REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?
Szafy korespondencyjne w firmie - czym są, dlaczego warto je mieć?

REKLAMA

REKLAMA

Szafy korespondencyjne. Nowe technologie (a w szczególności digitalizacja i automatyzacja) usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Pomocne w bezpiecznym obiegu dokumentacji w firmie są np. szafy korespondencyjne - urządzenia, które działają jak paczkomaty.

Szafy korespondencyjne - na wzór paczkomatów

Paczkomaty to samoobsługowe urządzenia składające się z zamykanych na kod lub zamek RFID (Radio-Frequency Identification, co oznacza identyfikację za pomocą fal radiowych) skrytek, które służą do nadawania i odbierania przesyłek. Ich popularność rośnie niemal lawinowo, czemu sprzyja błyskawiczny rozwój zakupów online.

Okazuje się, że podobnie działające maszyny są także bardzo przydatne w biurach. Do czego służą? – Szafy korespondencyjne służą do wymiany dokumentów pomiędzy naszym działem zarządzania dokumentacją, a sekcjami operacyjnymi, które realizują swoje procesy w oparciu o te dokumenty – odpowiada
Paweł Ocibiński kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. – To szafa ze skrytkami otwieranymi i zamykanymi przy pomocy karty z czytnikiem RFID. Bardzo sprytne rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić dużo czasu i pomagające w zabezpieczeniu procesu pod kątem dostępu do danych – wyjaśnia.

Po umieszczeniu dokumentu lub paczki w danej skrytce do adresata wysyłany jest automatycznie mail z informacją o przesyłce do odbioru. Urządzenie bardzo usprawnia obieg dokumentów i korespondencji. Wcześniej dystrybucją zajmował się pracownik, a proces mógł trwać nawet godzinę. Obecnie odbiór przesyłki zajmuje około minuty.

Szafa korespondencyjna pozwala też na monitorowanie przebiegu przesyłki. Wiadomo, kiedy i przez kogo została ona umieszczona w skrytce i z niej odebrana. – Taki obieg dokumentów ogromnie zwiększa bezpieczeństwo procesu pod kątem operacyjnym – zauważa Paweł Ocibiński. – Szafa korespondencyjna powinna być dziś częścią każdego biura. Przynosi nie tylko oszczędność czasu i usprawnienie procesu, ale również zwiększenie bezpieczeństwa zdrowotnego w okresie pandemicznym – dodaje.

REKLAMA

REKLAMA

90% cyfrowych dokumentów

Kancelaria w Impel Business Solutions to część działu zarządzania dokumentacją. Zajmuje się obsługą dokumentacji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym digitalizacją, archiwizacją oraz dystrybucją. Aby zarządzanie dużym wolumenem dokumentów przebiegało sprawniej, w kancelarii dokonała się transformacja. Szafa korespondencyjna to tylko jedno z wielu usprawnień. Najważniejsza jest digitalizacja, czyli zamienianie dokumentów papierowych na cyfrowe. – Dzięki digitalizacji oszczędzamy czas i pieniądze, a przede wszystkim znacząco ograniczamy ryzyko popełnienia błędów, które przy dużej liczbie dokumentów są nieuniknione – podkreśla Paweł Ocibiński.

Jeszcze kilka lat temu cyfrowe dokumenty stanowiły 1% wszystkich dokumentów, dziś ich udział to aż 90%. Z niektórych dokumentów tradycyjnych nie można zrezygnować ze względów formalnych i prawnych. – Podczas pandemii skanujemy nawet te dokumenty, które po wpłynięciu do firmy muszą być przekazywane dalej w oryginale, ponieważ trzeba umożliwić do nich dostęp osobom pracującym zdalnie – tłumaczy Paweł Ocibiński. – Czasy, kiedy w biurach przybijano pieczątki i przechowywano stosy papierów w szafach, dawno już się skończyły. W dwudziestym pierwszym wieku nie można polegać na metodach z poprzedniego stulecia, bo dziś są one wysoce nieefektywne – sygnalizuje.

REKLAMA

Zorganizowany proces to podstawa

Przeprowadzając transformację biura w celu usprawnienia zarządzania dokumentacją trzeba zacząć od podstaw. Ważne jest nawet ustawienie biurek czy urządzeń biurowych, co wpływa na krótszy czas obsługi dokumentów.My zaczęliśmy od reorganizacji przestrzeni, korzystając z metody 5S. Ten krok przyniósł natychmiastowy efekt w postaci np. skrócenia czasu transportu dokumentów z miejsca segregacji do skanerów. Pozornie niewielka zmiana pozwoliła na oszczędność ok. 70 minut w trakcie dnia. Kluczowe w tych zmianach jest zaangażowanie i świadomość procesowa pracowników. Bez ich indywidualnej pracy i poczucia odpowiedzialności za realizowany proces nie uda się osiągnąć pełnego sukcesu – mówi Paweł Ocibiński. Ze zmiany skorzystali pracownicy. W efekcie wykazywali pozytywne nastawienie do wprowadzania kolejnych optymalizacji, takich jak automatyzacja czy robotyzacja.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kolejnym krokiem do wykonania jest opisanie i dogłębne poznanie wszystkich obsługiwanych procesów. Na tym etapie warto stworzyć instrukcję oraz mapy dla procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, które w czytelny sposób obrazują każdy krok w procesie i wizualizują potencjalne problemy czy marnotrawstwa. Jasna instrukcja pozwala pracownikowi na efektywne i bezpieczne operowanie procesem lub jego częścią, ponadto wpływa też na jego komfort pracy, bo czuje się on pewniej.

Oprócz instrukcji procesowych pomocny jest plan ciągłości działania na wypadek awarii urządzeń. – Warto mieć rezerwowe urządzenia i przejrzyste instrukcje. To sposób na zabezpieczenie ciągłości w zarządzaniu dokumentacją – argumentuje Paweł Ocibiński.

Automatyzacja i digitalizacja - para idealna

Po wprowadzeniu tych usprawnień i po edukacji pracowników pod kątem świadomości procesowej, można zająć się automatyzacją. – Jest ona tak samo ważna jak digitalizacja. Te pojęcia są ze sobą często mocno powiązane – tłumaczy Paweł Ocibiński.

Które czynności wykonywane ręcznie przez człowieka mogą być wykonywane automatycznie przez maszyny? Na przykład znakowanie dokumentów. Oczywiście, żeby znakowanie przebiegało automatycznie, potrzebna jest ich wcześniejsza digitalizacja. – Pieczątki zostały zastąpione znakami wodnymi, które są nanoszone automatycznie na dokumenty w formacie PDF przez napisaną przez nas aplikację – przybliża Paweł Ocibiński.

Innym przydatnym usprawnieniem jest automatyzacja pocztowej książki nadawczej, która dziś w Kancelarii Impel Business Solutions jest kompleksowym narzędziem pełniącym funkcję nie tylko zestawienia wysłanych dokumentów, ale również sprawdzającym się w efektywnym rozliczaniu kosztów.

Kolejnym z usprawnień jest nowy model katalogowania dokumentów w niektórych procesach digitalizacyjnych. Skanuje się w nich nawet po kilkaset dokumentów naraz na jednym urządzeniu. Aby w efekcie powstał osobny plik cyfrowy dla każdego dokumentu, kiedyś konieczne było oznakowanie ich kodami kreskowymi, które pełniły rolę separatora. Dziś skanujemy wszystkie dokumenty w danym procesie do jednego zbiorczego pliku, a ich separacją zajmuje się napisana przez nas aplikacja, która analizuje ich treść i automatycznie rozdziela je na osobne pliki PDF na podstawie słów kluczowych. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie takiego rozwiązania musi być przemyślane pod kątem procesowym, ponieważ w części procesów digitalizacyjnych fizyczne kody kreskowe są nośnikiem informacji o dokumencie i pełnią istotną rolę, np. podczas archiwizacji – wyjaśnia Paweł Ocibiński. Takie rozwiązanie bardzo przyspiesza proces przygotowania dokumentów do skanowania oraz eliminuje koszty związane z koniecznością drukowania bądź kupowania naklejek z kodami kreskowymi.

Dzięki nowym technologiom: digitalizacji, automatyzacji, a także dzięki takim urządzeniom jak szafy korespondencyjne, zarządzanie dokumentacją przebiega szybciej, taniej i skuteczniej. To wszystko pozytywnie wpływa na działanie organizacji.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA