Zmiana projektu unijnego a zwrot dofinansowania. Jakie zmiany są dopuszczalne? Jak uzyskać zgodę na modyfikacje projektu?

• Jakie zmiany w projektach unijnych są dopuszczalne
• Jak zdobyć zgodę na zmiany
• Zmiany a zwrot dotacji

Czy każda istotna zmiana wiążę się z koniecznością zwrotu dofinansowania? To zależy. Sięgając po środki publiczne, należy liczyć się z tym, że trzeba spełnić szereg wymagań, a dofinansowanie projektu niesie za sobą pewne ograniczenia w swobodnym prowadzeniu i zarządzaniu przedsiębiorstwem. Poniżej omawiamy, jak zmiany stanu faktycznego mogą wpłynąć na dotacje.

Jakie zmiany w projektach unijnych są dopuszczalne

Co do zasady wprowadzenie zmian w projektach unijnych jest możliwe, aczkolwiek zależy od charakteru i rodzaju zmiany. Zanim beneficjent podejmie ostateczną decyzję dotyczącą wprowadzenia jakichkolwiek modyfikacji w projekcie, musi przeanalizować zapisy dokumentów, m.in. regulamin i umowę o dofinansowanie. Jest to bardzo ważne, ponieważ dzięki temu dowie się, jakie ruchy w tym zakresie w projekcie są dopuszczalne.

Jedną z trudniejszych sytuacji jest zmiana statusu przedsiębiorstwa na duże w wyniku transformacji struktury właścicielskiej lub przejęcia akcji/udziałów. W efekcie może się to wiązać z koniecznością zwrotu całości lub części dofinansowania. Ostateczna decyzja w dużej mierze zależy to od sytuacji beneficjenta – czy takie przejęcie było planowane bądź czy wymusiła je obecna sytuacja przedsiębiorstwa. Z kolei zmiana wielkości firmy spowodowana naturalnym wzrostem nie powinna przyczynić się to do konieczności zwrotu dotacji.

Inną, niekiedy trudną sytuacją, jest zmiana miejsca realizacji projektu. W zależności od jego rodzaju i formy dofinansowania taka modyfikacja może nawet nie być możliwa lub skutkować będzie zmniejszeniem poziomu dofinansowania.

Z kolei aktualizacje czy korekty kwestii merytorycznych i finansowych projektu są zmianami najbardziej popularnymi i z reguły dopuszczalnymi przez instytucje. Wśród nich można wymienić korygowanie terminów realizacji poszczególnych zadań, kosztów w budżecie (np. przesunięcia między kategoriami lub pozycjami budżetowymi), pozycji budżetowej (w tym dodanie lub usunięcie kosztów), zmiana kadry badawczo-rozwojowej czy poziomów wskaźników projektu.

Jak zdobyć zgodę na zmiany

Choć zmiany w projektach unijnych są co do zasady możliwe i dopuszczalne, bywają czasami ryzykowne. Przede wszystkim należy pamiętać, że nie można ich dokonywać bez zawiadomienia instytucji udzielającej wsparcia.

Zgodnie z umową o dofinansowanie, niepoinformowanie o zaistnieniu zmiany może skutkować nawet rozwiązaniem umowy, a co za tym idzie – także zwrotem dotacji. Dlatego każdą chęć modyfikacji należy zgłosić do instytucji, najlepiej jeszcze zanim stanie się ona nieodwracalna. To, czy wyrazi ona zgodę, zależy od konkretnej sytuacji i jej uzasadnienia oraz od zapisów dokumentacji konkursowej, umowy o dofinansowanie czy regulacji prawnych i unijnych.

W przypadku modyfikacji, które wymagają zgody instytucji, należy złożyć wniosek o wprowadzenie zmian i dopiero po uzyskaniu formalnego pozwolenia można wprowadzić reorganizację. Niekiedy wystarczy tylko poinformować jednostkę o zmianie w projekcie, przekazując informację w systemie teleinformatycznym służącym do obsługi i rozliczania dotacji. Umowa określa, w jakich sytuacjach należy złożyć wniosek o modyfikacje, kiedy wystarczy sama informacja, a które aktualizacje wymagają podpisania aneksu do umowy. Niezależnie od charakteru zmiany, przy zgłaszaniu jej warto pamiętać o dobrym uzasadnieniu dla zaistniałej sytuacji. Decyzja instytucji często zależy od jakości wyjaśnień przedsiębiorcy.

Zmiany a zwrot dotacji

Nie każda zmiana oznacza konieczność zwrotu dotacji. Wiele zależy od jej charakteru – czy możliwość wprowadzenia modyfikacji jest wpisana w umowę o dofinansowanie oraz czy została dobrze uzasadniona. Natomiast jeśli zmiana jest istotna, gdyż zmienia całkowicie charakter projektu, to wówczas nie będzie zatwierdzona. Przykładowo, głównym rezultatem projektu miała być produkcja samochodów, a beneficjent chciałby jednak rozpocząć produkcję pasz dla zwierząt. Inną zmianą niemożliwą do wprowadzenia jest taka, która sprawia, że projekt nie spełniłby kryteriów oceny. Jak widać, wiele zależy od charakteru modyfikacji, a przedsiębiorca powinien dogłębnie zapoznać się z treścią dokumentacji dotacyjnej – umową i regulaminem.

Marta Bonecka, starszy kierownik projektów w CRIDO
Ewelina Pakuła, starszy specjalista ds. rozliczeń w CRIDO