskawiczny rozwój zakupów online.

Okazuje się, że podobnie działające maszyny są także bardzo przydatne w biurach. Do czego służą? – Szafy korespondencyjne służą do wymiany dokumentów pomiędzy naszym działem zarządzania dokumentacją, a sekcjami operacyjnymi, które realizują swoje procesy w oparciu o te dokumenty – odpowiada
Paweł Ocibiński kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. – To szafa ze skrytkami otwieranymi i zamykanymi przy pomocy karty z czytnikiem RFID. Bardzo sprytne rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić dużo czasu i pomagające w zabezpieczeniu procesu pod kątem dostępu do danych – wyjaśnia.

Po umieszczeniu dokumentu lub paczki w danej skrytce do adresata wysyłany jest automatycznie mail z informacją o przesyłce do odbioru. Urządzenie bardzo usprawnia obieg dokumentów i korespondencji. Wcześniej dystrybucją zajmował się pracownik, a proces mógł trwać nawet godzinę. Obecnie odbiór przesyłki zajmuje około minuty.

Szafa korespondencyjna pozwala też na monitorowanie przebiegu przesyłki. Wiadomo, kiedy i przez kogo została ona umieszczona w skrytce i z niej odebrana. – Taki obieg dokumentów ogromnie zwiększa bezpieczeństwo procesu pod kątem operacyjnym – zauważa Paweł Ocibiński. – Szafa korespondencyjna powinna być dziś częścią każdego biura. Przynosi nie tylko oszczędność czasu i usprawnienie procesu, ale również zwiększenie bezpieczeństwa zdrowotnego w okresie pandemicznym – dodaje.

REKLAMA

Autopromocja

90% cyfrowych dokumentów

Kancelaria w Impel Business Solutions to część działu zarządzania dokumentacją. Zajmuje się obsługą dokumentacji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym digitalizacją, archiwizacją oraz dystrybucją. Aby zarządzanie dużym wolumenem dokumentów przebiegało sprawniej, w kancelarii dokonała się transformacja. Szafa korespondencyjna to tylko jedno z wielu usprawnień. Najważniejsza jest digitalizacja, czyli zamienianie dokumentów papierowych na cyfrowe. – Dzięki digitalizacji oszczędzamy czas i pieniądze, a przede wszystkim znacząco ograniczamy ryzyko popełnienia błędów, które przy dużej liczbie dokumentów są nieuniknione – podkreśla Paweł Ocibiński.

Jeszcze kilka lat temu cyfrowe dokumenty stanowiły 1% wszystkich dokumentów, dziś ich udział to aż 90%. Z niektórych dokumentów tradycyjnych nie można zrezygnować ze względów formalnych i prawnych. – Podczas pandemii skanujemy nawet te dokumenty, które po wpłynięciu do firmy muszą być przekazywane dalej w oryginale, ponieważ trzeba umożliwić do nich dostęp osobom pracującym zdalnie – tłumaczy Paweł Ocibiński. – Czasy, kiedy w biurach przybijano pieczątki i przechowywano stosy papierów w szafach, dawno już się skończyły. W dwudziestym pierwszym wieku nie można polegać na metodach z poprzedniego stulecia, bo dziś są one wysoce nieefektywne – sygnalizuje.

Zorganizowany proces to podstawa

REKLAMA

Przeprowadzając transformację biura w celu usprawnienia zarządzania dokumentacją trzeba zacząć od podstaw. Ważne jest nawet ustawienie biurek czy urządzeń biurowych, co wpływa na krótszy czas obsługi dokumentów.My zaczęliśmy od reorganizacji przestrzeni, korzystając z metody 5S. Ten krok przyniósł natychmiastowy efekt w postaci np. skrócenia czasu transportu dokumentów z miejsca segregacji do skanerów. Pozornie niewielka zmiana pozwoliła na oszczędność ok. 70 minut w trakcie dnia. Kluczowe w tych zmianach jest zaangażowanie i świadomość procesowa pracowników. Bez ich indywidualnej pracy i poczucia odpowiedzialności za realizowany proces nie uda się osiągnąć pełnego sukcesu – mówi Paweł Ocibiński. Ze zmiany skorzystali pracownicy. W efekcie wykazywali pozytywne nastawienie do wprowadzania kolejnych optymalizacji, takich jak automatyzacja czy robotyzacja.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kolejnym krokiem do wykonania jest opisanie i dogłębne poznanie wszystkich obsługiwanych procesów. Na tym etapie warto stworzyć instrukcję oraz mapy dla procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, które w czytelny sposób obrazują każdy krok w procesie i wizualizują potencjalne problemy czy marnotrawstwa. Jasna instrukcja pozwala pracownikowi na efektywne i bezpieczne operowanie procesem lub jego częścią, ponadto wpływa też na jego komfort pracy, bo czuje się on pewniej.

Oprócz instrukcji procesowych pomocny jest plan ciągłości działania na wypadek awarii urządzeń. – Warto mieć rezerwowe urządzenia i przejrzyste instrukcje. To sposób na zabezpieczenie ciągłości w zarządzaniu dokumentacją – argumentuje Paweł Ocibiński.

Automatyzacja i digitalizacja - para idealna

Po wprowadzeniu tych usprawnień i po edukacji pracowników pod kątem świadomości procesowej, można zająć się automatyzacją. – Jest ona tak samo ważna jak digitalizacja. Te pojęcia są ze sobą często mocno powiązane – tłumaczy Paweł Ocibiński.

Które czynności wykonywane ręcznie przez człowieka mogą być wykonywane automatycznie przez maszyny? Na przykład znakowanie dokumentów. Oczywiście, żeby znakowanie przebiegało automatycznie, potrzebna jest ich wcześniejsza digitalizacja. – Pieczątki zostały zastąpione znakami wodnymi, które są nanoszone automatycznie na dokumenty w formacie PDF przez napisaną przez nas aplikację – przybliża Paweł Ocibiński.

Innym przydatnym usprawnieniem jest automatyzacja pocztowej książki nadawczej, która dziś w Kancelarii Impel Business Solutions jest kompleksowym narzędziem pełniącym funkcję nie tylko zestawienia wysłanych dokumentów, ale również sprawdzającym się w efektywnym rozliczaniu kosztów.

Kolejnym z usprawnień jest nowy model katalogowania dokumentów w niektórych procesach digitalizacyjnych. Skanuje się w nich nawet po kilkaset dokumentów naraz na jednym urządzeniu. Aby w efekcie powstał osobny plik cyfrowy dla każdego dokumentu, kiedyś konieczne było oznakowanie ich kodami kreskowymi, które pełniły rolę separatora. Dziś skanujemy wszystkie dokumenty w danym procesie do jednego zbiorczego pliku, a ich separacją zajmuje się napisana przez nas aplikacja, która analizuje ich treść i automatycznie rozdziela je na osobne pliki PDF na podstawie słów kluczowych. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie takiego rozwiązania musi być przemyślane pod kątem procesowym, ponieważ w części procesów digitalizacyjnych fizyczne kody kreskowe są nośnikiem informacji o dokumencie i pełnią istotną rolę, np. podczas archiwizacji – wyjaśnia Paweł Ocibiński. Takie rozwiązanie bardzo przyspiesza proces przygotowania dokumentów do skanowania oraz eliminuje koszty związane z koniecznością drukowania bądź kupowania naklejek z kodami kreskowymi.

Dzięki nowym technologiom: digitalizacji, automatyzacji, a także dzięki takim urządzeniom jak szafy korespondencyjne, zarządzanie dokumentacją przebiega szybciej, taniej i skuteczniej. To wszystko pozytywnie wpływa na działanie organizacji.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

Roczne zeznanie podatkowe CIT tylko do 31 marca. Jak złożyć CIT-8

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa przypominają, że 31 marca 2025 r. upływa termin złożenia zeznania CIT-8 za 2024 rok dla tych podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. CIT-8 można złożyć także elektronicznie w serwisie e-Urząd Skarbowy bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

PKPiR 2026: lista 15 poważnych zmian i nowe rozporządzenie od 1 stycznia. Terminy wpisów, dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe i inne nowości

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

REKLAMA

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

REKLAMA

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

REKLAMA