REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób rozliczyć podatkowo podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe i ich koszty stanowią nieodłączną część prowadzenia działalności gospodarczej. Dwie najistotniejsze kwestie związane z takimi podróżami to obowiązek opodatkowywania PIT wypłacanych pracownikom kwot stanowiących wydatki związane z takimi podróżami oraz możliwość zaliczania tych wydatków do kosztów. Jak ustalić przychód pracowników, odbywających podróż służbową?

Kwoty wypłacane pracownikowi w związku z odbytą podróżą służbową stanowią dla tej osoby w świetle przepisów ustawy o PIT przychód ze stosunku pracy. Jednak zwolnione z opodatkowania są diety i inne należności otrzymane przez pracownika w związku z odbytą przez taką osobę podróżą określoną mianem podróży służbowej. Nadto wypłacone kwoty nie mogą być wyższe od kwot określonych w rozporządzeniach, określających wysokość diety za podróż służbową.

REKLAMA

REKLAMA

Jak rozumieć pojęcie podróż służbowa?

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują tego pojęcia. W ocenie większości sądów oraz zdaniem organów podatkowych należy w tym przypadku odwołać się do przepisów kodeksu pracy. Inaczej stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w swoim wyroku z 5 marca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 3827/2006) stwierdził, że pojęcie podróż służbowa nie ma ustawowej definicji w prawie podatkowym, a sięganie do definicji zawartej w kodeksie pracy jest nieuprawnione. Należy zgodzić się z poglądem wyrażonym przez sąd. Gdyby bowiem ustawodawca chciał, aby pojęcie podróż służbowa rozumiane było tak jak ma to miejsce w prawie pracy, posłużyłby się w przepisach o podatkach dochodowych sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu odrębnych przepisów względnie np. sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu przepisów prawa pracy. Takimi sformułowaniami ustawodawca się jednak nie posłużył. Warto zwrócić uwagę, że organy podatkowe przy definiowaniu tego pojęcia posługują się jednak definicją wynikającą z kodeksu pracy. W świetle tych przepisów podróżą służbową będzie podróż odbywana na polecenie pracodawcy związana z wykonaniem zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Zatem pracownik może odbywać podróż służbową jeżeli odbywa ją poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscem pracy. Co do zasady miejsce wykonywania pracy powinno zostać określone w umowie o pracę. W konsekwencji podróż służbowa wystąpi, jeżeli pracownik odbędzie taką podróż poza miejscem wskazanym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy. Podobne stanowisko prezentują ograny podatkowe.

W opinii organów podatkowych o tym, czy diety i inne należności za czas podróży służbowej będą zwolnione z PIT, decyduje to, czy pracownik odbywa taką podróż poza miejscem wykonywania pracy.

REKLAMA

Zawodowi kierowcy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Istnieje spór w orzecznictwie w kwestii, czy pracownik odbywający liczne podróże ze względu na charakter wykonywanej pracy może w ogóle odbywać podróże służbowe (np. kierowca czy przedstawiciel handlowy). W orzecznictwie Sądu Najwyższego pojawiały się poglądy aprobujące możliwość odbywania podróży służbowych przez takie właśnie osoby (np. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/2004) oraz takie, w świetle których osoby te w ogóle nie mogą odbywać podróży służbowych ze względu na charakter wykonywanej pracy (np. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/2000). W ostatnim czasie kwestia ta została rozstrzygnięta uchwałą SN. W świetle uchwały SN z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08) kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy. Uchwała ta zatem rozstrzyga kwestie możliwości odbywania podróży służbowych przez kierowców w sposób dla nich niekorzystny. Przy stosowaniu bowiem kodeksowej definicji podróży służbowej, biorąc pod uwagę treść przywołanej uchwały, zwolnienie z opodatkowania otrzymanych przez pracowników (kierowców) diet i innych należności z tytułu odbycia podróży służbowej zależne będzie od określenia miejsca świadczenia pracy w umowie o pracę.

Czy wyrok Sądu Najwyższego można powiązać z cytowanym orzeczeniem warszawskiego WSA?

W świetle wyroku WSA w Warszawie, definiując pojęcie podróż służbowa dla celów podatkowych, nie należy posługiwać się przepisami kodeksu pracy. W konsekwencji aprobaty takiego poglądu uchwała podjęta przez SN nie miałaby znaczenia dla ustalania sposobu opodatkowania diet i innych należności przez kierowców czy też przedstawicieli handlowych. Otrzymanie diety oraz inne należności za czas podróży służbowej byłyby wolne od podatku dochodowego, jeżeli ich wartość nie przekraczałby kwot określonych przepisami rozporządzeń wydanych przez właściwego ministra. Należy jednak zauważyć, iż pogląd pozakodeksowego rozumienia terminu podróż służbowa nie znajduje potwierdzenia w opiniach organów podatkowych.

A jak podróż służbową rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów?

Podjęcie przytoczonej SN uchwały pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków w postaci diet i innych należności związanych z podróżami realizowanym przez pracowników. W przepisach dotyczących możliwości zaliczania wydatków do kosztów ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w odniesieniu do diet i należności za wyjazdy służbowe pracowników (z wyjątkiem wydatków związanych z używaniem do tego celu przez pracowników samochodów prywatnych). Tym samym nawet w przypadku gdy wartość wypłaconych diet i innych należności otrzymanych z tytułu odbytej przez pracownika podróży nie będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, to będzie istnieć możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów.

Czy trzeba spełnić jakieś warunki, aby wydatek na podróż był kosztem?

Warunkiem będzie wykazanie, że odbyta przez pracownika podróż związana jest z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą (istnienie związku przyczynowo-skutkowego z przychodami uzyskiwanymi przez pracodawcę z działalności gospodarczej) - pracownik odbył podróż w celu załatwienia sprawy służbowej, a nie prywatnej. W świetle kodeksu pracy pracodawca może również przyznać pracownikom prawo do uzyskania diet w kwotach wyższych niż te, które wynikają z rozporządzeń wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Kwota przekraczająca wartości określone w rozporządzeniach będzie stanowić podlegający opodatkowaniu przychód pracowników, jednak wartość ta w całości będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Nie w każdym jednak przypadku wartość diet stanowiąca nadwyżkę ponad ustalony stosownymi przepisami limit będzie mogła zostać zaliczona do kosztów. Ograniczenie to dotyczy tylko i wyłączenie osób prowadzących działalność gospodarczą (a nie pracowników). Osobom prowadzącym działalność przysługuje w świetle przepisów ustawy o PIT prawo do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków związanych z ich podróżami służbowymi (diet) jedynie do wysokości (wartości) określonej we właściwym rozporządzeniu. W konsekwencji osoby będące kierowcami, wykonujące swój zawód w ramach samozatrudnienia, koszty związane z odbywanymi podróżami zawodowymi zaliczają do kosztów jedynie w granicach obowiązującego limitu.

Hanna Kozłowska

ekspert podatkowy z Kancelarii Doradców i Audytorów

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF od A do Z: słownik najważniejszych pojęć

Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane? Materiały szkoleniowe, zarówno komercyjne, jak i te opracowywane przez rząd, często napisane są bardzo skomplikowanym, nieprzystępnym językiem, przez co dla wielu osób bywają trudne do przyswojenia. A przecież ważne, żeby definicje były dla wszystkich jasne i zrozumiałe. Poniżej znajduje się wyjaśnienie podstawowych pojęć związanych z reformą.

Thermomix w kosztach? To możliwe, ale nie u każdego. Zasady są proste, ale nie każdy, je zna. Prowadzisz działalność gospodarczą? Sprawdź

Czy Thermomix może przyczynić się do uzyskania przez przedsiębiorcę przychodów? Na to pytanie dotyczące rozliczeń podatkowych nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiadomo jednak, jakimi kryteriami należy się kierować dokonując w tym zakresie niezbędnej oceny.

Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

REKLAMA

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

REKLAMA

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA