REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Ochnicka

REKLAMA

W praktyce wielu firm pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby realizacji zadań służbowych. Często powstają również pytania, czy pracownik ma w takich sytuacjach możliwość odzyskania poniesionych wydatków, a jeśli tak, w jaki sposób powinien je dokumentować i w jakiej formie przedstawiać pracodawcy rozliczenia.

Pracodawcy zaś niejednokrotnie zastanawiają się, czy wydatki pracowników na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych mogą być ich kosztem i w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z pracownikiem w takich sytuacjach.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady rozliczania tego typu wydatków.

Formy rozliczania wydatków:

Przejazdy lokalne

Przejazdy zamiejscowe

- Stały miesięczny ryczałt kwotowy

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów


Podstawa rozliczeń:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca m.in.:

- dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności skokowej silnika;

- zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;

- określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;

- zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;

- zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;

- termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm (książka)

Decydując się na rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i uzależnił ją od liczby mieszkańców  w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

- 300 km - w mieście do 100 tys. mieszkańców;

- 500 km - w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;

- 700 km - w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.

REKLAMA

Konieczne jest również przedłożenie przez pracownika w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego poza danymi identyfikującymi pojazd, informacji o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).

Natomiast jeżeli podjęta zostaje decyzja o odstąpieniu od stałego ryczałtu miesięcznego i rozliczenie z pracownikiem następowało będzie na podstawie  faktycznie przejechanych kilometrów wówczas sporządza się w tzw. ewidencję przebiegu pojazdu.

Elementy ewidencji przebiegu pojazdu (na podstawie art.23 ust.7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.16 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych):

- data wyjazdu

- cel wyjazdu

- trasa skąd - dokąd

- ilość faktycznie przejechanych kilometrów

- ustalona stawka za 1 km trasy

- wartość ilość km stawka zł/km

Stawka za 1 km przebiegu (uregulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy):

- samochód osobowy o poj. skokowej do 900cm3 - 0,5214

- samochód osobowy o poj. skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358

- motocykl - 0,2302

- motorower - 0,1382

Konsekwencje podatkowe dla pracownika:

REKLAMA

- w myśl art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca jest obowiązany do potrącania zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych wypłat dla pracownika z tytułu zwrotu wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych;

- wyjątek od powyższej reguły reguluje art.21 ust.1 pkt.23b uznając, iż wolny od podatku jest zwrot wyżej wymienionych wydatków, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw (np. zwrot wydatków listonoszom regulowany przez ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008r. - art.19, a wysokość zwrotu wolnego o d podatku określona w art.34a ust.2 ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001r.)

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne:

Zwrot kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. ze zmianami

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

- Ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008 r.

- Ustawa o transporcie drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. ze zm.

Katarzyna Ochnicka

Senior Menedżer

Departament Outsourcingu Rachunkowości

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o.

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA