REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować odnalezioną fakturę kosztową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak zaksięgować odnalezioną fakturę kosztową /shutterstock.com
Jak zaksięgować odnalezioną fakturę kosztową /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, że podczas np. porządkowania biuro czy firmowego samochodu, odnajduje się faktura kosztowa sprzed kilku miesięcy. Pojawia się wtedy pytanie - czy taką fakturę można jeszcze zaksięgować? Na pewno szkoda utracić szansę na obniżenie podatku, dlatego warto wiedzieć, jak postępować w takich przypadkach.

Dwa aspekty rozliczeń

Na gruncie podatkowym faktura kosztowa podlega zarówno przepisom ustawy o VAT, jak również ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Rozpatrując możliwość księgowania odnalezionej faktury, należy zatem pamiętać o różnicach w księgowaniu dla celów podatku VAT oraz PIT.

REKLAMA

REKLAMA

Polecamy: Akademia VAT

ASPEKT 1 - Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w VAT

Odliczenie VAT z odnalezionej faktury jest możliwe jeśli:

  • zakup służył działalności opodatkowanej,
  • jest prawidłowo udokumentowany, czyli faktura posiada dane wymagane przepisami (m.in. określenie nabywcy i sprzedawcy, stawkę i kwotę VAT, wartość sprzedaży).

Jednak to, czy zaksięgowanie będzie wymagało cofnięcia się do okresu pierwotnego otrzymania faktury czy też nie, zależy od tego, kiedy faktura po raz pierwszy trafiła do przedsiębiorcy.

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktura z poprzedniego miesiąca

Odliczenie z faktury zakupowej podatku naliczonego VAT przysługuje w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiącach lub kwartałach, w zależności od zadeklarowanego w urzędzie sposobu rozliczania VAT). Zatem w sytuacji, gdy fakturę otrzymano w miesiącu poprzednim, za który złożono już deklarację VAT i JPK_VAT, można ująć ją w rejestrze zakupów VAT w bieżącym miesiącu, ponieważ nie minęły jeszcze ustawowe dwa okresy rozliczeniowe.

Przykład 1

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W sierpniu otrzymał fakturę kosztową, ale przez natłok obowiązków zapomniał ją zaksięgować. Odnalazł dokument dopiero we wrześniu. Czy może go zaksięgować w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w Rejestrze zakupów VAT w dacie wrześniowej (a nawet październikowej), jako że odliczenie VAT przysługuje w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy.

Faktura sprzed dwóch miesięcy/kwartałów

W sytuacji, kiedy od daty pierwotnego otrzymania faktury upłynęły więcej niż dwa okresy rozliczeniowe, przedsiębiorca nie traci bezwzględnie szansy na odliczenie VAT. Mimo, że ustawowy okres minął, VAT z odnalezionej faktury po dwóch miesiącach/kwartałach wciąż można odliczyć. Wymaga to jednak cofnięcia się do okresu pierwotnego, a następnie sporządzenia korekt deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz korekt JPK_VAT, a następnie ponownego ich przesłania do Ministerstwa Finansów. Warto pamiętać, że odliczenie VAT od zakupów jest prawem podatnika. Dlatego też jeżeli przedsiębiorca nie chce korygować złożonych wcześniej deklaracji, nie musi korzystać z odliczenia VAT przy tej fakturze. Oczywiście taka możliwość dotyczy wyłącznie faktur kosztowych.

Przykład 2

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym otrzymał fakturę kosztową, ale została w schowku samochodowym i nie zaksięgowano jej. Pan Karol odnalazł ją dopiero we wrześniu.  Czy może ją zaksięgować w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w Rejestrze zakupów VAT, ale konieczne będzie cofnięcie się do okresu, w którym pierwotnie otrzymał fakturę, czyli do lutego. Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W wyniku złożonej korekty może powstać nadpłata w podatku VAT - do rozliczenia w kolejnych okresach. 

Zobacz: Praktyczny leksykon VAT 2018 Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Wyjątki na gruncie VAT

Od opisanych wyżej możliwości odliczenia VAT z odnalezionych faktur istnieją wyjątki. Zasady te nie dotyczą faktur zagranicznych oraz krajowych z odwrotnym obciążeniem. Zatem jeżeli odnaleziona faktura dotyczy zakupu towarów lub usług objętych odwrotnym obciążeniem na gruncie podatku VAT, należy przede wszystkim cofnąć się do okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy i wykazać VAT należny po stronie Rejestru sprzedaży. VAT do odliczenia zaksięgujemy natomiast w zależności od tego, jak długo faktura leżała zapomniana. Jeżeli mniej niż trzy miesiące wraz z VAT-em należnym można wykazać VAT naliczony. Jest to transakcja neutralna dla podatku VAT, ale wymaga złożenia korekt deklaracji VAT oraz JPK_VAT. Gdy minęło jednak więcej niż trzy miesiące, wówczas VAT należny (czyli po stronie sprzedaży) wykazuje się w wstecz, a VAT naliczony (po stronie zakupów) - na bieżąco. Poza koniecznością złożenia korekt deklaracji i pliku JPK, powoduje to również konieczność dopłaty podatku wraz z odsetkami.

Przykład 3

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym zakupił usługę reklamową i otrzymał fakturę kosztową od kontrahenta zagranicznego z Irlandii, ale zapomniał ją wydrukować i nie zaksięgowano jej. Pan Karol przypomniał sobie o niej dopiero we wrześniu. Czy może ją zaksięgować dla celów VAT we wrześniu?

Nie, ponieważ od daty powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu usług minęło już ponad trzy miesiące. Podatnik musi cofnąć się do lutego i dokonać naliczenia VAT według polskiej stawki w Rejestrze sprzedaży VAT za luty. Następnie może ująć zapis w Rejestrze zakupów VAT, ale nie może tego dokonać w lutym. Fakturę po stronie Rejestru zakupów VAT podatnik ujmuje w miesiącu bieżącym, czyli wrześniu. Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W wyniku złożonej korekty wystąpi konieczność dopłaty podatku VAT do urzędu wraz z ewentualnymi odsetkami. 


ASPEKT 2 - Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w podatku dochodowym

W przypadku podatku dochodowego, stałym okresem rozliczeniowym jest rok (najczęściej rok kalendarzowy). Stąd też dla celów ustalenia czy odnalezioną fakturę można zaksięgować w pierwszej kolejności, należy sprawdzić datę jej wystawienia - czy dotyczy roku bieżącego czy też lat ubiegłych.

Faktura kosztowa odnaleziona w roku, którego dotyczy

Jeżeli odnaleziona faktura dotyczy tego samego roku co data jej wystawienia, wówczas można ją zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów w dacie odnalezienia, czyli bez konieczności cofania się do poprzednich okresów i korygowania wyliczonych już zaliczek na podatek dochodowy.

Przykład 4

Pan Karol w sierpniu 2018 roku otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu materiałów biurowych, ale przez natłok obowiązków zapomniał jej zaksięgować. Odnalazł ją dopiero we wrześniu 2018 roku. Czy może ją zaksięgować w KPiR?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w KPiR w dacie wrześniowej, jako że koszt dotyczy roku 2018, który jeszcze nie uległ zamknięciu.

Faktura kosztowa odnaleziona w latach kolejnych

W przypadku gdy faktura kosztowa, którą odnaleźliśmy przy okazji robienia porządków,  dotyczy lat ubiegłych - nie można jej zaksięgować w okresie odnalezienia. Koszt nie jest utracony, jednak aby móc z niego skorzystać, konieczne jest cofnięcie się do roku, którego koszt dotyczy, dokonanie wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą ostatniego dnia roku, a następnie skorygowanie złożonych już zeznań rocznych (czyli PIT-36 lub PIT-36L,  jeżeli przedsiębiorca wybrał rozliczanie podatkiem liniowym).

Przykład 5

Pan Karol w lutym 2017 roku otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu wycieraczek i oleju do samochodu firmowego, ale została w schowku samochodowym i nie zaksięgowano jej. Pan Karol odnalazł ją dopiero we wrześniu 2018 roku. Czy może ją zaksięgować w KPiR?

Podatnik nie może ująć faktury zakupu w KPiR we wrześniu 2018 roku, jako że koszt dotyczy roku 2017. Zatem jedyną możliwością ujęcia odnalezionej faktury w kosztach jest cofnięcie się do roku 2017. Wówczas należy zaksięgować ją w KPiR pod datą 31.12.2017, a następnie sporządzić korektę deklaracji rocznej PIT-36 lub PIT-36L, jeżeli w roku 2017 podatnik rozliczał się na zasadach podatku liniowego.

Pan Karol może również zrezygnować całkowicie z ujmowania takiej faktury w kosztach.

Zakup towarów handlowych jako wyjątek

Koszty dotyczące zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych zawsze ujmowane są najpóźniej w dacie przyjęcia towaru. Czy dotyczy to również sytuacji w której nie otrzymaliśmy w terminie albo zgubiliśmy fakturę? Tak. Wynika to z Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: “§ 17. 1. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.” Zatem w przypadku zakupu towarów handlowych, nawet jeżeli w momencie ich otrzymania podatnik nie posiada faktury, to ujmuje ich koszt w KPiR na podstawie protokołu przyjęcia (oczywiście później faktura musi zostać otrzymana/odnaleziona). Dotyczy to natomiast jedynie podatku dochodowego. Zatem w tym przypadku VAT nie podlega on odliczeniu aż do momentu otrzymania faktury zakupu.

Autor: Ewa Szpytko-Waszczyszyn, ekspert wFirma.pl

Ewa Szpytko-Waszczyszyn, ekspert wFirma.pl
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA