REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób rozliczyć podatkowo podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe i ich koszty stanowią nieodłączną część prowadzenia działalności gospodarczej. Dwie najistotniejsze kwestie związane z takimi podróżami to obowiązek opodatkowywania PIT wypłacanych pracownikom kwot stanowiących wydatki związane z takimi podróżami oraz możliwość zaliczania tych wydatków do kosztów. Jak ustalić przychód pracowników, odbywających podróż służbową?

Kwoty wypłacane pracownikowi w związku z odbytą podróżą służbową stanowią dla tej osoby w świetle przepisów ustawy o PIT przychód ze stosunku pracy. Jednak zwolnione z opodatkowania są diety i inne należności otrzymane przez pracownika w związku z odbytą przez taką osobę podróżą określoną mianem podróży służbowej. Nadto wypłacone kwoty nie mogą być wyższe od kwot określonych w rozporządzeniach, określających wysokość diety za podróż służbową.

REKLAMA

Autopromocja

Jak rozumieć pojęcie podróż służbowa?

REKLAMA

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują tego pojęcia. W ocenie większości sądów oraz zdaniem organów podatkowych należy w tym przypadku odwołać się do przepisów kodeksu pracy. Inaczej stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w swoim wyroku z 5 marca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 3827/2006) stwierdził, że pojęcie podróż służbowa nie ma ustawowej definicji w prawie podatkowym, a sięganie do definicji zawartej w kodeksie pracy jest nieuprawnione. Należy zgodzić się z poglądem wyrażonym przez sąd. Gdyby bowiem ustawodawca chciał, aby pojęcie podróż służbowa rozumiane było tak jak ma to miejsce w prawie pracy, posłużyłby się w przepisach o podatkach dochodowych sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu odrębnych przepisów względnie np. sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu przepisów prawa pracy. Takimi sformułowaniami ustawodawca się jednak nie posłużył. Warto zwrócić uwagę, że organy podatkowe przy definiowaniu tego pojęcia posługują się jednak definicją wynikającą z kodeksu pracy. W świetle tych przepisów podróżą służbową będzie podróż odbywana na polecenie pracodawcy związana z wykonaniem zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Zatem pracownik może odbywać podróż służbową jeżeli odbywa ją poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscem pracy. Co do zasady miejsce wykonywania pracy powinno zostać określone w umowie o pracę. W konsekwencji podróż służbowa wystąpi, jeżeli pracownik odbędzie taką podróż poza miejscem wskazanym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy. Podobne stanowisko prezentują ograny podatkowe.

W opinii organów podatkowych o tym, czy diety i inne należności za czas podróży służbowej będą zwolnione z PIT, decyduje to, czy pracownik odbywa taką podróż poza miejscem wykonywania pracy.

Zawodowi kierowcy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Istnieje spór w orzecznictwie w kwestii, czy pracownik odbywający liczne podróże ze względu na charakter wykonywanej pracy może w ogóle odbywać podróże służbowe (np. kierowca czy przedstawiciel handlowy). W orzecznictwie Sądu Najwyższego pojawiały się poglądy aprobujące możliwość odbywania podróży służbowych przez takie właśnie osoby (np. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/2004) oraz takie, w świetle których osoby te w ogóle nie mogą odbywać podróży służbowych ze względu na charakter wykonywanej pracy (np. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/2000). W ostatnim czasie kwestia ta została rozstrzygnięta uchwałą SN. W świetle uchwały SN z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08) kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy. Uchwała ta zatem rozstrzyga kwestie możliwości odbywania podróży służbowych przez kierowców w sposób dla nich niekorzystny. Przy stosowaniu bowiem kodeksowej definicji podróży służbowej, biorąc pod uwagę treść przywołanej uchwały, zwolnienie z opodatkowania otrzymanych przez pracowników (kierowców) diet i innych należności z tytułu odbycia podróży służbowej zależne będzie od określenia miejsca świadczenia pracy w umowie o pracę.

Czy wyrok Sądu Najwyższego można powiązać z cytowanym orzeczeniem warszawskiego WSA?

W świetle wyroku WSA w Warszawie, definiując pojęcie podróż służbowa dla celów podatkowych, nie należy posługiwać się przepisami kodeksu pracy. W konsekwencji aprobaty takiego poglądu uchwała podjęta przez SN nie miałaby znaczenia dla ustalania sposobu opodatkowania diet i innych należności przez kierowców czy też przedstawicieli handlowych. Otrzymanie diety oraz inne należności za czas podróży służbowej byłyby wolne od podatku dochodowego, jeżeli ich wartość nie przekraczałby kwot określonych przepisami rozporządzeń wydanych przez właściwego ministra. Należy jednak zauważyć, iż pogląd pozakodeksowego rozumienia terminu podróż służbowa nie znajduje potwierdzenia w opiniach organów podatkowych.

A jak podróż służbową rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów?

Podjęcie przytoczonej SN uchwały pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków w postaci diet i innych należności związanych z podróżami realizowanym przez pracowników. W przepisach dotyczących możliwości zaliczania wydatków do kosztów ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w odniesieniu do diet i należności za wyjazdy służbowe pracowników (z wyjątkiem wydatków związanych z używaniem do tego celu przez pracowników samochodów prywatnych). Tym samym nawet w przypadku gdy wartość wypłaconych diet i innych należności otrzymanych z tytułu odbytej przez pracownika podróży nie będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, to będzie istnieć możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów.

Czy trzeba spełnić jakieś warunki, aby wydatek na podróż był kosztem?

Warunkiem będzie wykazanie, że odbyta przez pracownika podróż związana jest z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą (istnienie związku przyczynowo-skutkowego z przychodami uzyskiwanymi przez pracodawcę z działalności gospodarczej) - pracownik odbył podróż w celu załatwienia sprawy służbowej, a nie prywatnej. W świetle kodeksu pracy pracodawca może również przyznać pracownikom prawo do uzyskania diet w kwotach wyższych niż te, które wynikają z rozporządzeń wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Kwota przekraczająca wartości określone w rozporządzeniach będzie stanowić podlegający opodatkowaniu przychód pracowników, jednak wartość ta w całości będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Nie w każdym jednak przypadku wartość diet stanowiąca nadwyżkę ponad ustalony stosownymi przepisami limit będzie mogła zostać zaliczona do kosztów. Ograniczenie to dotyczy tylko i wyłączenie osób prowadzących działalność gospodarczą (a nie pracowników). Osobom prowadzącym działalność przysługuje w świetle przepisów ustawy o PIT prawo do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków związanych z ich podróżami służbowymi (diet) jedynie do wysokości (wartości) określonej we właściwym rozporządzeniu. W konsekwencji osoby będące kierowcami, wykonujące swój zawód w ramach samozatrudnienia, koszty związane z odbywanymi podróżami zawodowymi zaliczają do kosztów jedynie w granicach obowiązującego limitu.

Hanna Kozłowska

ekspert podatkowy z Kancelarii Doradców i Audytorów

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA