REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Ochnicka

REKLAMA

W praktyce wielu firm pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby realizacji zadań służbowych. Często powstają również pytania, czy pracownik ma w takich sytuacjach możliwość odzyskania poniesionych wydatków, a jeśli tak, w jaki sposób powinien je dokumentować i w jakiej formie przedstawiać pracodawcy rozliczenia.

Pracodawcy zaś niejednokrotnie zastanawiają się, czy wydatki pracowników na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych mogą być ich kosztem i w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z pracownikiem w takich sytuacjach.

REKLAMA

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady rozliczania tego typu wydatków.

Formy rozliczania wydatków:

Przejazdy lokalne

Przejazdy zamiejscowe

- Stały miesięczny ryczałt kwotowy

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów


Podstawa rozliczeń:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca m.in.:

- dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności skokowej silnika;

- zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;

- określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;

- zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;

- zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;

- termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm (książka)

Decydując się na rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i uzależnił ją od liczby mieszkańców  w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

- 300 km - w mieście do 100 tys. mieszkańców;

- 500 km - w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;

- 700 km - w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.

REKLAMA

Konieczne jest również przedłożenie przez pracownika w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego poza danymi identyfikującymi pojazd, informacji o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).

Natomiast jeżeli podjęta zostaje decyzja o odstąpieniu od stałego ryczałtu miesięcznego i rozliczenie z pracownikiem następowało będzie na podstawie  faktycznie przejechanych kilometrów wówczas sporządza się w tzw. ewidencję przebiegu pojazdu.

Elementy ewidencji przebiegu pojazdu (na podstawie art.23 ust.7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.16 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych):

- data wyjazdu

- cel wyjazdu

- trasa skąd - dokąd

- ilość faktycznie przejechanych kilometrów

- ustalona stawka za 1 km trasy

- wartość ilość km stawka zł/km

Stawka za 1 km przebiegu (uregulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy):

- samochód osobowy o poj. skokowej do 900cm3 - 0,5214

- samochód osobowy o poj. skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358

- motocykl - 0,2302

- motorower - 0,1382

Konsekwencje podatkowe dla pracownika:

REKLAMA

- w myśl art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca jest obowiązany do potrącania zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych wypłat dla pracownika z tytułu zwrotu wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych;

- wyjątek od powyższej reguły reguluje art.21 ust.1 pkt.23b uznając, iż wolny od podatku jest zwrot wyżej wymienionych wydatków, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw (np. zwrot wydatków listonoszom regulowany przez ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008r. - art.19, a wysokość zwrotu wolnego o d podatku określona w art.34a ust.2 ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001r.)

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne:

Zwrot kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. ze zmianami

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

- Ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008 r.

- Ustawa o transporcie drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. ze zm.

Katarzyna Ochnicka

Senior Menedżer

Departament Outsourcingu Rachunkowości

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o.

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA