Podstawą rozliczeń za podróż służbową statut lub umowa

Ponieważ mamy ograniczone środki, postanowiliśmy zwrócić następujące koszty:

• diety za dni trwania festiwalu, uczestnicy nie otrzymają wyżywienia,

• koszty podróży samochodem prywatnym członka stowarzyszenia,

• koszty noclegów w wysokości 25% obowiązującego limitu, przy czym podróżujący nie przedstawią rachunków za nocleg,

• koszt akredytacji.

Zwrot tych kosztów odbędzie się na podstawie podjętej uchwały zarządu w wysokości stawek określonych w rozporządzeniach dotyczących podróży służbowych.

Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe?

Przede wszystkim zakres obowiązków członka stowarzyszenia powinien wynikać ze statutu. I to na jego podstawie należałoby ustalić, do których działań członkowie stowarzyszenia są zobowiązani, a które będą wykonywali np. za zwrotem kosztów.

Przypomnijmy, że statut stowarzyszenia powinien zawierać m.in. sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków (art. 10 ust. 1 pkt 4 Prawa o stowarzyszeniach).

Zatem obowiązki członków stowarzyszenia należy wyraźnie określić w statucie i na jego podstawie załatwiać sprawy między stowarzyszeniem i jego członkami.

Może się jednak zdarzyć, że statut nie będzie zawierał precyzyjnych postanowień dotyczących zakresu obowiązków członków stowarzyszenia, a władze organizacji zdecydują o zwrocie kosztów związanych z realizacją celów statutowych.

Uwaga!

W przypadku braku precyzyjnych ustaleń w statucie co do zakresu obowiązków poszczególnych członków, należałoby zawrzeć umowę, która będzie precyzowała zasady rozliczeń przy realizacji jakichś specjalnych projektów.

Oczywiście ta zasada znajdzie zastosowanie także w przypadku opisanym w pytaniu.

Przy czym należy pamiętać, że część zwróconych wydatków będzie korzystała ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Wolne od podatku są bowiem diety i inne należności za czas podróży służbowej osoby niebędącej pracownikiem do wysokości świadczeń z tego tytułu, które przysługują pracownikowi (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof). Zwolnienie to ma zastosowanie, jeśli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone przez osobę, która je otrzymuje, do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione m.in. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw (art. 21 ust. 13 pkt 2 updof).

Do wspomnianych należności należą diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów, tj. ceny biletu określonego środka transportu lub zwrot kosztów przejazdu m.in. samochodem osobowym w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.),

• noclegów, w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym albo w formie ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 150% diety, jeśli osobie odbywającej podróż nie zapewniono bezpłatnego noclegu i która nie przedłożyła rachunku,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej, w formie ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży,

• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłaty za parkingi, koszty przejazdu płatną autostradą, bilety wstępu na imprezy związane z działalnością stowarzyszenia, koszty ubezpieczenia.

Zwrot wymienionych wydatków będzie wolny od podatku dochodowego.

Sławomir Liżewski

Podstawy prawne:

• ustawa z 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach - j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 766

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1288

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 237, poz. 2376