REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych? /shutterstock.com
Jak przygotować firmę do nowych obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Rok 2017 to czas, jaki mają polskie przedsiębiorstwa na dostosowanie się do nowych rozporządzeń unijnych w zakresie ochrony danych osobowych, znanych pod skrótem GDPR (General Data Protection Regulation). Jeśli firmy nie przygotują się do nowych obowiązków, grożą im kary w wysokości do 20 milionów euro lub 4 proc. rocznego obrotu.

Nowa europejska regulacja będzie obowiązywać od maja 2018 roku we wszystkich krajach UE. Wydaje się to dość odległym terminem, ale skala wyzwań związanych ze spełnieniem wymogów nowych regulacji jest na tyle duża, że przygotowania należy zacząć jak najwcześniej. Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z tymi wyzwaniami.

REKLAMA

Jakie firmy muszą się dostosować do nowych przepisów?

Nowe przepisy w zakresie ochrony danych osobowych będą obowiązywały każdą firmę, która przetwarza dane osobowe w sposób automatyczny. W tej grupie są np. serwisy społecznościowe, sklepy internetowe, apteki, uczelnie, towarzystwa ubezpieczeniowe czy banki.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Należy pamiętać, że nowe obowiązki dotyczą tych firm i instytucji, które przetwarzają dane osobowe obywateli któregoś z państw UE lub gdy przetwarzanie danych odbywa się choćby w minimalnym stopniu na terenie UE – np. przez fizyczną lokalizację siedziby bądź oddziału firmy na terenie państwa członkowskiego - tłumaczy Rafał Głąb, odpowiedzialny za usługi w zakresie bezpieczeństwa danych w Onwelo.

Czy muszę zatrudnić odrębną osobę do ochrony danych osobowych?

Wedle regulacji GDPR, wymóg zatrudnienia osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych jest obligatoryjny, ale jedynie w kilku przypadkach. Dotyczy to:

- wszystkich podmiotów publicznych (poza organami sądowymi),

- firm, których główna działalność polega na przetwarzaniu szczególnych danych osobowych, np. danych etnicznych, rasowych, dotyczących seksualności, poglądów politycznych, religijnych, czy też np. wyroków z przeszłości,

- firm, które monitorują zachowanie osób i jednocześnie przetwarzają ich dane osobowe (pod tę definicję pochodzi np. Facebook albo Google).

Osoba na stanowisku Inspektora/Oficera Ochrony Danych może być wspólna dla grupy firm czy instytucji, o ile jest z nią zawsze łatwy kontakt niezależnie od geograficznego położenia każdej z firm czy instytucji.

Polecamy: Jak wygrać przetarg - poradnik dla małych i średnich firm (książka)

Co to jest „Data Protection Impact Assessment” i czy muszę go mieć?

Każda z firm, która w automatyczny sposób przetwarza dane osobowe i z tego powodu podlega pod nowe regulacje, musi stworzyć sformalizowaną i udokumentowaną ocenę skutków ochrony danych (z ang. - „Data Protection Impact Assessment”).

REKLAMA

- Takie opracowanie musi zawierać dokładny i systematyczny opis celów przetwarzania danych, a także planowanych operacji z tym związanych. Należy także wyjaśnić jaki to ma związek z działalnością organizacji. Dokument musi zawierać także ocenę, czy operacje przetwarzania są niezbędne i proporcjonalne do wyznaczonych celów, a także oszacowanie ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane są przetwarzane. Każda organizacja musi także przedstawić środki planowane w celu zaradzenia potencjalnemu ryzyku. Każdorazowo w przypadku zmiany ryzyka trzeba też korygować DPIA - wyjaśnia Marcin Baranowski, ekspert ds. bezpieczeństwa IT w firmie Onwelo.

Jeśli ocena wykaże, że ryzyko naruszenia danych osobowych jest wysokie, administrator danych ma obowiązek skonsultowania się z organem nadzorczym przed rozpoczęciem przetwarzania danych. Ten w terminie do 8 tygodni (przedłużalne do 14 tygodni) wydaje pisemne zalecenia, w jaki sposób należy to ryzyko zminimalizować.

Zobacz także: Moja firma


Na co jeszcze należy uważać, aby uniknąć kar?

REKLAMA

GDPR wprowadza także szereg zmian w już istniejących przepisach dot. ochrony danych osobowych, które będą musiały znaleźć odzwierciedlenie w regulaminach i polityce prywatności firm. Konieczne będzie np. udokumentowanie każdego z miejsc i zakresu przetwarzania danych, uzupełnienie wszystkich wymaganych zgód, w sposób widoczny i jawny, a także wdrożenie narzędzi do monitorowania procesu przetwarzania danych i do alarmowania o wykrytych nieprawidłowościach.

- Każdorazowo informacja o naruszeniu danych osobowych będzie musiała być przekazywana do GIODO, a także do wszystkich osób, których dane zostały naruszone. Jeśli kontakt z takimi osobami wymagałby niewspółmiernie dużego wysiłku, będzie można wydać np. publiczny komunikat. Zgłoszenie o naruszeniu danych musi zawierać opis charakteru naruszenia, imię, nazwisko i dane kontaktowe do administratora danych, a także opis możliwych konsekwencji naruszenia oraz środków podjętych w celu zaradzenia naruszeniu danych. Jeśli zgłoszenie o naruszeniu danych osobowych zostanie przekazane po 72 godzinach, będzie także należało dołączyć wyjaśnienie przyczyn opóźnienia – tłumaczy Rafał Głąb.

Czy należy bać się GDPR?

Nowe przepisy z pewnością będą uciążliwe do wdrożenia, w szczególności dla małych firm czy e-sklepów. Dostosowanie się do nowych regulacji będzie wymagało od nich przejrzenia już istniejących regulacji w zakresie ochrony danych osobowych, istniejących procedur i narzędzi, a następnie uaktualnienia ich w zgodzie z nowymi przepisami. Dla większych firm, które przetwarzają duże ilości danych osobowych i gdzie ryzyko ich naruszenia jest większe, będzie to także duże wyzwanie. Będą one musiały dołożyć wszelkich starań, aby odpowiednio zabezpieczyć przetwarzane przez siebie dane osobowe i tym samym nie narazić się na drakońskie kary.

- Przy tym wszystkim należy jednak pamiętać, że nowe regulacje zostaną wprowadzone z myślą o ochronie nas wszystkich i myślę, że to dobrze, że przetwarzające nasze dane osobowe firmy i instytucje będą musiały starać się to robić tak bezpiecznie, jak to tylko możliwe – podsumowuje Rafał Głąb.

Źródło: Onwelo

Onwelo
Onwelo to nowoczesna polska spółka technologiczna, która specjalizuje się w budowaniu innowacyjnych rozwiązań IT dla firm z branży finansowej, ubezpieczeniowej, telekomunikacyjnej, farmaceutycznej oraz FMCG.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA