Kiedy fundacja rodzinna musi przeprowadzić audyt? Kto może być audytorem?

• Audyt w fundacji rodzinnej
• Terminy przeprowadzania audytów
• Odpowiedzialność za nieprzeprowadzenie audytu
• Podsumowanie

Audyt w fundacji rodzinnej

Ustawa z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej nakłada na fundacje rodzinne obowiązek przeprowadzenia audytu w zakresie zarządzania aktywami fundacji rodzinnej, zaciągania i spełniania zobowiązań przez fundację rodzinną, w tym zobowiązań publicznoprawnych, pod kątem:
- prawidłowości,
- rzetelności,
- zgodności z prawem,
- zgodności z celem fundacji rodzinnej,
- zgodności z dokumentami fundacji rodzinnej.

Audyt może zostać przeprowadzony przez firmę audytorską albo zespół audytorów, składający się z biegłego rewidenta, doradcy podatkowego, adwokata lub radcy prawnego. Firma audytorska została zdefiniowana w ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Zgodnie z tą definicją, jest to jednostka, w której badania sprawozdań finansowych przeprowadzają biegli rewidenci, wpisana na listę firm audytorskich prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego.

Wyznaczenie podmiotu do przeprowadzenia audytu należy do kompetencji zgromadzenia beneficjentów. Uchwała zgromadzenia beneficjentów powinna wskazywać w swej treści konkretną firmę audytorską, a w przypadku zespołu audytorów – określenie z imienia i nazwiska osób, które mają tworzyć taki zespół.

Warto podkreślić, że z treści przepisu art. 77 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej wynika, że nie jest możliwe, aby uchwała zgromadzenia beneficjentów upoważniała firmę audytorską i zespół audytorów do równoczesnego prowadzenia audytu.

Ustawa o fundacji rodzinnej określa ponadto wymagania, które powinna spełniać osoba przeprowadzająca audyt w fundacji rodzinnej. Wymagania te mają zapewnić bezstronność i niezależność audytora. Zgodnie z nimi, osoba ta w okresie objętym audytem oraz w trakcie jego przeprowadzania:
- musi być niezależna od fundacji rodzinnej,
- nie brała i nie bierze udziału w podejmowaniu decyzji przez fundację rodzinną,
- nie świadczyła i nie świadczy czynności rewizji finansowej lub doradztwa na rzecz fundacji rodzinnej.

W praktyce oznacza to, że audytor m.in. nie powinien:
- sprawować funkcji w organach fundacji rodzinnej,
- być beneficjentem lub fundatorem,
- wykonywać badania sprawozdania finansowego,
- świadczyć na rzecz fundacji rodzinnej usług doradztwa prawnego, podatkowego, finansowego,
- być pracownikiem fundacji rodzinnej,
- brać udział w sporządzaniu dokumentów fundacji rodzinnej oraz innych dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi fundacji rodzinnej.

Warto wskazać, że audyt kończy się sporządzeniem raportu, który jest przedstawiony zarządowi. Zarząd z kolei przedstawia raport radzie nadzorczej, a w przypadku jej braku ‒ zgromadzeniu beneficjentów na najbliższym posiedzeniu. Raport z audytu powinien przedstawiać podsumowanie przeprowadzonego audytu, w tym zidentyfikowane podczas audytu nieprawidłowości.

Terminy przeprowadzania audytów

Ustawa o fundacji rodzinnej nakłada obowiązek przeprowadzania audytu co najmniej raz w ciągu czterech lat funkcjonowania fundacji rodzinnej. Czteroletni okres liczony jest od daty powstania fundacji rodzinnej, tj. od dnia sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu, jeżeli oświadczenie o ustanowieniu fundacji rodzinnej zostało złożone w testamencie. W przypadku kolejnych audytów, termin czteroletni liczony będzie od roku, w którym przeprowadzono ostatni audyt.

Poza co czteroletnim audytem, fundacja rodzinna będzie zobowiązana do częstszego przeprowadzania audytu w przypadku, gdy jej roczne sprawozdanie finansowe będzie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. W omawianej sytuacji audyt powinien być przeprowadzony w tym samym terminie co badanie sprawozdania finansowego. Wobec tego, jeżeli sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej podlega badaniu przez biegłego rewidenta, audyt przeprowadza się corocznie przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.

Warto zatem nadmienić, że zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Z kolei jego zatwierdzenie powinno nastąpić nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że fundacje rodzinne, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powinny sporządzić sprawozdanie do dnia 31 marca każdego roku oraz zatwierdzić je do dnia 30 czerwca.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, badaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe fundacji rodzinnych, które w roku obrotowym poprzedzającym rok obrotowy, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło 50 osób;
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej 3 125 000 euro;
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 euro.

Istotne jest, aby przy ustalaniu czy sprawozdanie finansowe podlega badaniu, wykazać przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów zgodnie z klasyfikacją przyjętą w polityce rachunkowości danej fundacji rodzinnej. Skoro ww. limit przychodów netto dotyczy wyłącznie towarów i produktów, nie uwzględnia się zatem przychodów ze sprzedaży:
- materiałów,
- środków trwałych,
- usług,
- operacji finansowych.

Powyższe wartości w walucie euro przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Odpowiedzialność za nieprzeprowadzenie audytu

Zarząd jako organ prowadzący sprawy fundacji rodzinnej jest odpowiedzialny za terminowe wykonanie opisywanych obowiązków. O ile uchybienie co do terminowego przeprowadzania audytu nie pociąga za sobą sankcji, o tyle ustawa o rachunkowości przewiduje grzywnę lub karę ograniczenia wolności w przypadku niepoddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego.

Nie należy również zapominać, że zarząd odpowiada wobec fundacji rodzinnej za szkodę wyrządzoną zawinionym działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu.

Podsumowanie

Audyt fundacji rodzinnej stanowi instrument kontroli mający na celu ochronę majątku fundacji rodzinnej oraz interesów beneficjentów. Zgodnie z ustawą, celem fundacji rodzinnej jest bowiem gromadzenie mienia, zarządzanie nim w interesie beneficjentów i wypłacanie na ich rzecz świadczeń majątkowych z wykorzystaniem zgromadzonego zasobu majątkowego. Z tego względu ustawodawca zdecydował się na uregulowanie cyklicznego obowiązku przeprowadzania audytu.

Joanna Wasik - Adwokat w kancelarii Brightspot Legal Katarzyna Orzeł, Maciej Jojczyk sp.k.
Członek Krakowskiej Izby Adwokackiej, absolwentka prawa na WPiA Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Specjalizuje się w prawie cywilnym, w szczególności w tworzeniu fundacji rodzinnych z uwzględnieniem aspektów cywilnoprawnych, podatkowych jak i sukcesyjnych oraz obsłudze przedsiębiorców, w tym procesów korporacyjnych z zakresu przekształceń, łączenia i podziału spółek prawa handlowego.