Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów

• Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę
• Zabezpieczenie przed utratą ważnych danych
• Ujednolicenie informacji
• Łatwość określenia miejsca procesowania dokumentów

Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę

Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest zapewnienie sprawnego i szybkiego procesowania dokumentów. Jak to jednak zrobić, gdy w jednym oddziale przedsiębiorstwa jest dzień roboczy, a w drugim – zlokalizowanym na drugiej półkuli – środek nocy? Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów i wdrożeniu elektronicznego ich obiegu taka sytuacja nie stanowi najmniejszego problemu. Każda upoważniona osoba ma dostęp do potrzebnej dokumentacji przez 24 godziny na dobę w każdym dniu tygodnia i z każdego miejsca na Ziemi.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Zabezpieczenie przed utratą ważnych danych

W firmach o rozproszonej strukturze dużym problemem bywa utrzymanie porządku w dokumentacji. Popatrzmy na prosty przykład – firma zatrudnia 6 pracowników zdalnie, w oparciu o kwartalne umowy-zlecenia. Każdego miesiąca zleceniobiorca musi odesłać do niej rachunek, a co kwartał odnowić umowę. A wystarczy, by połowa zleceniobiorców nie odsyłała dokumentów na czas, by w dokumentacji powstał nie lada bałagan. Innym przykładem może być sytuacja, w której handlowcy rozproszeni po całym kraju podpisują nowe umowy z kontrahentami.

Wszystkie te dokumenty należy najpierw odpowiednio przeprocesować (czyli np. dokonać akceptacji formalno-księgowej) i zarchiwizować w centrali, by usługi mogły być wykonane na czas i bez zbędnych opóźnień. Nawet najlepszy system opisywania dokumentów, bez możliwości przekazywania ich drogą elektroniczną, może zaowocować w takiej sytuacji zagubieniem ważnego dokumentu i przestojem w realizacji zlecenia.

Polecamy: Samochód w firmie – rok po zmianach (PDF)

Ujednolicenie informacji

Jak podejmować decyzje na najwyższym szczeblu zarządzania, jeśli nie ma się pełnego obrazu całej sytuacji? Jednolita baza danych, jaką stanowi archiwum dokumentów online, i możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień z wykorzystaniem pełnej dokumentacji firmy daje pewność dostępu do wszystkich informacji w tym samym formacie ze wszystkich firmowych szczebli hierarchii bez względu na strukturę organizacji. Informacje przetwarzane są w ten sam sposób niezależnie od miejsca (również w sytuacji, w której poszczególne oddziały posługują się różnymi językami), a pracownicy zamiast myśleć o tym, jak zebrać potrzebne dane, mogą poświęcić więcej czasu na ich analizę i przetwarzanie.

Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

Łatwość określenia miejsca procesowania dokumentów

Przy wdrożeniu efektywnego przepływu dokumentów w każdym momencie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad danym plikiem i na jakim etapie procesowania się znajduje. Nie trzeba się o to dopytywać, dodatkowo sprawdzać i szukać osoby odpowiedzialnej. W przypadku firmy z jedną siedzibą zarządzanie dokumentami jest nieco łatwiejsze, ale w sytuacji, w której firma ma wiele oddziałów, bądź jej pracownicy pracują z różnych części kraju czy globu, znalezienie miejsca, w którym sprawa uległa zatrzymaniu, pochłania czas i dodatkowe koszty. Przy elektronicznym obiegu dokumentów nie jest już konieczne dopytywanie – stan sprawy wystarczy sprawdzić w systemie.

Autor: Saldeo SMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM