REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych? /shutterstock.com
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Rok 2017 to czas, jaki mają polskie przedsiębiorstwa na dostosowanie się do nowych rozporządzeń unijnych w zakresie ochrony danych osobowych, znanych pod skrótem GDPR (General Data Protection Regulation). Jeśli firmy nie przygotują się do nowych obowiązków, grożą im kary w wysokości do 20 milionów euro lub 4 proc. rocznego obrotu.

Nowa europejska regulacja będzie obowiązywać od maja 2018 roku we wszystkich krajach UE. Wydaje się to dość odległym terminem, ale skala wyzwań związanych ze spełnieniem wymogów nowych regulacji jest na tyle duża, że przygotowania należy zacząć jak najwcześniej. Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z tymi wyzwaniami.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jakie firmy muszą się dostosować do nowych przepisów?

Nowe przepisy w zakresie ochrony danych osobowych będą obowiązywały każdą firmę, która przetwarza dane osobowe w sposób automatyczny. W tej grupie są np. serwisy społecznościowe, sklepy internetowe, apteki, uczelnie, towarzystwa ubezpieczeniowe czy banki.

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Należy pamiętać, że nowe obowiązki dotyczą tych firm i instytucji, które przetwarzają dane osobowe obywateli któregoś z państw UE lub gdy przetwarzanie danych odbywa się choćby w minimalnym stopniu na terenie UE – np. przez fizyczną lokalizację siedziby bądź oddziału firmy na terenie państwa członkowskiego - tłumaczy Rafał Głąb, odpowiedzialny za usługi w zakresie bezpieczeństwa danych w Onwelo.

Czy muszę zatrudnić odrębną osobę do ochrony danych osobowych?

Wedle regulacji GDPR, wymóg zatrudnienia osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych jest obligatoryjny, ale jedynie w kilku przypadkach. Dotyczy to:

- wszystkich podmiotów publicznych (poza organami sądowymi),

- firm, których główna działalność polega na przetwarzaniu szczególnych danych osobowych, np. danych etnicznych, rasowych, dotyczących seksualności, poglądów politycznych, religijnych, czy też np. wyroków z przeszłości,

- firm, które monitorują zachowanie osób i jednocześnie przetwarzają ich dane osobowe (pod tę definicję pochodzi np. Facebook albo Google).

Osoba na stanowisku Inspektora/Oficera Ochrony Danych może być wspólna dla grupy firm czy instytucji, o ile jest z nią zawsze łatwy kontakt niezależnie od geograficznego położenia każdej z firm czy instytucji.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)

Co to jest „Data Protection Impact Assessment” i czy muszę go mieć?

Każda z firm, która w automatyczny sposób przetwarza dane osobowe i z tego powodu podlega pod nowe regulacje, musi stworzyć sformalizowaną i udokumentowaną ocenę skutków ochrony danych (z ang. - „Data Protection Impact Assessment”).

- Takie opracowanie musi zawierać dokładny i systematyczny opis celów przetwarzania danych, a także planowanych operacji z tym związanych. Należy także wyjaśnić jaki to ma związek z działalnością organizacji. Dokument musi zawierać także ocenę, czy operacje przetwarzania są niezbędne i proporcjonalne do wyznaczonych celów, a także oszacowanie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane są przetwarzane. Każda organizacja musi także przedstawić środki planowane w celu zaradzenia potencjalnemu ryzyku. Każdorazowo w przypadku zmiany ryzyka trzeba też korygować DPIA - wyjaśnia Marcin Baranowski, ekspert ds. bezpieczeństwa IT w firmie Onwelo.

Jeśli ocena wykaże, że ryzyko naruszenia danych osobowych jest wysokie, administrator danych ma obowiązek skonsultowania się z organem nadzorczym przed rozpoczęciem przetwarzania danych. Ten w terminie do 8 tygodni (przedłużalne do 14 tygodni) wydaje pisemne zalecenia, w jaki sposób należy to ryzyko zminimalizować.

Zobacz także: Moja firma


Na co jeszcze należy uważać, aby uniknąć kar?

GDPR wprowadza także szereg zmian w już istniejących przepisach dot. ochrony danych osobowych, które będą musiały znaleźć odzwierciedlenie w regulaminach i polityce prywatności firm. Konieczne będzie np. udokumentowanie każdego z miejsc i zakresu przetwarzania danych, uzupełnienie wszystkich wymaganych zgód, w sposób widoczny i jawny, a także wdrożenie narzędzi do monitorowania procesu przetwarzania danych i do alarmowania o wykrytych nieprawidłowościach.

- Każdorazowo informacja o naruszeniu danych osobowych będzie musiała być przekazywana do GIODO, a także do wszystkich osób, których dane zostały naruszone. Jeśli kontakt z takimi osobami wymagałby niewspółmiernie dużego wysiłku, będzie można wydać np. publiczny komunikat. Zgłoszenie o naruszeniu danych musi zawierać opis charakteru naruszenia, imię, nazwisko i dane kontaktowe do administratora danych, a także opis możliwych konsekwencji naruszenia oraz środków podjętych w celu zaradzenia naruszeniu danych. Jeśli zgłoszenie o naruszeniu danych osobowych zostanie przekazane po 72 godzinach, będzie także należało dołączyć wyjaśnienie przyczyn opóźnienia – tłumaczy Rafał Głąb.

Czy należy bać się GDPR?

Nowe przepisy z pewnością będą uciążliwe do wdrożenia, w szczególności dla małych firm czy e-sklepów. Dostosowanie się do nowych regulacji będzie wymagało od nich przejrzenia już istniejących regulacji w zakresie ochrony danych osobowych, istniejących procedur i narzędzi, a następnie uaktualnienia ich w zgodzie z nowymi przepisami. Dla większych firm, które przetwarzają duże ilości danych osobowych i gdzie ryzyko ich naruszenia jest większe, będzie to także duże wyzwanie. Będą one musiały dołożyć wszelkich starań, aby odpowiednio zabezpieczyć przetwarzane przez siebie dane osobowe i tym samym nie narazić się na drakońskie kary.

- Przy tym wszystkim należy jednak pamiętać, że nowe regulacje zostaną wprowadzone z myślą o ochronie nas wszystkich i myślę, że to dobrze, że przetwarzające nasze dane osobowe firmy i instytucje będą musiały starać się to robić tak bezpiecznie, jak to tylko możliwe – podsumowuje Rafał Głąb.

Źródło: Onwelo

Onwelo
Onwelo to nowoczesna polska spółka technologiczna, która specjalizuje się w budowaniu innowacyjnych rozwiązań IT dla firm z branży finansowej, ubezpieczeniowej, telekomunikacyjnej, farmaceutycznej oraz FMCG.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA