Uprawnienia w KSeF - Komu nadać dostęp, by nie stracić kontroli?

KSeF nie jest kolejnym zwykłym programem do wystawiania faktur – to centralny system administracji publicznej, w którym każda czynność użytkownika pozostawia ślad i ma swoje określone skutki prawne. Uprawnienia w KSeF powinny być nadawane ostrożnie – błędy popełnione w tym aspekcie mogą się zemścić wyciekiem danych oraz odpowiedzialnością administracyjną. Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami w KSeF to aktualnie jedna z bardziej „palących” kwestii, w końcu obowiązek korzystania z systemu czeka już za rogiem. Poniżej wyjaśnię, jakie role występują w KSeF, komu i w jakim zakresie warto nadać dostęp, a także jak zbudować bezpieczny model zarządzania uprawnieniami, który pozwoli zachować pełną kontrolę nad fakturowaniem w firmie.

Co zrobić, aby móc nadawać uprawnienia w KSeF?

Zanim przedsiębiorca uzyska możliwość nadawania uprawnień do swojego konta w KSeF musi uzyskać dostęp do systemu.

Pierwszym krokiem, jaki musi zrobić jest wybór sposobu korzystania z KSeF. Możliwe jest korzystanie z darmowych narzędzi stworzonych przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF oraz e-mikrofirma umożliwiają zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur na podstawowym poziomie.

Lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF. Jednym z nich jest 360 Księgowość, które oprócz opcji fakturowania, również wyliczy składki ZUS oraz zaliczki na PIT. Integracja z KSeF jest bezpłatna, można także korzystać z darmowego wsparcia technicznego do programu.

Jeżeli program do księgowości został już wybrany, kolejnym krokiem jest uzyskanie dostępu do KSeF. W przypadku JDG jest to proste – dostęp jest możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Nieco więcej pracy będzie przy spółkach prawa handlowego, ale tylko, gdy przedsiębiorca nie posiada pieczęci kwalifikowanej – wymagane jest wówczas złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

Następnie pozostaje uwierzytelnienie się i wygenerowanie Certyfikatu, który stanowi klucz dostępu do systemu. Ten można wygenerować w aplikacji MF poprzez użycie profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

Ostatnim, docelowym krokiem jest nadanie dostępów do KSeF swoim pracownikom, współpracownikom, biuru rachunkowemu lub poszczególnym księgowym.

Dlaczego uprawnienia w KSeF są tak istotne?

Zrozumienie tego jak istotne jest nadawanie uprawnień w KSeF pozwoli przedsiębiorcy odpowiedzialnie zarządzać organizacją pracy w księgowości, uniknąć wielu błędów, a także zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością skarbową.

Uprawnienia w KSeF określają, kto i w jakim zakresie może:

• wystawiać i odbierać faktury;
• przeglądać dokumenty;
• zarządzać innymi użytkownikami, a także
• nadawać i odbierać dostęp do systemu.

W praktyce oznacza to dostęp do wrażliwych danych finansowych firmy, w tym informacji o kontrahentach, cenach, marżach oraz strukturze sprzedaży. Niewłaściwie rozdane upoważnienia mogą prowadzić do:

• nieautoryzowanego wystawiania faktur;
• utraty poufnych informacji;
• problemów dowodowych w sporze z organami podatkowymi;
• odpowiedzialności karnej skarbowej lub cywilnej.

Dlatego też zarządzanie dostępem do KSeF nie powinno być traktowane jako formalność, lecz jako kluczowy element strategii bezpieczeństwa firmy.

Kto może nadawać uprawnienia w KSeF?

Zasady nadawania uprawnień w KSeF nie są jednakowe dla wszystkich podatników. Różnią się w zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej. W zasadzie możemy rozdzielić tę kwestię na dwie grupy:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze;
• osoby prawne oraz podmioty nieposiadające osobowości prawnej, takie jak spółki prawa handlowego czy też fundacje i stowarzyszenia.
• uzyskuje pełny dostęp do KSeF;
• może wystawiać i odbierać faktury;
• może samodzielnie nadawać, zmieniać oraz odbierać uprawnienia innym osobom.
• zalogowanie się do systemu Ministerstwa Finansów za pomocą pieczęci cyfrowej i wybór osoby, która uzyska uprawnienia właścicielskie, lub
• złożenie do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę fizyczną pełniącą rolę właściciela w KSeF.
• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania faktur w ramach samofakturowania.

Osoby fizyczne prowadzące JDG

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy, ze przedsiębiorca zaloguje się do systemu Ministerstwa Finansów. Z chwilą zalogowania uzyskuje on automatycznie uprawnienia właścicielskie, czyli:

• uzyskuje pełny dostęp do KSeF;
• może wystawiać i odbierać faktury;
• może samodzielnie nadawać, zmieniać oraz odbierać uprawnienia innym osobom.

Osoby prawne i podmioty nieposiadające osobowości prawnej

W spółkach proces uzyskania uprawnień właścicielskich jest nieco bardziej kłopotliwy, co nie oznacza, że trudny. Wynika to z faktu, że sam podmiot nie jest osobą fizyczną i musi zostać powiązany z konkretnym człowiekiem działającym w jego imieniu.

Aby możliwe było zarządzanie uprawnieniami w KSeF, konieczne jest:

• zalogowanie się do systemu Ministerstwa Finansów za pomocą pieczęci cyfrowej i wybór osoby, która uzyska uprawnienia właścicielskie, lub
• złożenie do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę fizyczną pełniącą rolę właściciela w KSeF.

Dopiero po spełnieniu jednego z powyższych warunków możliwe stanie się nadawanie uprawnień członkom zarządu, pracownikom, księgowym oraz podmiotom zewnętrznym.

Rodzaje uprawnień w KSeF

Przepisy regulujące uprawnienia w KSeF przewiduje ich trzy kategorie. Są to uprawnienia do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania faktur w ramach samofakturowania.

Uprawnienia do zarządzania dostępami w KSeF

Są to najszersze uprawnienia w systemie. Obejmują możliwość nadawania, zmiany i odbierania uprawnień innym użytkownikom, przyznawania dostępu do faktur, aktywowania samofakturowania oraz przekazywania kolejnych uprawnień administracyjnych.

Osoba posiadająca te uprawnienia faktycznie posiada kontrolę nad obiegiem faktur w firmie. Dla bezpieczeństwa uprawnienia administracyjne powinny pozostać po stronie właściciela  JDG lub zarządu spółki. Należy nadawać je ostrożnie, tj. wyłącznie osobom w pełni zaufanym i tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście uzasadnione organizacyjnie.

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

1. wybierz opcję „Dodaj administratora”,
2. wskaż jednostkę, której dotyczy uprawnienie,
3. wprowadź dane osoby fizycznej, która ma pełnić rolę administratora.

Uprawnienia do fakturowania

Najczęściej wykorzystywanym typem uprawnień w praktyce będzie właśnie to dotyczące wystawiania i odbierania faktur. Pozwala ono na wystawianie faktur w systemie, przeglądanie faktur przychodzących i sprzedażowych oraz pobieranie dokumentów do celów księgowych i archiwizacyjnych.

Uprawnienia te są zwykle nadawane pracownikom oraz księgowym. Z punktu widzenia kontroli wewnątrzzakładowej warto rozważyć rozdzielenie uprawnień do wystawiania faktur od uprawnień do ich przeglądania, szczególnie w większych przedsiębiorstwach.

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

1. wybierz opcję „Nadaj uprawnienia”,
2. określ, czy uprawnienie jest nadawane osobie fizycznej czy podmiotowi,
3. wskaż zakres: wystawianie faktur, dostęp do faktur lub oba łącznie.

Uprawnienia do samofakturowania

Samofakturowanie znajdzie zastosowanie w tych modelach współpracy, w których nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy, na przykład przy stałych usługach B2B lub długoterminowych kontraktach. Ten rodzaj uprawnienia umożliwia podmiotowi trzeciemu wystawianie faktur sprzedażowych w imieniu podatnika.

Ze względu na wysokie ryzyko podatkowe samofakturowanie powinno być poprzedzone odpowiednią umową oraz dokładnym określeniem zakresu odpowiedzialności stron. Zaleca się również stosowanie go jedynie wobec zaufanych podmiotów z odpowiednią historią współpracy.

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

1. wybierz opcję „Nadaj uprawnienia”,
2. wskaż podmiot upoważniony do wystawiania faktur w trybie samofakturowania,
3. uzupełnij dane identyfikacyjne podmiotu lub osoby.

Jakie uprawnienia nadać biuru rachunkowemu?

W temacie KSeF ogromne znaczenie ma współpraca z biurem rachunkowym lub księgowym, to w końcu oni będą wykonywali większość działań związanych z fakturowaniem i rachunkowością. Warto jednak zaznaczyć, że współpraca z biurem rachunkowym nie oznacza automatycznie konieczności przekazywania mu pełnej kontroli nad KSeF.

Zamiast uprawnień administratora (właścicielskich), warto rozważyć:

• uprawnienia do dostępu do faktur w celu ich pobierania i rozliczania;
• uprawnienia do wystawiania faktur, o ile biuro wykonuje tę czynność w imieniu klienta.

Uprawnienia administracyjne powinny co do zasady pozostać po stronie właściciela firmy lub zarządu spółki. Takie rozwiązanie minimalizuje ryzyko sporów, nadużyć oraz problemów dowodowych w przypadku zakończenia współpracy z biurem rachunkowym i ewentualnych sporów sądowych.

Jak zbudować bezpieczny model zarządzania uprawnieniami w KSeF?

W zasadzie system e-Faktur nie jest nad wyraz rozbudowany. Każdy powinien w miarę bezboleśnie się na niego przestawić. To samo tyczy się rozdzielania uprawnień. Aby nie stracić kontroli nad fakturowaniem, należy zastosować się do poniższych 4 zasad i wszystko powinno pójść gładko.

1. Zasada minimalnych uprawnień - każdy użytkownik powinien otrzymać tylko takie uprawnienia, jakie są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. Im mniejszy zakres dostępu, tym mniejsze ryzyko nadużyć. Uprawnienia administracyjne powinny pozostać w rękach osoby zarządzającej, tj. właściciela JDG, wspólnika spółki osobowej lub członka zarządu spółki kapitałowej.
2. Zasada rozdzielenie ról - osoba wystawiająca faktury nie powinna jednocześnie zarządzać uprawnieniami innych użytkowników. Rozdzielenie ról zwiększa kontrolę i ogranicza ryzyko błędów. Nadanie pełnych uprawnień wszystkim użytkownikom może i jest wygodne, ale za to mało bezpieczne.
3. Zasada działania według jasno ustalonych reguł – niezbędna jest tutaj procedura wewnętrzna. Warto wprowadzić w życie dokument, w którym określone zostanie dokładnie kto nadaje uprawnienia w KSeF, w jakich przypadkach są one cofane oraz jak często odbywa się przegląd dostępów. Powyższe pozwoli zachować porządek organizacyjny.
4. Zasada regularnej weryfikacji - regularny audyt uprawnień oraz analiza logów systemowych pozwalają szybko wykryć nieprawidłowości i zareagować, zanim dojdzie do poważnych konsekwencji.