Kiedy zapisywać wydatki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Niejednokrotnie zdarza się, że prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca otrzymuje faktury potwierdzające dokonanie transakcji (np. faktury dotyczące czynszu, zużycia energii, wywozu śmieci, rozmów telefonicznych, ochrony obiektu itp.) kilka dni po ich wystawieniu, również za pośrednictwem poczty, często nawet w następnym miesiącu w stosunku do daty wystawienia faktury.

W związku z tym powstaje problem sposobu ich ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zgodnie z datą ich wystawienia czy też zgodnie z datą ich otrzymania orz jak należy postąpić z fakturami otrzymanymi po terminie umożliwiającym ich prawidłowe zaksięgowanie (tj. po 20-tym dniu następnego miesiąca).

Polecamy: serwis Koszty

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Wobec tego co do zasady momentem ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów będzie data jego poniesienia, czyli data wystawienia faktury.

Zgodnie z § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisów dotyczących pozostałych wydatków (tzn. nie dotyczących określonych w ust. 1 § 17 zakupów materiałów podstawowych oraz towarów handlowych) dokonuje się, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

W sytuacji więc gdy podatnik otrzymał fakturę w terminie późniejszym niż widniejąca na niej data wystawienia, a w między czasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy też podsumował miesiąc, w którym faktura została wystawiona, powinien dokonać jej wpisu w dniu faktycznego otrzymania faktury.

W takiej sytuacji podatnik może w kolumnie „Data zdarzenia gospodarczego” wpisać datę wystawienia faktury a w kolumnie „Uwagi” adnotację wyjaśniającą przyczynę takiego niechronologicznego zapisu.