REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja
Porządek w dokumentach firmowych - niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze?

Krok pierwszy - niszczenie

Chcąc rozpocząć wielkie porządki w firmowym archiwum, warto zacząć od brakowania, czyli wydzielenia niewymagającej już przechowywania dokumentacji oraz zniszczenia tej części, która jest już nieaktualna i niepotrzebna, generuje za to dodatkowe koszty z tytułu przechowywania. Należy jednak pamiętać, że dane poufne czy wrażliwe, np. dane osobowe pracowników lub informacje o sposobie organizacji firmy, które mogłyby być pożądane przez konkurencję, trzeba zutylizować w taki sposób, by treści dokumentów, płyt CD/DVD czy dysków twardych nie dało się w żaden sposób odtworzyć. Ze względu na skalę ryzyka – w małej firmie można to robić na bieżąco, większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm w celu zmaksymalizowania bezpieczeństwa ochrony danych.

REKLAMA

REKLAMA

Posiadają one bowiem nowoczesne niszczarki potrafiące rozdrabniać dokumenty w sposób gwarantujący nieczytelność informacji i niemożność ich odtworzenia. Precyzyjnie tną dokumenty na ścinki o powierzchni zaledwie kilku milimetrów, a następnie prasują je w bloki.

- Decydując się na usługę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę należy upewnić się, że posiada ona niszczarki o co najmniej III stopniu tajności, czyli wskazanym dla danych chronionych, poufnych, osobowych, ofert i zamówień, dokumentów podatkowych i innych wymagających szczególnej ochrony – mówi Bogusław Salwach, Dyrektor ds. Zarządzania Dokumentacją w Impel Business Solutions. – Wybierając wykonawcę, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on odbiór, załadunek i bezpieczny transport dokumentów do niszczarni, deklaruje wystawienie odpowiednich certyfikatów zniszczenia oraz pozwala kontrolować proces niszczenia, np. poprzez możliwość oglądania tego procesu online – radzi ekspert.

Krok drugi – digitalizacja

Profesjonalna digitalizacja dokumentów jest nie tylko oszczędnością czasu, miejsca i energii przedsiębiorstwa. To także gwarancja bezpieczeństwa dokumentów firmowych, wypełnienia ustawowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy oraz zabezpieczenie się przed konsekwencjami związanymi z ich niedopełnieniem. - Digitalizacja pozwala zaoszczędzić pieniądze przeznaczone na wynajem pomieszczeń archiwizacyjnych oraz pensje pracowników obsługujących obieg i archiwizację dokumentów. Przyspiesza dostęp do informacji, co również przekłada się na oszczędności – mówi Bogusław Salwach. – Należy pamiętać, że przydatność informacji w biznesie jest zależna od czasu jej uzyskania - w oparciu o nie podejmowane są codzienne decyzje dotyczące działalności firmy. Digitalizacja wpływa więc pozytywnie na wysokość przychodu przedsiębiorstwa – zapewnia ekspert.

REKLAMA

Na czym dokładnie polega proces digitalizacji? – Wiele osób myli go z procesem skanowania. Tymczasem digitalizacja to także indeksacja zeskanowanych dokumentów, umożliwiająca ich szybkie odszukanie w zasobach, eksportowanie na serwery własne klienta, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie ich online poprzez repozytorium – podkreśla Bogusław Salwach z IBS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kompleksowa digitalizacja dokumentów pozwala uporządkować i skategoryzować dokumenty w wersji elektronicznej. Pozwala na szybki i łatwy dostęp do dokumentu oraz bieżącą pracę na nim w dowolnym miejscu i o dowolnej porze – oczywiście pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień i sprzętu (komputera, tabletu lub smartfonu).

Zalety przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej to także ułatwienie i przyspieszenie ewentualnej kontroli skarbowej i audytów a także pełna poufność i bezpieczeństwo (dzięki rozbudowanym systemom logowania). Cenna jest także możliwość integracji z istniejącymi już w firmie bazami danych oraz wykorzystania podpisu elektronicznego do bieżących działań na dokumentach.


Krok trzeci – archiwizacja

Przepisy prawa nakazują przedsiębiorstwom archiwizowanie dokumentów powstających w wyniku prowadzonej działalności. W tym obszarze również można zaoszczędzić czas i miejsce przekazując dokumenty firmie zewnętrznej. - Archiwizacja dokumentów to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prace archiwizacyjne muszą odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zajmować się tym muszą wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści – wyjaśnia ekspert IBS.

– Zlecając te działania na zewnątrz przedsiębiorca pozbywa się ciężaru związanego z ryzykiem popełnienia błędu, oszczędza pieniądze na zatrudnianiu archiwistów, nie musi też posiadać wiedzy o przepisach dotyczących sposobu uporządkowania, katalogowania i klasyfikowania akt, więc może skupić się na prowadzeniu swojej głównej działalności. Wybierając profesjonalnego partnera, będzie miał także pewność, że zarchiwizowane informacje są bezpieczne – podkreśla Bogusław Salwach.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA