Jak zaksięgować odnalezioną fakturę kosztową

Dwa aspekty rozliczeń

Na gruncie podatkowym faktura kosztowa podlega zarówno przepisom ustawy o VAT, jak również ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Rozpatrując możliwość księgowania odnalezionej faktury, należy zatem pamiętać o różnicach w księgowaniu dla celów podatku VAT oraz PIT.

Polecamy: Akademia VAT

ASPEKT 1 - Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w VAT

Odliczenie VAT z odnalezionej faktury jest możliwe jeśli:

• zakup służył działalności opodatkowanej,
• jest prawidłowo udokumentowany, czyli faktura posiada dane wymagane przepisami (m.in. określenie nabywcy i sprzedawcy, stawkę i kwotę VAT, wartość sprzedaży).

Jednak to, czy zaksięgowanie będzie wymagało cofnięcia się do okresu pierwotnego otrzymania faktury czy też nie, zależy od tego, kiedy faktura po raz pierwszy trafiła do przedsiębiorcy.

Faktura z poprzedniego miesiąca

Odliczenie z faktury zakupowej podatku naliczonego VAT przysługuje w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (miesiącach lub kwartałach, w zależności od zadeklarowanego w urzędzie sposobu rozliczania VAT). Zatem w sytuacji, gdy fakturę otrzymano w miesiącu poprzednim, za który złożono już deklarację VAT i JPK_VAT, można ująć ją w rejestrze zakupów VAT w bieżącym miesiącu, ponieważ nie minęły jeszcze ustawowe dwa okresy rozliczeniowe.

Przykład 1

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W sierpniu otrzymał fakturę kosztową, ale przez natłok obowiązków zapomniał ją zaksięgować. Odnalazł dokument dopiero we wrześniu. Czy może go zaksięgować w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w Rejestrze zakupów VAT w dacie wrześniowej (a nawet październikowej), jako że odliczenie VAT przysługuje w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy.

Faktura sprzed dwóch miesięcy/kwartałów

W sytuacji, kiedy od daty pierwotnego otrzymania faktury upłynęły więcej niż dwa okresy rozliczeniowe, przedsiębiorca nie traci bezwzględnie szansy na odliczenie VAT. Mimo, że ustawowy okres minął, VAT z odnalezionej faktury po dwóch miesiącach/kwartałach wciąż można odliczyć. Wymaga to jednak cofnięcia się do okresu pierwotnego, a następnie sporządzenia korekt deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz korekt JPK_VAT, a następnie ponownego ich przesłania do Ministerstwa Finansów. Warto pamiętać, że odliczenie VAT od zakupów jest prawem podatnika. Dlatego też jeżeli przedsiębiorca nie chce korygować złożonych wcześniej deklaracji, nie musi korzystać z odliczenia VAT przy tej fakturze. Oczywiście taka możliwość dotyczy wyłącznie faktur kosztowych.

Przykład 2

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym otrzymał fakturę kosztową, ale została w schowku samochodowym i nie zaksięgowano jej. Pan Karol odnalazł ją dopiero we wrześniu.  Czy może ją zaksięgować w rejestrze zakupów VAT?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w Rejestrze zakupów VAT, ale konieczne będzie cofnięcie się do okresu, w którym pierwotnie otrzymał fakturę, czyli do lutego. Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W wyniku złożonej korekty może powstać nadpłata w podatku VAT - do rozliczenia w kolejnych okresach. 

Zobacz: Praktyczny leksykon VAT 2018 Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Wyjątki na gruncie VAT

Od opisanych wyżej możliwości odliczenia VAT z odnalezionych faktur istnieją wyjątki. Zasady te nie dotyczą faktur zagranicznych oraz krajowych z odwrotnym obciążeniem. Zatem jeżeli odnaleziona faktura dotyczy zakupu towarów lub usług objętych odwrotnym obciążeniem na gruncie podatku VAT, należy przede wszystkim cofnąć się do okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy i wykazać VAT należny po stronie Rejestru sprzedaży. VAT do odliczenia zaksięgujemy natomiast w zależności od tego, jak długo faktura leżała zapomniana. Jeżeli mniej niż trzy miesiące wraz z VAT-em należnym można wykazać VAT naliczony. Jest to transakcja neutralna dla podatku VAT, ale wymaga złożenia korekt deklaracji VAT oraz JPK_VAT. Gdy minęło jednak więcej niż trzy miesiące, wówczas VAT należny (czyli po stronie sprzedaży) wykazuje się w wstecz, a VAT naliczony (po stronie zakupów) - na bieżąco. Poza koniecznością złożenia korekt deklaracji i pliku JPK, powoduje to również konieczność dopłaty podatku wraz z odsetkami.

Przykład 3

Pan Karol rozlicza VAT miesięcznie. W lutym zakupił usługę reklamową i otrzymał fakturę kosztową od kontrahenta zagranicznego z Irlandii, ale zapomniał ją wydrukować i nie zaksięgowano jej. Pan Karol przypomniał sobie o niej dopiero we wrześniu. Czy może ją zaksięgować dla celów VAT we wrześniu?

Nie, ponieważ od daty powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu usług minęło już ponad trzy miesiące. Podatnik musi cofnąć się do lutego i dokonać naliczenia VAT według polskiej stawki w Rejestrze sprzedaży VAT za luty. Następnie może ująć zapis w Rejestrze zakupów VAT, ale nie może tego dokonać w lutym. Fakturę po stronie Rejestru zakupów VAT podatnik ujmuje w miesiącu bieżącym, czyli wrześniu. Spowoduje to konieczność złożenia korekty deklaracji VAT-7 oraz pliku JPK_VAT za luty. W wyniku złożonej korekty wystąpi konieczność dopłaty podatku VAT do urzędu wraz z ewentualnymi odsetkami. 

ASPEKT 2 - Księgowanie odnalezionej faktury kosztowej w podatku dochodowym

W przypadku podatku dochodowego, stałym okresem rozliczeniowym jest rok (najczęściej rok kalendarzowy). Stąd też dla celów ustalenia czy odnalezioną fakturę można zaksięgować w pierwszej kolejności, należy sprawdzić datę jej wystawienia - czy dotyczy roku bieżącego czy też lat ubiegłych.

Faktura kosztowa odnaleziona w roku, którego dotyczy

Jeżeli odnaleziona faktura dotyczy tego samego roku co data jej wystawienia, wówczas można ją zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów w dacie odnalezienia, czyli bez konieczności cofania się do poprzednich okresów i korygowania wyliczonych już zaliczek na podatek dochodowy.

Przykład 4

Pan Karol w sierpniu 2018 roku otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu materiałów biurowych, ale przez natłok obowiązków zapomniał jej zaksięgować. Odnalazł ją dopiero we wrześniu 2018 roku. Czy może ją zaksięgować w KPiR?

Tak, podatnik może ująć fakturę zakupu w KPiR w dacie wrześniowej, jako że koszt dotyczy roku 2018, który jeszcze nie uległ zamknięciu.

Faktura kosztowa odnaleziona w latach kolejnych

W przypadku gdy faktura kosztowa, którą odnaleźliśmy przy okazji robienia porządków,  dotyczy lat ubiegłych - nie można jej zaksięgować w okresie odnalezienia. Koszt nie jest utracony, jednak aby móc z niego skorzystać, konieczne jest cofnięcie się do roku, którego koszt dotyczy, dokonanie wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą ostatniego dnia roku, a następnie skorygowanie złożonych już zeznań rocznych (czyli PIT-36 lub PIT-36L,  jeżeli przedsiębiorca wybrał rozliczanie podatkiem liniowym).

Przykład 5

Pan Karol w lutym 2017 roku otrzymał fakturę kosztową dotyczącą zakupu wycieraczek i oleju do samochodu firmowego, ale została w schowku samochodowym i nie zaksięgowano jej. Pan Karol odnalazł ją dopiero we wrześniu 2018 roku. Czy może ją zaksięgować w KPiR?

Podatnik nie może ująć faktury zakupu w KPiR we wrześniu 2018 roku, jako że koszt dotyczy roku 2017. Zatem jedyną możliwością ujęcia odnalezionej faktury w kosztach jest cofnięcie się do roku 2017. Wówczas należy zaksięgować ją w KPiR pod datą 31.12.2017, a następnie sporządzić korektę deklaracji rocznej PIT-36 lub PIT-36L, jeżeli w roku 2017 podatnik rozliczał się na zasadach podatku liniowego.

Pan Karol może również zrezygnować całkowicie z ujmowania takiej faktury w kosztach.

Zakup towarów handlowych jako wyjątek

Koszty dotyczące zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych zawsze ujmowane są najpóźniej w dacie przyjęcia towaru. Czy dotyczy to również sytuacji w której nie otrzymaliśmy w terminie albo zgubiliśmy fakturę? Tak. Wynika to z Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: “§ 17. 1. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.” Zatem w przypadku zakupu towarów handlowych, nawet jeżeli w momencie ich otrzymania podatnik nie posiada faktury, to ujmuje ich koszt w KPiR na podstawie protokołu przyjęcia (oczywiście później faktura musi zostać otrzymana/odnaleziona). Dotyczy to natomiast jedynie podatku dochodowego. Zatem w tym przypadku VAT nie podlega on odliczeniu aż do momentu otrzymania faktury zakupu.

Autor: Ewa Szpytko-Waszczyszyn, ekspert wFirma.pl