REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ujęcie kosztu na podstawie kserokopii faktury

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zajmuję się handlem samochodami. W przypadku ich sprzedaży dla osób fizycznych do celów rejestracji pojazdu muszę wydać nabywcom pojazdów oryginał dokumentu nabycia (od mojego dostawcy). W tym celu robię ksero i proszę mojego klienta, aby po zarejestrowaniu samochodu odesłał mi oryginał dokumentu nabycia wystawionego na moje nazwisko. W niektórych przypadkach jednak ten dokument do mnie nie wraca. Obecnie obawiam się, że w przypadku kontroli urząd skarbowy zakwestionuje mi zaksięgowane koszty na podstawie kserokopii faktury. Czy istotnie tak może być i ewentualnie, jak mam się ustrzec od powyższych nieprawidłowości?

Organy skarbowe mogą zakwestionować zaksięgowanie kosztu na podstawie kserokopii faktury i uznać księgę za wadliwą. Kserokopia faktury VAT nie może bowiem stanowić dokumentu księgowego. W celu dokonania prawidłowych zapisów, w przypadku gdy oryginał faktury zaginął, należy zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu.

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli dana transakcja (np. zakup) jest dokumentowana fakturą, to podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (p.k.p.i r.) może być wyłącznie ta faktura, a nie inny dowód. Fakturę VAT należy wystawić co najmniej w dwóch egzemplarzach: oryginał dla nabywcy, kopię dla sprzedawcy. W konsekwencji podstawą zapisu w p.k.p.i r. dla:

- sprzedawcy jest kopia faktury VAT jako dowód powstania przychodu,

- nabywcy jest oryginał faktury VAT jako dowód poniesienia kosztu.

REKLAMA

Kserokopia faktury nie jest dowodem, który może stanowić dokument księgowy. Jeżeli z jakichś powodów istnieje potrzeba wydania oryginału faktury, na podstawie którego dokonano już zapisów w p.k.p.i r., to warto rozważyć inną formę udostępnienia tego dokumentu. W razie braku właściwego dokumentu księgowego organ podatkowy może bowiem zakwestionować prawidłowość zapisów dokonanych w p.k.p.i r., w tym przypadku uwzględnienie wydatków z kserokopii faktury w kosztach. Warto jednak pamiętać, że w orzecznictwie NSA przeważa pogląd, że wadliwie wystawiony dokument nie jest powodem do nieuznania wydatku za koszt uzyskania przychodu. Nie oznacza to jednak, że zaksięgowanie kosztu na podstawie niewłaściwego dokumentu nie spowoduje sporu z organami skarbowymi.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Księga prowadzona na podstawie dokumentów, które nie mogą stanowić dokumentów księgowych, może również zostać uznana za prowadzoną wadliwie, czyli niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Skoro ryzyko wydania oryginału faktury jest zbyt duże, nie należy tego zatem robić. Chcąc spełnić oczekiwania klienta, należy wydać inny dowód nabycia samochodu. Może być to na przykład kserokopia oryginału faktury poświadczona przez notariusza. Taki dokument może będzie wystarczający do załatwienia formalności, jakich musi dopełnić klient.

Natomiast w sytuacji gdy oryginał faktury już wydano, a klient mimo upływu określonego czasu nie zwrócił go, należy poprosić sprzedawcę samochodu o wystawienie duplikatu. Duplikat faktury VAT stanowi bowiem pełnowartościowy dokument księgowy.

Przykład

Pan Jan K. zajmuje się handlem samochodami. Stanowią więc one dla niego towary handlowe, które ujmuje w księdze w kolumnie 10 na podstawie wystawionych przez sprzedawców faktur. Klienci nabywający te samochody od pana Jana K. oczekują od niego wydania oryginału takiej faktury. Jest im ona potrzebna do dokonania rejestracji samochodu. Z reguły oryginał faktury wraca do pana Jana po dokonaniu formalności. Zdarza się jednak, że klient nie zwraca oryginału. Wtedy pan Jan prosi sprzedawcę o duplikat faktury. Nie musi dokonywać korekty zapisu w p.k.p.i r. dotyczącej nabycia samochodu. W kolumnie „Uwagi” zaznacza tylko, że oryginał faktury, na podstawie której dokonano zapisu, zaginął i wpisuje numer oraz datę otrzymanego duplikatu faktury.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej

Podstaw prawna:

• § 11 ust. 2, § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.),

• § 21-22 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 95, poz. 798 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA