Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

• Checklista: co przygotować dla księgowego?
• Dane formalne klienta
• Źródła przychodów
• Koszty uzyskania przychodu
• Ewidencja barterów i przesyłek PR-owych
• Dodatkowe informacje

Jednak żeby księgowy mógł Ci naprawdę pomóc, potrzebuje od Ciebie kompletu informacji i dokumentów. Właśnie dlatego przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże Ci się dobrze przygotować do rozliczeń – krok po kroku, bez stresu i bez zbędnych niedomówień.

Dzięki temu artykułowi dowiesz się, jakie dane warto mieć pod ręką, co powinno znaleźć się w Twojej dokumentacji i na co szczególnie zwrócić uwagę, by Twoje rozliczenia przebiegały sprawnie, zgodnie z przepisami i – co najważniejsze – bez zbędnych problemów.

Checklista: co przygotować dla księgowego?

Współpraca z księgowym to jeden z fundamentów dobrze prosperującej działalności twórczej. Choć kwestie podatkowe mogą wydawać się skomplikowane, odpowiednie przygotowanie dokumentów pozwala znacznie uprościć proces rozliczeń, zminimalizować stres i uniknąć potencjalnych problemów z urzędami.

Poniżej znajdziesz praktyczną checklistę, która pomoże Ci jako influencerowi przygotować niezbędne materiały do współpracy z biurem rachunkowym.

Dane formalne klienta

● Forma działalności (JDG, działalność nierejestrowana, osoba fizyczna)
Ustal, w jakiej formie prowadzisz działalność. Od tego zależą obowiązki wobec ZUS, sposób wystawiania faktur i możliwości rozliczania kosztów.

● Forma opodatkowania (ryczałt, zasady ogólne albo podatek liniowy)
Księgowy musi wiedzieć, według jakiej formy rozliczasz podatki. Każda z nich rządzi się innymi zasadami w zakresie kosztów i obowiązków dokumentacyjnych.

● Status VAT (podatnik VAT czynny/zwolniony)
Informacja o statusie VAT determinuje sposób fakturowania oraz obowiązki związane z rejestracją i składaniem deklaracji.

● Umowy z agencjami, markami, platformami
Przekazanie kopii podpisanych umów (np. z agencją influencer marketingową lub marką) pozwoli księgowemu lepiej zrozumieć źródła dochodów i formy współpracy.

Źródła przychodów

● Faktury sprzedażowe od marek/agencji
Udostępnij wystawione faktury dokumentujące sprzedaż usług – to podstawa przychodów i obowiązkowa pozycja w ewidencji.

● Wpłaty z platform (YouTube, Instagram, TikTok, Twitch, Patreon itp.)
Raporty z tych platform (np. Google AdSense, TikTok Creator Fund) pomagają określić wartość przychodów – często w walutach obcych.

● Przychody z afiliacji (raporty od sieci partnerskich)
Programy partnerskie (np. Ceneo, Allegro, Amazon) przekazują raporty z linków afiliacyjnych – warto je archiwizować i przekazywać do biura.

● Raporty dot. napiwków / „donations” z platform streamingowych
Donejty nie zawsze są udokumentowane fakturą – historia transakcji z platform (np. Buy Me a Coffee, Streamlabs) będzie tu niezbędna.

● Umowy barterowe i wartość świadczeń niepieniężnych
W przypadku barterów potrzebne są umowy lub ustalenia określające wartość otrzymanego świadczenia – to również przychód do rozliczenia.

Koszty uzyskania przychodu

● Faktury za sprzęt (aparat, telefon, komputer)
To podstawowe narzędzia pracy twórcy. Pamiętaj, by faktury zawierały dane firmowe i były przechowywane w oryginale.

● Faktury za oprogramowanie (np. do montażu, planowania postów)
Licencje na programy typu Canva Pro, Adobe Premiere czy systemy do planowania contentu także mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

● Koszty reklamy i promocji (kampanie płatne)
Google Ads, Facebook Ads, płatne współprace promujące treści – ich koszty również można rozliczyć, jeśli są właściwie udokumentowane.

● Koszty podróży, noclegów, diet
Jeśli działalność twórcza wymaga wyjazdów, należy pamiętać o dokumentowaniu wszystkich kosztów – bilety, faktury za hotel, rachunki za wyżywienie.

● Wydatki na stylizacje, rekwizyty itp. (z uzasadnieniem biznesowym)
Niektóre wydatki „wizerunkowe” mogą być rozliczone jako koszt – pod warunkiem, że są związane z działalnością, a nie użyciem prywatnym.

Ewidencja barterów i przesyłek PR-owych

● Wartość rynkowa otrzymanych produktów
W przypadku braku faktury, wartość trzeba oszacować według ceny rynkowej – to pozwala księgowemu ująć przychód w ewidencji.

● Potwierdzenie odbioru/wydania (np. protokół)
Choć rzadko stosowane w praktyce, dokumenty potwierdzające odbiór paczek PR mogą pomóc w spornych sytuacjach z urzędem skarbowym.

● Informacja, czy przesyłka miała charakter reklamowy czy prywatny
Kluczowa kwestia – jeśli paczka miała związek z publikacją treści, może generować obowiązek podatkowy. Gdy to prezent prywatny – już niekoniecznie.

Dodatkowe informacje

● Konto walutowe i rozliczenia w walutach obcych
Jeśli przelewy wykonywane są w EUR, USD czy GBP, potrzebna będzie informacja o dacie wpływu i kursie przeliczeniowym.

● Potwierdzenia przelewów z platform społecznościowych
W przypadku braku faktur – dowody przelewów z platform pomogą udokumentować przychody.

● Harmonogram kampanii marketingowych (przychody w czasie)
Gdy kampania trwa kilka tygodni lub miesięcy, warto pokazać, kiedy faktycznie otrzymano środki – pozwala to właściwie przypisać przychody do okresu.

● Rozliczenia roczne i planowane koszty inwestycyjne
Plany zakupów, zmiany formy opodatkowania czy przyszłe inwestycje warto omówić z księgowym wcześniej – pomoże to zoptymalizować podatki.

● Regulaminy współpracy z platformami (np. prowizje, raporty)
Dokumentacja dotycząca zasad działania np. Patreona czy YouTube Premium pozwala zrozumieć, skąd biorą się różnice między raportowanymi kwotami a wpływami.

Dobrze przygotowana dokumentacja to nie tylko szybsze rozliczenia i mniej stresu. To także większa pewność, że Twoja działalność twórcza prowadzona jest zgodnie z przepisami. Pamiętaj – współpraca z księgowym to nie tylko formalność, ale realne wsparcie w rozwoju Twojego biznesu online.

Im lepiej przygotujesz się do rozliczeń, tym więcej zyskujesz: czasu, spokoju i potencjalnych oszczędności podatkowych.

Autorzy:
Anna Sapieja, Biuro rachunkowe Finansowy Support
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych