REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać delegacje zagraniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wioletta Chaczykowska
Wioletta Chaczykowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Spółka pobrała z własnego rachunku walutowego do kasy pieniądze na delegację zagraniczną dla pracownika. Po jakim kursie rozliczyć delegację? W którym momencie powstaną różnice kursowe? Po jakim kursie należałoby rozliczyć koszty delegacji zagranicznej, gdyby pracownik nie otrzymał zaliczki lub otrzymał ją w złotówkach?
RADA

 

Zarówno pobranie środków z rachunku walutowego do kasy, jak i ich wypłata z kasy dewizowej z tytułu zaliczki na podróż służbową nie powodują powstania różnic kursowych. Koszty delegacji zagranicznej można rozliczyć po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie.

UZASADNIENIE

Przychód do kasy wyceniany jest po kursie sprzedaży banku, jeżeli spółka dokonała zakupu dewiz, lub po kursie historycznym, jeśli nastąpiło jedynie przesunięcie środków z rachunku walutowego do kasy. Wypłacając zaliczkę, do wyceny stosujemy kurs, po którym środki przyjęto do kasy.

Do rozliczenia łącznej sumy wszystkich kosztów zagranicznej podróży służbowej, wyrażonych w walucie obcej, można zastosować kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Jeśli pracownik nie otrzymał zaliczki, to spółka powinna mu zwrócić poniesione wydatki przeliczone również po kursie średnim obowiązującym w dniu poprzedzającym dzień rozliczenia delegacji.

Podobnie jest w sytuacji, gdy zaliczkę wypłacono w złotówkach. Do rozliczenia kosztów stosuje się kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

UWAGA!

Jeśli zaliczkę wypłacono w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów zagranicznej podróży służbowej nie wystąpią różnice kursowe.

Przykład 1

Spółka oddelegowała pracownika w podróż służbową. W polityce rachunkowości przyjęto, że koszty podróży poza granicami kraju wycenia się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Ewidencja księgowa

1. Spółka przekazała z rachunku walutowego do kasy 1500 euro. Środki te (w dniu wpływu na rachunek bankowy) były wycenione po kursie 3,91 PLN/EUR i po takim kursie zostały też przyjęte do kasy:

1500 euro × 3, 91 PLN/EUR = 5865 zł

Wn „Kasa walutowa” 5 865

Ma „Rachunek bankowy - walutowy” 5 865

2. Wypłacono pracownikowi zaliczkę na delegację w kwocie 1500 euro. Zaliczkę wypłaconą pracownikowi w ramach wyjazdu służbowego traktujemy, do czasu jej rozliczenia, jako własne środki pieniężne jednostki, które czasowo znajdują się w dyspozycji pracownika, dlatego do wyceny stosuje się kurs, po jakim środki przyjęto do kasy.

1500 euro × 3, 91 PLN/EUR = 5865 zł

Na tym etapie nie powstaną różnice kursowe.

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 5 865

Ma „Kasa walutowa” 5 865

3. Rozliczenie pobranej zaliczki przez pracownika. Koszty podróży zagranicznej wyniosły 800 euro, średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki to 3,86 PLN/EUR:

800 euro × 3,86 PLN/EUR = 3088 zł

Pobrano po kursie

800 euro × 3,91 PLN/EUR = 3128 zł

Wn „Koszty według rodzajów” 3 088

- w analityce „Podróże służbowe”

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3 088

4. Zwrot do kasy niewykorzystanej części zaliczki:

700 euro × 3,91 PLN/EUR = 2737 zł

Wn „Kasa walutowa” 2 737

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 2 737

5. Rozliczenie różnic kursowych:

3088 zł - 3128 zł = -40 zł

Powstały ujemne różnice kursowe w wysokości 40 zł

Wn „Koszty finansowe” 40

- w analityce „Ujemne różnice kursowe”

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 40

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 2

Spółka oddelegowała pracownika w podróż służbową do Niemiec. Pracownik otrzymał z kasy zaliczkę na pokrycie kosztów podróży w wysokości 2000 zł.

Po zakończeniu podróży służbowej przedstawił on rozliczenie kosztów delegacji, które wyniosły 1000 euro. Spółka przyjęła w polityce rachunkowości, że koszty podróży poza granicami kraju wycenia się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Kurs średni NBP zastosowany do rozliczenia wynosił 3,86 PLN/EUR.

Ogółem koszty podróży:

1000 euro × 3,86 PLN/EUR = 3860 zł

Pobrana zaliczka to 2000 zł, zatem pracownikowi trzeba zwrócić 1860 zł.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki z kasy:

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 2 000

Ma „Kasa” 2 000

2. Rozliczenie kosztów delegacji:

Wn „Koszty według rodzajów” 3 860

- w analityce „Podróże służbowe”

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3 860

3. Zwrot pracownikowi pozostałej części poniesionych kosztów:

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 1 860

Ma „Rachunek bankowy” 1 860

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

l art. 15 ust. 1, art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

l art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

l rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA