REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Ochnicka

REKLAMA

W praktyce wielu firm pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów na potrzeby realizacji zadań służbowych. Często powstają również pytania, czy pracownik ma w takich sytuacjach możliwość odzyskania poniesionych wydatków, a jeśli tak, w jaki sposób powinien je dokumentować i w jakiej formie przedstawiać pracodawcy rozliczenia.

Pracodawcy zaś niejednokrotnie zastanawiają się, czy wydatki pracowników na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych mogą być ich kosztem i w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z pracownikiem w takich sytuacjach.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze zasady rozliczania tego typu wydatków.

Formy rozliczania wydatków:

REKLAMA

Przejazdy lokalne

Przejazdy zamiejscowe

- Stały miesięczny ryczałt kwotowy

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów

- Rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów


Podstawa rozliczeń:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Umowa między pracodawcą a pracownikiem określająca m.in.:

- dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności skokowej silnika;

- zgodę pracodawcy na refundację wydatków związanych z eksploatacją samochodu;

- określenie zasad refundacji wydatków na używanie samochodu do celów służbowych;

- zobowiązanie pracownika do używania samochodu prywatnego w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy;

- zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego samochodu pracownika;

- termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm (książka)

Decydując się na rozliczanie jazd lokalnych na podstawie stałego ryczałtu miesięcznego należy pamiętać o maksymalnej liczbie kilometrów możliwych do rozliczenia przez pracodawcę i uznania jako koszt firmy. Ustalił ją Minister Infrastruktury w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i uzależnił ją od liczby mieszkańców  w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:

- 300 km - w mieście do 100 tys. mieszkańców;

- 500 km - w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;

- 700 km - w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców.

Konieczne jest również przedłożenie przez pracownika w każdym miesiącu oświadczenia o użytkowaniu samochodu prywatnego do celów służbowych zawierającego poza danymi identyfikującymi pojazd, informacji o dniach nieobecności w pracy i dniach niedysponowania samochodem. Informacje te są bowiem podstawą do zmniejszania wymiaru ryczałtu przypadającego na dany miesiąc (w wysokości 1/20 za każdy dzień roboczy nieobecności lub niedysponowania samochodem w pracy).

Natomiast jeżeli podjęta zostaje decyzja o odstąpieniu od stałego ryczałtu miesięcznego i rozliczenie z pracownikiem następowało będzie na podstawie  faktycznie przejechanych kilometrów wówczas sporządza się w tzw. ewidencję przebiegu pojazdu.

Elementy ewidencji przebiegu pojazdu (na podstawie art.23 ust.7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.16 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych):

- data wyjazdu

- cel wyjazdu

- trasa skąd - dokąd

- ilość faktycznie przejechanych kilometrów

- ustalona stawka za 1 km trasy

- wartość ilość km stawka zł/km

Stawka za 1 km przebiegu (uregulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy):

- samochód osobowy o poj. skokowej do 900cm3 - 0,5214

- samochód osobowy o poj. skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358

- motocykl - 0,2302

- motorower - 0,1382

Konsekwencje podatkowe dla pracownika:

- w myśl art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca jest obowiązany do potrącania zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych wypłat dla pracownika z tytułu zwrotu wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych;

- wyjątek od powyższej reguły reguluje art.21 ust.1 pkt.23b uznając, iż wolny od podatku jest zwrot wyżej wymienionych wydatków, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw (np. zwrot wydatków listonoszom regulowany przez ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008r. - art.19, a wysokość zwrotu wolnego o d podatku określona w art.34a ust.2 ustawy o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001r.)

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne:

Zwrot kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu - nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. ze zmianami

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

- Ustawę o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska  z dnia 5 września 2008 r.

- Ustawa o transporcie drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. ze zm.

Katarzyna Ochnicka

Senior Menedżer

Departament Outsourcingu Rachunkowości

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o.

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA