KSeF w biurze rachunkowym: wybija godzina zero, z pomocą przychodzi technologia

• Wyjaśnienia urzędników i otwarte dni
• Odpowiednie oprogramowanie ułatwia zmianę
• Bezpieczeństwo prawne i techniczne 

Już od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązkowo obejmie dużych podatników z obrotami powyżej 200 mln zł (decyduje 2024 r., licząc z VAT), będą oni musieli wystawiać faktury wyłącznie tą drogą. Dwa miesiące później, w kwietniu, dołączą do nich pozostali podatnicy VAT, za wyjątkiem mikroprzedsiębiorców realizujących w danym miesiącu sprzedaż do 10 tys. zł (brutto). Ci mają czas do końca roku. Jeśli jednak wartość 10 tys. zł zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF począwszy od tej, którą przekroczył limit. Nie wlicza się do niego wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej. To samo dotyczy tzw. faktur konsumenckich.Warto jednak podkreślić, że do odbioru faktur w ramach KSeF wszyscy podatnicy VAT powinni być gotowi od 1 lutego. Ministerstwo Finansów zdecydowanie zaleca, aby być przygotowanym do korzystania z KSeF przed ustalonymi ustawowo obowiązkowymi datami.

Z perspektywy biura rachunkowego obsługującego zróżnicowany portfel klientów, wprowadzane zmiany oznaczają konieczność równoległego procedowania dokumentów w różnych formatach. Choć zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w tym roku nie będzie kar za błędy i brak przystąpienia do systemu, to z transformacją cyfrową nie można zwlekać. Odpowiednie wdrożenie KSeF pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego. 

Biuro zyskuje nową rolę, stając się weryfikatorem poprawności przesyłania danych w formacie XML, eliminującym błędy typowe dla ręcznego wprowadzania faktur papierowych czy plików PDF. Odpowiednia adaptacja to także czas na przeszkolenie kadry i przyzwyczajenie klientów do nowej struktury dokumentacji, co buduje wizerunek nowoczesnego partnera biznesowego. Zgodnie z definicją, e-Faktura to zgodny ze wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem i nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami).

Jeżeli podmiot wyśle np. fakturę do systemu 1 lutego, a numer KSeF otrzyma 2 lutego, datą wystawienia w trybie online będzie 1 lutego, czyli dzień, w którym plik zarejestrował się na bramce MF.

Wyjaśnienia urzędników i otwarte dni

W związku z licznymi pytaniami, 27 i 28 stycznia odbyły się specjalne briefingi prasowe przedstawicieli Ministerstwa Finansów. Wiele uwagi poświęcono bezpieczeństwu. Podkreślano, że KSeF jest gotowy do wdrożenia od 1 lutego i opiera się na krajowej infrastrukturze (dane przechowywane są na polskich serwerach) oraz zapleczu technologicznym. Zaznaczono, że zakres informacji posiadanych przez aparat skarbowy nie zmieni się w związku z wprowadzeniem systemu.

24, 25 oraz 31 stycznia zostały zaplanowane dni otwarte na temat KSeF w urzędach skarbowych. W dniach 26-30 stycznia praca urzędów skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) została wydłużona do godz. 20.00 a 31 stycznia będą czynne do godziny 15.00. Od 26 stycznia działa także całodobowo infolinia Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie KSeF.

Odpowiednie oprogramowanie ułatwia zmianę

Z KSeF można korzystać m.in. bezpośrednio przy użyciu programów finansowo-księgowych, jeśli są zintegrowane z systemem (integracja przez API). To duże ułatwienie, eliminujące wiele dodatkowych działań. Fundamentem sprawnego wejścia w nowy system jest oprogramowanie, które „rozmawia" z centralnym systemem Ministerstwa Finansów w sposób transparentny dla użytkownika, zaspokajając różnorodne potrzeby.

Przykładem są rozwiązania polskiej firmy Varico, integrujące obsługę KSeF bezpośrednio w strukturach programów, nie obciążające budżetu biura dodatkowymi opłatami za tę funkcjonalność. 

Dla mniejszych podmiotów przeznaczony jest program KPiR (Książka Przychodów i Rozchodów). Program pozwala na masowe pobieranie faktur kosztowych i ich bezpośrednie księgowanie przy użyciu szablonów. Z programem tym można rozliczyć ewidencję zakupów, sprzedaży, rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności z możliwością tworzenia zapisów na podstawie JPK_V7. Poza tym umożliwia on tworzenie i wysyłkę plików JPK_V7 na bramkę MF z możliwością podpisania danych podpisem kwalifikowanym, kwotą przychodu lub przez ePUAP. 

Z kolei dla firm wymagających pełnej rachunkowości przeznaczony jest system KsH (Księga Handlowa). Pozwala on na realizację skomplikowanych operacji księgowych w oparciu o dane pobrane z KSeF, oferując jednocześnie gotowe szablony księgowe i mechanizmy automatycznego definiowania bilansu oraz rachunku zysków i strat. 

W obu przypadkach integracja z systemem eliminuje konieczność żmudnego importu zewnętrznego, co przekłada się na realną oszczędność czasu i redukcję ryzyka pomyłek. Funkcja KSeF w programach księgowych Varico umożliwi pobieranie faktur z KSeF i ich automatyczne księgowanie z wykorzystaniem szablonów. Programy obsłużą uprawnienia i certyfikaty z możliwością generowania ich bezpośrednio z programu.

Dzięki temu biuro otrzymuje od swojego klienta dane wysokiej jakości, zweryfikowane pod kątem formalnym już na etapie ich powstawania. Kompleksowość tych rozwiązań sprawia, że przepływ informacji między przedsiębiorcą a księgowym staje się płynny, a ryzyko zakwestionowania dokumentów przez organy skarbowe zostaje sprowadzone do minimum.

Warto dodać, że jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów, jeśli plik XML zostanie odrzucony w KSeF, to oznacza, że faktura nie została wystawiona. Nie można więc wystawić faktury korygującej ani anulować. Trzeba przygotować i wysłać nowy, poprawny plik XML. Natomiast system nie sprawdza poprawności danych kontrahenta. Jeśli zostanie podany zły NIP, faktura zostanie przyjęta. W takim przypadku prawidłowym rozwiązaniem jest wystawienie korekty do zera dla błędnego kontrahenta i nowej faktury dla właściwego. Generalnie, jak podkreśla MF, można wystawiać tyle korekt, ile jest konieczne do wystawienia finalnie prawidłowej faktury.

Bezpieczeństwo prawne i techniczne 

W dobie dynamicznych zmian legislacyjnych biura rachunkowe poszukują gwarancji ciągłości pracy. Odpowiedzią na te potrzeby jest model Licencji 4Inclusive, który obejmuje cały ekosystem programów Varico. Zapewnia on biurom stały dostęp do aktualizacji wynikających ze zmian w przepisach bez dodatkowych kosztów, co jest kluczowe w kontekście ewoluujących wymagań technicznych KSeF. Tak skonstruowane środowisko pracy pozwala skupić się na merytorycznym wsparciu klienta, zamiast na technicznych aspektach walki z niekompatybilnym oprogramowaniem.