Jak ewidencjonować należności

Należności można podzielić według różnych kryteriów. Do najważniejszych z nich należą:

• termin płatności - należności krótkoterminowe i długoterminowe,

• stopień wymagalności - należności prawidłowe (terminowe) i przeterminowane (przedawnione),

• tytuł powstania - należności z tytułu dostaw, robót i usług, wypłaconych zaliczek, kar umownych, karnych odsetek itd.,

• obszar rozliczeń - należności krajowe i zagraniczne,

• osoba dłużnika - należności od odbiorców produktów i usług, od pracowników, budżetowe itd.,

• stopień realności - należności pewne, wątpliwe i sporne.

W bilansie należności są ujmowane:

• w aktywach trwałych - jako należności długoterminowe,

• w aktywach obrotowych - jako należności krótkoterminowe,

• z podziałem na należności od jednostek powiązanych i od pozostałych jednostek oraz na tytuły powstania należności:

- z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 miesięcy oraz powyżej 12 miesięcy,

- z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń,

- inne,

- dochodzone na drodze sądowej.

UWAGA!

Należności z tytułu dostaw i usług, bez względu na termin płatności, zalicza się do należności krótkoterminowych.

Należności z pozostałych tytułów, płatne do 12 miesięcy od dnia bilansowego, zalicza się do aktywów obrotowych, natomiast płatne w okresie dłuższym niż 12 miesięcy - do aktywów trwałych.

Wycena należności

Jednostka wycenia należności z tytułu dostaw i usług według wartości nominalnej (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor). Na dzień bilansowy natomiast wycenia się je w kwocie wymagalnej zapłaty - z zachowaniem ostrożności w wycenie (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor).

Należności wyrażone w walutach obcych jednostka przelicza po kursie średnim ustalonym przez Narodowy Bank Polski, obowiązującym na dzień przeprowadzenia operacji, chyba że w dokumencie celnym ustalony został inny kurs (art. 30 ust. 2 pkt 2 uor). Operacje zapłaty należności w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych po kursie kupna walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka (art. 30 ust. 2 pkt 1 uor). Różnice kursowe powstałe na dzień zapłaty należności zalicza się odpowiednio do pozostałych przychodów lub kosztów finansowych.

Nie rzadziej niż na dzień bilansowy jednostka wycenia należności w walutach obcych - po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 1 pkt 1 uor).

Należności z tytułu dostaw i usług

Należności z tytułu dostaw i usług są to rozliczenia z tytułu sprzedaży przez jednostkę towarów i usług oraz składników majątku. Ewidencja tych rozrachunków przebiega na koncie 202 „Rozrachunki z odbiorcami”. Ewidencję analityczną do tego konta prowadzi się z wyszczególnieniem poszczególnych odbiorców.

Tabela. Ewidencja w księgach jednostki

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W bilansie należności z tytułu dostaw, robót i usług (saldo Wn konta 202, pomniejszone o odpisy aktualizujące wartość) wykazuje się w pozycji B.II.1, 2 aktywów o okresie spłaty: do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy. Zaliczki otrzymane na poczet dostaw (saldo Ma konta 202) ujmuje się w bilansie w pozycji B.III.2.e pasywów. W dodatkowych informacjach i objaśnieniach należy wykazać dane o odpisach aktualizujących wartość należności.

Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń

Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń obejmują w szczególności:

• kwoty należne od budżetu państwa i budżetów samorządu terytorialnego z tytułu:

- nadpłat podatków i opłat,

- nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, wykazanej w deklaracji podatkowej,

- nadpłat cła i zabezpieczeń na poczet cła,

- dotacji,

• kwoty należne od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu:

- nadpłat ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

- należnych świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych,

• inne kwoty, do których ma zastosowanie ustawa - Ordynacja podatkowa.

Ewidencję szczegółową tych rozrachunków prowadzi się z podziałem na poszczególne tytuły należności publicznoprawnych. Salda należności publicznoprawnych uzgadnia się z deklaracjami podatkowymi i wnioskami w sprawie dotacji. Ewidencja księgowa rozrachunków publicznoprawnych prowadzona jest na koncie 220 „Rozrachunki publicznoprawne”. Na stronie Wn konta 220 księguje się spłatę zobowiązań wobec budżetu oraz naliczenia należnych dotacji przedmiotowych, a na stronie Ma tego konta rejestruje się powstanie zobowiązań wobec budżetu i wpływy dotacji. Saldo końcowe Wn konta 220 w bilansie wykazuje się w pozycji B.II.2.b aktywów. Saldo Ma konta 220 - w pozycji B.III.2.g pasywów.

Należności od pracowników

Należności od pracowników dotyczą najczęściej: wypłaconych zaliczek na wynagrodzenia, zaliczek na zakup materiałów lub usług obcych, udzielonych pożyczek z funduszu socjalnego. Należności z tytułu wynagrodzeń (np. wypłacone zaliczki) wskazuje saldo Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń

Operacje gospodarcze:

1. Lista wynagrodzeń:

a) wynagrodzenie zaliczane w koszty,

b) wynagrodzenie finansowane z zysku do podziału,

c) wynagrodzenie stanowiące koszt realizacji środków trwałych w budowie,

d) świadczenia finansowane z funduszu świadczeń socjalnych,

e) wynagrodzenie zaliczane w straty (np. usuwanie zdarzeń losowych).

2. Wynagrodzenie brutto według listy wynagrodzeń.

3. Potrącenia na liście wynagrodzeń:

a) składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

b) składka na ubezpieczenie zdrowotne,

c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych,

d) należności z tytułu niedoborów i szkód,

e) dobrowolne składki związkowe,

f) inne należności (zaliczka pobrana na zakup materiałów).

4. Ujęte na listach płac zasiłki rodzinne, zasiłki wychowawcze, zasiłki chorobowe (wypłaty finansowane przez ZUS).

5. Wypłata wynagrodzeń.

6. Odpisanie zobowiązań przedawnionych.

Saldo Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” oznacza należności z tytułu wynagrodzeń (np. wypłacone zaliczki). Wykazywane jest w bilansie w pozycji B.II.2.c aktywów. Saldo Ma oznacza niewypłacone wynagrodzenie i ujmowane jest w bilansie w pozycji B.III.2.h pasywów. Konto 232 „Rozliczenie wynagrodzeń” na koniec okresu sprawozdawczego nie wykazuje salda.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pozostałe rozrachunki z pracownikami (nie licząc wynagrodzeń) księguje się na koncie 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”. W ewidencji analitycznej do tego konta trzeba zapewniać ustalenie stanu należności i zobowiązań wobec poszczególnych pracowników.

Saldo Wn konta „Inne rozrachunki z pracownikami” oznacza stan należności od pracowników. W bilansie jest ujmowane w aktywach, w pozycji B.II.2.c. Natomiast saldo Ma - w pozycji B.III.2.i pasywów.

Pozostałe należności

Pozostałe należności obejmują wszystkie rozrachunki, które nie są ujęte na kontach: 202 „Rozrachunki z odbiorcami”, 220 „Rozrachunki publicznoprawne”, 231„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Do pozostałych należności zalicza się w szczególności:

• należności z tytułu niedoborów i szkód,

• inne należności (np. z tytułu odszkodowań),

• udzielone pożyczki,

• rozrachunki z tytułu leasingu.

Ewidencja pozostałych należności prowadzona jest na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki” - z podziałem na poszczególne grupy rozrachunków oraz osób lub instytucji, których te rozrachunki dotyczą.

Saldo Wn konta 249 „Pozostałe rozrachunki” identyfikuje stan pozostałych należności i w bilansie wykazywane jest w aktywach, w pozycji B.II.2.c. Saldo zobowiązań Ma konta 249 wykazuje się w pasywach bilansu, w pozycji B.III.2.i.

Należności dochodzone na drodze sądowej

Należności dochodzone na drodze sądowej ewidencjonuje się na koncie 260 „Roszczenia sporne”. Należności te weryfikuje się, dokonując odpisu aktualizującego.

Jednostka zalicza do należności dochodzonych na drodze sądowej wszelkie należności skierowane w kraju lub za granicą na drogę postępowania sądowego, co do których nie zapadł prawomocny wyrok sądowy do dnia bilansowego.

Przykład

W dniu 12 marca 2008 r. Fundacja DROGA sprzedała Spółce MARJON towary, wystawiając fakturę VAT:

a) wartość brutto: 28 300 zł

b) wartość netto: 15 000 zł

c) podatek VAT: 3 300 zł

Termin płatności faktury został określony na 31 marca 2008 r. Spółka MARJON nie uregulowała zobowiązań w terminie.

15 kwietnia 2008 r. Fundacja DROGA wysłała do Spółki MARJON wezwanie do zapłaty należności, wyznaczając ostateczny termin zapłaty do 30 kwietnia 2008 r.

W związku z tym, że Spółka MARJON nie zapłaciła należności w wyznaczonym ostatecznie terminie, Fundacja DROGA skierowała do sądu pozew o zapłatę.

21 kwietnia 2008 r. sąd orzekł na korzyść Fundacji DROGA:

a) spłatę należności głównej: 28 300 zł

b) odsetki za zwłokę w zapłacie: 600 zł

c) zwrot kosztów postępowania sądowego: 1 100 zł

Należności dochodzone na drodze sądowej nie były objęte gwarancją lub innym zabezpieczeniem.

Operacje księgowe:

1. PK - przeksięgowanie należności objętej pozwem - pod datą skierowania sprawy do sądu 12 kwietnia 2008 r.: 28 300 zł

Wn konto 260 „Roszczenia sporne”

Ma konto 202 „Rachunek z odbiorcami”

2. WB - opłacone koszty postępowania sądowego: 1 100 zł

Wn konto 762 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 131 „Rachunek bieżący”

3. PK - odpis aktualizujący wartość należności dochodzonych na drodze sądowej: 28 300 zł

Wn konto 762 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

4. Prawomocny wyrok zasądzający na rzecz Fundacji DROGA:

a) należność główna: 28 300 zł

Wn konto 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

Ma konto 260 „Roszczenia sporne”

b) odsetki na zwłokę w zapłacie: 600 zł

Wn konto 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

Ma konto 751 „Przychody finansowe”

c) równolegle odpis aktualizujący wartość zasądzonych odsetek:

Wn konto 752 „Koszty finansowe”

Ma konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

d) zwrot kosztów postępowania sądowego: 1 100 zł

Wn konto 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”

e) równolegle zapis aktualizujący wartość zasądzonych kosztów postępowania sądowego:

Wn konto 762 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

Przykład

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu i to, że dłużnik zapłacił zasądzoną należność na rzecz wierzyciela.

Operacje księgowe:

1. WB - spłata należności przez Spółkę MARJON w łącznej kwocie zasądzonej na rzecz Fundacji DROGA: (28 300 zł + 600 zł + 1100 zł) = 30 000 zł

Wn konto 131 „Rachunek bieżący”

Ma konto 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

2. PK - odwrócenie odpisu aktualizującego wartość należności:

a) należność główna: 28 300 zł

Wn konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”

b) koszty postępowania sądowego: 1 100 zł

Wn konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”

c) odsetki za zwłokę: 600 zł

Wn konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

Ma konto 751 „Przychody finansowe”

Przykład

11 stycznia 2008 r. Fundacja ARKA sprzedała Spółce TOMAR towary, wystawiając fakturę VAT:

a) wartość brutto: 30 500 zł

b) wartość netto: 25 000 zł

c) podatek VAT: 5 500 zł

Należność nie została uregulowana do końca maja 2008 r., wobec czego Fundacja ARKA wniosła pozew do sądu. Koszty sądowe stanowiły kwotę 500 zł.

Sąd oddalił roszczenie wierzyciela w związku z upływem okresu przedawnienia.

Operacje księgowe:

1. PK - przeksięgowanie należności objętej pozwem - pod datą skierowania sprawy do sądu: 30 500 zł

Wn konto 260 „Roszczenia sporne”

Ma konto 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

2. WB - opłacone koszty postępowania sądowego: 500 zł

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 131 „Rachunek bieżący”

3. PK - odpis aktualizujący wartość należności dochodzonych na drodze sądowej (do wysokości nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem): 30 500 zł

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

4. Wyrok oddalający roszczenia wierzyciela, odpisanie należności uznanej za przedawnioną - do wysokości objętej odpisem aktualizującym: 30 500 zł

Ma konto 202 „Roszczenia sporne”

Wn konto 270 „Odpisy aktualizujące wartość należności”

Należności dochodzone na drodze sądowej wycenia się w kwocie netto, tj. wartości wymaganej zapłaty pomniejszonej o dokonane odpisy aktualizujące.

Odpisy aktualizujące wartość należności

Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości):

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - w wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

4) należności stanowiącej równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadku uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacyjny.

Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące. Powyższe należności, na które dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu, równowartość całości lub odpowiedniej części uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego zwiększa wartość należności i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych, zależnie od tego, w ciężar jakich kosztów dokonano uprzednio odpisów (art. 35b ust. 2-4 uor).

Ewidencja odpisów aktualizujących wartość należności

Operacje księgowe:

1. Odpisy aktualizujące należności:

a) odpis aktualizujący nieubezpieczoną kwotę należności, koszty dochodzenia należności:

Wn 762 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma270 „Odpisy aktualizujące roszczenia i należności”

b) odpis aktualizujący odsetki za zwłokę:

Wn 752 „Koszty finansowe”

Ma 270 „Odpisy aktualizujące roszczenia i należności”

2. Zbędny odpis aktualizujący wobec zapłaty należności (odtworzenie utraconej wartości należności):

a) należność główna, zasądzone koszty postępowania:

Wn 270 „Odpisy aktualizujące roszczenia i należności”

Ma 761 „Pozostałe przychody operacyjne”

b) odsetki za zwłokę:

Wn 270 „Odpisy aktualizujące roszczenia i należności”

Ma 751 „Przychody finansowe”

3. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne:

a) należności, od których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego:

Wn 270 „Odpisy aktualizujące roszczenia i należności”

Ma 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

b) należności, od których nie dokonano odpisów aktualizujących:

Wn762 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma 202 „Rozrachunki z odbiorcami”

Podstawy prawne:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz. U z 2008 r. Nr 144, poz. 900

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900

• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900