Procedury zawierania umów w ramach projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich

• Rozliczanie wydatków z funduszy unijnych
• Wartość zamówienia jako kryterium do wyboru odpowiedniej procedury 
• Wybór odpowiedniej procedury zakupowej zależy od progów cenowych

Rozliczanie wydatków z funduszy unijnych

Fundusze Europejskie to pieniądze publiczne, dlatego każdy projekt objęty wsparciem unijnym musi spełnić szereg wymagań podczas zawierania umów z wykonawcami dostaw lub usług określonych w tym projekcie. Przestrzeganie ich stanowi jeden z tzw. warunków kwalifikowalności wydatków, niezbędnych do rozliczenia wydatków z funduszy unijnych. Regulacje w zakresie udzielania zamówień finansowanych ze środków unijnych mają stanowić gwarancję racjonalnego dysponowania środkami publicznymi.

Warto pamiętać, że wydatek powinien zostać poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Znajomość i stosowanie zasad i przepisów prawa, obowiązujących podczas zakupów w ramach projektu, nie tylko zapewnia efektywne rozliczenie działania, ale także wspiera uczciwą konkurencję i zapobiega nadużyciom.

Wartość zamówienia jako kryterium do wyboru odpowiedniej procedury 

Kluczowym kryterium do wyboru odpowiedniej procedury jest wartość zamówienia. Pierwszym etapem powinno być określenie przedmiotu i rodzaju zamówienia, a także przewidywany termin rozpoczęcia procedury. Przed zawarciem jakiejkolwiek umowy cywilnoprawnej w ramach projektu, niezbędne będzie oszacowanie jej wartości. Określenie wartości zamówienia należy przeprowadzić bardzo starannie, uwzględniając wszystkie zakładane koszty i wydatki. Przy obliczaniu wartości szacunkowej zamówienia istotne jest sprawdzenie łącznie trzech przesłanek (tożsamości), tj.:

• tożsamości przedmiotowej (czy usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie),
• tożsamości czasowej (czy możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie),
• tożsamości podmiotowej (czy możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę).

Jeżeli wszystkie tożsamości są możliwe do spełnienia w jednym czasie, ich wartość można zsumować jako jedno zamówienie. Warto pamiętać, że dopuszczalne jest udzielenie odrębnych zamówień na poszczególne części, ale z zachowaniem procedury właściwej dla sumy ich wartości.

Wybór odpowiedniej procedury zakupowej zależy od progów cenowych

Zamawiający określony w ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp) zobowiązany jest do szacowania wartości zamówienia zgodnie z ustawą. Niezbędne będzie określenie wszystkich przewidywanych zamówień na dany rok budżetowy w ramach jednostki oraz w ramach realizowanych projektów. Zamawiający nieobjęci Pzp ustalają wartość zamówienia dla pojedynczych projektów.

Określenie kwot zamówień determinuje wybór odpowiedniej procedury zakupowej, o której decydują progi cenowe. W przypadku zamawiających określonych w Pzp, przy zamówieniach do 50 000 zł (bez VAT) stosują oni regulacje wewnętrzne z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji. Procedura zasady konkurencyjności zakłada spełnienie kilku obligatoryjnych kroków. Pierwszym z nich jest przygotowanie dokładnego opisu zamówienia oraz oszacowanie wartości zamówienia. Na tej podstawie należy przygotować zapytanie ofertowe, zawierające opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, termin i sposób składania ofert, termin wykonania zamówienia, zakaz konfliktu interesów, warunki zmian w umowie, opis części zamówienia i ofert wariantowych. Zapytanie to umieszcza się w Bazie Konkurencyjności. Po upływie terminu składania ofert, należy dokładnie zbadać i ocenić wszystkie otrzymane oferty według kryteriów oceny ofert. Warto pamiętać o weryfikacji, czy oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny oraz czy spełnia wszystkie warunki. Informację o wyborze najlepszej oferty umieszcza się w ten sam sposób, jak zapytanie ofertowe. Wybór powinien być udokumentowany protokołem postępowania sporządzonym w formie pisemnej. Ostatnim etapem jest podpisanie umowy z wybranym oferentem w formie elektronicznej lub pisemnej.

Warto wspomnieć również o zasadach przejrzystości i uczciwej konkurencji. Mówi o tym art. 6c ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Wnioskodawca, który otrzymał wsparcie w ramach Funduszy Europejskich, nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów, które bezpośrednio lub za pośrednictwem innych podmiotów są z nim powiązane osobowo lub kapitałowo.

Przy przekroczeniu wartości 50 000 zł obowiązuje procedura zamówienia w drodze zapytania ofertowego ogłaszanego w aplikacji BK2021. Powyżej progu 130 000 zł niezbędne jest przeprowadzenie zamówienia publicznego zgodnie z Pzp, czyli m.in. ogłoszenie przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych, a po osiągnięciu progów unijnych także w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Przy udzieleniu zamówienia zgodnie z Pzp, mimo że wartość zamówienia nie przekroczy 130 000 zł, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną.

W przypadku pozostałych zamawiających, przy zamówieniach do 50 000 zł mogą oni stosować regulacje wewnętrzne z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji, a po przekroczeniu tego progu obowiązuje ich procedura zamówienia w drodze zapytania ofertowego ogłaszanego w aplikacji BK2021.

Więcej przydatnych informacji o procedurach zawierania umów na produkty i usługi w ramach projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich znajduje się w broszurze PARP oraz podręczniku „Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021-2027”.