REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak należy rozliczyć zwolnienie lekarskie dostarczone przez pracownika już po wypłaceniu wynagrodzenia

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Sadowska

REKLAMA

W naszej firmie wynagrodzenie wypłacane jest do 29. dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za maj wypłaciliśmy 29 maja, a 31 maja pracownica poinformowała nas, że od 30 maja jest w szpitalu. Pracownica jest w ciąży (wcześniej dostarczyła zaświadczenie) i jest to jej pierwsza nieobecność w pracy w danym roku. Jak należy wypełnić ZUS RSA za maj, co z listą płac za maj?

rada

Jeśli nieobecność pracownicy będzie miała charakter krótkotrwały, to jej rozliczenie można zrobić w następnym miesiącu - czerwcu. Natomiast jeśli przewidywana nieobecność będzie miała charakter długotrwały (powyżej 1 miesiąca), to należy dokonać korekty listy płac za maj oraz wykazać nieobecność pracownicy w dokumencie ZUS RSA.

uzasadnienie

Wypłata wynagrodzenia za okres choroby lub zasiłków powinna być dokonywana w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do ich wypłaty.

Podstawowym dokumentem uprawniającym do wypłaty zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA przez upoważnionego lekarza. W sytuacji przedstawionej w pytaniu Państwa pracownica poinformowała tylko o przyczynie swojej nieobecności, nie przedstawiając jednocześnie zwolnienia lekarskiego, które stanowiłoby dowód do naliczenia i wypłaty wynagrodzenia za okres choroby.

Dlatego dopiero po dostarczeniu przez pracownicę zwolnienia lekarskiego na druku ZUS ZLA będą Państwo mogli ustalić i wypłacić wynagrodzenie za okres choroby. Wynagrodzenie za okres choroby będzie wynosiło 100% podstawy, gdyż niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży. Bez znaczenia pozostaje to, że pracownica w okresie zwolnienia przebywała w szpitalu, gdyż w przypadku wynagrodzenia za okres choroby, jak też choroby przypadającej w okresie ciąży podstawa nie ulega zmniejszeniu do 70% podstawy.

Niestety, z pytania nie wynika, przez jaki okres pracownica może być nieobecna w pracy, dlatego w Państwa przypadku można wyróżnić dwa warianty rozwiązania sytuacji.

I wariant

Jeśli nieobecność pracownicy będzie miała charakter krótkotrwały, np. 2 tygodnie, to mogą Państwo rozliczyć nieobecność w przyszłym miesiącu. Po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego powinni więc Państwo ustalić wysokość wynagrodzenia za okres choroby i wykazać je w deklaracji ZUS RSA w czerwcu. W czerwcowym imiennym raporcie ZUS RCA powinna zostać wykazana podstawa wymiaru składek od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za maj.

II wariant

Jeśli nieobecność pracownicy będzie miała charakter długotrwały, tzn. powyżej 30 dni (przy wypłacie wynagrodzenia za okres choroby czy zasiłków stałe wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca zawsze dzielimy przez 30 dni), to powinni Państwo dokonać korekty listy płac za maj. Jednak ze względu na brak zwolnienia lekarskiego korekta listy majowej polegałaby na rozliczeniu nieobecności za okres od 29 do 31 maja jako nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej. W dokumentach rozliczeniowych za maj w dokumencie ZUS RSA powinni Państwo wykazać nieobecność pracownicy z kodem świadczenia/przerwy 151 i okresami nieobecności od 29 do 31 maja, natomiast w imiennym dokumencie rozliczeniowym ZUS RCA za maj podstawa wymiaru składek powinna zostać pomniejszona za czas tej nieobecności.

W tej sytuacji jednak po stronie pracownika powstanie nadpłata wynagrodzenia.

Kwotę nadpłaty będą mogli Państwo potrącić przy najbliższym terminie płatności wynagrodzenia. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się bowiem, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jednak potrącenia nadpłaty będą mogli Państwo dokonać tylko przy najbliższej wypłacie (patrz wyrok SN z 4 października 1994 r., sygn. I PRN 71/94).

Dopiero po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego przez pracownicę będą mogli Państwo ustalić i wypłacić wynagrodzenie za okres choroby.

PRZYKŁAD

W firmie handlowej wypłacane jest wynagrodzenie do 25 dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone 24 lipca. 27 lipca jedna z pracownic działu księgowości przedstawiła zwolnienie lekarskie na okres od 27 lipca do 10 sierpnia. Natomiast 30 lipca pracownik działu handlowego poinformował, że 29 lipca miał wypadek samochodowy, w wyniku którego doznał poważnych obrażeń. Będą one wymagały długotrwałego leczenia w szpitalu, a jego nieobecność może wynieść nawet 3 miesiące.

Pracownik przesłał do pracodawcy zaświadczenie o pobycie w szpitalu od 29 lipca.

W pierwszym przypadku - pracownicy działu księgowości, firma może rozliczyć zwolnienie lekarskie za okres od 27 lipca do 10 sierpnia na liście i deklaracji sierpniowej. Natomiast w przypadku nieobecności pracownika działu handlowego firma powinna dokonać korekty listy płac za lipiec.

Podstawa prawna

l art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 64, poz. 426

l art. 11, 53 i 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczenia pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 47, poz. 318


Anna Sadowska

specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, Grupa Mazars w Polsce

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA