REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób rozliczyć podatkowo podróż służbową

Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe i ich koszty stanowią nieodłączną część prowadzenia działalności gospodarczej. Dwie najistotniejsze kwestie związane z takimi podróżami to obowiązek opodatkowywania PIT wypłacanych pracownikom kwot stanowiących wydatki związane z takimi podróżami oraz możliwość zaliczania tych wydatków do kosztów. Jak ustalić przychód pracowników, odbywających podróż służbową?

Kwoty wypłacane pracownikowi w związku z odbytą podróżą służbową stanowią dla tej osoby w świetle przepisów ustawy o PIT przychód ze stosunku pracy. Jednak zwolnione z opodatkowania są diety i inne należności otrzymane przez pracownika w związku z odbytą przez taką osobę podróżą określoną mianem podróży służbowej. Nadto wypłacone kwoty nie mogą być wyższe od kwot określonych w rozporządzeniach, określających wysokość diety za podróż służbową.

REKLAMA

Autopromocja

Jak rozumieć pojęcie podróż służbowa?

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują tego pojęcia. W ocenie większości sądów oraz zdaniem organów podatkowych należy w tym przypadku odwołać się do przepisów kodeksu pracy. Inaczej stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w swoim wyroku z 5 marca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 3827/2006) stwierdził, że pojęcie podróż służbowa nie ma ustawowej definicji w prawie podatkowym, a sięganie do definicji zawartej w kodeksie pracy jest nieuprawnione. Należy zgodzić się z poglądem wyrażonym przez sąd. Gdyby bowiem ustawodawca chciał, aby pojęcie podróż służbowa rozumiane było tak jak ma to miejsce w prawie pracy, posłużyłby się w przepisach o podatkach dochodowych sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu odrębnych przepisów względnie np. sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu przepisów prawa pracy. Takimi sformułowaniami ustawodawca się jednak nie posłużył. Warto zwrócić uwagę, że organy podatkowe przy definiowaniu tego pojęcia posługują się jednak definicją wynikającą z kodeksu pracy. W świetle tych przepisów podróżą służbową będzie podróż odbywana na polecenie pracodawcy związana z wykonaniem zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Zatem pracownik może odbywać podróż służbową jeżeli odbywa ją poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscem pracy. Co do zasady miejsce wykonywania pracy powinno zostać określone w umowie o pracę. W konsekwencji podróż służbowa wystąpi, jeżeli pracownik odbędzie taką podróż poza miejscem wskazanym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy. Podobne stanowisko prezentują ograny podatkowe.

W opinii organów podatkowych o tym, czy diety i inne należności za czas podróży służbowej będą zwolnione z PIT, decyduje to, czy pracownik odbywa taką podróż poza miejscem wykonywania pracy.

Zawodowi kierowcy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Istnieje spór w orzecznictwie w kwestii, czy pracownik odbywający liczne podróże ze względu na charakter wykonywanej pracy może w ogóle odbywać podróże służbowe (np. kierowca czy przedstawiciel handlowy). W orzecznictwie Sądu Najwyższego pojawiały się poglądy aprobujące możliwość odbywania podróży służbowych przez takie właśnie osoby (np. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/2004) oraz takie, w świetle których osoby te w ogóle nie mogą odbywać podróży służbowych ze względu na charakter wykonywanej pracy (np. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/2000). W ostatnim czasie kwestia ta została rozstrzygnięta uchwałą SN. W świetle uchwały SN z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08) kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy. Uchwała ta zatem rozstrzyga kwestie możliwości odbywania podróży służbowych przez kierowców w sposób dla nich niekorzystny. Przy stosowaniu bowiem kodeksowej definicji podróży służbowej, biorąc pod uwagę treść przywołanej uchwały, zwolnienie z opodatkowania otrzymanych przez pracowników (kierowców) diet i innych należności z tytułu odbycia podróży służbowej zależne będzie od określenia miejsca świadczenia pracy w umowie o pracę.

Czy wyrok Sądu Najwyższego można powiązać z cytowanym orzeczeniem warszawskiego WSA?

W świetle wyroku WSA w Warszawie, definiując pojęcie podróż służbowa dla celów podatkowych, nie należy posługiwać się przepisami kodeksu pracy. W konsekwencji aprobaty takiego poglądu uchwała podjęta przez SN nie miałaby znaczenia dla ustalania sposobu opodatkowania diet i innych należności przez kierowców czy też przedstawicieli handlowych. Otrzymanie diety oraz inne należności za czas podróży służbowej byłyby wolne od podatku dochodowego, jeżeli ich wartość nie przekraczałby kwot określonych przepisami rozporządzeń wydanych przez właściwego ministra. Należy jednak zauważyć, iż pogląd pozakodeksowego rozumienia terminu podróż służbowa nie znajduje potwierdzenia w opiniach organów podatkowych.

A jak podróż służbową rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów?

Podjęcie przytoczonej SN uchwały pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków w postaci diet i innych należności związanych z podróżami realizowanym przez pracowników. W przepisach dotyczących możliwości zaliczania wydatków do kosztów ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w odniesieniu do diet i należności za wyjazdy służbowe pracowników (z wyjątkiem wydatków związanych z używaniem do tego celu przez pracowników samochodów prywatnych). Tym samym nawet w przypadku gdy wartość wypłaconych diet i innych należności otrzymanych z tytułu odbytej przez pracownika podróży nie będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, to będzie istnieć możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów.

Czy trzeba spełnić jakieś warunki, aby wydatek na podróż był kosztem?

Warunkiem będzie wykazanie, że odbyta przez pracownika podróż związana jest z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą (istnienie związku przyczynowo-skutkowego z przychodami uzyskiwanymi przez pracodawcę z działalności gospodarczej) - pracownik odbył podróż w celu załatwienia sprawy służbowej, a nie prywatnej. W świetle kodeksu pracy pracodawca może również przyznać pracownikom prawo do uzyskania diet w kwotach wyższych niż te, które wynikają z rozporządzeń wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Kwota przekraczająca wartości określone w rozporządzeniach będzie stanowić podlegający opodatkowaniu przychód pracowników, jednak wartość ta w całości będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Nie w każdym jednak przypadku wartość diet stanowiąca nadwyżkę ponad ustalony stosownymi przepisami limit będzie mogła zostać zaliczona do kosztów. Ograniczenie to dotyczy tylko i wyłączenie osób prowadzących działalność gospodarczą (a nie pracowników). Osobom prowadzącym działalność przysługuje w świetle przepisów ustawy o PIT prawo do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków związanych z ich podróżami służbowymi (diet) jedynie do wysokości (wartości) określonej we właściwym rozporządzeniu. W konsekwencji osoby będące kierowcami, wykonujące swój zawód w ramach samozatrudnienia, koszty związane z odbywanymi podróżami zawodowymi zaliczają do kosztów jedynie w granicach obowiązującego limitu.

Hanna Kozłowska

ekspert podatkowy z Kancelarii Doradców i Audytorów

 

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. dla firm zarejestrowanych w KRS. Jak założyć skrzynkę i aktywować Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)

W komunikacie z 27 marca 2025 r. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

Roczne zeznanie podatkowe CIT tylko do 31 marca. Jak złożyć CIT-8

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa przypominają, że 31 marca 2025 r. upływa termin złożenia zeznania CIT-8 za 2024 rok dla tych podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. CIT-8 można złożyć także elektronicznie w serwisie e-Urząd Skarbowy bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

REKLAMA

PKPiR 2026: lista 15 poważnych zmian i nowe rozporządzenie od 1 stycznia. Terminy wpisów, dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe i inne nowości

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

REKLAMA

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

REKLAMA