REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Ochnicka

REKLAMA

W praktyce wielu firm pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby realizacji zadań służbowych. Często powstają również pytania, czy pracownik ma w takich sytuacjach możliwość odzyskania poniesionych wydatków, a jeśli tak, w jaki sposób powinien je dokumentować i w jakiej formie przedstawiać pracodawcy rozliczenia.

Pracodawcy zaś niejednokrotnie zastanawiają się, czy wydatki pracowników na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych mogą być ich kosztem i w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z pracownikiem w takich sytuacjach.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady rozliczania tego typu wydatków.

Formy rozliczania wydatków:

Przejazdy lokalne

Przejazdy zamiejscowe

- Stały miesięczny ryczałt kwotowy

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów


Podstawa rozliczeń:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca m.in.:

- dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności skokowej silnika;

- zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;

- określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;

- zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;

- zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;

- termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm (książka)

Decydując się na rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i uzależnił ją od liczby mieszkańców  w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

- 300 km - w mieście do 100 tys. mieszkańców;

- 500 km - w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;

- 700 km - w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.

REKLAMA

Konieczne jest również przedłożenie przez pracownika w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego poza danymi identyfikującymi pojazd, informacji o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).

Natomiast jeżeli podjęta zostaje decyzja o odstąpieniu od stałego ryczałtu miesięcznego i rozliczenie z pracownikiem następowało będzie na podstawie  faktycznie przejechanych kilometrów wówczas sporządza się w tzw. ewidencję przebiegu pojazdu.

Elementy ewidencji przebiegu pojazdu (na podstawie art.23 ust.7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.16 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych):

- data wyjazdu

- cel wyjazdu

- trasa skąd - dokąd

- ilość faktycznie przejechanych kilometrów

- ustalona stawka za 1 km trasy

- wartość ilość km stawka zł/km

Stawka za 1 km przebiegu (uregulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy):

- samochód osobowy o poj. skokowej do 900cm3 - 0,5214

- samochód osobowy o poj. skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358

- motocykl - 0,2302

- motorower - 0,1382

Konsekwencje podatkowe dla pracownika:

REKLAMA

- w myśl art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca jest obowiązany do potrącania zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych wypłat dla pracownika z tytułu zwrotu wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych;

- wyjątek od powyższej reguły reguluje art.21 ust.1 pkt.23b uznając, iż wolny od podatku jest zwrot wyżej wymienionych wydatków, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw (np. zwrot wydatków listonoszom regulowany przez ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008r. - art.19, a wysokość zwrotu wolnego o d podatku określona w art.34a ust.2 ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001r.)

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne:

Zwrot kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. ze zmianami

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

- Ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008 r.

- Ustawa o transporcie drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. ze zm.

Katarzyna Ochnicka

Senior Menedżer

Departament Outsourcingu Rachunkowości

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o.

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA