Ochrona danych osobowych przy outsourcingu

Czy powierzając tracę dane?

Przede wszystkim pamiętać należy, że istotą konstrukcji z art. 31 uodo jest zlecenie innemu podmiotowi pracy z danymi w imieniu i na rzecz administratora. Powierzenie nie prowadzi więc w żadnej mierze do zmiany administratora danych. Tego statusu nie można wyzbyć się powierzając innemu podmiotowi wykonywanie niektórych bądź nawet wszystkich czynności operacji na danych.

Administratorem danych osobowych jest ten podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W sytuacji, gdy dochodzi do powierzenia przetwarzania danych, podmiot, któremu przekazano pewne zadania związane z przetwarzaniem nie jest władny podejmować wiążących i ostatecznych decyzji ani co do celu ani co do sposobu przetwarzania. Umowa powierzenia nie ma wpływu na status administratora danych i w żadnym wypadku nie może go zmienić.

Polecamy: KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

W jakiej formie powierzać dane?

Warto pamiętać, że prawidłowe powierzanie danych jest elementem systemu ochrony danych osobowych, który jest z kolei przedmiotem kontroli GIODO i który ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa informacyjnego danego podmiotu. Ustawa przewiduje wprost, że każdy administrator może powierzyć innemu podmiotowi przetwarzanie danych w drodze umowy zawartej na piśmie.

Warto pamiętać, że ustawa wyznacza jedynie niezbędne minimum obowiązków procesora i pozostawia administratorowi pewną swobodę w kształtowaniu stosunku powierzenia. Administrator może więc w umowie przewidzieć określone standardy bezpieczeństwa, które zachować musi podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy z art. 31 uodo.

Nie ma przeszkód, by zapisy dotyczące powierzenia przetwarzania stanowiły jedynie część umowy podstawowej. Bardzo często bowiem relacja powierzenia na linii administrator – procesor jest jedynie relacją akcesoryjną do stosunku podstawowego, łączącego oba podmioty. W takim wypadku odpowiednie zapisy dotyczące powierzenia mogą stanowić np. jeden paragraf umowy.

Niejednokrotnie umowę powierzenia zawiera się po tym, jak umowa podstawowa została już zawarta. W takich przypadkach, umowa powierzenia może być odrębnym dokumentem. Może zostać również dołączona do umowy podstawowej jako załącznik.

Kiedy najczęściej powierzamy dane?

Powierzenie jest w istocie zleceniem innemu podmiotowi, by dane osobowe przetwarzał na rzecz administratora. Tym samym stosunek powierzenia pojawia się najczęściej przy umowie zlecenia czy umowie o świadczenie usług, w ramach których podmiot zewnętrzny uzyskuje dostęp do danych danego administratora. Z powierzeniem mamy więc do czynienia w przypadku zlecenia obsługi kadrowej, księgowej, informatycznej czy prawnej podmiotom trzecim.

W sytuacji, gdy księgowa ma dostęp do danych pracowników i sama jest pracownikiem administratora danych, art. 31 uodo nie będzie miał zastosowania. Jeśli jednak obsługa księgowa zostaje zlecona na zewnątrz i powierzona firmie, która przechowuje, opracowuje, modyfikuje lub tworzy całą dokumentację, zawierającą dane osobowe, z firmą tą należy zawrzeć umowę powierzenia.

Inne przykłady powierzania danych to zlecanie prowadzenia kampanii reklamowych wyspecjalizowanym podmiotom. Przetwarzaniem jest również niszczenie i usuwanie danych. Tym samym, zlecenie zniszczenia dokumentów lub nośników, zawierających dane osobowe wymaga również uwzględnienia art. 31 uodo.

Korekta faktur - Raport INFOR - PDF

Podatki 2014 - Nowy VAT 500 pytań i odpowiedzi na trudne pytania

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Po co ta konstrukcja?

Instytucja powierzenia przetwarzania danych osobowych ma przede wszystkim umożliwić administratorowi korzystanie z wiedzy i doświadczenia podmiotów wyspecjalizowanych w świadczeniu określonego rodzaju usług oraz zagwarantować bezpieczeństwo danych w sytuacji, gdy administrator traci w pewien sposób kontrolę nad tymi danymi.

Dzięki omawianemu rozwiązaniu, mimo, że do operacji na danych dopuszczony jest podmiot zewnętrzny, wszelkie gwarancje i standardy ustawowe, jakie spełnić musi administrator, spełnić musi również procesor. Tym samym, mimo, że dane przetwarzane są przez inny podmiot niż sam administrator, ich bezpieczeństwo pozostaje niezachwiane.

Z punktu widzenia administratora danych ważne jest również to, że dzięki wprowadzeniu do ustawy art. 31, może on korzystać z outsourcingu usług w sposób dla niego najlepszy bez konieczności uwzględniania w takim wypadku woli podmiotu danych. Pamiętać bowiem należy, że możliwość powierzenia przetwarzania jest przyznana administratorowi ustawowo i nie jest uzależniona choćby od zgody podmiotu danych.

Podsumowanie

Pamiętać przede wszystkim należy, że powierzenie przetwarzania danych osobowych nie prowadzi do utraty statusu administratora, a dla swej poprawności wymaga formy pisemnej. Prawidłowe powierzenie jest elementem właściwego zabezpieczania danych osobowych, a rosnąca popularność outsourcingu wszelkiego rodzaju usług powoduje, że sama konstrukcja jest wykorzystywana bardzo często (choć często nieświadomie i niepoprawnie).

Artykuł pochodzi z serwisu www.PortalODO.com prowadzonego przez Kancelarię Lubasz i Wspólnicy.

Katarzyna Witkowska