Elektroniczny KRS – jak sprawdza się nowy system

Elektroniczny Portal Rejestrów Sądowych

Ustawą z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw został wprowadzony elektroniczny Portal Rejestrów Sądowych („PRS”). Wszelkie wnioski o wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym od dnia 1 lipca 2021 r. mogą być składane wyłącznie w drodze elektronicznej za pośrednictwem PRS.
Wprowadzone zmiany miały na celu uproszczenie procedury składania wniosków, w szczególności dla podmiotów niereprezentowanych przez profesjonalnych pełnomocników. W mojej ocenie system jest dosyć przejrzysty i prosty w obsłudze, przy czym pewne wątpliwości budzi sposób uwierzytelniania dokumentów przez osoby niereprezentowane przez profesjonalnych pełnomocników.

Procedura składania wniosków do KRS

W chwili obecnej wnioski składane do KRS muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS np. reprezentanta spółki kapitałowej lub uprawnionego wspólnika spółki osobowej.

Do dokonania zgłoszenia, podobnie jak uprzednio we wnioskach składanych w formie tradycyjnej należy dołączyć dokumenty (załączniki) stanowiące podstawę wpisu. Jeżeli dokumenty nie zostały sporządzone w formie elektronicznej lecz wyłącznie w postaci papierowej, należy dołączyć odpisy tych dokumentów poświadczone elektronicznie przez notariusza albo pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym. Jeżeli wnioskodawca załączy wyłącznie skany papierowych dokumentów, to w takiej sytuacji jest zobowiązany do przesłania do sądu rejestrowego oryginału dokumentu albo jego odpisu/wyciągu poświadczonego urzędowo w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku w PRS. W przypadku niedopełnienia ww. obowiązku sąd rejestrowy wezwie wnioskodawcę do przedłożenia ww. dokumentów w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem zwrotu wniosku.

Powyższe wymagania, skutkują zamieszaniem w wydziałach gospodarczych KRS, gdyż dokument w postaci papierowej, stanowiący podstawę do podjęcia przez sąd czynności z urzędu musi zostać w pierwszej kolejności przetworzony na postać elektroniczną, co niewątpliwie wydłuża całe postępowanie. Nie dotyczy to aktów notarialnych, których wypis lub wyciąg został umieszczony w Repozytorium przez notariusza. Wnioskodawca podaje we wniosku numer tego dokumentu, który następnie jest on automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z Repozytorium i dołączany do wniosku.

W przypadku składania wniosku do PRS przez pełnomocnika, elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu następuje natomiast z chwilą wprowadzenia dokumentu do systemu teleinformatycznego bez konieczności dokonywania innych czynności np. uwierzytelniania dokumentu.

System umożliwia także składanie pism w zakresie uzupełniania braków w zgłoszeniu np. gdy wnioskodawca nie dołączył do zgłoszenia określonego dokumentu, co na pewno usprawnia całe postępowanie.

Akta rejestrowe

Niewątpliwą zaletą jest również wprowadzenie dostępnych dla każdego elektronicznych akt rejestrowych podmiotów wpisanych do KRS. Na chwilę obecną ciężko jednak ocenić efektywność przedmiotowego rozwiązania z uwagi, na fakt, iż wprowadzenie pełnej dokumentacji w formie elektronicznej jest procesem czasochłonnym, a praktyka pokaże czy zmiany przyniosą oczekiwany efekt.

Czas dokonania wpisu – pierwsze doświadczenia

Pomimo, iż elektronizacja miała przyśpieszyć rozpoznawanie wniosków przez sądy rejestrowe pierwsze doświadczenia pokazują, iż przykładowo w odniesieniu do wniosków o zmianę danych w KRS (składanych przez profesjonalnego pełnomocnika), w chwili obecnej na wpis w KRS czeka się minimum 2 miesiące. Przed „elektronizacją KRS” było to średnio około 1 miesiąca.

Daniel Terbosh, radca prawny