REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą
Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

REKLAMA

REKLAMA

Od prawie dziesięciu lat prowadzę działalność gospodarczą, czemu towarzyszy gromadzenie wielu niezbędnych dokumentów. Zajmują one już kilka półek i chętnie zrobiłbym z nimi porządek. Nie wiem jednak, które można wyrzucić na makulaturę, a które mogą być jeszcze potrzebne.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację firmy. Kto bowiem osobie uprawnionej do kontroli „nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny” – tak stanowi art. 83 kodeksu karnego skarbowego. Są różne rodzaje dokumentów firmowych i obowiązują wobec nich nieco inne zasady.

REKLAMA

Autopromocja

Podatkowe

Zgodnie z art. 86 par. 1 ordynacji podatkowej „podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej”. Z kolei „zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku” (art. 70 par. 1 ordynacji podatkowej).

Innymi słowy, na przykład dokumentację związaną z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za 2014 r., którego termin płatności minął 30 kwietnia 2015 r., trzeba zachować do końca roku kalendarzowego 2020.

Mianem dokumentów podatkowych określa się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

Księgowe

Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe – 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

REKLAMA

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 roku po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Terminy te należy liczyć analogicznie jak w przypadku dokumentacji podatkowej.

Ubezpieczeniowe

Kolejną grupą dokumentów firmowych są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. W tym przypadku także obowiązuje pięcioletni okres przechowywania dokumentacji – zarówno zgłoszeniowej, np. ZUS ZUA, jak i rozliczeniowej, np. ZUS DRA (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Co ważne jednak, termin 5 lat dotyczy tylko dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r. Wcześniej bowiem obowiązek przechowywania dowodów ZUS obejmował okres 10 lat. W związku z tym dokumenty wystawione przed zakończeniem 2011 r. należy zachować dłużej.


Pracownicze

Najdłuższe okresy obowiązkowego przechowywania występują w przypadku dokumentacji pracowniczej. Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, na podstawie których obliczana jest podstawa emerytury lub renty, powinny się znajdować w firmowym archiwum przez okres 50 lat, licząc od ostatniego dnia pracy pracownika u danego przedsiębiorcy (art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS).

Wojciech Łysek

wojciech.lysek@infor.pl

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Podstawa prawna:

Art. 70 par. 1 oraz art. 86 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).

Art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Art. 83 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.).

Art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).

Art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 748 ze zm.).

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek od garaży do zmiany. Rząd przyjął projekt ustawy, który dotyczy opodatkowania podatkiem od nieruchomości

Rząd wprowadza nowe przepisy dotyczące opodatkowania podatkiem od nieruchomości garaży w budynkach mieszkalnych. W efekcie zmian wszystkie pomieszczenia przeznaczone do przechowywania pojazdów w budynkach mieszkalnych (niezajęte na działalność gospodarczą) będą opodatkowane jednakową stawką podatku.

Podatki 2025. Zmiany w podatku od nieruchomości, podatku rolnym, opłacie uzdrowiskowej i opłacie skarbowej

W dniu 14 października 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku rolnym, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz ustawy o opłacie skarbowej, przedłożony przez Ministra Finansów. Jak wskazuje rząd, ta nowelizacja ma charakter techniczny. Jej celem jest m.in. wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych przez doprecyzowanie przepisów ww. ustaw. Największe zmiany dotyczą podatku od nieruchomości. Nowe przepisy mają obowiązywać od początku 2025 roku.

Rozporządzenie MiCA – nowe zasady dla kryptowalut w Unii Europejskiej. Od kiedy?

Kryptowaluty od lat kojarzą się z czymś zupełnie nowym i nieobjętym regulacjami. Tak faktycznie było, ale do niedawna. W przypadku wielu krajów obowiązywały krajowe ustawy, które określały reguły dla lokalnego rynku aktywów cyfrowych. Rozwój rynku kryptowalut przyniósł ze sobą zarówno innowacje, jak i wyzwania. To właśnie dlatego Unia Europejska (UE) postanowiła  wypełnić lukę prawną na poziomie ponadnarodowym i ujednolicić prawo dla państw członkowskich. Rynki kryptowalut rozwijały się nierównomiernie, a inwestorzy i przedsiębiorcy napotykali na różne bariery prawne lub zagrożenia w zależności od kraju, w którym działali. Odpowiedzią na te potrzeby jest przegłosowane w ubiegłym roku Rozporządzenie MiCA (Markets in Crypto-Assets). Co konkretnie się zmieni? Przede wszystkim wprowadzone zostaną licencje dla dostawców usług w zakresie kryptoaktywów. Od kiedy przepisy MiCA będą stosowane? Na co zwrócić szczególną uwagę? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym artykule.

Ustawa o rynku kryptoaktywów – poważna zmiana dla polskich kryptowalut

Ustawa o rynku kryptoaktywów to projekt polskiego prawa, który ma na celu uregulowanie działalności związanej z kryptowalutami i innymi aktywami cyfrowymi na terenie Polski. Projekt ten jest częścią szerszej europejskiej inicjatywy regulacyjnej, którą jest Rozporządzenie MiCA (Markets in Crypto-Assets). Polska ustawa ma za zadanie dostosowanie krajowych przepisów do unijnych standardów, zapewniając spójność regulacji na poziomie krajowym i europejskim. Jest to odpowiedź na potrzebę wprowadzenia jasnych i jednolitych zasad dla podmiotów działających na rynku kryptoaktywów, takich jak giełdy kryptowalut, dostawcy portfeli cyfrowych, emitenci tokenów oraz doradcy inwestycyjni w zakresie aktywów cyfrowych. Niestety mamy jednak      wątpliwości      co do pewnego zapisu w projekcie, który może prowadzić do nierówności pomiędzy instytucjami finansowymi, a przedsiębiorcami kryptowalutowymi. O co chodzi? Więcej szczegółów na ten temat poznasz właśnie w tym artykule. 

REKLAMA

Zapewnienie zakwaterowania pracownikowi a PIT. Sądy jedno, fiskus drugie

Sądy wskazują, że zapewnienie darmowego zakwaterowania pracownikowi nie jest przychodem z nieodpłatnych świadczeń i w związku z tym nie podlega PIT. I to niezależnie od tego czy pracodawca zapewnia zakwaterowanie za granicą czy w Polsce. Mimo to fiskus konsekwentnie wydaje negatywne interpretacje podatkowe w tej sprawie.

Zarobki księgowych na jesieni 2024 r. Jakie pensje oferują pracodawcy?

Ile zarabiają księgowe i księgowi na jesieni 2024 roku? Jakie wynagrodzenie zasadnicze oferują pracodawcy głównym księgowym, samodzielnym księgowym, młodszym księgowym, czy praktykantom w dziale księgowości? Zestawienie to nie uwzględnia premii i pozapłacowych bonusów pracowniczych. 

Księgowy w małej firmie. A może lepiej (szybciej, taniej) przedsiębiorcy rozliczać się samemu?

Dane z PARP nie pozostawiają złudzeń – zapotrzebowanie na specjalistów ds. rachunkowości rośnie w zastraszającym tempie. Wzrost liczby ofert pracy w tej branży o ponad 43% rok do roku to sygnał, że na rynku dzieje się coś niezwykłego. Jednym z głównych czynników napędzających ten trend jest rosnąca popularność outsourcingu księgowości. Coraz więcej firm, zarówno dużych korporacji, jak i małych, jednoosobowych działalności, decyduje się powierzyć prowadzenie księgowości specjalistom. Czy zawsze to niezbędny krok?

Księgowy w firmie 2024: to nie buchalter, ale kreatywny analityk i doradca, także w budowaniu relacji biznesowych. Sztuczna inteligencja w tym go nie zastąpi

Za co księgowi lubią swój zawód? Za możliwość rozwoju, pensje, różnorodność. Lubią to więc sami intensywnie się dokształcają – a prawie 60 proc. robi to przynajmniej raz na kwartał, a jednak 20 proc. z nich nie jest w stanie określić zalet płynących ze swojej pracy.

REKLAMA

Nowa funkcja w e-Urzędzie Skarbowym: Raport podatnika. Jakie informacje można otrzymać?

W komunikacie z 10 października 2024 r. Ministerstwo Finansów poinformowało o wprowadzeniu nowej funkcjonalności w e-Urzędzie Skarbowym – Raportu podatnika. Czym jest ten raport, który dotyczy przedsiębiorców i organizacji? Jakie informacje zawiera?

Globalny sektor logistyczny zakończy 2024 rok na dużym plusie

Wolumen towarowy transportowany przez światową flotę kontenerową zyska w tym roku 5-6%. Fracht lotniczy zaliczy wzrost na poziomie 5%, a rynek przesyłek ekspresowych i paczek urośnie o nawet 9,2%. Więcej i szybciej zarobią także operatorzy logistyczni, ponieważ obserwujemy właśnie niecodzienne przesunięcie szczytu transportowego na szlakach prowadzących z Chin do Europy i USA. Branża logistyczna pogodziła się również z kryzysem żeglugowym na Morzu Czerwonym, a nawet zamieniła konieczność opływania Afryki na wzrosty w poszczególnych obszarach rynku. Za sprawą rosnącej sprzedaży w e‑commerce to może być bardzo dobry rok dla logistyki, nawet w kulejącej gospodarczo Europie.

REKLAMA