Koszty windykacji 2022 - ile wynoszą? Czy można prowadzić windykację na koszt dłużnika?

• Koszty windykacji. Co obejmują?
• Zasada zwrotu kosztów windykacji
• Odsetki i rekompensata za koszty dochodzenia należności. Inne instrumenty prawne wierzyciela
• Jak skutecznie windykować na koszt dłużnika? Wnioski

Koszty windykacji. Co obejmują?

Windykację można przeprowadzić w sposób polubowny, czyli miękki, np. wysyłając przedsądowe wezwanie do zapłaty, próbując skontaktować się z dłużnikiem telefonicznie czy mailowo. Choć te czynności nie wiążą się z większymi kosztami, to nie zawsze dają oczekiwane efekty.

Gdy dłużnik ignoruje kolejne pisma od wierzyciela, pozostawia próby kontaktu bez odpowiedzi i nie deklaruje, że ureguluje należność, przechodzimy do windykacji sądowej (twardej). Wówczas dochodzenie należności wiąże się z koniecznością poniesienia opłat. Z reguły najpierw uiszcza je sam wierzyciel, czyli powód. Jednak kiedy wierzyciel wygrywa sprawę windykacją, ma dużą szansę na odzyskanie owych kwot od dłużnika.

Opłaty niezbędne do uiszczenia w ramach windykacji sądowej to najczęściej:

1) Opłata od pozwu o wysokości uzależnionej od wartości przedmiotu sporu. Wartość przedmiotu sporu (inaczej wps) to kwota dochodzona w pozwie przez powoda. Proces windykacyjny często odbywa się w celu zasądzenia przez sąd na rzecz powoda kwoty wartości przedmiotu sporu i innych pobocznych należności takich jak odsetki czy koszty procesu. Sprawa windykacyjna ma charakter sprawy majątkowej, dlatego reguluje ją ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Odpowiednie wyliczenie i opłacenie pozwu na właściwe konto sądu jest bardzo ważne, gdyż nieopłacony pozew albo nienależycie opłacony nie otrzyma dalszego biegu. Wysokość opłat jest następująca w sprawach:

• • do 500 zł – 30 zł;
  • ponad 500 zł do 1 500 zł – 100 zł;
  • ponad 1 500 zł do 4 000 zł – 200 zł;
  • ponad 4 000 zł do 7 500 zł – 400 zł;
  • ponad 7 500 zł do 10 000 zł – 500 zł;
  • ponad 10 000 zł do 15 000 zł – 750 zł;
  • ponad 15 000 zł  do 20 000 zł – 1 000 zł;
  • ponad 20000 zł  wynosi ona 5% wartości przedmiotu sporu lub przedmiotu zaskarżenia, jednak nie więcej niż 200.000,00 zł.

2) Opłata skarbowa od pełnomocnictwa doliczana tylko wtedy, gdy w sprawie występuje pełnomocnik. Dotyczy to zarówno profesjonalnego pełnomocnika jak np. adwokata czy radcy prawnego, jak i każdego innego pełnomocnika, który występuje w procesie, chyba że jest on zwolniony z obowiązku uiszczenia opłaty na mocy przepisów szczególnych. Opłata od pełnomocnictwa wynosi 17 zł i jest stała.

3) Koszty opinii biegłego. Ten rodzaj opłat jest konieczny w przypadku skomplikowanej sprawy, której przeprowadzenie wymaga wiedzy specjalistycznej. Sąd może dopuścić dowód z opinii biegłego sądowego z dziedziny, z której wymagana jest specjalistyczna wiedza. Opinia biegłego ma najczęściej związek ze sprawami o nienależyte wykonanie umowy czy w związku z rękojmią. Nie jest jednak wymagana w sprawach o zapłatę faktury w związku z wykonaną usługą czy dostawą towarów. Co do zasady koszty biegłego zatwierdza sąd i robi to na podstawie rachunku przedstawionego przez biegłego. Płatność za opinię biegłego odbywa się w dwóch turach: najpierw strony uiszczają zaliczkę, za to po ostatecznym sporządzeniu opinii płacą pozostałą kwotę. Co istotne, w pierwszym etapie koszty biegłego obciążają obie strony, ale potem strona przegrywająca jest zobligowana do zwrotu kosztów biegłego drugiej stronie. 

4) Pozostałe opłaty i wydatki, do których poniesienia są zobowiązane strony uczestniczące w procesie, np. koszty przysięgłego tłumaczenia dokumentów czy odpłatne wypisy z rejestrów. W Polsce zarówno KRS jak i CEIDG nie są rejestrami odpłatnymi, jednak w innych krajach wypis z rejestru wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty.

5) Koszty postępowania egzekucyjnego, a więc głównie zaliczka na opłatę egzekucyjną i zaliczka na inne czynności komornika. Najpierw ponosi je wierzyciel, ale po skutecznym wyegzekwowaniu kwoty od dłużnika są mu one zwracane. 

6) Inne, ewentualne koszty windykacji ponoszone przez wierzyciela przed wszczęciem postępowania to honorarium profesjonalnego pełnomocnika (zależne od indywidualnych ustaleń).

Zasada zwrotu kosztów windykacji

Początkowo może się wydawać, że wierzyciel w przypadku braku spłaty faktury jest podwójnie stratny. Nie tylko nie otrzymał przysługującej mu należności, ale dodatkowo ponosi koszty postępowania sądowego, w ramach którego dochodzi swoich praw. Faktycznie musi on pokryć koszty postępowania, wnieść opłatę od pozwu, przygotować potrzebne dowody, a także ich przysięgłe tłumaczenie, gdy zaistnieje taka konieczność. Jego kolejne zobowiązania to honorarium pełnomocnika i związana z tym opłata sądowa.

Jednak jeżeli wierzyciel wygra sprawę, wszystkie koszty zostaną mu zwrócone. Mówi o tym zasada ogólna ponoszenia kosztów w procesie cywilnym, zawarta w artykule 98 kodeksu postępowania cywilnego. Strona, która przegrywa sprawę, jest zobowiązana do zwrotu przeciwnikowi (na jego żądanie) kosztów niezbędnych do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. W rezultacie, gdy sąd uwzględni powództwo w całości, dłużnik będzie musiał zwrócić całość poniesionych kosztów.

Kiedy jednak wygrana będzie częściowa, sąd proporcjonalnie określi zasady ponoszenia kosztów procesu. Gdy wierzyciel wygra sprawę w 80%, sąd co do zasady posądzi dłużnika o zwrot 80% kosztów procesu. Zasądzenie wierzycielowi kosztu procesu może zostać ogłoszone w orzeczeniu kończącym sprawę lub w odrębnym postanowieniu.

Odsetki i rekompensata za koszty dochodzenia należności. Inne instrumenty prawne wierzyciela

Istnieją jeszcze inne dwa instrumenty prawne, którymi dysponują wierzyciele w toku windykacji sądowej. Pierwszy z nich to odsetki od dochodzonej należności.

Odsetki przysługują wierzycielowi od dnia następującego po terminie zapłaty określonym np. na fakturze. Według prawa cywilnego rodzaj odsetek zależy od rodzaju dochodzonego roszczenia. W ramach windykacji warto zastanowić się więc, czy od dłużnika będziemy dochodzić odsetek ustawowych, czy odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Gdy roszczenie ma związek z transakcją handlową, można odciążyć dłużnika także rekompensatą za koszty dochodzenia należności zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Transakcja handlowa według tej ustawy to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeśli strony zawierają w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą. Wówczas wierzyciel ma prawo do zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności  (pozyskiwanej od dłużnika bez wezwania) stanowiącej równowartość kwoty:

• 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego przysługującego wierzycielowi nie przekracza 5000 złotych;
• 70 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego przysługującego wierzycielowi jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
• 100 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego przysługującego wierzycielowi jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Co więcej, wierzyciel nie ma obowiązku wykazywania, że poniósł ten koszt, aby dochodzić należności od dłużnika. Nie musi przeprowadzać dowodu w tym zakresie, wzywać dłużnika do zapłaty tej kwoty itd. Nie musi robić właściwie nic poza złożeniem stosowanego żądania w pozwie. Przesłanką, która aktualizuje możliwość naliczenia kwoty rekompensaty, jest nabycie przez wierzyciela uprawnienia do odsetek. Z reguły rekompensatę przelicza się na złotówki (na zasadach przewidzianych w ustawie).

Doktryna nie wskazuje jednoznacznie, czy kwota rekompensaty musi być naliczana od pojedynczej faktury, czy od danego stosunku prawnego. Przyjęto, że kwotę rekompensaty można naliczać od każdej faktury, która:

• tworzy odrębny stosunek prawny (np. umowę sprzedaży),
• jest wystawiona przez wierzyciela
• i nie została opłacona w terminie.

Jak skutecznie windykować na koszt dłużnika? Wnioski

Do przeprowadzenia efektywnej windykacji, trzeba podjąć działania sądowe jeszcze zanim roszczenie ulegnie przedawnieniu. Dzięki pomocy profesjonalnego pełnomocnika można szybko ocenić czy roszczenie jest przedawnione, a także przerwać jego bieg w wyniku niektórych czynności sądowych. Najważniejszym elementem windykacji sądowej jest pozew spełniający wymogi formalne. Jeśli będą w nim jakiekolwiek braki, istnieje ryzyko, że nie wywoła skutku zamierzonego przez wierzyciela.

W celu obciążenia dłużnika kwotą 40 euro lub wyższą trzeba zawrzeć takie roszczenie w pozwie. Jednocześnie ten typ rekompensaty przysługuje tylko w związku z transakcją handlową, czyli nie będzie dostępny np. w ramach noty obciążeniowej z tytułu kary umownej.

Bywa, że dłużnik nadal nie płaci, nawet pomimo prawomocnego wyroku potwierdzającego stanowisko wierzyciela. Wówczas trzeba wnieść wniosek o wszczęcie egzekucji do komornika, który dysponuje instrumentami prawnymi pozwalającymi na skuteczne egzekwowanie należności. Komornik zazwyczaj najpierw zgłasza się do wnioskodawcy o uiszczenie zaliczek na przewidywane koszty, w których skład wchodzą np. koszty opisu, oszacowania, korespondencji, czy licytacji.

Jednak po wyegzekwowaniu danych kwot, komornik zwraca uiszczone koszty wierzycielowi. Z kolei gdy egzekucja okazuje się nieskuteczna, komornik zamieszcza stosowną wzmiankę na tytule egzekucyjnym (np. w wyroku) o tym, jakie koszty poniósł wierzyciel i jakich kosztów nie udało się wyegzekwować. Dlatego gdy w jednej egzekucji komorniczej nie uda się odzyskać wpłaconych zaliczek, wierzyciel może dochodzić tych kosztów w kolejnych postępowaniach. Nie powinien z tym zwlekać, gdyż egzekucja nie będzie możliwa po ogłoszeniu upadłości. Jeśli wierzyciel nie zdąży wyegzekwować długu jeszcze przed ogłoszeniem upadłości, będzie mieć znacznie mniejsze szanse na zaspokojenie.

Jak widać, podczas windykacji sądowej wierzyciel początkowo ponosi jej koszty. Nie powinno to jednak wzbudzać większych obaw, ponieważ po wygranym procesie i skutecznej windykacji, uzasadnione koszty dochodzenia należności (a także odsetki i rekompensata za odzyskiwane należności) zostaną mu zwrócone przez dłużnika.