REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze?

Krok pierwszy - niszczenie

Chcąc rozpocząć wielkie porządki w firmowym archiwum, warto zacząć od brakowania, czyli wydzielenia niewymagającej już przechowywania dokumentacji oraz zniszczenia tej części, która jest już nieaktualna i niepotrzebna, generuje za to dodatkowe koszty z tytułu przechowywania. Należy jednak pamiętać, że dane poufne czy wrażliwe, np. dane osobowe pracowników lub informacje o sposobie organizacji firmy, które mogłyby być pożądane przez konkurencję, trzeba zutylizować w taki sposób, by treści dokumentów, płyt CD/DVD czy dysków twardych nie dało się w żaden sposób odtworzyć. Ze względu na skalę ryzyka – w małej firmie można to robić na bieżąco, większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm w celu zmaksymalizowania bezpieczeństwa ochrony danych.

REKLAMA

REKLAMA

Posiadają one bowiem nowoczesne niszczarki potrafiące rozdrabniać dokumenty w sposób gwarantujący nieczytelność informacji i niemożność ich odtworzenia. Precyzyjnie tną dokumenty na ścinki o powierzchni zaledwie kilku milimetrów, a następnie prasują je w bloki.

- Decydując się na usługę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę należy upewnić się, że posiada ona niszczarki o co najmniej III stopniu tajności, czyli wskazanym dla danych chronionych, poufnych, osobowych, ofert i zamówień, dokumentów podatkowych i innych wymagających szczególnej ochrony – mówi Bogusław Salwach, Dyrektor ds. Zarządzania Dokumentacją w Impel Business Solutions. – Wybierając wykonawcę, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on odbiór, załadunek i bezpieczny transport dokumentów do niszczarni, deklaruje wystawienie odpowiednich certyfikatów zniszczenia oraz pozwala kontrolować proces niszczenia, np. poprzez możliwość oglądania tego procesu online – radzi ekspert.

Krok drugi – digitalizacja

REKLAMA

Profesjonalna digitalizacja dokumentów jest nie tylko oszczędnością czasu, miejsca i energii przedsiębiorstwa. To także gwarancja bezpieczeństwa dokumentów firmowych, wypełnienia ustawowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy oraz zabezpieczenie się przed konsekwencjami związanymi z ich niedopełnieniem. - Digitalizacja pozwala zaoszczędzić pieniądze przeznaczone na wynajem pomieszczeń archiwizacyjnych oraz pensje pracowników obsługujących obieg i archiwizację dokumentów. Przyspiesza dostęp do informacji, co również przekłada się na oszczędności – mówi Bogusław Salwach. – Należy pamiętać, że przydatność informacji w biznesie jest zależna od czasu jej uzyskania - w oparciu o nie podejmowane są codzienne decyzje dotyczące działalności firmy. Digitalizacja wpływa więc pozytywnie na wysokość przychodu przedsiębiorstwa – zapewnia ekspert.

Na czym dokładnie polega proces digitalizacji? – Wiele osób myli go z procesem skanowania. Tymczasem digitalizacja to także indeksacja zeskanowanych dokumentów, umożliwiająca ich szybkie odszukanie w zasobach, eksportowanie na serwery własne klienta, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie ich online poprzez repozytorium – podkreśla Bogusław Salwach z IBS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kompleksowa digitalizacja dokumentów pozwala uporządkować i skategoryzować dokumenty w wersji elektronicznej. Pozwala na szybki i łatwy dostęp do dokumentu oraz bieżącą pracę na nim w dowolnym miejscu i o dowolnej porze – oczywiście pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień i sprzętu (komputera, tabletu lub smartfonu).

Zalety przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej to także ułatwienie i przyspieszenie ewentualnej kontroli skarbowej i audytów a także pełna poufność i bezpieczeństwo (dzięki rozbudowanym systemom logowania). Cenna jest także możliwość integracji z istniejącymi już w firmie bazami danych oraz wykorzystania podpisu elektronicznego do bieżących działań na dokumentach.


Krok trzeci – archiwizacja

Przepisy prawa nakazują przedsiębiorstwom archiwizowanie dokumentów powstających w wyniku prowadzonej działalności. W tym obszarze również można zaoszczędzić czas i miejsce przekazując dokumenty firmie zewnętrznej. - Archiwizacja dokumentów to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prace archiwizacyjne muszą odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zajmować się tym muszą wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści – wyjaśnia ekspert IBS.

– Zlecając te działania na zewnątrz przedsiębiorca pozbywa się ciężaru związanego z ryzykiem popełnienia błędu, oszczędza pieniądze na zatrudnianiu archiwistów, nie musi też posiadać wiedzy o przepisach dotyczących sposobu uporządkowania, katalogowania i klasyfikowania akt, więc może skupić się na prowadzeniu swojej głównej działalności. Wybierając profesjonalnego partnera, będzie miał także pewność, że zarchiwizowane informacje są bezpieczne – podkreśla Bogusław Salwach.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA