Jak ustalić podstawę wymiaru składek za pracownika oddelegowanego do pracy w innym państwie

Inaczej ustala się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników, którzy przebywają w innym państwie członkowskim w ramach delegacji służbowej, a inaczej wówczas, gdy zostali wysłani do tego państwa w celu czasowego wykonywania pracy.

(?) Pracownicy naszego zakładu, który ma siedzibę w Polsce, zostali wysłani do pracy na miesiąc do Hiszpanii. Mają tam złożyć maszynę, a następnie przetransportować ją do Polski. Pracownicy otrzymają polecenie wyjazdu służbowego, bez zmiany miejsca wykonywania pracy w umowach o pracę. Co w takiej sytuacji będzie podstawą wymiaru ich składek na ubezpieczenia społeczne?

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób będzie przychód (w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych) osiągnięty z tytułu zatrudnienia, bez uwzględniania w nim diet i innych należności z tytułu podróży służbowej. Przy czym zwolnienie diet i należności z tytułu podróży służbowej może objąć nie więcej niż limit kwot przysługujących z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi sfery budżetowej.

Pracownicy otrzymali polecenie wyjazdu służbowego bez jednoczesnej zmiany miejsca pracy w umowie o pracę, dlatego uznaje się, że zostali wysłani w podróż służbową i mają prawo do należności z tego tytułu. Należności te nie wchodzą do podstawy wymiaru składek pod warunkiem, że nie przekroczyły kwot, jakie z tego tytułu przysługują pracownikom sfery budżetowej. Pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową przysługują:

1. diety (dieta za dzień pobytu w Hiszpanii wynosi 48 euro),

2. zwrot kosztów:

- przejazdów i dojazdów,

- noclegów,

- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeśli wypłaciliby Państwo tym pracownikom wyższe diety lub inne niż wymienione wyżej należności, nadwyżkę ponad ustalone limity należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych pracowników.

(?) Nasza firma prowadzi działalność budowlaną w Polsce i za granicą. Chcemy wysłać część pracowników za granicę, aby wykonywali tam pracę. W umowach o pracę wpisaliśmy więc jako miejsce pracy budowę prowadzoną w danej miejscowości za granicą. Jak w takim przypadku ustalić podstawę, od której należy opłacać składki na ZUS?

Składki na ubezpieczenia społeczne tych pracowników należy naliczać od przychodu osiągniętego z tytułu pracy za granicą, pomniejszonego o kwotę stanowiącą równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą. Przy czym podstawa wymiaru nie może być niższa od kwoty 2616 zł.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce każdej osoby, która podlega tym ubezpieczeniom w Polsce z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, jest przychód osiągnięty z tytułu tego zatrudnienia. Niektóre rodzaje przychodów pracowników są jednak zwolnione ze składek na podstawie przepisów szczególnych. Jedno z tych zwolnień dotyczy pracowników wysłanych przez polskiego pracodawcę do czasowego wykonywania pracy za granicą. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia tych osób również ustala się biorąc pod uwagę przychód osiągnięty z tytułu zatrudnienia, ale pomniejsza się go o równowartość diet za każdy dzień pobytu tej osoby za granicą. Przychód pomniejsza się tutaj o część wynagrodzenia stanowiącą równowartość diet, a nie o kwoty diet, ponieważ wysłanie pracownika do pracy za granicę z jednoczesnym wpisaniem w umowie o pracę zagranicznej miejscowości jako miejsca wykonywania pracy nie jest podróżą służbową, w związku z czym nie uprawnia tej osoby do otrzymywania należności z tytułu podróży służbowej. Zwolnienie ze składek dotyczy więc sytuacji, gdy w umowie o pracę znajduje się zapis, że miejscem wykonywania pracy jest czasowo obszar innego kraju, a praca za granicą jest wykonywana na rzecz polskiego pracodawcy.

Zwykle jest to korzystne dla pracownika, bo od części jego wynagrodzenia nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Jednak przy ustalaniu w ten sposób podstawy wymiaru składek podstawa nie może być niższa od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce, prognozowanego na dany rok kalendarzowy. W 2007 r. jest to kwota 2616 zł. W związku z tym może się zdarzyć, że za pracowników gorzej opłacanych składki trzeba naliczyć od kwoty wyższej niż różnica między przychodem a równowartością diet.

(?) Czy w każdym przypadku wysłania pracownika za granicę do kraju Unii Europejskiej należy starać się w ZUS o wydanie formularza E-101? Czy wysyłając pracownika w podróż służbową na tydzień np. do Francji też trzeba wystąpić o ten druk? Jakie trzeba spełnić warunki, aby go dostać?

W zasadzie formularz ten powinien być wystawiony nawet na krótkie podróże służbowe, ale w praktyce pracodawcy nie występują z wnioskiem o wydanie formularza na kilkudniową podróż. W takim przypadku istotniejsze jest uzyskanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) z Narodowego Funduszu Zdrowia.

Pracownik zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego przez przedsiębiorstwo, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został skierowany do wykonywania pracy na terytorium innego państwa członkowskiego, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego pod warunkiem, że przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 12 miesięcy i że osoba ta nie została skierowana w miejsce innej osoby, której okres skierowania upłynął. Fakt podlegania ubezpieczeniom w Polsce w okresie wykonywania pracy za granicą jest dokumentowany formularzem E-101. Formularze E-101 wydaje jednostka ZUS właściwa miejscowo dla pracodawcy.

Uznaje się, że pracownik został oddelegowany do pracy za granicą, gdy:

- jest zatrudniony w ramach umowy o pracę zawartej z wysyłającym pracodawcą i w czasie wykonywania pracy za granicą będzie podporządkowany poleceniom pracodawcy co do czasu, miejsca i rodzaju wykonywania pracy,

- czas wykonywania przejściowego zatrudnienia za granicą nie jest dłuższy niż 12 miesięcy (ważne jest więc, aby czas oddelegowania był z góry określony),

- pracownik nie został wysłany w miejsce pracownika, któremu okres oddelegowania upłynął,

- wysyłające przedsiębiorstwo prowadzi znaczącą część swojej działalności w kraju delegującym, tj. m.in. posiada tam siedzibę i zarząd, zawiera tam większość umów z klientami, osiąga tam obroty z prowadzonej działalności.

Jeśli choć jeden z warunków delegowania nie jest spełniony, ZUS nie wyda formularza E-101 dla pracownika oddelegowywanego do pracy za granicę. W konsekwencji pracownik ten nie może być objęty ubezpieczeniami społecznymi w Polsce. Musi zostać zgłoszony do systemu ubezpieczeń w kraju, w którym czasowo pracuje.

(?) Nasza firma zatrudnia kilku zleceniobiorców, których chcemy wysyłać w podróże służbowe - zarówno po kraju, jak i za granicę. Jak powinniśmy naliczać składki na ubezpieczenia tych osób za miesiące, w których wypłacimy im diety i ryczałty za nocleg?

Jeśli zleceniobiorcy pracują na podstawie umów, w których wynagrodzenie zostało określone kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie, to składki będą Państwo musieli opłacić nie tylko od wypłaconego tym osobom przychodu, ale również od należności wypłaconych jako diety czy inne należności z tytułu odbytych podróży.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zwolnione są m.in. diety i inne należności z tytułu podróży służbowych wypłacone:

- pracownikowi,

- osobie wykonującej pracę nakładczą,

- funkcjonariuszowi Służby Celnej,

- osobie wykonującej odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy.

Zwolnienie to nie ma natomiast zastosowania do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli np. zleceniobiorców (z wyjątkiem przypadków, gdy umowa zlecenia została podpisana z własnym pracodawcą lub jest wykonywana na jego rzecz). Należności wypłacone takiej osobie z tytułu odbytej przez nią podróży w związku z wykonywaniem zlecenia należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek, jeśli w umowie zlecenia należne jej wynagrodzenie zostało określone kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie. Tylko wtedy podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy jest faktycznie osiągnięty przychód, m.in. zwrot kosztów takiej podróży. Gdyby w umowie zlecenia nie została ujęta wysokość wynagrodzenia albo zostałaby określona w inny sposób, należności z tytułu podróży odbytych w związku z jej wykonywaniem nie miałyby wpływu na podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia zleceniobiorcy, ponieważ w takiej sytuacji podstawa ta jest ustalana w ryczałtowej wysokości stanowiącej kwotę minimalnego wynagrodzenia.

(?) Pracownikom, których zatrudniamy za granicą przy realizacji usług eksportowych, zapewniamy zakwaterowanie. Czy koszty te są wyłączone z podstawy wymiaru składek?

Koszty związane z zakwaterowaniem lub udostępnieniem lokalu pracownikowi muszą być ujmowane w podstawie wymiaru składek na jego ubezpieczenia.

Jeżeli pracodawca pokrywa za pracownika koszty wynajmu mieszkania lub zakwaterowania za granicą, to takie świadczenie jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, który podlega składkom, ponieważ nie został wyłączony z obowiązku opłacenia składek na podstawie przepisów szczególnych.

Aby koszty zakwaterowania ująć w podstawie wymiaru składek, trzeba najpierw ustalić wartość pieniężną świadczenia w naturze polegającego na udostępnieniu lokalu mieszkalnego. Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a jeśli w danym zakładzie pracy nie ma takich przepisów, w podstawie wymiaru składek należy przyjąć wysokość kosztów ponoszonych z tytułu zakwaterowania pracownika, np. czynszu, udokumentowanych rachunków za hotel itp.

- art. 18 ust. 1, ust. 3 i ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

- § 2 ust. 1 pkt 15 i pkt 16, § 3, § 5 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

- art. 14, art. 17 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzU UE L 71.149.2 ze zm.),

- art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 16 i pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz.176 ze zm.).

KATARZYNA SŁOCKA

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych