REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych
Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorca zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, może je prowadzić we własnym zakresie lub powierzyć ich prowadzenie wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa może być zatem różne, w tym znajdować się poza krajem. Jakie przepisy to regulują i co warto wiedzieć, zlecając prowadzenie ksiąg firmy na zewnątrz?

REKLAMA

Autopromocja

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

W świetle przepisów zawartych w ustawie o rachunkowości księgi rachunkowe zasadniczo prowadzone są przez jednostkę. Należy przez to rozumieć że są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich).

Przy czym jednostka nie musi prowadzić ksiąg u siebie, ustawodawca dopuszcza bowiem możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotom zewnętrznym. Podmiotami takimi mogą być przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego. Natomiast w przypadku jednostek sektora finansów publicznych księgi można powierzyć innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Wspomniany art. 76a. ust. 3 ustawy o rachunkowości określa jakie warunki muszą spełniać podmioty gospodarcze, by móc prowadzić usługowo księgi rachunkowe. Otóż, działalność taką mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Polskie prawo dopuszcza również możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 278, z późn. zm.). Przez państwo członkowskie należy tutaj rozumieć państwo członkowskie Unii Europejskiej, państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strona umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz państwa, które zawarły ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę regulującą swobodę świadczenia usług.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych nie musi zatem znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powierzając jednak księgi rachunkowe przedsiębiorcy spoza naszego kraju należy upewnić się czy podmiot ten posiada odpowiednie uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg, nadawane przez państwo, w którym prowadzi działalność.

Księgi rachunkowe prowadzone poza siedzibą jednostki

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki innemu podmiotowi wiąże się z koniecznością dopełnienia określony przepisami formalności. Mianowicie, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik tej jednostki, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jest obowiązany:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Powierzenie przez przedsiębiorcę prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, np. dla biura rachunkowego, skutkuje zmianą miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. Stąd też pojawia się obowiązek wskazania nowego adresu, poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2. Formularz ten, jak wynika z art. 5 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia dokonania zmiany. Przyjmuje się, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, że złożenie formularza NIP-2 ze wskazanym miejscem przechowywania dokumentacji rachunkowej stanowi realizację obowiązku wynikającego zarówno z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, jak i ustawy o rachunkowości.


Odpowiedzialność kierownika jednostki

Przy czym, należy mieć na uwadze, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w kraju lub poza nim) nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Ponadto, zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez: staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych - obok kierownika jednostki - osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie).

Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemów finansowo-księgowych

Ustawodawca pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu oprogramowania komputerowego. Przy czym warunkiem utrzymania przez jednostkę zasobów informacyjnych rachunkowości jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Co do miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych za pośrednictwem systemów finansowo-księgowego, to nie musi ono być tożsame z miejsce przechowywania danych księgowych. A zatem księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy. Konieczne jest jednak, zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości, spełnienie co najmniej następujących warunków:

a) jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;

b) jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;

c) księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco;

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury (książka)

d) zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;

e) dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

f) księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;

g) jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będą kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? Fiskus analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych w 2023 r. i 2024 r.

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Czy będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA

Ostatnie dni na rozliczenie PIT-a i odliczenie ulg podatkowych. Czego nie uwzględnia Twój e-PIT? Co zrobić, gdy nie masz PIT-11?

Dzień 30 kwietnia robi na podatnikach coraz mniejsze wrażenie, zwłaszcza na tych rozliczających się na formularzu PIT-37. Teoretycznie nie muszą już pamiętać o wysłaniu dokumentu, bo na koniec miesiąca automatycznie zrobi to za nich e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT). W praktyce jednak – jeśli naprawdę zależy nam na najkorzystniejszym rozliczeniu 2024 roku (w tym np. o rozliczeniu ulg podatkowych), nie możemy odpuścić samodzielnej weryfikacji przygotowanego przez fiskusa rozliczenia. Co warto zrobić na krótko przed upływem terminu?

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej do 20 maja 2025 r. Wypełnij ZUS DRA albo ZUS RCA i sprawdź czy masz nadpłatę, czy niedopłatę

ZUS przypomina, że każdy, kto w 2024 r. prowadził pozarolniczą działalność i podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz był opodatkowany podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym - musi rozliczyć w skali roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy to zrobić w dokumencie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2025 r., a termin minie 20 maja. Do tego dnia trzeba uiścić ewentualną niedopłatę.

KSeF. Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. [WAŻNE TERMINY]

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym – na to muszą uważać przewoźnicy. Od kwietnia 2025 r. ostatni etap wdrażania

Import Control System 2 (ICS2) ma służyć do przekazywania informacji o ładunkach między Unią Europejską a krajami trzecimi, a jego zadaniem jest uszczelnienie handlu z państwami spoza UE. Od kwietnia 2025 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania systemu ICS-2 dla sektora transportu drogowego i kolejowego.

REKLAMA

Rząd źle oszacował dochody z VAT-u - największego źródła dochodów budżetowych. Eksperci: ogromna pomyłka i wzrost deficytu

Jak wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Finansów, w 2024 roku wpływy netto z tytułu podatku VAT wyniosły 287,7 mld zł, zaś brutto – 475,3 mld zł. To więcej niż w 2023 roku. Natomiast zgodnie z założeniami ustawy budżetowej na rok 2024, dochody z tytułu podatku VAT określono w wysokości 316,4 mld zł. Po nowelizacji zostały one obniżone do 293,5 mld zł. Za to o 14,6% spadły rok do roku zwroty z tytułu ww. podatku, tj. do wartości 187,6 mld zł. Eksperci komentujący te dane zauważają, że wyniki resortu rozminęły się z prognozami. Jednocześnie podkreślają, że zmniejszyła się tzw. luka VAT.

Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

REKLAMA