Wydatki na prezenty dla kontrahentów a koszty uzyskania przychodów

• Upominki i prezenty dla kontrahentów. Czy można je zaliczyć do kosztów podatkowych?
• Co jest kosztem uzyskania przychodów?
• Koszty reprezentacji, reklamy, marketingu
• Drobne prezenty z logo (np. kubki, kalendarze, długopisy) rozdawane masowo, to standard biznesowy i koszt podatkowy
• Wino (zwłaszcza to droższe) dla konkretnego kontrahenta to reprezentacja - nie będzie kosztem podatkowym

Upominki i prezenty dla kontrahentów. Czy można je zaliczyć do kosztów podatkowych?

Wnioskodawca jest spółką zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej spółka przekazuje swoim kontrahentom nieodpłatnie szereg różnego rodzaju upominków i prezentów. Prezenty są wręczone okolicznościowo, według uznania spółki, a ich głównym celem jest promocja i budowanie marki. 

Co do zasady wyróżnić można dwa rodzaje przekazywanych upominków:

1. produkty opatrzone logotypem spółki w postaci długopisów, kalendarzy, ulotek, kubków, notesów czy broszur;

2. produkty przekazywane w opakowaniu z logotypem spółki w postaci słodyczy, artykułów spożywczych i alkoholu.

Prezenty z kategorii pierwszej są wysyłane masowo, bardzo szerokiemu gronu odbiorców przy wielu różnych okolicznościach. 
W przypadku natomiast prezentów z kategorii drugiej, prezenty są wysyłane określonej grupie odbiorców, których wysyłka zgodnie ze stanowiskiem spółki ma również charakter masowy. W związku z powyższym wnioskodawca powziął wątpliwości odnośnie możliwości zaliczenia wydatków na wysyłane prezenty w poczet kosztów uzyskania przychodów. 

Co jest kosztem uzyskania przychodów?

W odpowiedzi na powzięte wątpliwości organ podatkowy wskazał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy  o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Z powyższego przepisu wynika zatem, że wszystkie poniesione wydatki, z wyłączeniem wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, stanowią koszty uzyskania przychodów o ile pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami.

Koszty reprezentacji, reklamy, marketingu

Następnie organ podatkowy wskazał na art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Organ dokonał następnie analizy definicji reprezentacji oraz reklamy pod kątem możliwości zaliczenia tego typu wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów. 

Biorąc pod uwagę powyższe Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że o marketingowym charakterze danych prezentów decyduje masowy charakter takiej wysyłki, relatywnie niska cena oraz występowanie logotypu firmy. 

Drobne prezenty z logo (np. kubki, kalendarze, długopisy) rozdawane masowo, to standard biznesowy i koszt podatkowy

Organ wskazuje, że prezenty w postaci kubków, długopisów czy kalendarzy są w przestrzeni gospodarczej na tyle powszechne, że to w zasadzie ich brak można uznać za odstępstwo od przyjętego postępowania. W związku z czym, przekazywanie prezentów z kategorii pierwszej nie może zostać uznane za wydatek reprezentacyjny, a co za tym idzie - wydatki tego typu można zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodów. 

Wino (zwłaszcza to droższe) dla konkretnego kontrahenta to reprezentacja - nie będzie kosztem podatkowym

W zakresie prezentów z kategorii drugiej organ, pomimo przeciwnego stanowiska wnioskodawcy, stwierdził brak masowego charakteru wysyłki tego rodzaju prezentów, z uwagi na określoną i ograniczoną grupę odbiorców. To z kolei decyduje o reprezentacyjnym charakterze tego wydatku oraz braku możliwości zaliczenia danego wydatku w poczet kosztów uzyskania przychodów. 

Istotnym jest również wskazanie przez Dyrektora KIS na antyalkoholową politykę państwa,  co m.in. decyduje o tym, że wydatki na prezenty w postaci alkoholu nie powinny być zaliczane w poczet kosztów uzyskania przychodów. 

Podsumowując, w przypadku przygotowywania wszelkiego rodzaju upominków dla kontrahentów, podatnik winien pamiętać o trzech głównych aspektach, które mogą decydować o możliwości zaliczenia takiego wydatku w poczet kosztów uzyskania przychów.

1. Masowy charakter wysyłki danego upominku. Co do zasady dany upominek powinien móc otrzymać każdy zainteresowany. 

2. Występowanie logotypu firmy lub innego charakterystycznego symbolu, który będzie przesądzał o marketingowym charakterze wydatku. 

   

   Autopromocja

   KOMPLET PODATKI 2026

   Sprawdź

3. Relatywnie niska ceny przekazywanych upominków, z uwagi na możliwości spełnienia charakteru reprezentacyjnego przez droższe prezenty. 

Mateusz Chrzanowski, młodszy konsultant podatkowy, Taxeo Komorniczak i Wspólnicy sp.k.