Split payment, biała lista i KSeF. Jak zarządzać płynnością firmy w świecie cyfrowych podatków?

Na czym polega split payment w praktyce?

Istotą mechanizmu podzielonej płatności jest rozdzielenie należności za dostarczony towar czy wykonaną usługę (kwoty netto) od doliczanego do nich podatku VAT. Kwota netto trafia na standardowe konto firmowe, natomiast podatek zasila specjalny, otwierany automatycznie z kontem firmowym, rachunek VAT. Szczegółowe zasady działania tego systemu oraz informacje o tym, kogo dotyczy on w pierwszej kolejności, można sprawdzić w tym artykule.

Obowiązek zastosowania MPP pojawia się , gdy faktura opiewa na kwotę min. 15 tys. zł brutto i choć jedna jej pozycja dotyczy towaru lub usługi wymienionej w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (np. elektronika, stal, surowce wtórne, ale też usługi budowlane).

Co można płacić z rachunku VAT?

Ustawa Prawo bankowe precyzyjnie wylicza, na co można przeznaczyć środki z rachunku VAT. Choć pieniądze te są w pewnym sensie „zamrożone”, katalog ich wykorzystania pozwala na realne odciążenie głównego konta firmy. Środkami z rachunku VAT można opłacić:

• podatek VAT z faktur kosztowych do kontrahentów,
• zobowiązania z tytułu podatków PIT, CIT oraz akcyzy,
• składki ZUS oraz należności celne.

Pro Tip od Moneteo: Zamiast występować do urzędu skarbowego o uwolnienie środków z rachunku VAT (co trwa ustawowo do 60 dni), wykorzystuj te fundusze do bieżącego opłacania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy. To najszybszy sposób na „odmrożenie” kapitału i zachowanie gotówki na koncie operacyjnym.

Biała lista podatników – tarcza dla przedsiębiorcy

Walce z oszustwami służy też biała lista podatników VAT, czyli publiczny wykaz rachunków bankowych powiązanych z działalnością gospodarczą. Weryfikacja kontrahenta przed wykonaniem przelewu powyżej 15 tys. zł jest dziś niezbędna. Zapłata na rachunek spoza listy niesie za sobą ryzyko braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz wiąże się z solidarną odpowiedzialnością za zaległości podatkowe sprzedawcy.

Warto pamiętać, że zestawienie nie obejmuje rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (ROR), czyli konto osobistych. Choć najmniejsi przedsiębiorcy mogą ich używać, w relacjach B2B brak konta na białej liście często blokuje płatności od większych partnerów, którzy dbają o własne bezpieczeństwo podatkowe. W takiej sytuacji mali przedsiębiorcy muszą przesłać oświadczenie, że w swojej działalności wykorzystują konto osobiste, co jest dozwolone przepisami.

Nowy gracz: KSeF a Split Payment

Nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jeszcze ściślej powiąże obieg dokumentów z płatnościami. W nowym systemie każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, który będzie musiał być podawany w tytule przelewu (również w MPP).

Dzięki ustrukturyzowanej formie e-faktur, systemy księgowe będą automatycznie rozpoznawać transakcje podlegające pod obowiązkowy split payment. Dla przedsiębiorców oznacza to automatyzację procesu, ale też brak miejsca na pomyłki – każda faktura będzie widoczna dla organów skarbowych w czasie rzeczywistym. Nie będzie możliwości jej modyfikacji; zmiany będą mogły być wprowadzone tylko poprzez wystawienie faktury korygoującej.

Czy to ma sens?

Z punktu widzenia budżetu państwa – bez wątpienia tak, gdyż opisane mechanizmy skutecznie ograniczają lukę VAT. Z perspektywy przedsiębiorcy ocena może być różna. Głównie dlatego, że omawiane rozwiązania wymagają większej dyscypliny w zarządzaniu finansami. Z drugiej strony mają też zalety - zapewniają większe bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

W świecie coraz bardziej cyfrowych podatków, warto też korzystać z narzędzi ułatwiających prowadzenie biznesu, m.in. w zakresie monitorowania rynku usług bankowych i wybierania spośród nich propozycji najlepiej dopasowanych do potrzeb firmy. Jednym z nich jest Moneteo dostarczające obiektywnych recenzji i prezentujące rankingi produktów firmowych obejmujących szerokie spektrum działalności biznesu.