REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W firmach mających oddziały bądź pracowników w różnych lokalizacjach sprawne zarządzanie dokumentami staje się koniecznością umożliwiającą efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jakie zalety daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie o rozproszonej strukturze?

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę

Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest zapewnienie sprawnego i szybkiego procesowania dokumentów. Jak to jednak zrobić, gdy w jednym oddziale przedsiębiorstwa jest dzień roboczy, a w drugim – zlokalizowanym na drugiej półkuli – środek nocy? Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów i wdrożeniu elektronicznego ich obiegu taka sytuacja nie stanowi najmniejszego problemu. Każda upoważniona osoba ma dostęp do potrzebnej dokumentacji przez 24 godziny na dobę w każdym dniu tygodnia i z każdego miejsca na Ziemi.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Zabezpieczenie przed utratą ważnych danych

W firmach o rozproszonej strukturze dużym problemem bywa utrzymanie porządku w dokumentacji. Popatrzmy na prosty przykład – firma zatrudnia 6 pracowników zdalnie, w oparciu o kwartalne umowy-zlecenia. Każdego miesiąca zleceniobiorca musi odesłać do niej rachunek, a co kwartał odnowić umowę. A wystarczy, by połowa zleceniobiorców nie odsyłała dokumentów na czas, by w dokumentacji powstał nie lada bałagan. Innym przykładem może być sytuacja, w której handlowcy rozproszeni po całym kraju podpisują nowe umowy z kontrahentami.

REKLAMA

Wszystkie te dokumenty należy najpierw odpowiednio przeprocesować (czyli np. dokonać akceptacji formalno-księgowej) i zarchiwizować w centrali, by usługi mogły być wykonane na czas i bez zbędnych opóźnień. Nawet najlepszy system opisywania dokumentów, bez możliwości przekazywania ich drogą elektroniczną, może zaowocować w takiej sytuacji zagubieniem ważnego dokumentu i przestojem w realizacji zlecenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Samochód w firmie – rok po zmianach (PDF)

Ujednolicenie informacji

Jak podejmować decyzje na najwyższym szczeblu zarządzania, jeśli nie ma się pełnego obrazu całej sytuacji? Jednolita baza danych, jaką stanowi archiwum dokumentów online, i możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień z wykorzystaniem pełnej dokumentacji firmy daje pewność dostępu do wszystkich informacji w tym samym formacie ze wszystkich firmowych szczebli hierarchii bez względu na strukturę organizacji. Informacje przetwarzane są w ten sam sposób niezależnie od miejsca (również w sytuacji, w której poszczególne oddziały posługują się różnymi językami), a pracownicy zamiast myśleć o tym, jak zebrać potrzebne dane, mogą poświęcić więcej czasu na ich analizę i przetwarzanie.

Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

Łatwość określenia miejsca procesowania dokumentów

Przy wdrożeniu efektywnego przepływu dokumentów w każdym momencie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad danym plikiem i na jakim etapie procesowania się znajduje. Nie trzeba się o to dopytywać, dodatkowo sprawdzać i szukać osoby odpowiedzialnej. W przypadku firmy z jedną siedzibą zarządzanie dokumentami jest nieco łatwiejsze, ale w sytuacji, w której firma ma wiele oddziałów, bądź jej pracownicy pracują z różnych części kraju czy globu, znalezienie miejsca, w którym sprawa uległa zatrzymaniu, pochłania czas i dodatkowe koszty. Przy elektronicznym obiegu dokumentów nie jest już konieczne dopytywanie – stan sprawy wystarczy sprawdzić w systemie.

Autor: Saldeo SMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Masz pieniądze na koncie? To jeszcze nie znaczy, że masz płynność finansową

„Na koncie mam 80 tysięcy, więc wszystko jest pod kontrolą.” — to jedno z najczęściej wypowiadanych zdań przez przedsiębiorców. Niestety, w rzeczywistości nie mówi ono nic o kondycji finansowej firmy.Saldo konta to tylko liczba. Bez kontekstu potrafi być mylące, a nawet niebezpieczne. Bo jeśli z tych 80 tysięcy trzydzieści tysięcy to VAT do zapłaty, piętnaście tysięcy to wynagrodzenia, dziesięć tysięcy to niezapłacone faktury, a pięć tysięcy to ZUS i inne zobowiązania — to realnie zostaje dwadzieścia tysięcy do dyspozycji. A może i mniej, jeśli za tydzień trzeba zapłacić CIT albo ratę leasingu.

Czy obowiązkowy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

REKLAMA

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

REKLAMA

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

REKLAMA