REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych
Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorca zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, może je prowadzić we własnym zakresie lub powierzyć ich prowadzenie wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa może być zatem różne, w tym znajdować się poza krajem. Jakie przepisy to regulują i co warto wiedzieć, zlecając prowadzenie ksiąg firmy na zewnątrz?

REKLAMA

Autopromocja

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

W świetle przepisów zawartych w ustawie o rachunkowości księgi rachunkowe zasadniczo prowadzone są przez jednostkę. Należy przez to rozumieć że są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich).

Przy czym jednostka nie musi prowadzić ksiąg u siebie, ustawodawca dopuszcza bowiem możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotom zewnętrznym. Podmiotami takimi mogą być przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego. Natomiast w przypadku jednostek sektora finansów publicznych księgi można powierzyć innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Wspomniany art. 76a. ust. 3 ustawy o rachunkowości określa jakie warunki muszą spełniać podmioty gospodarcze, by móc prowadzić usługowo księgi rachunkowe. Otóż, działalność taką mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Polskie prawo dopuszcza również możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 278, z późn. zm.). Przez państwo członkowskie należy tutaj rozumieć państwo członkowskie Unii Europejskiej, państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strona umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz państwa, które zawarły ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę regulującą swobodę świadczenia usług.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych nie musi zatem znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powierzając jednak księgi rachunkowe przedsiębiorcy spoza naszego kraju należy upewnić się czy podmiot ten posiada odpowiednie uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg, nadawane przez państwo, w którym prowadzi działalność.

Księgi rachunkowe prowadzone poza siedzibą jednostki

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki innemu podmiotowi wiąże się z koniecznością dopełnienia określony przepisami formalności. Mianowicie, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik tej jednostki, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jest obowiązany:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Powierzenie przez przedsiębiorcę prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, np. dla biura rachunkowego, skutkuje zmianą miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. Stąd też pojawia się obowiązek wskazania nowego adresu, poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2. Formularz ten, jak wynika z art. 5 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia dokonania zmiany. Przyjmuje się, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, że złożenie formularza NIP-2 ze wskazanym miejscem przechowywania dokumentacji rachunkowej stanowi realizację obowiązku wynikającego zarówno z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, jak i ustawy o rachunkowości.


Odpowiedzialność kierownika jednostki

REKLAMA

Przy czym, należy mieć na uwadze, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w kraju lub poza nim) nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Ponadto, zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez: staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych - obok kierownika jednostki - osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie).

Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemów finansowo-księgowych

Ustawodawca pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu oprogramowania komputerowego. Przy czym warunkiem utrzymania przez jednostkę zasobów informacyjnych rachunkowości jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Co do miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych za pośrednictwem systemów finansowo-księgowego, to nie musi ono być tożsame z miejsce przechowywania danych księgowych. A zatem księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, uznaje się za prowadzone w sposób prawidłowy. Konieczne jest jednak, zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości, spełnienie co najmniej następujących warunków:

a) jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;

b) jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;

c) księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco;

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury (książka)

d) zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;

e) dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

f) księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;

g) jednostka dysponuje wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub ma zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF: od 1 października przez infolinię KAS podatnik dostanie indywidualną informację o swoich sprawach

Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 1 października 2024 r. pracownicy urzędów skarbowych i Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) będą udzielać odpowiedzi na pytania podatników na jednej ogólnopolskiej infolinii KAS pod numerami: (+48) 22 330 03 30 – dla połączeń z telefonów komórkowych i 801 055 055 – dla połączeń z telefonów stacjonarnych. Tak jak do te pory podatnicy uzyskają pod tymi numerami ogólną informację podatkową i celną. Istotną nowością będzie możliwość uzyskania na tej infolinii informacji dotyczących indywidualnych spraw podatnika objętych tajemnicą skarbową po potwierdzeniu tożsamości kodem telePIN.

Doradca podatkowy w todze i z większymi kompetencjami. Od 2025 roku? Założenia nowelizacji

Minister Finansów chce zmienić szereg przepisów ustawy o doradztwie podatkowym. W dniu 16 września 2024 r. opublikowano założenia projektu nowelizacji, zgodnie z którymi m.in. doradcy podatkowi w sądzie mieliby nosić togi, tak jak inne zawody prawnicze (adwokaci, radcowie prawni, prokuratorzy). Rozszerzony ma zostać zakres spraw, w których doradcy podatkowi będą mogli wydawać opinie. Ponadto zmiany zajdą w zasadach egzaminu na doradcę podatkowego i w kompetencjach organów KIDP.

Grecja sięga do kieszeni turystów! 20 euro podatku zapłaci każdy pasażer wysiadający na Mykonos i Santorini

Grecja wprowadza podatek dla turystów. Każdy pasażer wycieczkowca wysiadający na greckiej wyspie Mykonos i Santorini będzie musiał zapłacić podatek w wysokości 20 euro w szczytowym sezonie turystycznym. Tak ogłosiła minister turystyki Grecji Olga Kefalogianni. W innych portach opłata wyniesie 5 euro.

Minimalne wynagrodzenie zaczyna przewyższać możliwości firm. „4666 zł to obiektywnie wysoka płaca minimalna”

Wysoki i niekonsultowany z przedsiębiorcami – taki jest wzrost płacy minimalnej według członków Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. – Po kaskadowych wzrostach płacy minimalnej liczyliśmy na zmianę standardów dyskusji o tym, jaka powinna ona być, kiedy rosnąć i jakie wartości są możliwe do agregacji przez przedsiębiorców. Obecnie wzrost znów będzie powodować, że sektory działające na niższych marżach jak np. usługi, handel czy turystyka będą zmuszone do podnoszenia cen lub optymalizacji w miejscach pracy. To zła wiadomość także dla samorządów, bo rozwarstwienie w siatce płac będzie nadal rosnąć – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. 

REKLAMA

Od kogo nie można wymagać znajomości prawa podatkowego? Podatnik aktywny i podatnik pasywny

Nie można wymagać znajomości prawa od podmiotów, które obiektywnie nie wiedzą i mogą wiedzieć, że uczestniczą w zdarzeniach (stanach) podlegających opodatkowaniu. Zasada nemo censetur ignorare legem (paremia wyrażająca domniemanie, że obywatel zna przepisy prawa własnego kraju) ma w przypadku współczesnego prawa podatkowego, skażonego lobbingiem legislacyjnym i niekompetencją, ograniczone zastosowanie – pisze profesor Witold Modzelewski.      

Kasowy PIT coraz bliżej. Kto będzie mógł tak rozliczać podatek dochodowy? Od kiedy? Co z kosztami?

W środę 11 września 2024 r. na posiedzeniu Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw, która to ustawa ma wprowadzić tzw. kasowy PIT. Jest to metoda rozliczenia podatku dochodowego, która jest obecnie znana w odniesieniu na przykład do odsetek. Co bardzo istotne, będzie ona całkowicie dobrowolna, a nie obligatoryjna. Wśród posłów rozgorzała dyskusja nad rozwiązaniami dotyczącymi tej metody rozliczenia podatku dochodowego. Ministerstwo Finansów wskazuje, że z kasowego PIT będzie mogło skorzystać ponad 2 miliony podatników. 

Małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE

Jest projekt ustawy upraszczający i modyfikujący obowiązki w podatku VAT, który zakłada między innymi, że małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2025 r.

Najniższa krajowa 2025 (płaca minimalna): 4666 zł brutto - ok. 3510 netto. 30,50 zł minimalnej stawki godzinowej. Rozporządzenie już w Dzienniku Ustaw

Rząd dorzucił 40 zł do wcześniej proponowanej kwoty minimalnego wynagrodzenia w przyszłym roku. Płaca minimalna (tzw. najniższa krajowa) w 2025 r. wzrośnie do 4666 zł brutto. Wcześniej rząd na posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego proponował 4626 zł brutto. Natomiast minimalna stawka godzinowa wyniesie w 2025 roku do 30,50 zł. Takie kwoty znalazły się w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 września 2024 r. - opublikowanym w Dzienniku Ustaw z 13 września 2024 r., poz. 1362.

REKLAMA

Budujesz podjazd dla osoby niepełnosprawnej? Sprawdź możliwość odliczenia

Budowa pochylni (rampy) dla osoby niepełnosprawnej a kwestia podatków. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów poniesionych na budowę pochylni (rampy) dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności? Co mówią przepisy ustawy o PIT?

Problem z fikcyjnymi fakturami wciąż jest poważny. Wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej

Fikcyjne faktury są nadal poważnym problemem dla obrotu gospodarczego. Mimo że skarbówka coraz sprawniej walczy z lewymi fakturami i tylko w I półroczu tego roku wykryła ich ponad 140 tys. Okazuje się, że wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej.

REKLAMA