REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W firmach mających oddziały bądź pracowników w różnych lokalizacjach sprawne zarządzanie dokumentami staje się koniecznością umożliwiającą efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jakie zalety daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie o rozproszonej strukturze?

REKLAMA

Autopromocja

Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę

Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest zapewnienie sprawnego i szybkiego procesowania dokumentów. Jak to jednak zrobić, gdy w jednym oddziale przedsiębiorstwa jest dzień roboczy, a w drugim – zlokalizowanym na drugiej półkuli – środek nocy? Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów i wdrożeniu elektronicznego ich obiegu taka sytuacja nie stanowi najmniejszego problemu. Każda upoważniona osoba ma dostęp do potrzebnej dokumentacji przez 24 godziny na dobę w każdym dniu tygodnia i z każdego miejsca na Ziemi.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Zabezpieczenie przed utratą ważnych danych

REKLAMA

W firmach o rozproszonej strukturze dużym problemem bywa utrzymanie porządku w dokumentacji. Popatrzmy na prosty przykład – firma zatrudnia 6 pracowników zdalnie, w oparciu o kwartalne umowy-zlecenia. Każdego miesiąca zleceniobiorca musi odesłać do niej rachunek, a co kwartał odnowić umowę. A wystarczy, by połowa zleceniobiorców nie odsyłała dokumentów na czas, by w dokumentacji powstał nie lada bałagan. Innym przykładem może być sytuacja, w której handlowcy rozproszeni po całym kraju podpisują nowe umowy z kontrahentami.

Wszystkie te dokumenty należy najpierw odpowiednio przeprocesować (czyli np. dokonać akceptacji formalno-księgowej) i zarchiwizować w centrali, by usługi mogły być wykonane na czas i bez zbędnych opóźnień. Nawet najlepszy system opisywania dokumentów, bez możliwości przekazywania ich drogą elektroniczną, może zaowocować w takiej sytuacji zagubieniem ważnego dokumentu i przestojem w realizacji zlecenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Samochód w firmie – rok po zmianach (PDF)

Ujednolicenie informacji

Jak podejmować decyzje na najwyższym szczeblu zarządzania, jeśli nie ma się pełnego obrazu całej sytuacji? Jednolita baza danych, jaką stanowi archiwum dokumentów online, i możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień z wykorzystaniem pełnej dokumentacji firmy daje pewność dostępu do wszystkich informacji w tym samym formacie ze wszystkich firmowych szczebli hierarchii bez względu na strukturę organizacji. Informacje przetwarzane są w ten sam sposób niezależnie od miejsca (również w sytuacji, w której poszczególne oddziały posługują się różnymi językami), a pracownicy zamiast myśleć o tym, jak zebrać potrzebne dane, mogą poświęcić więcej czasu na ich analizę i przetwarzanie.

Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

Łatwość określenia miejsca procesowania dokumentów

Przy wdrożeniu efektywnego przepływu dokumentów w każdym momencie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad danym plikiem i na jakim etapie procesowania się znajduje. Nie trzeba się o to dopytywać, dodatkowo sprawdzać i szukać osoby odpowiedzialnej. W przypadku firmy z jedną siedzibą zarządzanie dokumentami jest nieco łatwiejsze, ale w sytuacji, w której firma ma wiele oddziałów, bądź jej pracownicy pracują z różnych części kraju czy globu, znalezienie miejsca, w którym sprawa uległa zatrzymaniu, pochłania czas i dodatkowe koszty. Przy elektronicznym obiegu dokumentów nie jest już konieczne dopytywanie – stan sprawy wystarczy sprawdzić w systemie.

Autor: Saldeo SMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Poświadczone zgłoszenie celne importu – kluczowy dowód wywozu z UE

W czasach zglobalizowanego handlu i zaostrzonych kontroli podatkowo-celnych coraz częściej przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem udowodnienia wywozu towarów poza Unię Europejską. Jednym z narzędzi, które może odegrać w tym procesie kluczową rolę, jest poświadczone przez organy celne zgłoszenie celne importowe dokonane w kraju trzecim.

Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

REKLAMA

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już przygotowane! Czekają na zielone światło od rządu

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

REKLAMA

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

REKLAMA