5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Problemy z terminowym wykonywaniem zadań

Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej bolesnymi dla przedsiębiorstwa konsekwencjami, takimi jak kary czy utrata kontraktów.

Dokumentacja pracownicza 2015 - ponad 280 wzorów z komentarzem (z suplementem elektronicznym) (książka)

Wydłużenie czasu pracy i zmniejszenie produktywności

Niesprawny obieg dokumentów to również straty pośrednie, związane z czasem pracy pracowników. Każdy z nich za otrzymywaną pensję wykonuje określoną ilość pracy. Jeśli sporo czasu zajmuje im wprowadzanie do komputera danych z papierowych wersji dokumentów, ich przesłanie bądź przypominanie osobie odpowiadającej za sprawdzenie dokumentu o tym, że powinna zająć się zadaniem, to nie mają wystarczająco dużo czasu na inne aktywności. A to generuje spadek produktywności i odczuwalne dla firmy finansowe straty. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala oszczędzić około 50% czasu związanego z wprowadzaniem dokumentów do systemu, a także poprawić produktywność pracowników dzięki automatycznej procedurze przesyłania plików i ich przypisaniu do określonych osób, które odpowiadają za ich procesowanie.

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Problemy z komunikacją

Kto akceptuje koszty działu marketingu, a kto odpowiada za szkolenia BHP? Do kogo wysłać rachunek za naprawę ekspresu do kawy, a kto jest odpowiedzialny za zaopiniowanie umowy z kurierem? W każdej firmie, która z fazy start-upowej przechodzi do fazy wzrostu, pojawia się moment, w którym szef przestaje być jedynym i niepodzielnym królem na włościach i – by zachować możliwość ekspansji i rozwoju – musi on przekazać kompetencje swoim podwładnym. Wiąże się to również z przekazaniem odpowiedzialności i koniecznością wyznaczenia osób, które będą nadzorować określone procesy w firmie. W tym czasie konieczne jest stworzenie procedur obiegu dokumentów, które pozwolą na sprawne zarządzanie firmą i zachodzącymi w niej procesami. To właśnie na tym etapie dochodzi najczęściej do pierwszych zaburzeń komunikacji w firmie. Pracownicy nie wiedzą, kto za co odpowiada i z jakimi sprawami mają zgłaszać się do poszczególnych osób, rodzi się chaos i związane z tym przestoje i straty finansowe. Sprawny obieg dokumentów to nie tylko ich przekazywanie (czy to drogą elektroniczną, czy fizyczną), ale przede wszystkim odpowiednio sformułowane procedury, które pozwalają jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za procesowanie danej faktury czy innego dokumentu. 

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online