KSeF: co konkretnie zmieni się od lutego i kwietnia 2026 roku?

• KSeF 2026: Co zmieni się od lutego i kwietnia?
• KSeF - co warto wiedzieć już dziś?
• Ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. Warto dopiąć trzy rzeczy
• Tytułem podsumowania: KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury

Pozostało już niewiele dni do 1 lutego 2026 r., kiedy obowiązek wystawiania e‑faktur w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF) zacznie dotyczyć największych firm (obrót co najmniej 200 mln zł w 2024 r.). Od 1 kwietnia 2026 r. dołączą pozostali przedsiębiorcy, bez względu na formę prawną, wyjątek stanowią mikroprzedsiębiorcy u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł brutto. (KSeF obowiązuje ich od 2027 roku). Jednocześnie od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbierania e‑faktur w KSeF. „To już naprawdę ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. KSeF to koniec faktur na papierze, w PDF‑ie, Wordzie, Excelu. W ich miejsce pojawia się jednolity, ustrukturyzowany plik XML z numerem KSeF.”

KSeF 2026: Co zmieni się od lutego i kwietnia?

Od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy, niezależnie od wielkości, będą je tą drogą odbierać. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek wystawiania obejmie pozostałych przedsiębiorców. W praktyce oznacza to przejście polskiej gospodarki na jednolity, ustandaryzowany obieg faktur, w którym wersja elektroniczna nie jest PDF‑em, lecz plikiem XML zgodnym z najnowszą strukturą FA(3). Wdrożeniu towarzyszą także zachęty systemowe, m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT do 40 dni.

„W mojej ocenie, dobrze poukładany proces w KSeF, mimo naturalnej rezerwy części przedsiębiorców, realnie może przyspieszyć obieg dokumentów firmowych. Koniec z czekaniem na kuriera czy ginącymi ze stacji benzynowych fakturami.”

KSeF - co warto wiedzieć już dziś?

Numer KSeF to dowód, że faktura została wystawiona, ale jednocześnie odebrana. Gdy dokument dotrze do systemu i przejdzie weryfikację, otrzymuje niepowtarzalny numer, który wbrew pozorom nie jest przypadkowym ciągiem znaków. Zakodowane są w nim m.in. elementy identyfikujące podatnika (NIP) i moment przesłania. Ten numer staje się punktem odniesienia dla obu stron transakcji tj. sprzedawcy i nabywcy. Numer KSeF pojawi się również w płatnościach oraz ewidencjach np. pliku JPK.

UPO, czyli elektroniczne potwierdzenie przyjęcia. Dla każdej prawidłowo przyjętej e‑faktury system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Zawiera ono m.in. numer KSeF i datę przyjęcia, która w większości przypadkach jest także datą otrzymania faktury przez nabywcę. To kluczowy moment dla rozliczeń i terminów i jednocześnie koniec sporów o to, kiedy np. doszedł mail, czy dostarczył kurier.

QR‑kody na fakturach, ale nie zawsze takie same. W codziennym obiegu przedsiębiorcy zobaczą na fakturach kody QR. W standardowym trybie ONLINE QR odsyła do informacji pozwalających zweryfikować dokument w KSeF (odwzorowując m.in. numer KSeF). Gdy faktura powstaje OFFLINE, na przykład przy braku dostępności do Internetu, na wydruku pojawiają się dwa kody. Jeden identyfikuje samą fakturę, drugi potwierdza tożsamość wystawcy. Po przywróceniu dostępności dokument należy dosłać do KSeF w przewidzianych terminach, a po nadaniu numeru KSeF w obiegu pozostaje już jego finalna wersja.

Różne tryby na wypadek kłopotów technicznych. KSeF przewiduje scenariusze na niedostępność po stronie wystawcy lub systemu (m.in. tryby OFFLINE i AWARYJNY). Ich wspólnym mianownikiem jest to, że przedsiębiorca może legalnie wystawić fakturę poza bieżącą komunikacją z KSeF, ale musi ją następnie przekazać do systemu, tak by uzyskała numer KSeF i stała się elementem systemu. To oznacza, że faktura pomimo wszystko musi być wystawiona dalej w pliku ustrukturyzowanym.

Załączniki będą  integralną częścią e‑faktury, co zwiększa kompletność danych po stronie odbiorcy. Na możliwość używania załączników bezpośrednio w fakturze trzeba uzyskać zgodę. Wnioski będzie można składać już od stycznia 2026 r. Zła wiadomością jest to, że załączniki służą wyłącznie do rozbudowanych rozliczeń np. mediów, czy usług telekomunikacyjny. W załącznikach nie pojawią się natomiast np. informacje handlowe, czy protokół odbioru robót. W tym przypadku załączniki należy dalej przekazywać w uzgodniony sposób.

Koniec duplikatów, 10 lat przechowywania. E‑faktury będą archiwizowane w KSeF przez 10 lat, co w praktyce eliminuje problem zaginionych dokumentów i potrzebę wystawiania duplikatów. Co do zasady, bo gdy przedsiębiorca podczas awarii otrzyma wizualizacje faktury i ją zgubi, to wówczas będzie mógł poprosić o duplikat. Znika też ryzyko równoległych wersji, gdyż w KSeF nie edytuje się ani nie usuwa faktur, a ewentualne błędy koryguje się fakturą korygującą.

Ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. Warto dopiąć trzy rzeczy

Przedsiębiorcy wraz z księgowymi przy wsparciu IT powinny równolegle dopiąć trzy rzeczy. Po pierwsze, gotowość FA(3) (mapowanie pól, testy generowania i walidacji plików). Po drugie, porządek w uprawnieniach i bezpieczne metody uwierzytelniania (pieczęcie, certyfikaty KSeF, tokeny, zasady zastępstw). Po trzecie, spisane procedur dla trybów offline i awaryjnych.

Dobrą praktyką jest także wcześniejsze poinformowanie kontrahentów, w jaki sposób będą odbierać e‑faktury od 1 lutego 2026 r., w tym gdy po stronie nabywcy brak polskiego NIP. W pierwszej fazie w mojej ocenie przedsiębiorcy nadal będą przekazywać sobie faktury, a właściwie wizualizacje e-faktury.

Tytułem podsumowania: KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury

KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury, lecz nowa logika obiegu dokumentów.  Od losowych plików i maili do jednego, wspólnego rejestru z jasnym momentem powstania i doręczenia faktury (nadanie numeru KSeF). To fundament dla automatyzacji księgowości, krótszych terminów zwrotu VAT i sprawniejszego cash‑flow w firmach. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystają najbliższe dni na dopięcie procesów, wejdą w nowy system płynnie ale też z przewagą.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt