REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Firma o rozproszonej strukturze – 4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W firmach mających oddziały bądź pracowników w różnych lokalizacjach sprawne zarządzanie dokumentami staje się koniecznością umożliwiającą efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jakie zalety daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie o rozproszonej strukturze?

REKLAMA

Autopromocja

Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę

Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest zapewnienie sprawnego i szybkiego procesowania dokumentów. Jak to jednak zrobić, gdy w jednym oddziale przedsiębiorstwa jest dzień roboczy, a w drugim – zlokalizowanym na drugiej półkuli – środek nocy? Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów i wdrożeniu elektronicznego ich obiegu taka sytuacja nie stanowi najmniejszego problemu. Każda upoważniona osoba ma dostęp do potrzebnej dokumentacji przez 24 godziny na dobę w każdym dniu tygodnia i z każdego miejsca na Ziemi.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Zabezpieczenie przed utratą ważnych danych

W firmach o rozproszonej strukturze dużym problemem bywa utrzymanie porządku w dokumentacji. Popatrzmy na prosty przykład – firma zatrudnia 6 pracowników zdalnie, w oparciu o kwartalne umowy-zlecenia. Każdego miesiąca zleceniobiorca musi odesłać do niej rachunek, a co kwartał odnowić umowę. A wystarczy, by połowa zleceniobiorców nie odsyłała dokumentów na czas, by w dokumentacji powstał nie lada bałagan. Innym przykładem może być sytuacja, w której handlowcy rozproszeni po całym kraju podpisują nowe umowy z kontrahentami.

Wszystkie te dokumenty należy najpierw odpowiednio przeprocesować (czyli np. dokonać akceptacji formalno-księgowej) i zarchiwizować w centrali, by usługi mogły być wykonane na czas i bez zbędnych opóźnień. Nawet najlepszy system opisywania dokumentów, bez możliwości przekazywania ich drogą elektroniczną, może zaowocować w takiej sytuacji zagubieniem ważnego dokumentu i przestojem w realizacji zlecenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Samochód w firmie – rok po zmianach (PDF)

Ujednolicenie informacji

Jak podejmować decyzje na najwyższym szczeblu zarządzania, jeśli nie ma się pełnego obrazu całej sytuacji? Jednolita baza danych, jaką stanowi archiwum dokumentów online, i możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień z wykorzystaniem pełnej dokumentacji firmy daje pewność dostępu do wszystkich informacji w tym samym formacie ze wszystkich firmowych szczebli hierarchii bez względu na strukturę organizacji. Informacje przetwarzane są w ten sam sposób niezależnie od miejsca (również w sytuacji, w której poszczególne oddziały posługują się różnymi językami), a pracownicy zamiast myśleć o tym, jak zebrać potrzebne dane, mogą poświęcić więcej czasu na ich analizę i przetwarzanie.

Po ilu latach dokumenty firmy stają się makulaturą

Łatwość określenia miejsca procesowania dokumentów

Przy wdrożeniu efektywnego przepływu dokumentów w każdym momencie wiadomo, kto aktualnie pracuje nad danym plikiem i na jakim etapie procesowania się znajduje. Nie trzeba się o to dopytywać, dodatkowo sprawdzać i szukać osoby odpowiedzialnej. W przypadku firmy z jedną siedzibą zarządzanie dokumentami jest nieco łatwiejsze, ale w sytuacji, w której firma ma wiele oddziałów, bądź jej pracownicy pracują z różnych części kraju czy globu, znalezienie miejsca, w którym sprawa uległa zatrzymaniu, pochłania czas i dodatkowe koszty. Przy elektronicznym obiegu dokumentów nie jest już konieczne dopytywanie – stan sprawy wystarczy sprawdzić w systemie.

Autor: Saldeo SMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

REKLAMA

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

REKLAMA