Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - obowiązki biur rachunkowych

Chodzi o ustawę z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 12 kwietnia 2018 r., poz. 723), która zacznie obowiązywać 13 lipca 2018 r.

Ustawa dostosowuje polskie przepisy do rozwiązań przyjętych w Unii Europejskiej, w szczególności implementuje postanowienia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniającej rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE, która weszła w życie 25 czerwca 2015 r.

Z uwagi na dużą liczbą proponowanych zmian zdecydowano się na opracowanie zupełnie nowego aktu prawnego, a nie nowelizację obecnej ustawy przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z 16 listopada 2000 r.

Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury

Wśród określonego w tej ustawie szerokiego katalogu tzw. „instytucji obowiązanych” (tj. podmiotów na które niniejsza ustawa nakłada szereg obowiązków) są m.in. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy). W artykule prezentujemy wybrane zagadnienia, które zawiera ta nowa ustawa.

Identyfikacja ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu

W świetle zapisów ustawy, w celu określenia właściwego dla danych stosunków gospodarczych lub transakcji zakresu środków bezpieczeństwa finansowego, instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej.

Przy ocenianiu ryzyka instytucje obowiązane mogą uwzględniać obowiązującą krajową ocenę ryzyka, jak również sprawozdanie Komisji Europejskiej, o którym mowa w art. 6 ust. 1–3 dyrektywy 2015/849.

Oceny ryzyka instytucje obowiązane sporządzają w postaci papierowej lub elektronicznej i w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata, aktualizują, w szczególności w związku ze zmianami czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw albo dokumentów.

Oceny ryzyka instytucje obowiązane mogą udostępniać organom samorządów zawodowych lub stowarzyszeń skupiających te instytucje obowiązane.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Rozdział piąty ustawy poświęcony jest środkom bezpieczeństwa finansowego, które to instytucje obowiązane powinny stosować wobec swoich klientów. Traktuje także o obowiązkach instytucji obowiązanych.

Regulacje zawarte w ustawie wskazują, że instytucje obowiązane rozpoznają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniają poziom rozpoznanego ryzyka.

Instytucje obowiązane dokumentują rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:

1) rodzaju klienta;

2) obszaru geograficznego;

3) przeznaczenia rachunku;

4) rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;

5) poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji;

6) celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.

Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę.

Zakres środków bezpieczeństwa finansowego

Wskazane przez ustawodawcę środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:

1) identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;

2) identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

a) weryfikacji jego tożsamości,

b) ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;

3) ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;

4) bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:

a) analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,

b) badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,

c) zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Instytucje obowiązane dokumentują zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Na żądanie organów, o których mowa w art. 130 ustawy, instytucje obowiązane wykazują, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną zastosowały odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego.

Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

1) nawiązywania stosunków gospodarczych;

2) przeprowadzania transakcji okazjonalnej:

a) o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub

b) która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro;

3) podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

4) wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych.

Identyfikacja klienta

Zgodnie z przepisami ustawy identyfikacja klienta polega na ustaleniu w przypadku:

1) osoby fizycznej:

a) imienia i nazwiska,

b) obywatelstwa,

c) numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,

d) serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,

e) adresu zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,

f) nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;

2) osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:

a) nazwy (firmy),

b) formy organizacyjnej,

c) adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,

d) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,

e) danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Odstąpienie od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego

Instytucje obowiązane przy uwzględnieniu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą odstąpić od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1–3 ustawy, w odniesieniu do pieniądza elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, pod warunkiem że spełnione są następujące warunki ograniczające ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu:

1) instrument płatniczy nie może być zasilony lub instrument ten ma maksymalny miesięczny limit transakcji płatniczych w wysokości równowartości 50 euro, która to kwota może być wykorzystana wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2) maksymalna kwota przechowywana elektronicznie nie przekracza równowartości 50 euro;

3) instrument płatniczy może być wykorzystywany wyłącznie do zakupu towarów lub usług;

4) instrument płatniczy nie może być zasilony pieniądzem elektronicznym wydanym bez zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

5) wydawca pieniądza elektronicznego prowadzi bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji lub monitoruje stosunki gospodarcze w sposób umożliwiający identyfikację transakcji nietypowych lub transakcji, których okoliczności wskazują, że mogą mieć one związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Przepisu powyższego nie stosuje się w przypadku wykupu pieniądza elektronicznego lub podjęcia w gotówce wartości pieniądza elektronicznego, gdy kwota podlegająca wykupowi przekracza równowartość 50 euro.

Przechowywanie dokumentów

Ustawa określa zasady przechowywania dokumentów. Mianowicie, instytucje obowiązane przechowują przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne:

1) kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

2) dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji.

W przypadku likwidacji, połączenia, podziału lub przekształcenia instytucji obowiązanej do przechowywania dokumentacji stosuje się przepisy art. 76 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej

Ustawa wskazuje, że instytucje obowiązane wprowadzają wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwaną dalej „wewnętrzną procedurą instytucji obowiązanej”.

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie:

1) czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

2) zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;

3) środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;

4) zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

5) zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;

6) zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;

7) zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

8) zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

9) zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej, przed jej wprowadzeniem do stosowania, podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.

Obowiązek przekazywania informacji

Instytucje obowiązane, z wyjątkiem instytucji, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 11, 13–15 i 18 ustawy, przekazują Generalnemu Inspektorowi informacje o:

1) przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 euro;

2) wykonanym transferze środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 euro, z wyjątkiem:

a) transferu środków pieniężnych pomiędzy rachunkiem płatniczym i rachunkiem lokaty terminowej, które należą do tego samego klienta w tej samej instytucji obowiązanej,

b) krajowego transferu środków pieniężnych z innej instytucji obowiązanej,

c) transakcji związanej z gospodarką własną instytucji obowiązanej, która została przeprowadzona przez instytucję obowiązaną we własnym imieniu i na własną rzecz, w tym transakcji zawartej na rynku międzybankowym,

d) transakcji przeprowadzonej w imieniu lub na rzecz jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

e) transakcji przeprowadzonej przez bank zrzeszający banki spółdzielcze, jeżeli informacja o transakcji została przekazana przez zrzeszony bank spółdzielczy,

f) przewłaszczenia na zabezpieczenie wartości majątkowych wykonanego na czas trwania umowy przewłaszczenia z instytucją obowiązaną.

Instytucje obowiązane przekazują Generalnemu Inspektorowi informacje o przeprowadzonej transakcji kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro, albo o pośredniczeniu w przeprowadzeniu takiej transakcji.

Informacje mogą być przekazywane do Generalnego Inspektora za pośrednictwem:

1) izb gospodarczych zrzeszających instytucje obowiązane;

2) banków zrzeszających banki spółdzielcze;

3) izb rozliczeniowych utworzonych na podstawie art. 67 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe oraz instytucji utworzonych na podstawie art. 105 ust. 4 tej ustawy;

4) innych podmiotów na podstawie podpisanych przez instytucję obowiązaną umów.

Zawiadomienie o okolicznościach wskazujących na podejrzenie popełnienia przestępstwa

Instytucja obowiązana zawiadamia Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Zawiadomienie jest przekazywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną podejrzenia, o którym mowa w ust. 1.

W zawiadomieniu podaje się:

1) dane identyfikacyjne klienta instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie;

2) posiadane dane identyfikacyjne osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, niebędących klientami instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie;

3) rodzaj i wielkość wartości majątkowych oraz miejsce ich przechowywania;

4) numer rachunku prowadzonego dla klienta instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie, oznaczony identyfikatorem IBAN lub identyfikatorem zawierającym kod kraju oraz numer rachunku w przypadku rachunków nieoznaczonych IBAN;

5) posiadane informacje, o których mowa w art. 72 ust. 6 ustawy, w odniesieniu do transakcji lub prób ich przeprowadzenia;

6) wskazanie państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z którym jest powiązana transakcja, jeżeli została przeprowadzona w ramach działalności transgranicznej;

7) posiadane informacje o rozpoznanym ryzyku prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz o czynie zabronionym, z którego mogą pochodzić wartości majątkowe;

8) uzasadnienie przekazania zawiadomienia.

Podstawa prawna:

- ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 12 kwietnia 2018 r., poz. 723)