REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych przy outsourcingu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Ochrona danych osobowych przy outsourcingu
Ochrona danych osobowych przy outsourcingu
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

O możliwości powierzania mówi art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych stanowiąc, że administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Do czego sprowadza się istota powierzenia? Jakie rodzi obowiązki dla stron? Jak kształtuje się podział odpowiedzialności w przypadku skorzystania z niej?

Czy powierzając tracę dane?

Przede wszystkim pamiętać należy, że istotą konstrukcji z art. 31 uodo jest zlecenie innemu podmiotowi pracy z danymi w imieniu i na rzecz administratora. Powierzenie nie prowadzi więc w żadnej mierze do zmiany administratora danych. Tego statusu nie można wyzbyć się powierzając innemu podmiotowi wykonywanie niektórych bądź nawet wszystkich czynności operacji na danych.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Administratorem danych osobowych jest ten podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W sytuacji, gdy dochodzi do powierzenia przetwarzania danych, podmiot, któremu przekazano pewne zadania związane z przetwarzaniem nie jest władny podejmować wiążących i ostatecznych decyzji ani co do celu ani co do sposobu przetwarzania. Umowa powierzenia nie ma wpływu na status administratora danych i w żadnym wypadku nie może go zmienić.

Polecamy: KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

W jakiej formie powierzać dane?

Warto pamiętać, że prawidłowe powierzanie danych jest elementem systemu ochrony danych osobowych, który jest z kolei przedmiotem kontroli GIODO i który ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa informacyjnego danego podmiotu. Ustawa przewiduje wprost, że każdy administrator może powierzyć innemu podmiotowi przetwarzanie danych w drodze umowy zawartej na piśmie.

REKLAMA

Warto pamiętać, że ustawa wyznacza jedynie niezbędne minimum obowiązków procesora i pozostawia administratorowi pewną swobodę w kształtowaniu stosunku powierzenia. Administrator może więc w umowie przewidzieć określone standardy bezpieczeństwa, które zachować musi podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy z art. 31 uodo.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nie ma przeszkód, by zapisy dotyczące powierzenia przetwarzania stanowiły jedynie część umowy podstawowej. Bardzo często bowiem relacja powierzenia na linii administrator – procesor jest jedynie relacją akcesoryjną do stosunku podstawowego, łączącego oba podmioty. W takim wypadku odpowiednie zapisy dotyczące powierzenia mogą stanowić np. jeden paragraf umowy.

Niejednokrotnie umowę powierzenia zawiera się po tym, jak umowa podstawowa została już zawarta. W takich przypadkach, umowa powierzenia może być odrębnym dokumentem. Może zostać również dołączona do umowy podstawowej jako załącznik.

Kiedy najczęściej powierzamy dane?

Powierzenie jest w istocie zleceniem innemu podmiotowi, by dane osobowe przetwarzał na rzecz administratora. Tym samym stosunek powierzenia pojawia się najczęściej przy umowie zlecenia czy umowie o świadczenie usług, w ramach których podmiot zewnętrzny uzyskuje dostęp do danych danego administratora. Z powierzeniem mamy więc do czynienia w przypadku zlecenia obsługi kadrowej, księgowej, informatycznej czy prawnej podmiotom trzecim.

W sytuacji, gdy księgowa ma dostęp do danych pracowników i sama jest pracownikiem administratora danych, art. 31 uodo nie będzie miał zastosowania. Jeśli jednak obsługa księgowa zostaje zlecona na zewnątrz i powierzona firmie, która przechowuje, opracowuje, modyfikuje lub tworzy całą dokumentację, zawierającą dane osobowe, z firmą tą należy zawrzeć umowę powierzenia.

Inne przykłady powierzania danych to zlecanie prowadzenia kampanii reklamowych wyspecjalizowanym podmiotom. Przetwarzaniem jest również niszczenie i usuwanie danych. Tym samym, zlecenie zniszczenia dokumentów lub nośników, zawierających dane osobowe wymaga również uwzględnienia art. 31 uodo.

Korekta faktur - Raport INFOR - PDF

Podatki 2014 - Nowy VAT 500 pytań i odpowiedzi na trudne pytania

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Po co ta konstrukcja?

Instytucja powierzenia przetwarzania danych osobowych ma przede wszystkim umożliwić administratorowi korzystanie z wiedzy i doświadczenia podmiotów wyspecjalizowanych w świadczeniu określonego rodzaju usług oraz zagwarantować bezpieczeństwo danych w sytuacji, gdy administrator traci w pewien sposób kontrolę nad tymi danymi.

Dzięki omawianemu rozwiązaniu, mimo, że do operacji na danych dopuszczony jest podmiot zewnętrzny, wszelkie gwarancje i standardy ustawowe, jakie spełnić musi administrator, spełnić musi również procesor. Tym samym, mimo, że dane przetwarzane są przez inny podmiot niż sam administrator, ich bezpieczeństwo pozostaje niezachwiane.

Z punktu widzenia administratora danych ważne jest również to, że dzięki wprowadzeniu do ustawy art. 31, może on korzystać z outsourcingu usług w sposób dla niego najlepszy bez konieczności uwzględniania w takim wypadku woli podmiotu danych. Pamiętać bowiem należy, że możliwość powierzenia przetwarzania jest przyznana administratorowi ustawowo i nie jest uzależniona choćby od zgody podmiotu danych.


Podsumowanie

Pamiętać przede wszystkim należy, że powierzenie przetwarzania danych osobowych nie prowadzi do utraty statusu administratora, a dla swej poprawności wymaga formy pisemnej. Prawidłowe powierzenie jest elementem właściwego zabezpieczania danych osobowych, a rosnąca popularność outsourcingu wszelkiego rodzaju usług powoduje, że sama konstrukcja jest wykorzystywana bardzo często (choć często nieświadomie i niepoprawnie).

Artykuł pochodzi z serwisu www.PortalODO.com prowadzonego przez Kancelarię Lubasz i Wspólnicy.

Katarzyna Witkowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA