REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze?

Krok pierwszy - niszczenie

Chcąc rozpocząć wielkie porządki w firmowym archiwum, warto zacząć od brakowania, czyli wydzielenia niewymagającej już przechowywania dokumentacji oraz zniszczenia tej części, która jest już nieaktualna i niepotrzebna, generuje za to dodatkowe koszty z tytułu przechowywania. Należy jednak pamiętać, że dane poufne czy wrażliwe, np. dane osobowe pracowników lub informacje o sposobie organizacji firmy, które mogłyby być pożądane przez konkurencję, trzeba zutylizować w taki sposób, by treści dokumentów, płyt CD/DVD czy dysków twardych nie dało się w żaden sposób odtworzyć. Ze względu na skalę ryzyka – w małej firmie można to robić na bieżąco, większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm w celu zmaksymalizowania bezpieczeństwa ochrony danych.

REKLAMA

REKLAMA

Posiadają one bowiem nowoczesne niszczarki potrafiące rozdrabniać dokumenty w sposób gwarantujący nieczytelność informacji i niemożność ich odtworzenia. Precyzyjnie tną dokumenty na ścinki o powierzchni zaledwie kilku milimetrów, a następnie prasują je w bloki.

- Decydując się na usługę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę należy upewnić się, że posiada ona niszczarki o co najmniej III stopniu tajności, czyli wskazanym dla danych chronionych, poufnych, osobowych, ofert i zamówień, dokumentów podatkowych i innych wymagających szczególnej ochrony – mówi Bogusław Salwach, Dyrektor ds. Zarządzania Dokumentacją w Impel Business Solutions. – Wybierając wykonawcę, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on odbiór, załadunek i bezpieczny transport dokumentów do niszczarni, deklaruje wystawienie odpowiednich certyfikatów zniszczenia oraz pozwala kontrolować proces niszczenia, np. poprzez możliwość oglądania tego procesu online – radzi ekspert.

Krok drugi – digitalizacja

Profesjonalna digitalizacja dokumentów jest nie tylko oszczędnością czasu, miejsca i energii przedsiębiorstwa. To także gwarancja bezpieczeństwa dokumentów firmowych, wypełnienia ustawowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy oraz zabezpieczenie się przed konsekwencjami związanymi z ich niedopełnieniem. - Digitalizacja pozwala zaoszczędzić pieniądze przeznaczone na wynajem pomieszczeń archiwizacyjnych oraz pensje pracowników obsługujących obieg i archiwizację dokumentów. Przyspiesza dostęp do informacji, co również przekłada się na oszczędności – mówi Bogusław Salwach. – Należy pamiętać, że przydatność informacji w biznesie jest zależna od czasu jej uzyskania - w oparciu o nie podejmowane są codzienne decyzje dotyczące działalności firmy. Digitalizacja wpływa więc pozytywnie na wysokość przychodu przedsiębiorstwa – zapewnia ekspert.

REKLAMA

Na czym dokładnie polega proces digitalizacji? – Wiele osób myli go z procesem skanowania. Tymczasem digitalizacja to także indeksacja zeskanowanych dokumentów, umożliwiająca ich szybkie odszukanie w zasobach, eksportowanie na serwery własne klienta, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie ich online poprzez repozytorium – podkreśla Bogusław Salwach z IBS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kompleksowa digitalizacja dokumentów pozwala uporządkować i skategoryzować dokumenty w wersji elektronicznej. Pozwala na szybki i łatwy dostęp do dokumentu oraz bieżącą pracę na nim w dowolnym miejscu i o dowolnej porze – oczywiście pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień i sprzętu (komputera, tabletu lub smartfonu).

Zalety przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej to także ułatwienie i przyspieszenie ewentualnej kontroli skarbowej i audytów a także pełna poufność i bezpieczeństwo (dzięki rozbudowanym systemom logowania). Cenna jest także możliwość integracji z istniejącymi już w firmie bazami danych oraz wykorzystania podpisu elektronicznego do bieżących działań na dokumentach.


Krok trzeci – archiwizacja

Przepisy prawa nakazują przedsiębiorstwom archiwizowanie dokumentów powstających w wyniku prowadzonej działalności. W tym obszarze również można zaoszczędzić czas i miejsce przekazując dokumenty firmie zewnętrznej. - Archiwizacja dokumentów to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prace archiwizacyjne muszą odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zajmować się tym muszą wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści – wyjaśnia ekspert IBS.

– Zlecając te działania na zewnątrz przedsiębiorca pozbywa się ciężaru związanego z ryzykiem popełnienia błędu, oszczędza pieniądze na zatrudnianiu archiwistów, nie musi też posiadać wiedzy o przepisach dotyczących sposobu uporządkowania, katalogowania i klasyfikowania akt, więc może skupić się na prowadzeniu swojej głównej działalności. Wybierając profesjonalnego partnera, będzie miał także pewność, że zarchiwizowane informacje są bezpieczne – podkreśla Bogusław Salwach.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA