REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej

Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej /fot. Shutterstock
Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Regulacje prawne w zakresie rachunkowości określają jak należy postępować z dokumentami takimi jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. Wskazują jednocześnie dopuszczalne przez ustawodawcę sposoby ochrony i przechowywania takiej dokumentacji.

Autopromocja

Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej

Zgodnie z generalną zasadą dokumentację księgową, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wyjaśnijmy, że za dokumentację księgową, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, uważa się dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Wymogi dotyczące ochrony ksiąg rachunkowych

Istotą kwestią jest ochrona gromadzonych przez jednostkę danych księgowych (ksiąg rachunkowych). Mogą być one gromadzone elektronicznie, innymi słowy, mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

Ustawodawca wskazuje przy tym, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Jeżeli jednak system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia powyższych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Przy czym, za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż określonym przez ustawodawcę jest dopuszczalne tylko pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Przechowywanie dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych

W przypadku dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych jednostka co do zasady ma obowiązek przechowywania ich w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych powinny zostać oznaczone w sposób pozwalający na ich identyfikację, tzn. określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Takie same zasady przechowywania obowiązuję w przypadku dokumentów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, tj. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego.

Ważne!

Powyższa zasada obowiązuje z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata

Niejednokrotnie dokumentacja księgowa jest przechowywana poza jednostką, przez inną jednostkę, świadczącą usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Nie zwalnia to z obowiązku stosowania powyższych przepisów. Dodatkowo, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;

- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Okres przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych

W świetle zapisów ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Nie jest więc wskazany jakikolwiek limit czasowy dla przechowywania tego typu dokumentów.

W tym miejscu warto wskazać, że planowana jest zmiana art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli przepisu dotyczącego okresu przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych, która ma na celu skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych z trwałego przechowywania do 5 lat.

Takie rozwiązanie zawiera projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, który został przyjęty przez rząd w dniu 25 września 2018 r. i w tym samym dniu skierowany do Sejmu. W dniu 3 października 2018 r. miało miejsce pierwsze czytanie projektu na posiedzeniu Sejmu. Natomiast 22 października 2018 r. sejmowa Komisja Nadzwyczajna do spraw deregulacji zarekomendowała przyjęcie noweli. Ustawa w większości ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.


Okres przechowywania pozostałych dokumentów księgowych

Inaczej niż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, które na chwilę obecną przechowuje się trwale, przechowywać należy inne dokumenty księgowe.

I tak, księgi rachunkowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat.

Natomiast pozostałe, poniższe dokumenty przechowuje się co najmniej przez wskazany przez ustawodawcę okres, tj.:

- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Okresy przechowywania ustalone dla tych dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego one dotyczą.

Zasady udostępniania dokumentów księgowych

Przepisy wskazuję, że udostępnienie osobie trzeciej dokumentów księgowych do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Natomiast udostępnianie poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

Przechowywanie dokumentów księgowych jednostek przekształconych lub zlikwidowanych

Dokumenty księgowe jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej zobowiązana jest przechowywać jednostka kontynuująca działalność.

Z kolei dokumenty jednostek, które zostały zlikwidowane powinna przechowywać wyznaczona osoba lub jednostka. Przy czym o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Podstawa prawna:

- ustawa  z dnia 29 września 1994 r.  o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018, poz. 395; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2018 r., poz. 650).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Opóźnienia w zapłacie w podatku dochodowym - skutki

Przedsiębiorcy mają wynikający z przepisów podatkowych obowiązek płacenia różnych podatków. W tym także podatków dochodowych: PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych i CIT – podatek dochodowy od osób prawnych (w przypadku np. spółek z o.o. czy akcyjnych). Każde opóźnienie w zapłacie podatku – także podatku dochodowego grozi nie tylko obowiązkiem obliczenia od zaległości podatkowych odsetek ale także odpowiedzialnością karną skarbową. Zaległość podatkowa, to także może być problem pracowników, którzy nie zapłacili podatku dochodowego PIT wynikającego z rocznego zeznania podatkowego.

Wysokość kosztów pracowniczych u seniorów w 2024 r.

Zasady rozliczania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczą wszystkich pracowników bez względu na ich wiek. Dlatego również pracujący seniorzy, którzy już osiągnęli wiek emerytalny – mimo zwolnienia podatkowego – mają takie same koszty jak inni pracownicy.

Przelewy w Boże Ciało. Jak pracują banki? Kiedy dojdzie przelew?

30 maja, czwartek jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Czy system rozliczeniowy Elixir będzie wówczas dostępny? Kiedy najlepiej wysałć przelew, aby doszedł na czas? 

PIT 2024. Koszty uzyskania przychodów (pracownicze), zwykłe, podwyższone, autorskie - kwoty, limity, oświadczenia, praca zdalna

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy w 2024 roku? Jakie są koszty zwykłe, a jakie podwyższone? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie daje prawa (co do zasady) pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Czy Polska powinna przyjąć euro? Znamienny sondaż. Stanowcze słowa ministra finansów

W opinii 49 proc. badanych Polska w ogóle nie powinna przyjmować euro. Tak wynika z sondażu CBOS dla Polskiej Agencji Prasowej przeprowadzonego w dniach 20 do 23 maja 2024 roku. Według 13 proc. ankietowanych Polska powinna przyjąć euro w ciągu kolejnych 3 lat, w ocenie 22 proc. - w ciągu kolejnych 10 lat, a według 10 proc. - jeszcze później.

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej w 2024 roku. Do kiedy wniosek? Niedopłata już z odsetkami

ZUS informuje, że 3 czerwca 2024 r. upływa termin, w którym można złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej za 2023 r. Jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku w określonym  czasie, ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika do końca tego roku.

Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

REKLAMA