REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W firmach mających oddziały bądź pracowników w różnych lokalizacjach sprawne zarządzanie dokumentami staje się koniecznością umożliwiającą efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jakie zalety daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie o rozproszonej strukturze?

REKLAMA

REKLAMA

Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę

Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest zapewnienie sprawnego i szybkiego procesowania dokumentów. Jak to jednak zrobić, gdy w jednym oddziale przedsiębiorstwa jest dzień roboczy, a w drugim – zlokalizowanym na drugiej półkuli – środek nocy? Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów i wdrożeniu elektronicznego ich obiegu taka sytuacja nie stanowi najmniejszego problemu. Każda upoważniona osoba ma dostęp do potrzebnej dokumentacji przez 24 godziny na dobę w każdym dniu tygodnia i z każdego miejsca na Ziemi.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Zabezpieczenie przed utratą ważnych danych

W firmach o rozproszonej strukturze dużym problemem bywa utrzymanie porządku w dokumentacji. Popatrzmy na prosty przykład – firma zatrudnia 6 pracowników zdalnie, w oparciu o kwartalne umowy-zlecenia. Każdego miesiąca zleceniobiorca musi odesłać do niej rachunek, a co kwartał odnowić umowę. A wystarczy, by połowa zleceniobiorców nie odsyłała dokumentów na czas, by w dokumentacji powstał nie lada bałagan. Innym przykładem może być sytuacja, w której handlowcy rozproszeni po całym kraju podpisują nowe umowy z kontrahentami.

REKLAMA

Wszystkie te dokumenty należy najpierw odpowiednio przeprocesować (czyli np. dokonać akceptacji formalno-księgowej) i zarchiwizować w centrali, by usługi mogły być wykonane na czas i bez zbędnych opóźnień. Nawet najlepszy system opisywania dokumentów, bez możliwości przekazywania ich drogą elektroniczną, może zaowocować w takiej sytuacji zagubieniem ważnego dokumentu i przestojem w realizacji zlecenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Samochód w firmie – rok po zmianach (PDF)

Ujednolicenie informacji

Jak podejmować decyzje na najwyższym szczeblu zarządzania, jeśli nie ma się pełnego obrazu całej sytuacji? Jednolita baza danych, jaką stanowi archiwum dokumentów online, i możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień z wykorzystaniem pełnej dokumentacji firmy daje pewność dostępu do wszystkich informacji w tym samym formacie ze wszystkich firmowych szczebli hierarchii bez względu na strukturę organizacji. Informacje przetwarzane są w ten sam sposób niezależnie od miejsca (również w sytuacji, w której poszczególne oddziały posługują się różnymi językami), a pracownicy zamiast myśleć o tym, jak zebrać potrzebne dane, mogą poświęcić więcej czasu na ich analizę i przetwarzanie.

Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

Łatwość określenia miejsca procesowania dokumentów

Przy wdrożeniu efektywnego przepływu dokumentów w każdym momencie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad danym plikiem i na jakim etapie procesowania się znajduje. Nie trzeba się o to dopytywać, dodatkowo sprawdzać i szukać osoby odpowiedzialnej. W przypadku firmy z jedną siedzibą zarządzanie dokumentami jest nieco łatwiejsze, ale w sytuacji, w której firma ma wiele oddziałów, bądź jej pracownicy pracują z różnych części kraju czy globu, znalezienie miejsca, w którym sprawa uległa zatrzymaniu, pochłania czas i dodatkowe koszty. Przy elektronicznym obiegu dokumentów nie jest już konieczne dopytywanie – stan sprawy wystarczy sprawdzić w systemie.

Autor: Saldeo SMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

REKLAMA

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

REKLAMA