Dofinansowanie szkoleń pracowników w 2026 r. Państwo wyłoży do 90 proc. kosztów rozwoju kompetencji

• Krajowy Fundusz Szkoleniowy – nawet 90% dotacji na rozwój pracowników
• Priorytety finansowania w 2026 roku
• Ile środków można otrzymać?
• Jak zdobyć środki z KFS?
• Baza Usług Rozwojowych – wsparcie także dla osób indywidualnych
• Różne regiony – różne zasady
• Inwestycja w kompetencje

Krajowy Fundusz Szkoleniowy – nawet 90% dotacji na rozwój pracowników

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to program skierowany do przedsiębiorstw, którego celem jest wspieranie rozwoju kompetencji pracowników. Środki są dystrybuowane przez Powiatowe Urzędy Pracy, które ogłaszają lokalne nabory wniosków. W 2026 roku poziom wsparcia wynosi:
- do 90% kosztów szkolenia – dla mikroprzedsiębiorstw zatrudniających do 9 pracowników,
- do 70% kosztów szkolenia – dla firm zatrudniających 10 osób lub więcej.

Nowością wprowadzoną w tym roku jest rozszerzenie katalogu osób, które mogą zostać objęte wsparciem. Oprócz pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, z dofinansowania mogą korzystać również osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą objąć wsparciem niemal cały zespół – nie tylko etatowych pracowników, ale również specjalistów współpracujących z firmą na innych zasadach. To znacząco zwiększa możliwości inwestowania w kompetencje organizacji – podkreśla Rafał Nowak, prezes Projekt Biznes Sp. z o. o. zrzeszonego w ramach Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych.

Istotną zmianą jest także to, że szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane wyłącznie przez podmioty wpisane do Bazy Usług Rozwojowych. Wcześniej wystarczała rejestracja w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych, jednak jego likwidacja wprowadziła bardziej jednolite standardy jakości usług szkoleniowych określane przez PARP.

Priorytety finansowania w 2026 roku

Co roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje obszary, które będą szczególnie wspierane w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego. W 2026 roku nacisk położono przede wszystkim na rozwój kompetencji odpowiadających na aktualne wyzwania rynku pracy.

Do kluczowych priorytetów należą m.in.:
- poprawa zarządzania i komunikacji w firmach oraz przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi,
- rozwój kwalifikacji w zawodach deficytowych na poziomie lokalnym lub regionalnym,
- podnoszenie kompetencji związanych z nowymi technologiami, w tym umiejętności cyfrowych, sztucznej inteligencji i zielonej transformacji,
- rozwój kompetencji w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych oraz w przedsiębiorstwach społecznych.

Każde szkolenie finansowane z KFS musi być powiązane z jednym z tych priorytetów i odpowiednio uzasadnione we wniosku składanym do urzędu pracy.

Ile środków można otrzymać?

Maksymalna kwota wsparcia dla jednego pracownika może wynieść nawet 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku, co obecnie oznacza około 20 tysięcy złotych.

Warunkiem jest jednak dostępność limitu pomocy publicznej w formule de minimis, która dla przedsiębiorstw wynosi do 300 tys. euro w ciągu trzech lat podatkowych.

Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy, że znaczną część kosztów rozwoju pracowników może pokryć ze środków publicznych. Przy dobrze przygotowanym wniosku szkolenia mogą być w większości finansowane z funduszy dostępnych w regionie – zwraca uwagę Rafał Nowak.

Jak zdobyć środki z KFS?

Kluczowa jest czujność i dobre przygotowanie. Nabory wniosków ogłaszają poszczególne Powiatowe Urzędy Pracy, a ich terminy mogą się różnić w zależności od regionu. W 2026 roku zdecydowana większość środków – ponad 417 mln zł – została przeznaczona na działania realizowane przez powiatowe urzędy pracy w całym kraju.

Ponieważ zainteresowanie programem rośnie z roku na rok, eksperci rekomendują wcześniejsze przygotowanie planu szkoleń oraz obserwowanie komunikatów publikowanych przez urzędy pracy.

Baza Usług Rozwojowych – wsparcie także dla osób indywidualnych

Drugim ważnym źródłem finansowania rozwoju są projekty realizowane w ramach Podmiotowego Systemu Finansowania powiązanego z Bazą Usług Rozwojowych. W przeciwieństwie do KFS, mogą z nich korzystać nie tylko przedsiębiorcy, ale również osoby indywidualne, które formalnie nie prowadzą działalności gospodarczej.

W praktyce oznacza to, że np. wspólnicy spółek lub członkowie zarządów mogą korzystać z dwóch różnych źródeł finansowania szkoleń.

W zależności od regionu oraz konkretnego projektu, poziom wsparcia może wynosić:
- 50–100% kosztów szkolenia dla przedsiębiorców,
- 90–100% dla osób indywidualnych.

W niektórych województwach środki są wypłacane w formie bezpośredniego dofinansowania, natomiast w innych obowiązuje system refundacji, w którym uczestnik najpierw opłaca szkolenie w całości, a następnie otrzymuje zwrot części kosztów po rozliczeniu projektu.

Różne regiony – różne zasady

Warto pamiętać, że projekty realizowane w ramach BUR różnią się w zależności od województwa. Poszczególne regiony mogą oferować odmienne:
- poziomy dofinansowania,
- limity kosztów szkoleniowych,
- terminy naborów,
- zasady rozliczeń.

Co więcej, według informacji publikowanych w Bazie Usług Rozwojowych, część projektów może zakończyć nabory już pod koniec 2026 roku lub na początku 2027 roku, dlatego osoby zainteresowane finansowaniem rozwoju nie powinny odkładać decyzji na później.

Inwestycja w kompetencje

Rosnące wymagania rynku pracy sprawiają, że rozwój kompetencji staje się jednym z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstw. Programy takie jak Krajowy Fundusz Szkoleniowy czy projekty realizowane w ramach Bazy Usług Rozwojowych pozwalają znacząco obniżyć koszty tej inwestycji.

Dla wielu firm może to być szansa na wdrożenie nowych technologii, rozwój kompetencji cyfrowych czy przygotowanie zespołów na nadchodzące zmiany gospodarcze – przy wsparciu środków publicznych, które w dużej części pokrywają koszty edukacji.

Rafał Nowak - Projekt Biznes Sp. z o. o.
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych