Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych?

Nowa europejska regulacja będzie obowiązywać od maja 2018 roku we wszystkich krajach UE. Wydaje się to dość odległym terminem, ale skala wyzwań związanych ze spełnieniem wymogów nowych regulacji jest na tyle duża, że przygotowania należy zacząć jak najwcześniej. Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z tymi wyzwaniami.

Jakie firmy muszą się dostosować do nowych przepisów?

Nowe przepisy w zakresie ochrony danych osobowych będą obowiązywały każdą firmę, która przetwarza dane osobowe w sposób automatyczny. W tej grupie są np. serwisy społecznościowe, sklepy internetowe, apteki, uczelnie, towarzystwa ubezpieczeniowe czy banki.

- Należy pamiętać, że nowe obowiązki dotyczą tych firm i instytucji, które przetwarzają dane osobowe obywateli któregoś z państw UE lub gdy przetwarzanie danych odbywa się choćby w minimalnym stopniu na terenie UE – np. przez fizyczną lokalizację siedziby bądź oddziału firmy na terenie państwa członkowskiego - tłumaczy Rafał Głąb, odpowiedzialny za usługi w zakresie bezpieczeństwa danych w Onwelo.

Czy muszę zatrudnić odrębną osobę do ochrony danych osobowych?

Wedle regulacji GDPR, wymóg zatrudnienia osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych jest obligatoryjny, ale jedynie w kilku przypadkach. Dotyczy to:

- wszystkich podmiotów publicznych (poza organami sądowymi),

- firm, których główna działalność polega na przetwarzaniu szczególnych danych osobowych, np. danych etnicznych, rasowych, dotyczących seksualności, poglądów politycznych, religijnych, czy też np. wyroków z przeszłości,

- firm, które monitorują zachowanie osób i jednocześnie przetwarzają ich dane osobowe (pod tę definicję pochodzi np. Facebook albo Google).

Osoba na stanowisku Inspektora/Oficera Ochrony Danych może być wspólna dla grupy firm czy instytucji, o ile jest z nią zawsze łatwy kontakt niezależnie od geograficznego położenia każdej z firm czy instytucji.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)

Co to jest „Data Protection Impact Assessment” i czy muszę go mieć?

Każda z firm, która w automatyczny sposób przetwarza dane osobowe i z tego powodu podlega pod nowe regulacje, musi stworzyć sformalizowaną i udokumentowaną ocenę skutków ochrony danych (z ang. - „Data Protection Impact Assessment”).

- Takie opracowanie musi zawierać dokładny i systematyczny opis celów przetwarzania danych, a także planowanych operacji z tym związanych. Należy także wyjaśnić jaki to ma związek z działalnością organizacji. Dokument musi zawierać także ocenę, czy operacje przetwarzania są niezbędne i proporcjonalne do wyznaczonych celów, a także oszacowanie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane są przetwarzane. Każda organizacja musi także przedstawić środki planowane w celu zaradzenia potencjalnemu ryzyku. Każdorazowo w przypadku zmiany ryzyka trzeba też korygować DPIA - wyjaśnia Marcin Baranowski, ekspert ds. bezpieczeństwa IT w firmie Onwelo.

Jeśli ocena wykaże, że ryzyko naruszenia danych osobowych jest wysokie, administrator danych ma obowiązek skonsultowania się z organem nadzorczym przed rozpoczęciem przetwarzania danych. Ten w terminie do 8 tygodni (przedłużalne do 14 tygodni) wydaje pisemne zalecenia, w jaki sposób należy to ryzyko zminimalizować.

Zobacz także: Moja firma