Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

W świetle przepisów zawartych w ustawie o rachunkowości księgi rachunkowe zasadniczo prowadzone są przez jednostkę. Należy przez to rozumieć że są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich).

Przy czym jednostka nie musi prowadzić ksiąg u siebie, ustawodawca dopuszcza bowiem możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotom zewnętrznym. Podmiotami takimi mogą być przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego. Natomiast w przypadku jednostek sektora finansów publicznych księgi można powierzyć innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Wspomniany art. 76a. ust. 3 ustawy o rachunkowości określa jakie warunki muszą spełniać podmioty gospodarcze, by móc prowadzić usługowo księgi rachunkowe. Otóż, działalność taką mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;

2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Polskie prawo dopuszcza również możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 278, z późn. zm.). Przez państwo członkowskie należy tutaj rozumieć państwo członkowskie Unii Europejskiej, państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strona umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz państwa, które zawarły ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi umowę regulującą swobodę świadczenia usług.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych nie musi zatem znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powierzając jednak księgi rachunkowe przedsiębiorcy spoza naszego kraju należy upewnić się czy podmiot ten posiada odpowiednie uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg, nadawane przez państwo, w którym prowadzi działalność.

Księgi rachunkowe prowadzone poza siedzibą jednostki

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki innemu podmiotowi wiąże się z koniecznością dopełnienia określony przepisami formalności. Mianowicie, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik tej jednostki, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jest obowiązany:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Powierzenie przez przedsiębiorcę prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, np. dla biura rachunkowego, skutkuje zmianą miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej. Stąd też pojawia się obowiązek wskazania nowego adresu, poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2. Formularz ten, jak wynika z art. 5 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia dokonania zmiany. Przyjmuje się, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, że złożenie formularza NIP-2 ze wskazanym miejscem przechowywania dokumentacji rachunkowej stanowi realizację obowiązku wynikającego zarówno z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, jak i ustawy o rachunkowości.