Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. w 2025 r. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

• Wypłata dywidendy
• Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie powołania
• Wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę
• Umowy cywilnoprawne
• Współpraca B2B
• Inne dopuszczalne formy wypłaty środków

Najważniejsze sposoby wypłaty pieniędzy ze spółki z o.o. to: dywidenda, wynagrodzenie członka zarządu na podstawie powołania lub na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, współpraca B2B. Istnieje też cały szereg innych legalnych sposobów wypłaty środków ze spółki. Wszystkie zostały przedstawione poniżej.

Wypłata dywidendy

Dywidenda to klasyczny i najprostszy sposób wypłaty zysków spółki na rzecz wspólników. Jest to podział czystego zysku netto wypracowanego przez spółkę – po zakończeniu roku obrotowego wspólnicy podejmują uchwałę o podziale zysku i przeznaczeniu części (lub całości) zysku na dywidendę. Należy pamiętać, że dywidenda może być wypłacona tylko, gdy spółka osiągnęła zysk (ewentualnie niepodzielone zyski z lat ubiegłych); w przeciwnym razie wspólnicy nie mają prawa do dywidendy. Wypłata następuje zazwyczaj raz do roku, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Możliwe jest także wypłacenie zaliczki na poczet dywidendy w trakcie roku – ale tylko jeśli umowa spółki to przewiduje i spółka wykazała zysk w poprzednim roku.

Dywidenda niestety podlega podwójnemu opodatkowaniu. Spółka płaci CIT od zysku (19% standardowo, 9% dla małych podatników), a wspólnik płaci zryczałtowany podatek PIT 19% od otrzymanej dywidendy. Nie ma tu kwoty wolnej ani progów – obowiązuje stała stawka 19% od kwoty dywidendy.

Wypłata dywidendy wymaga dochowania formalności - uchwała zwyczajnego zgromadzenia wspólników, prawidłowe ustalenie dnia dywidendy i terminu wypłaty. Nieprawidłowe wypłacenie dywidendy może skutkować koniecznością zwrotu nienależnie pobranych kwot. Warto też pamiętać, że dywidenda nie może być „kosztem” dla spółki, więc nie obniża jej dochodu do opodatkowania CIT.

Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie powołania

Wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu może otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie funkcji na mocy aktu powołania. Jest to bardzo popularny sposób wypłaty środków ze spółki, ponieważ nie wymaga zawierania umowy o pracę ani umowy zlecenia – wystarczy odpowiednia uchwała określająca wysokość i zasady wynagrodzenia. Taka uchwała może przewidywać wynagrodzenie miesięczne, kwartalne, roczne czy jednorazowe premie – jest duża elastyczność co do kwoty i częstotliwości. Co istotne, wynagrodzenie członka zarządu nie jest zależne od wypracowania zysku przez spółkę – może być wypłacane nawet, gdy spółka formalnie nie osiągnęła zysku.

Wynagrodzenie wypłacane członkowi zarządu na podstawie powołania ma kilka istotnych zalet podatkowych. Dla spółki stanowi koszt uzyskania przychodu, zmniejszając podstawę opodatkowania CIT. Dzięki temu unika się efektu podwójnego opodatkowania zysku, w przeciwieństwie do dywidendy. Z punktu widzenia osoby otrzymującej, przychód ten jest opodatkowany według skali podatkowej. Na poziomie składek – takie wynagrodzenie nie jest objęte ubezpieczeniami społecznymi ZUS, co znacząco obniża obciążenia.

Wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę

Spółka z o.o. może zatrudnić wspólnika lub innego członka zarządu na umowę o pracę. Wynagrodzenie z etatu również stanowi koszt podatkowy dla spółki, dzięki czemu unika się podwójnego opodatkowania zysku – analogicznie jak przy wynagrodzeniu z powołania. Jednak obciążenia publicznoprawne związane z etatem są najwyższe spośród omawianych form. Od pensji brutto pracownika spółka i pracownik muszą odprowadzić pełny zestaw składek ZUS, a także zaliczki PIT wg skali. Dla wysokich kwot efektywne opodatkowanie i oskładkowanie mogą sięgać nawet 40% łącznych obciążeń.

Umowa o pracę daje z kolei pracownikowi (wspólnikowi) pełnię praw pracowniczych – urlop, chorobowe, ubezpieczenie emerytalne – co może być atutem socjalnym. Z punktu widzenia spółki może to być uzasadnione, gdy wspólnik rzeczywiście pełni codzienne obowiązki pracownicze niezwiązane tylko z byciem właścicielem (np. jest programistą).

Polecamy: 108 rad, jak uniknąć błędów w sp. z o.o. i P.S.A. - Poradnik Gazety Prawnej

Umowy cywilnoprawne

Umowa zlecenia i umowa o dzieło to popularne formy współpracy na mniejszą skalę, które również można wykorzystać do legalnego transferu środków ze spółki. Wspólnik spółki z o.o. może zawrzeć ze swoją spółką umowę zlecenia lub o dzieło, pod warunkiem, że przedmiot tej umowy nie pokrywa się z obowiązkami członka zarządu ani nie jest stałym świadczeniem, które powinno być uregulowane etatem. Chodzi o to, by uniknąć sytuacji omijania przepisów – np. prezes nie powinien zawierać umowy dotyczącej kierowania spółką – wynika to z zakresu obowiązków prezesa zarządu. Może natomiast podpisać umowę zlecenia na inny zakres (np. usługi doradcze, marketingowe) albo umowę o dzieło (np. wykonanie projektu logo, stworzenie programu komputerowego) na rzecz spółki.

Inną umową cywilnoprawną jest kontrakt menedżerski. Jest to umowa, na podstawie której osoba zarządzająca spółką (menedżer, członek zarządu) świadczy usługi zarządcze. W praktyce może być zawarta z członkiem zarządu zamiast umowy o pracę. Taki kontrakt jest bardzo zbliżony do umowy zlecenia, ale zwykle precyzuje zakres obowiązków menedżera, cele do osiągnięcia, często elementy wynagrodzenia prowizyjnego itp. Pod względem podatkowym i składkowym przychód z kontraktu menedżerskiego podlega zasadom ogólnym PIT i w zasadzie tak samo wygląda jak umowa zlecenia w kontekście ZUS. Jeśli menedżer nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, od kontraktu trzeba odprowadzać wszystkie składki społeczne i zdrowotną. Jeżeli natomiast kontrakt menedżerski jest wykonywany przez osobę mającą już np. etat w innej firmie albo własną działalność, składki społeczne mogą być ograniczone.

Współpraca B2B

Coraz częściej praktykowanym rozwiązaniem jest model B2B, czyli świadczenie usług na rzecz spółki przez wspólnika w ramach jego własnej jednoosobowej działalności gospodarczej. Wspólnik zakłada lub posiada już działalność gospodarczą i wystawia spółce faktury za określone usługi. Taki układ oznacza, że spółka płaci wspólnikowi jako zewnętrznemu podmiotowi – traktuje to jako koszt uzyskania przychodu, zmniejszając swój dochód CIT. Z kolei wspólnik-przedsiębiorca sam rozlicza podatek od uzyskanych w ten sposób przychodów, wybierając najkorzystniejszą dla siebie formę opodatkowania. Może też rozliczać w ramach działalności koszty uzyskania przychodu. Dzięki temu w wielu przypadkach wspólnik jest w stanie efektywnie zapłacić mniej niż 19% podatku od uzyskanych ze spółki pieniędzy – np. wybierając liniowy PIT 19% (bez progów) lub korzystając z preferencyjnych stawek ryczałtu, a także opłacając relatywnie niskie składki ZUS przedsiębiorcy.

Inne dopuszczalne formy wypłaty środków

Oprócz wymienionych wyżej, istnieją dodatkowe sposoby, przewidziane w przepisach, pozwalające przekazać pieniądze ze spółki wspólnikom. Do najważniejszych należą:

• Pożyczki dla i od wspólnika - to narzędzie elastyczne: jeżeli wspólnik potrzebuje gotówki, może na pewien czas pożyczyć ją ze spółki zamiast brać np. opodatkowaną zaliczkę na dywidendę. A z kolei finansując spółkę własnymi pożyczkami, można później wypłacać te środki bez podatku jako zwrot. Ważne jest spisanie umów i przestrzeganie ich warunków (terminów zwrotu, oprocentowania). Pożyczki powinny mieć charakter zwrotny – stałe zaleganie ze zwrotem dużej pożyczki u wspólnika może być potraktowane jak ukryty zysk.

• Najem prywatnego majątku wspólnika - wspólnicy często posiadają prywatne składniki majątku – nieruchomości lub ruchomości (samochód, maszyny) – które mogą być użyteczne dla spółki. Prawo dopuszcza, aby wspólnik wynajął swojej spółce z o.o. taki prywatny majątek na podstawie zwykłej umowy najmu lub dzierżawy. Czynsz, jaki spółka płaci wspólnikowi, jest wówczas legalnym transferem pieniędzy ze spółki do wspólnika.

• Nieodpłatne świadczenia (korzyści w naturze) - inną dopuszczalną możliwością wypłaty środków ze spółki są świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne, czyli sytuacje, gdy wspólnik lub inna osoba związana ze spółką uzyskuje korzyść majątkową, nie płacąc za nią pełnej ceny. Przykładem jest prywatne używanie firmowego mienia: np. wspólnik czy członek zarządu korzysta z samochodu służbowego spółki do celów osobistych, mieszka w mieszkaniu należącym do spółki, używa firmowej karty do opłacenia prywatnych wydatków, otrzymuje od spółki jakieś rzeczy lub usługi za darmo. Takie sytuacje zdarzają się w praktyce – spółka często zapewnia swoim właścicielom pewne benefity.

• Wynagrodzenie za powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika (art. 176 KSH) – jest to szczególna konstrukcja z Kodeksu spółek handlowych. Umowa spółki z o.o. może przewidywać, że wspólnik zobowiązuje się do określonych, powtarzalnych świadczeń na rzecz spółki (innych niż wniesienie kapitału). Przykładem może być dostarczanie surowców, udostępnianie maszyn, świadczenie usług dla spółki w sposób ciągły. Jeśli taki obowiązek zostanie wpisany do umowy spółki i wspólnik faktycznie te świadczenia wykonuje, przysługuje mu wynagrodzenie określone w umowie spółki.

• Zwrot kosztów i diety za delegacje – spółka może zwracać wspólnikom i członkom zarządu wydatki, które ponieśli w związku z działalnością spółki. Typowym przykładem są tu koszty podróży służbowych. Jeśli np. członek zarządu (nawet powołany, bez etatu) odbywa podróż w sprawach spółki – na spotkanie z kontrahentem, na targi branżowe, szkolenie itp. – spółka może wypłacić mu dietę oraz zwrócić koszty przejazdów i noclegów. Zgodnie z przepisami przysługują diety za każdy dzień podróży służbowej oraz zwrot faktycznie poniesionych kosztów transportu czy hoteli.

• Umorzenie udziałów – jeśli wspólnicy kiedyś wnieśli do spółki znaczny kapitał (np. dopłaty lub wysoki kapitał zakładowy) i chcieliby część z tych środków wycofać, prawo pozwala na redukcję kapitału. Procedura obniżenia kapitału zakładowego (wymaga uchwały i ogłoszeń) lub umorzenia udziałów za wynagrodzeniem (dobrowolnego wykupienia udziałów od wspólnika przez spółkę) skutkuje wypłatą pieniędzy wspólnikowi.

• Likwidacja spółki – najbardziej drastyczny sposób to rozwiązanie spółki i podział jej majątku między wspólników. Wówczas majątek otrzymany przez wspólnika podlega opodatkowaniu 19% (od nadwyżki ponad koszty nabycia udziałów). To oczywiście skrajny krok, niewykorzystywany jako metoda wypłaty zysku w działającej firmie.

• Fundacja rodzinna – od 2023 r. w polskim systemie prawnym pojawiła się fundacja rodzinna. Wspominamy o niej, bo zaawansowani przedsiębiorcy mogą rozważyć przekazanie udziałów spółki do fundacji rodzinnej. Wypłata zysku z sp. z o.o. trafia wtedy do fundacji (zwolniona z podatku CIT/PIT), a dopiero gdy fundacja wypłaca świadczenie beneficjentowi (np. założycielowi lub członkom rodziny), jest pobierany podatek 15%. To jednak zagadnienie dotyczące planowania sukcesji i wykracza poza standardowe sposoby „wyjmowania” pieniędzy ze spółki na własne potrzeby w krótkim horyzoncie.

Jak wynika z powyższego, spółka z o.o. oferuje wiele legalnych możliwości wypłaty środków na rzecz właścicieli, jednak każda z tych metod wiąże się z określonymi konsekwencjami podatkowymi oraz wymogami formalnymi. Nie istnieje jedna idealna metoda – wybór konkretnego rozwiązania powinien zależeć od sytuacji danej spółki oraz jej wspólnika. Przy stosowaniu któregokolwiek z opisanych sposobów wypłaty środków z rachunku spółki warto skorzystać z opinii profesjonalnego pełnomocnika, aby uniknąć prostych, lecz kosztownych błędów.

Andrzej Hantke, adwokat, Partner zarządzający w Kancelarii Hantke&Piskor