Pracodawcy zaś niejednokrotnie zastanawiają się, czy wydatki pracowników na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych mogą być ich kosztem i w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z pracownikiem w takich sytuacjach.
Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek
Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady rozliczania tego typu wydatków.
Formy rozliczania wydatków:
Przejazdy lokalne |
Przejazdy zamiejscowe |
- Stały miesięczny ryczałt kwotowy |
- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów |
- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów |
Podstawa rozliczeń:
Umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca m.in.:
- dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności skokowej silnika;
- zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;
- określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;
- zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;
- zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;
- termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.
Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm (książka)
Decydując się na rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i uzależnił ją od liczby mieszkańców w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:
- 300 km - w mieście do 100 tys. mieszkańców;
- 500 km - w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
- 700 km - w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.
Konieczne jest również przedłożenie przez pracownika w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego poza danymi identyfikującymi pojazd, informacji o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).