REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się do negocjacji?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak przygotować się do negocjacji?
Jak przygotować się do negocjacji?

REKLAMA

REKLAMA

Istota przygotowania do negocjacji. Pierwszy i najważniejszy etap każdego procesu negocjacyjnego to przygotowanie. Jak przygotować się do negocjacji?

Istota przygotowania do negocjacji

„Faza przygotowań w największym stopniu wpływa na to, czy negocjacje zakończą się sukcesem, czy porażką”1.

REKLAMA

Autopromocja

Ten pierwszy etap ma zdecydowanie największy wpływ na cały przebieg procesu. Trudno sobie wyobrazić jakiekolwiek negocjacje bez tego najistotniejszego etapu. Ta najważniejsza część negocjacji nie zawsze jest dokładnie opisywana w literaturze przedmiotu. Dokonując podziału procesu negocjacji na fazy, wyodrębnia się techniki związane z:

1. rozpoczęciem negocjacji,

2. negocjacjami zasadniczymi,

3. finalizacją2.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

„Jednym z najważniejszym problemów wymagających rozwiązania w procesie planowania negocjacji gospodarczych jest ustalenie strategii ich prowadzenia”3.

Istota przygotowania to, najprościej ujmując, wszelkiego rodzaju realne i możliwe do wdrożenia działania, mające na celu zebranie maksymalnej liczby informacji służących do bezpiecznego przeprowadzenia procesu negocjacyjnego, którego celem jest ustalenie i opisanie działań obejmujących przyszłe warunki współpracy. Przygotowanie to opracowanie strategii negocjacyjnej, czyli sposobu prowadzenia całego procesu, zaczynając od prawidłowo postawionego celu4.

Przygotowanie jest najspokojniejszym etapem negocjacji5. Takie podejście jest uzasadnione, ale wyłącznie wtedy, gdy dokładnie wiemy, jakie obszary powinny zostać poddane analizie. Nie oznacza to skupienia się tylko i wyłącznie na warunkach wyjściowych6, na co zwraca uwagę R. Dawson, ale na opracowaniu instrukcji negocjacyjnej7. Na etapie przygotowania do negocjacji, oprócz zdefiniowania własnych celów, ważne jest zastanowienie się nad celami, które może mieć partner negocjacyjny, aby móc porównać cele obu stron8. Oprócz celów ważnym elementem przygotowania jest również myślenie w kategoriach motywów9, którymi kierują się partnerzy negocjacyjni, o czym pisze R. Dawson. Inni autorzy (R.J. Lewicki, B. Barry, D.M. Saunders) akcentują dodatkowo skupienie się na intencjach10 partnera negocjacyjnego.

„Dobre przygotowanie jest podstawą negocjacji, daje pewność siebie”11.

Zbieranie informacji na etapie przygotowania stanowi przyszłą siłę negocjatora12, na co zwraca uwagę S. Gates. Według części autorów (np. R. Perrotina, P. Heusschena) przygotowanie do negocjacji powinno w głównej mierze odnosić się do rozpoznania produktu, który będzie przedmiotem negocjacji13.

„Zanim zaczniesz negocjować, zrób rozeznanie, bądź przygotowany, miej pod ręką wszystkie fakty i liczby, jasno określone cele oraz górną i dolną granicę”14.

Co ma wpływ na przebieg negocjacji?

Tabela 9. Uwarunkowania sytuacyjne mające wpływ na przebieg negocjacji

Rodzaj negocjacji ze względu  na uwarunkowania sytuacyjne

Warunki zaistnienia

Negocjacje prowadzone z nowym klientem

a.  Klient, który pojawił się na rynku wskutek przejęcia przez inne przedsiębiorstwo.

b.  Klient, który stał się obiektem zainteresowań ze względu na zmianę strategii przedsiębiorstwa.

c.  Klient, którego znaczenie w danej kategorii produktowej lub usługowej rośnie.

d.  Klient, który wprowadził nową kategorię produktową i dlatego stał się ważny dla danego przedsiębiorstwa.

e.  Klient, który nie mógł być wcześniej rozpatrywany jako partner negocjacyjny ze względu nawewnętrzne ograniczenia danej przedsiębiorstwa.

Negocjacje prowadzone  z klientem, z którym  już współpracujemy

a.  Klient, z którym była prowadzona współpraca, ale została zawieszona.

b.  Klient, z którym współpracujemy nieprzerwanie od dłuższego czasu.

Renegocjacje na skutek  nieoczekiwanego rozwiązania umowy o współpracy

a.  Klient, z którym musieliśmy rozwiązać umowę ze względu na uwarunkowania wewnętrzne lub zewnętrzne (otoczenie biznesowe) i chcemy powrócić do współpracy na innych zasadach.

b.  Klient, który wypowiedział nam umowę, ale chciałby współpracować na zmienionych zasadach.

c.  Klient, który wypowiedział nam umowę i nie chce współpracować pomimo naszych nowych deklaracji.

Źródło: opracowanie własne.

Kiedy dopiero rozpoczynamy współpracę z nowym klientem, okres przygotowań do negocjacji jest dłuższy, ponieważ nie ma historii współpracy, nie ma warunków handlowych, do których można się odnieść, nie ma informacji na temat obszarów negocjowanych i tych, które nie są negocjowane. W tej sytuacji osoba przygotowująca się do procesu działa poniekąd intuicyjnie. Ze względu na bezpieczeństwo samego negocjatora, jak i powodzenie w rozmowach mających doprowadzić do podpisania umowy, zalecane są negocjacje w parach. Druga osoba z pary negocjacyjnej stanowi uzupełnienie kompetencji pierwszego negocjatora. Studiując dostępną literaturę związaną z doborem członków zespołu negocjacyjnego, można spotkać stwierdzenie, zgodnie z którym, nie ma osoby, która zna się na wszystkim15, pomijając fakt, że w przypadku prowadzenia negocjacji to zasoby ludzkie mają największe znaczenie16. Najlepiej, kiedy w parze negocjacyjnej jedna osoba wykazuje większe uzdolnienia matematyczno-obliczeniowe, a druga działa relacyjnie, budując i kontrolując komunikację w czasie rozmów. Kiedy nie znamy osoby reprezentującej drugą stronę, to na etapie opracowywania oferty powinniśmy ją przygotować w formie graficznej, prezentując atuty własnych produktów (usług) ze szczególnym wskazaniem na korzyści wynikające z podpisania kontraktu z nami. To klasyczny błąd popełniany na tym etapie negocjacji. Warto samemu sobie zadać pytanie, co druga strona będzie miała z podpisania umowy ze mną. Co do samego przedsiębiorstwa, z którym będą prowadzone rozmowy, największe znaczenie w zbieraniu i klasyfikowaniu informacji mają wywiadownie gospodarcze, branżowa prasa handlowa, portale i strony internetowe oraz znajomi.

W drugim przypadku, kiedy negocjacje mają się odbyć z klientem, z którym aktualnie współpracujemy, sytuacja wydaje się prostsza. Istnieją historia współpracy, dokumentacja, notatki z rozmów, a co najważniejsze – kontrakt, który określa, na jakich zasadach współpraca była możliwa. Wiadomo, które elementy współpracy należy powielić, a których unikać. Wiemy, jak wyglądała strona finansowa, rozliczenia płatności. Reasumując, istnieje wiedza pozwalająca na określenie zarówno statusu współpracy, jak i dodatkowego potencjału17. Ostatni przypadek to przymusowe negocjacje na skutek sytuacji, której nie dało się przewidzieć. Przykładem takiej sytuacji może być niespodziewane wypowiedzenie kontraktu (np. w połowie jego trwania) przez jednego z najcenniejszych klientów. Do tamtego momentu wydawało się, że skoro mamy podpisaną umowę, to powinniśmy realizować jej założenia, ale zadziałała inna zasada, której nie brano pod uwagę: „wszystko, co jest wynegocjowane, podlega negocjacjom”. To typowa „brudna technika” polegająca na polepszeniu warunków współpracy i przyprowadzeniu dodatkowych profitów dla przedsiębiorstwa od wszystkich partnerów handlowych reprezentujących dwie konkretne branże. Jak zareagować w takiej sytuacji? Przede wszystkim zebrać wszystkie możliwe materiały, które dadzą odpowiedź na pytanie, dlaczego tak się stało. Szkoda czasu na zastanawianie się, czy można było tego uniknąć, ale szukać nowych rozwiązań i w nowej umowie zastosować wszelkie możliwe zabezpieczenia, jak np. długi okres wypowiedzenia lub kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy. Autorzy najbardziej rozbudowanej publikacji dotyczącej key account managementu, nie bez powodu kładą największy nacisk na przygotowanie do negocjacji:

„Rozpoczynanie rozmów bez przygotowania może się okazać największą pomyłką, jaką możesz popełnić”18.

Inni autorzy (E. Roszkowska, T. Wachowicz) definiują zakres działań (tabela 10), które powinny zostać wykonane w fazie przygotowania, i nazywają je działaniami prenegocjacyjnymi.

Tabela 10. Działania prenegocjacyjne

Typ działania Opis
Strategiczne Dotyczące zebrania i przeanalizowania podstawowych informacji o problemie, celach, ofertach, przestrzeni negocjacyjnej i partnerze.
Taktyczne

Związane z opracowaniem strategii, wyborem taktyk i technik negocjacji, czyli sposobu postępowania.

Organizacyjne Dotyczące aspektów technicznych prowadzenia negocjacji, tj. określenia ich miejsca, czasu, składu zespołu negocjatorów, porządku obrad, protokołu itp.

Źródło: opracowanie własne na podstawie: E. Roszkowska, T. Wachowicz, Negocjacje. Analiza i wspomaganie decyzji, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2016, s. 48.

Techniki negocjacyjne

REKLAMA

Istnieje zgoda co do kwestii związanych z opracowaniem strategii19, ale zupełnie niezrozumiałe jest sformułowanie odnoszące się do opracowywania konkretnych technik negocjacyjnych. W polskich realiach szkoleniowych zbyt często spotyka się programy odnoszące się właśnie do opisu i zastosowania technik negocjacyjnych (inaczej perswazyjnych czy też wywierania wpływu), a praktycznie niszą są programy mówiące jak się „bronić”, zachować w momencie, kiedy sami jesteśmy poddawani takim zabiegom. Jeżeli w ogóle zaczynamy dyskusję na temat technik negocjacyjnych, które de facto mają dość rozbudowane nazwy, to powinniśmy się skupiać przede wszystkim na ich rozpoznawaniu. Zupełnie niezrozumiałe jest przygotowywanie technik, które negocjator chciałby zastosować. A co w sytuacji, kiedy nie zaistnieje sposobność, aby ich użyć, a co, kiedy druga strona jako pierwsza zastosuje inne techniki? Prawdziwe jest stwierdzenie mówiące o tym, że każdy negocjator (nawet bardzo dobrze przygotowany) bierze pod uwagę dotychczasowe doświadczenia i formułuje wnioski na przyszłość. Nie oznacza to jednak, że nawet doświadczeni negocjatorzy popełniają błędy nie w samym stylu prowadzenia procesu, ale właśnie na etapie przygotowania. Literatura przedmiotu związana z negocjacjami przytacza przykłady błędów wynikających z założeń przyjmowanych na etapie przygotowania...

Artykuł stanowi fragment książki Krzysztofa Kałuckiego pt. „Key Account Management. Przygotowanie do negocjacji”, która przybliża czytelnikom zasady, jakimi rządzi się proces negocjacyjny w przypadku kluczowych klientów, i jednocześnie proponuje autorski model przygotowania się do negocjacji na stanowiskach KAM i kupca, oparty na bardzo szczegółowo opracowanych wynikach badań własnych.

______________________

1 K. Burnett, Relacje z kluczowymi klientami: analiza i zarządzanie, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002, s. 380.

2 M. Szarc vel Szic, Strategie i taktyki stosowane w trakcie rozmów negocjacyjnych, „Zeszyty Naukowe Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu Firma i Rynek” 2015, nr 1, s. 145–155.

3 A. Kozina, Wybór strategii prowadzenia negocjacji (zasady metodyczne i studium przypadku), „Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria Organizacja i Zarządzanie” 2014, z. 73, s. 291.

4 H. i J. Brdulak, Negocjacje handlowe, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2000, s. 116.

5 Ibidem, s. 104–115.

6 R. Dawson, Sekrety negocjacji dla biznesmenów, MT Biznes, Warszawa 2006, s. 30.

7 H. i J. Brdulak, Negocjacje handlowe, Polskie Wwydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2000, s. 125.

8 P.J. Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, Wydawnictwo Sorbog, Warszawa 1991, s. 120.

9 R. Dawson, Sekrety negocjacji dla biznesmenów, MT Biznes, Warszawa 2006, s. 181–187.

10 R.J. Lewicki, B. Barry, D.M. Saunders, Zasady negocjacji, Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2012, s. 91.

11 C.M. Donaldson, M. Donaldson, Negocjacje, Wydawnictwo RM, Warszawa 1999, s. 23.

12 S. Gates, The Negotiation Book. Your Definitive Guide to Successful Negotiating, Capstone a Wiley Brand, Chichester, 2016, s. 47.

13 R. Perrotin, P. Heusschen, Kupić z zyskiem: negocjacje handlowe, Poltext, Warszawa 1994, s. 37.

14 A. Fowler, Jak skutecznie negocjować, Petit, Warszawa 1997, s. 156.

15 http://jaknegocjowac.com.pl/zespol-negocjacyjny/ [dostęp: 8.09.2017].

16 A. Kozina, Ocena kompetencji negocjacyjnych (model teoretyczny i studium przypadku), „Nauki o Zarządzaniu” 2015, nr, 1/22, s. 22.

17 Harvard Business Essentials, Negocjacje, MT Biznes, Czarnów 2003, s. 57–72.

18 C.M. Donaldson, M. Donaldson, Negocjacje, Wydawnictwo RM, Warszawa 1999, s. 239.

19 R. Żaba-Nieroda, Negocjacje jako czynnik sukcesu przedsiębiorstwa, „Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie” 2004, nr 1, t. 20, s. 225.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

Obowiązkowy KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

REKLAMA

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

REKLAMA