Wykorzystywanie baz danych osobowych w działalności gospodarczej

Tylko w ubiegłym roku liczba zarejestrowanych w GIODO baz danych wyniosła 16 866*. To aż o 5 tysięcy więcej niż w roku 2011.

Ubiegły rok pod względem nadesłanych skargo do GIODO był rekordowy – urzędnicy otrzymali 1 879 zażaleń. Ponadto, aż 4 911 osób zwróciło się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z prośbą o interpretację przepisów – to o tysiąc wniosków więcej niż w roku poprzednim. Zainteresowanie legalnością działań w obszarze danych osobowych jest w Polsce coraz więcej, bo w ciągu ostatnich czterech lat, ogólna liczba zapytań i skarg wzrosła czterokrotnie. Zatem jak operować bazą danych, aby nie wpaść pod kontrolę urzędników GIODO?

Zbieranie danych osobowych przez wyszukanie ich w Internecie czy kopiowanie adresów ze stron internetowych jest działaniem nielegalnym. Podobnie jak uniknięcie klauzuli zgody na ich przetwarzanie i niepoinformowanie właściciela, że informacje na jego temat znajdują się w bazie. W praktyce marketingowej wielu przedsiębiorstw jest wysyłanie oferty handlowej za pośrednictwem adresów e-mail, dostępnych na stronach różnych podmiotów gospodarczych. Jednak niewielu z nich, zdaje sobie sprawę, że adresy tam zamieszczone mają ułatwić kontakt interesantom tej firmy, a nie odwrotnie – promocję oferty i usług innych przedsiębiorstw. Jeśli już niezamówiona informacja handlowa została wysłana do konkretnej firmy lub osoby, to obowiązkiem nadawcy jest poinformowanie o możliwości zrezygnowania z przyjmowania tych treści.

Monitoring a ochrona danych osobowych

Każdy rodzaj przetwarzania danych wymaga podstawy prawnej. To nic innego jak zgoda właściciela informacji osobowych. Polskie przepisy wymagają wyraźnego sformułowania klauzuli zgody i oddzielenia jej od pozostałych oświadczeń woli składanych przez właściciela. Ponadto, posiada on pełne prawo do wglądu w przetwarzane zasoby, ich modyfikacji i ewentualnego cofnięcia zgody w każdej chwili. Ponadto, obowiązkiem jest poinformowanie właściciela danych osobowych, które informacje na jego temat są przetwarzane i w jakim celu. Posiadaną bazę informacji należy jednak chronić nie tylko ze względu na prawa osób w niej uwzględnionych, ale także na jej znaczenie w realizacji celów marketingowych, a w konsekwencji – również biznesowych. Dobrze przygotowana baza, umożliwiająca zawiązanie intratnych kontraktów i odnalezienie wartościowego partnera dla firmy, niesie ze sobą konkretny zysk.