Jak księgować fakturę i notę korygującą

Dowody księgowe dzielą się na (art. 20 ustawy o rachunkowości):

- zewnętrzne obce, otrzymywane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne, przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne, dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Taki sposób dokonywania korekt błędów w dowodach księgowych reguluje ustawa o rachunkowości (art. 22 ust. 2).

W przypadku jednostek będących podatnikami podatku VAT, sposób dokonywania korekt błędów w dowodach księgowych dokonywany jest poprzez fakturę korygującą lub notę korygującą.

Szczegółowe uregulowania w zakresie wystawiania faktur korygujących i not korygujących zawierają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798).

Poprawiona faktura

Fakturę korygującą wystawia się w określonych przypadkach, a mianowicie:

- gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów,

- w sytuacji zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych,

- w przypadku zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu,

- kiedy stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Sprzedawca powinien pamiętać, że ma obowiązek posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego.

Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie dotyczy:

- eksportu towarów,

- sprzedaży: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, usług w zakresie rozprowadzania wody, usług w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usług sanitarnych i pokrewnych,

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju.

Ujęcie w księgach rachunkowych faktury korygującej jest następujące:

1. Faktura korygująca dotycząca zakupu:

a) zwiększenie zobowiązania

- zwiększenie wartości zakupu

Wn konto „Rozliczenie zakupu”,

- zwiększenie podatku VAT naliczonego

Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

- kwota faktury korygującej ogółem zwiększająca zobowiązanie

Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” lub „Pozostałe rozrachunki”;

2. Faktura korygująca dotycząca sprzedaży:

a) zwiększenie należności

- zwiększenie wartości sprzedaży

Ma konto zespołu 7 (przychodów),

- zwiększenie podatku należnego

Ma konto „Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego”,

- suma faktury korygującej ogółem

Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami” lub „Pozostałe rozrachunki”;

b) zmniejszenie należności - zapisy odwrotne do operacji w pkt 2a.

Ewidencja noty

Fakturę określoną jako nota korygująca może wystawić nabywca towaru lub usługi, w przypadku gdy otrzymał fakturę lub fakturę korygująca zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji, wiążącej się w szczególności:

- ze sprzedawcą, np. pomyłki w numerze identyfikacji podatkowej,

- z nabywcą, np. pomyłki w numerze identyfikacji podatkowej,

- z oznaczeniem towaru lub usługi, np. pomyłki w symbolach PKWiU.

Nota korygująca umożliwia sprostowanie błędu popełnionego przy wystawianiu faktury przez wystawcę, pod warunkiem, że błąd nie dotyczy:

- jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,

- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),

- wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),

- stawki podatku,

- sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,

- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,

- wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartości sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,

- kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyframi i słownie.

Nota korygująca wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach. Przesyłana jest wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Jeśli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Oryginał zatrzymuje sprzedawca towaru lub usługi czy wystawca pierwotnej faktury lub faktury korygującej, a potwierdzoną kopię odsyła nabywcy towaru lub usługi, czyli wystawcy noty.

ELEMENTY FAKTURY

Elementy, jakie powinna zawierać faktura korygująca to:

1) numer kolejny oraz datę wystawienia,

2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź skrócone nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

b) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

c) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako faktura VAT. Można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym,

3) nazwę towaru lub usługi objętych rabatem,

4) kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,

5) kwotę zmniejszenia podatku należnego,

6) kwotę podwyższenia ceny bez podatku oraz kwotę podwyższenia podatku należnego - w przypadku faktury korygującej dotyczącej podwyższenia ceny,

7) wyraz korekta lub wyraz faktura korygująca,

8) wskazanie: oryginał lub kopia.

Faktura korygująca wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię sprzedawca. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, czyli wystawca faktury pierwotnej.

BEATA PIOTROWSKA

ksiegowosc@infor.pl

Podstawa prawna

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

- Rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz.798).