REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej

Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej /fot. Shutterstock
Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

Regulacje prawne w zakresie rachunkowości określają jak należy postępować z dokumentami takimi jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. Wskazują jednocześnie dopuszczalne przez ustawodawcę sposoby ochrony i przechowywania takiej dokumentacji.

Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej

Zgodnie z generalną zasadą dokumentację księgową, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wyjaśnijmy, że za dokumentację księgową, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, uważa się dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

Autopromocja

Przeliczanie dla celów VAT kwot wyrażonych w walutach obcych od 1 lipca 2023 r. (PDF)

Kup ebook:

Przeliczanie dla celów VAT kwot wyrażonych w walutach obcych od 1 lipca 2023 r. (PDF)

- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Wymogi dotyczące ochrony ksiąg rachunkowych

Istotą kwestią jest ochrona gromadzonych przez jednostkę danych księgowych (ksiąg rachunkowych). Mogą być one gromadzone elektronicznie, innymi słowy, mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

Ustawodawca wskazuje przy tym, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Jeżeli jednak system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia powyższych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Przy czym, za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż określonym przez ustawodawcę jest dopuszczalne tylko pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Przechowywanie dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych

W przypadku dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych jednostka co do zasady ma obowiązek przechowywania ich w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych powinny zostać oznaczone w sposób pozwalający na ich identyfikację, tzn. określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Takie same zasady przechowywania obowiązuję w przypadku dokumentów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, tj. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego.

Ważne!

Powyższa zasada obowiązuje z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata

Niejednokrotnie dokumentacja księgowa jest przechowywana poza jednostką, przez inną jednostkę, świadczącą usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Nie zwalnia to z obowiązku stosowania powyższych przepisów. Dodatkowo, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;

- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Okres przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych

W świetle zapisów ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Nie jest więc wskazany jakikolwiek limit czasowy dla przechowywania tego typu dokumentów.

W tym miejscu warto wskazać, że planowana jest zmiana art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli przepisu dotyczącego okresu przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych, która ma na celu skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych z trwałego przechowywania do 5 lat.

Takie rozwiązanie zawiera projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, który został przyjęty przez rząd w dniu 25 września 2018 r. i w tym samym dniu skierowany do Sejmu. W dniu 3 października 2018 r. miało miejsce pierwsze czytanie projektu na posiedzeniu Sejmu. Natomiast 22 października 2018 r. sejmowa Komisja Nadzwyczajna do spraw deregulacji zarekomendowała przyjęcie noweli. Ustawa w większości ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.


Okres przechowywania pozostałych dokumentów księgowych

Inaczej niż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, które na chwilę obecną przechowuje się trwale, przechowywać należy inne dokumenty księgowe.

I tak, księgi rachunkowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat.

Natomiast pozostałe, poniższe dokumenty przechowuje się co najmniej przez wskazany przez ustawodawcę okres, tj.:

- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Okresy przechowywania ustalone dla tych dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego one dotyczą.

Zasady udostępniania dokumentów księgowych

Przepisy wskazuję, że udostępnienie osobie trzeciej dokumentów księgowych do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Natomiast udostępnianie poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

Przechowywanie dokumentów księgowych jednostek przekształconych lub zlikwidowanych

Dokumenty księgowe jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej zobowiązana jest przechowywać jednostka kontynuująca działalność.

Z kolei dokumenty jednostek, które zostały zlikwidowane powinna przechowywać wyznaczona osoba lub jednostka. Przy czym o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Podstawa prawna:

- ustawa  z dnia 29 września 1994 r.  o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018, poz. 395; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2018 r., poz. 650).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Szef KAS zmienia interpretację! VAT zapłacony przy aporcie nie jest przychodem podatkowym

    Szef KAS z urzędu zmienił nieprawidłową interpretację. Wnoszący aport nie zapłaci podatku dochodowego od kwoty  podatku VAT zapłaconego przez spółkę, do której wniesiono aport.

    Tabela kursów średnich NBP nr 189/A/NBP/2023 - z 29 września 2023

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona 29 września 2023 roku. NBP nr 189/A/NBP/2023. Średni kurs euro w tym dniu to 4,6356 zł.

    MF: w e-US można złożyć wniosek o zwrot kosztów zakupu kasy fiskalnej

    W e-Urzędzie Skarbowym można już złożyć wniosek o zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej – podało MF w komunikacie.

    Umorzenie zaległości podatkowej. Co warto wiedzieć?

    Zaległości podatkowe to problem, z którym boryka się wielu podatników. Czasami z powodu nieprzewidzianych okoliczności nie jesteśmy w stanie uregulować zobowiązań w terminie. Dla takich sytuacji istnieje procedura umorzenia zaległości podatkowych. W tym artykule przyjrzymy się dokładnie, jak działa ten proces, kto może z niego skorzystać i jakie kroki należy podjąć.

    KAS: międzynarodowa spółka zaniżyła podatek na ponad 1,2 mln zł

    Kontrola przeprowadzona w międzynarodowej spółce przez pracowników dolnośląskiej Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) wykazała zaniżenie podatku na ponad 1,2 mln zł – podała w piątek KAS.

    Projekt ustawy budżetowej na 2024 rok. Kluczowe wskaźniki i strategia zarządzania długiem

    Rząd przedstawił projekt ustawy budżetowej na 2024 rok, który ma na celu zapewnienie stabilności finansowej kraju. Głównymi filarami tego projektu są bezpieczeństwo, wsparcie programów społecznych, ochrona zdrowia oraz strategie minimalizujące koszty obsługi długu Skarbu Państwa. W kontekście globalnych wyzwań, takich jak konflikt na Ukrainie, jakie kluczowe wskaźniki gospodarcze i założenia zostały uwzględnione w tym projekcie? Oto przegląd najważniejszych informacji.

    KSeF jest już w innych krajach. I to nie tylko Europy. Jak e-faktury działają na całym świecie?

    E-faktury okazały się skutecznym narzędziem również w takich krajach jak np. Australia, Chiny, Hongkong, Tajwan, Japonia, Korea Południowa, Indie, Brazylia, Chile i Meksyk.

    Prawo do błędu. Kiedy przedsiębiorca uniknie kary za naruszenie przepisów?

    Każdy nowy przedsiębiorca stawia czoła wyzwaniom związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jednym z największych obaw jest nieświadome naruszenie przepisów i związane z tym konsekwencje. Na szczęście, polski system prawny wprowadził "prawo do błędu", które chroni nowych przedsiębiorców przed karami za pewne nieumyślne naruszenia. Ale jakie są zasady tego prawa i kto może z niego skorzystać?

    Podatkowe pomysły wyborcze. Co ciekawego proponują partie?

    W nadchodzących wyborach podatkowe obietnice stają się kluczowym elementem programów wyborczych największych partii w Polsce. Czy obietnice te są realne? Czy mogą przynieść korzyści dla polskich przedsiębiorców i obywateli? W poniższym artykule przyjrzymy się propozycjom podatkowym trzech komitetów wyborczych: Konfederacji, Polski 2050 oraz Prawa i Sprawiedliwości. Eksperci dokładnie przeanalizowali te propozycje, aby dać czytelnikom klarowny obraz tego, co mogą oczekiwać po ewentualnym wyborze każdej z tych partii. Zapraszamy do lektury!

    Co czeka polską gospodarkę? Znamy już odczyt ważnego wskaźnika

    Wskaźnik Wyprzedzający Koniunktury we wrześniu br. nie zmienił się istotnie - poinformowało Biuro Inwestycji i Cykli Ekonomicznych. W ocenie ekspertów konsumpcja jest słabym motorem wzrostu, a ciągłe jej stymulowanie oddala perspektywę ożywienia po stronie inwestycji.

    REKLAMA