REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie / Fot. Fotolia
5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Firma bez ważnych papierów i dokumentów? To praktycznie niemożliwe. Już od samego początku działalności każde przedsiębiorstwo zaczyna gromadzić faktury, umowy i inne ważne dokumenty. W toku jego rozwoju, kiedy dokumentów (i związanych z nimi decyzji) przybywa, brak ustanowienia sprawnego i efektywnego obiegu tychże powoduje wiele negatywnych konsekwencji. Wielu z nich zaradzić może elektroniczny obieg dokumentów. Jakie są najczęstsze problemy związane z niesprawnym obiegiem dokumentów w firmie?

REKLAMA

Problemy z terminowym wykonywaniem zadań

Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej bolesnymi dla przedsiębiorstwa konsekwencjami, takimi jak kary czy utrata kontraktów.

Dokumentacja pracownicza 2015 - ponad 280 wzorów z komentarzem (z suplementem elektronicznym) (książka)

Wydłużenie czasu pracy i zmniejszenie produktywności

Niesprawny obieg dokumentów to również straty pośrednie, związane z czasem pracy pracowników. Każdy z nich za otrzymywaną pensję wykonuje określoną ilość pracy. Jeśli sporo czasu zajmuje im wprowadzanie do komputera danych z papierowych wersji dokumentów, ich przesłanie bądź przypominanie osobie odpowiadającej za sprawdzenie dokumentu o tym, że powinna zająć się zadaniem, to nie mają wystarczająco dużo czasu na inne aktywności. A to generuje spadek produktywności i odczuwalne dla firmy finansowe straty. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala oszczędzić około 50% czasu związanego z wprowadzaniem dokumentów do systemu, a także poprawić produktywność pracowników dzięki automatycznej procedurze przesyłania plików i ich przypisaniu do określonych osób, które odpowiadają za ich procesowanie.

Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa – uporządkowane archiwum

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Problemy z komunikacją

Kto akceptuje koszty działu marketingu, a kto odpowiada za szkolenia BHP? Do kogo wysłać rachunek za naprawę ekspresu do kawy, a kto jest odpowiedzialny za zaopiniowanie umowy z kurierem? W każdej firmie, która z fazy start-upowej przechodzi do fazy wzrostu, pojawia się moment, w którym szef przestaje być jedynym i niepodzielnym królem na włościach i – by zachować możliwość ekspansji i rozwoju – musi on przekazać kompetencje swoim podwładnym. Wiąże się to również z przekazaniem odpowiedzialności i koniecznością wyznaczenia osób, które będą nadzorować określone procesy w firmie. W tym czasie konieczne jest stworzenie procedur obiegu dokumentów, które pozwolą na sprawne zarządzanie firmą i zachodzącymi w niej procesami. To właśnie na tym etapie dochodzi najczęściej do pierwszych zaburzeń komunikacji w firmie. Pracownicy nie wiedzą, kto za co odpowiada i z jakimi sprawami mają zgłaszać się do poszczególnych osób, rodzi się chaos i związane z tym przestoje i straty finansowe. Sprawny obieg dokumentów to nie tylko ich przekazywanie (czy to drogą elektroniczną, czy fizyczną), ale przede wszystkim odpowiednio sformułowane procedury, które pozwalają jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za procesowanie danej faktury czy innego dokumentu. 

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online


Wyciek poufnych informacji

W momencie, w którym dokument w wersji papierowej przejść musi przez szereg biurek, by mógł zostać ostatecznie zaakceptowany, bardzo często dochodzi do wycieku poufnych informacji. Wynika to zarówno z niefrasobliwości pracowników, jak i tego, że trudno utrzymać kontrolę nad wszystkimi dokumentami w firmie. Nawet wysłana do druku umowa może dostać się w niepowołane ręce, jeśli w momencie jej drukowania inny pracownik będzie przez przypadek stał w pobliżu drukarki. Elektroniczny obieg dokumentów zapobiega wyciekowi poufnych informacji. Dokumenty kierowane są – zgodnie z procedurą – jedynie do wyznaczonych osób i dostępne dla nich z poziomu ich loginów lub skrzynki mailowej. Dzięki temu drukowany jest jedynie ostateczny dokument, co ułatwia zapanowanie nad ich ilością i dostępnością.

Jak być konkurencyjnym na rynku

Zmniejszenie kosztów druku

Z badania KPMG wynika, że przeciętna firma w Polsce wykorzystuje (w przeliczeniu na jednego pracownika) 1,3 ryzy papieru do drukowania miesięcznie. Z tego zmarnowanych jest około 8,2% wydruków (czyli około 50 kartek na pracownika miesięcznie). W skali całego kraju daje to 5,5 mld straconych kartek rocznie! Do tego doliczmy energię i toner. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala znacznie zredukować konieczność drukowania dokumentów i ograniczyć ilość marnowanych wydruków. Jeśli istnieje potrzeba archiwizacji dokumentu w wersji papierowej, drukuje się jedynie jego ostateczną wersję, która została już zaakceptowana pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. Takie działanie nie tylko obniża koszty prowadzenia działalności, ale jest również proekologiczne.

Autor: SaldeoSMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

REKLAMA

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA