REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie / Fot. Fotolia
5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firma bez ważnych papierów i dokumentów? To praktycznie niemożliwe. Już od samego początku działalności każde przedsiębiorstwo zaczyna gromadzić faktury, umowy i inne ważne dokumenty. W toku jego rozwoju, kiedy dokumentów (i związanych z nimi decyzji) przybywa, brak ustanowienia sprawnego i efektywnego obiegu tychże powoduje wiele negatywnych konsekwencji. Wielu z nich zaradzić może elektroniczny obieg dokumentów. Jakie są najczęstsze problemy związane z niesprawnym obiegiem dokumentów w firmie?

REKLAMA

Autopromocja

Problemy z terminowym wykonywaniem zadań

Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej bolesnymi dla przedsiębiorstwa konsekwencjami, takimi jak kary czy utrata kontraktów.

Dokumentacja pracownicza 2015 - ponad 280 wzorów z komentarzem (z suplementem elektronicznym) (książka)

Wydłużenie czasu pracy i zmniejszenie produktywności

Niesprawny obieg dokumentów to również straty pośrednie, związane z czasem pracy pracowników. Każdy z nich za otrzymywaną pensję wykonuje określoną ilość pracy. Jeśli sporo czasu zajmuje im wprowadzanie do komputera danych z papierowych wersji dokumentów, ich przesłanie bądź przypominanie osobie odpowiadającej za sprawdzenie dokumentu o tym, że powinna zająć się zadaniem, to nie mają wystarczająco dużo czasu na inne aktywności. A to generuje spadek produktywności i odczuwalne dla firmy finansowe straty. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala oszczędzić około 50% czasu związanego z wprowadzaniem dokumentów do systemu, a także poprawić produktywność pracowników dzięki automatycznej procedurze przesyłania plików i ich przypisaniu do określonych osób, które odpowiadają za ich procesowanie.

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Problemy z komunikacją

Kto akceptuje koszty działu marketingu, a kto odpowiada za szkolenia BHP? Do kogo wysłać rachunek za naprawę ekspresu do kawy, a kto jest odpowiedzialny za zaopiniowanie umowy z kurierem? W każdej firmie, która z fazy start-upowej przechodzi do fazy wzrostu, pojawia się moment, w którym szef przestaje być jedynym i niepodzielnym królem na włościach i – by zachować możliwość ekspansji i rozwoju – musi on przekazać kompetencje swoim podwładnym. Wiąże się to również z przekazaniem odpowiedzialności i koniecznością wyznaczenia osób, które będą nadzorować określone procesy w firmie. W tym czasie konieczne jest stworzenie procedur obiegu dokumentów, które pozwolą na sprawne zarządzanie firmą i zachodzącymi w niej procesami. To właśnie na tym etapie dochodzi najczęściej do pierwszych zaburzeń komunikacji w firmie. Pracownicy nie wiedzą, kto za co odpowiada i z jakimi sprawami mają zgłaszać się do poszczególnych osób, rodzi się chaos i związane z tym przestoje i straty finansowe. Sprawny obieg dokumentów to nie tylko ich przekazywanie (czy to drogą elektroniczną, czy fizyczną), ale przede wszystkim odpowiednio sformułowane procedury, które pozwalają jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za procesowanie danej faktury czy innego dokumentu. 

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online


Wyciek poufnych informacji

W momencie, w którym dokument w wersji papierowej przejść musi przez szereg biurek, by mógł zostać ostatecznie zaakceptowany, bardzo często dochodzi do wycieku poufnych informacji. Wynika to zarówno z niefrasobliwości pracowników, jak i tego, że trudno utrzymać kontrolę nad wszystkimi dokumentami w firmie. Nawet wysłana do druku umowa może dostać się w niepowołane ręce, jeśli w momencie jej drukowania inny pracownik będzie przez przypadek stał w pobliżu drukarki. Elektroniczny obieg dokumentów zapobiega wyciekowi poufnych informacji. Dokumenty kierowane są – zgodnie z procedurą – jedynie do wyznaczonych osób i dostępne dla nich z poziomu ich loginów lub skrzynki mailowej. Dzięki temu drukowany jest jedynie ostateczny dokument, co ułatwia zapanowanie nad ich ilością i dostępnością.

Jak być konkurencyjnym na rynku

Zmniejszenie kosztów druku

Z badania KPMG wynika, że przeciętna firma w Polsce wykorzystuje (w przeliczeniu na jednego pracownika) 1,3 ryzy papieru do drukowania miesięcznie. Z tego zmarnowanych jest około 8,2% wydruków (czyli około 50 kartek na pracownika miesięcznie). W skali całego kraju daje to 5,5 mld straconych kartek rocznie! Do tego doliczmy energię i toner. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala znacznie zredukować konieczność drukowania dokumentów i ograniczyć ilość marnowanych wydruków. Jeśli istnieje potrzeba archiwizacji dokumentu w wersji papierowej, drukuje się jedynie jego ostateczną wersję, która została już zaakceptowana pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. Takie działanie nie tylko obniża koszty prowadzenia działalności, ale jest również proekologiczne.

Autor: SaldeoSMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE

Jest projekt ustawy upraszczający i modyfikujący obowiązki w podatku VAT, który zakłada między innymi, że małe polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2025 r.

Najniższa krajowa 2025 (płaca minimalna): 4666 zł brutto - ok. 3510 netto. 30,50 zł minimalnej stawki godzinowej. Rozporządzenie już w Dzienniku Ustaw

Rząd dorzucił 40 zł do wcześniej proponowanej kwoty minimalnego wynagrodzenia w przyszłym roku. Płaca minimalna (tzw. najniższa krajowa) w 2025 r. wzrośnie do 4666 zł brutto. Wcześniej rząd na posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego proponował 4626 zł brutto. Natomiast minimalna stawka godzinowa wyniesie w 2025 roku do 30,50 zł. Takie kwoty znalazły się w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 września 2024 r. - opublikowanym w Dzienniku Ustaw z 13 września 2024 r., poz. 1362.

Budujesz podjazd dla osoby niepełnosprawnej? Sprawdź możliwość odliczenia

Budowa pochylni (rampy) dla osoby niepełnosprawnej a kwestia podatków. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów poniesionych na budowę pochylni (rampy) dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności? Co mówią przepisy ustawy o PIT?

Problem z fikcyjnymi fakturami wciąż jest poważny. Wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej

Fikcyjne faktury są nadal poważnym problemem dla obrotu gospodarczego. Mimo że skarbówka coraz sprawniej walczy z lewymi fakturami i tylko w I półroczu tego roku wykryła ich ponad 140 tys. Okazuje się, że wartość lewych faktur w pierwszym półroczu br. wyniosła 4,25 mld zł i była o 23,5% większa niż rok wcześniej.

REKLAMA

Przedsiębiorcy mają dość łamania prawa przez urzędników skarbowych i ZUS. Czas skończyć z bezprawiem urzędniczym

Przedsiębiorcy są zdania, że bezprawie urzędnicze to problem, który trzeba szybko rozwiązać. Należy skończyć z łamaniem prawa urzędników skarbowych, organów ścigania i ZUS, czego nagminnie dopuszczają się wobec nich. To mocne postulaty „Nowej Polityki Gospodarczej” jakie wysunęły Rada Przedsiębiorców i Rada Naukowa przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Ile wynosi składka KRUS na IV kwartał 2024 r.?

Składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie w IV kwartale 2024 roku. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) uchwaliła wysokość składek dla rolnika, małżonka, domownika i pomocnika rolnika. Podała również wysokość składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.

Dokument urzędowy dla podatnika może potwierdzać wyprowadzenie towaru z UE w świetle wydanej interpretacji podatkowej

Należy zwrócić szczególną uwagę  na propozycję firm kurierskich co do wywozu towaru poza UE po wejściu w życie przepisów likwidujących procedurę uproszczoną w wywozie. Procedura uproszczona w wywozie działa tylko do końca października 2024. Jest to niewątpliwie wezwanie dla wszystkich obsługujących łańcuch dostaw. Beż wątpienia spowoduje to trudności w procedowaniu zgłoszeń celnych na oddziałach celnych z powodu obsługi ich przez funkcjonariuszy celno – skarbowych. Dlatego też część firm kurierskich próbowało wyjść naprzeciw i proponowała tzw. odprawy kurierskie dla przesyłek do 1000 EUR i tu zaczyna się problem.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - kary, przedawnienie. Co, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z fundamentalnych praw pracowniczych, które ma na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniego odpoczynku oraz regeneracji sił. W Polsce prawo do urlopu jest uregulowane w Kodeksie pracy, a pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu w ustalonym terminie. W praktyce jednak, nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie dni urlopowe w danym roku kalendarzowym. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące terminu wykorzystania zaległych dni urlopowych, a także na konsekwencje niewykorzystania urlopu.

REKLAMA

Nowy podatek! Lewica ma plan na pustostany, który ma być remedium na 2 mln niewykorzystywanych nieruchomości

Pojawi się projekt ustawy dotyczący wykorzystania 2 mln pustostanów - zapowiedział lider Lewicy Włodzimierz Czarzasty. Lewica chce rozpoczęcia dyskusji z samorządami na temat wprowadzenia podatku od pustostanów. Podatek taki samorządy mogłyby wprowadzać na obszarach, gdzie występują największe trudności na rynku mieszkaniowym.

Komunikat PFRON: Przedłużenie orzeczenia o niepełnosprawności (3 kluczowe przepisy). Co zrobić by dalej dostawać dofinansowanie do wynagrodzeń lub refundację składek ZUS lub KRUS?

W komunikacie z 5 września 2024 r. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wyjaśnił, jak stosować w praktyce przepisy dot. przedłużania orzeczeń o stopniu niepełnosprawności - w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń lub refundacji składek ZUS lub KRUS.

REKLAMA